|
Важно Access Services 2010 и Access Services 2013 се премахват от следващото издание на SharePoint. Препоръчваме ви да не създавате нови уеб приложения, а да мигрирате своите съществуващи приложения към друга платформа, като например Microsoft Power Apps. Можете да споделяте данни на Access с Dataverse, която е база данни в облака, върху която можете да създавате приложения на Power Platform, автоматизирани работни потоци, виртуални агенти и други за уеб, телефон или таблет. За повече информация вижте Начало: Мигриране на данни на Access към Dataverse. |
Можете да използвате Access Services – компонент на SharePoint Server – за създаване на уеб бази данни. Това ви помага да направите следното:
-
Защита и управление на достъпа до вашите данни
-
Споделяне на данни в цялата организация или по интернет
Забележка: Тази статия обяснява уеб базите данни – вид база данни, въведена в Access 2010. Тя не обяснява уеб приложенията на Access, които използват SQL Server за съхранение на данни, и предлагат множество други подобрения в уеб базите данни. За повече информация вж. статията Създаване на приложение на Access.
Забележка: За да използвате уеб база данни, се изисква потребителски акаунт. Не се поддържа анонимен достъп.
-
Създаване на приложения за бази данни, които не изискват Access да използва
Тази статия предоставя общ преглед на проектирането на уеб база данни на Access. За въведение в проектирането на настолна база данни вж. статиите Създаване на нова настолна база данни и Основи на проектирането на бази данни.
Важно: Въпреки че можете да отворите уеб база данни, да я публикувате, редактирате и синхронизирате вашите промени, не можете да създавате нови уеб бази данни с помощта на тази версия на Access.
В тази статия / Какво искате да направите? /Искам да
Общ преглед
Access Services (незадължителен компонент на SharePoint) ви предоставя платформа за създаване на бази данни, които можете да използвате в уеб. Вие проектирате и публикувате уеб база данни с помощта на Access и SharePoint, а хората, които имат акаунти за SharePoint, използват уеб базата данни в уеб браузър.
Как работи
Когато публикувате уеб база данни, Access Services създава сайт на SharePoint, съдържащ базата данни. Всички обекти на базата данни и данните се преместват в списъци на SharePoint в този сайт. След като публикувате, посетителите на SharePoint могат да използват вашата база данни въз основа на техните разрешения за сайта на SharePoint.
-
Пълен контрол Това ви позволява да правите промени в данните и проектирането.
-
Сътрудничество Това ви позволява да правите промени в данните, но не и да проектирате промени.
-
Четене Това ви позволява да четете данни, но не можете да променяте нищо.
Можете да отворите уеб базата данни в Access, да коригирате проекта и след това да синхронизирате промените – ефективно да ги запишете в сайта на SharePoint. Можете също да вземете вашата уеб база данни офлайн, да използвате офлайн версията и след това да синхронизирате данните и промените в структурата, когато отново сте онлайн.
Забележка: За да създадете уеб база данни, ви трябват разрешения "Пълен контрол" на сайта на SharePoint, където искате да я публикувате.
Forms и отчети се изпълняват в браузъра
Forms, отчети и повечето макроси се изпълняват в браузъра. Това позволява на Access да обновява данните на екрана, без да се налага да повтаря цялата страница.
Можете да създадете формуляр, който да помогне на хората да навигират във вашето приложение. Нова контрола – контролата за навигация – улеснява добавянето на стандартни бутони за навигация в уеб стил към формуляр за тази цел.
Забележка: Навигационният екран (функцията, която използвате в Access за преглед на обектите в база данни), не е налична в уеб браузър.
Данните се съхраняват в списъци на SharePoint
Всички таблици стават списъци на SharePoint, а записите стават елементи от списъци. Това ви позволява да използвате разрешения на SharePoint, за да управлявате достъпа до вашата уеб база данни, както и да се възползвате от други възможности на SharePoint.
Забележка относно защитата: Низът за свързване за свързани таблици е нешифрован, включително потребителското име и паролата, ако тази информация е записана (а целта на връзката поддържа потребителски акаунти). В база данни, която има връзка към списък на SharePoint и връзката включва потребителско име и парола, злонамерен потребител може да промени кой списък е целта на връзката, като използва записаните идентификационни данни. Дори ако идентификационните данни не са записани с низа за свързване, злонамерен потребител може да промени разрешенията в сайта на SharePoint с помощта на сътрудник, който вече има достатъчно разрешения. Бъдете внимателни, когато споделяте копия на база данни, която съдържа връзки към списъци в публикувана уеб база данни.
Заявките и макросите с данни се изпълняват на сървъра
Цялата SQL обработка за уеб обекти се извършва на сървъра. Това помага за подобряване на техническите показатели на мрежата чрез ограничаване на трафика на групите резултати.
Забележка: Ако вашата уеб база данни има "клиентски" обекти – заявки, формуляри, отчети и т.н., които не могат да се използват в браузър – всяка SQL команда, използвана от тези обекти, се обработва от Access на компютъра ви.
Интранет или интернет
Можете да публикувате във ваш собствен интранет сървър на SharePoint или в интернет. Microsoft предлага решение за Internet-facing, hosted SharePoint, а трети лица също предлагат хостинг услуги.
Редактиране на уеб база данни
Този раздел предоставя стъпки за основните задачи за проектиране, които можете да изпълнявате в уеб база данни.
В този раздел
Преди да започнете
Има няколко задачи, които трябва да изпълните, преди да започнете да проектирате вашата уеб база данни. Освен това има разлики в проектирането между уеб базите данни и настолните бази данни, за които трябва да знаете, особено ако сте опитен разработчик на Access.
-
Определяне на предназначението на базата данни Разполагайте с ясен план, така че да можете да вземате добри решения, когато съставяте подробности за дизайна.
-
Намиране и организиране на необходимата информация Не можете да използвате свързани таблици в уеб база данни. Всички данни, които искате да използвате, които няма да произхождат от базата данни, трябва да бъдат импортирани, преди да публикувате. Ако подравните данните си, преди да започнете проектирането, можете да избегнете преоразмеряването на вашия проект, за да отговори на неочаквани предизвикателства пред данните.
-
Идентифициране на сайта на SharePoint, който ще използвате за публикуване Не можете да публикувате изобщо без SharePoint. Ако искате да тествате проекта си в браузър, докато го проектирате (не е лоша идея), трябва първо да го публикувате.
-
Планиране на вашата защита Можете да се възползвате от защитата на SharePoint, за да управлявате достъпа до вашата уеб база данни. Планирайте защитата по-рано, така че да можете да я вградите в проекта си.
Разлики в проектирането между настолни и уеб бази данни
Някои функции на бази данни, които можете да използвате в настолна база данни, не са налични в уеб база данни. Има обаче нови функции, които поддържат много от същите сценарии като тези функции за десктоп.
Следващата таблица съдържа функциите само за работния плот и новата функция, която помага за поддръжката на същия сценарий.
|
Сценарий |
Функция само на работния плот |
Компонент на уеб база данни |
|---|---|---|
|
Проектиране на обекти на база данни |
изглед за проектиране |
Подобрен изглед на лист с данни; Изглед на оформление |
|
Преглед на обобщени данни, като например суми, средни стойности и групи |
Функции за групиране |
Макроснимки с данни; Group functions in reports |
|
Събития за програмиране |
VBA |
Макроси и макроси с данни; Ново изживяване при проектиране на макроси с IntelliSense |
|
Навигиране до обект от база данни |
Навигационен екран; Табла |
Контрола за навигация или друг елемент на формуляр |
Забележка: Можете да създавате клиентски обекти в уеб база данни, но не можете да ги използвате в браузър. Те обаче са част от уеб базата данни и могат да се използват в Access на компютъра. Хора може да отвори уеб базата данни в Access и след това да използва клиентските обекти. Това е ефективен начин за споделяне на база данни и също така отваря нови възможности за съвместна работа в уеб. SharePoint обработва всички проблеми при паралелно свързване.
Функции само на работния плот без насрещна уеб база данни
Следният списък не е монополен.
-
Заявки за обединение
-
Кръстосани заявки
-
Припокриващи се контроли във формуляри
-
Релации на таблици
-
Условно форматиране
-
Различни макрокоманди и изрази
Отваряне на уеб база данни в Access
Има два начина, по които можете да отворите уеб база данни: от браузър или от Access.
Отваряне от браузър Отидете до сайта на уеб базата данни и в горния ляв ъгъл на главния формуляр за навигация (точно под областта на лентата с инструменти на браузъра) щракнете върху Опции и след това щракнете върху Отвори в Access.
Отваряне от Access Отворете файла, както бихте отворили всеки файл на база данни – натиснете Ctrl + O и използвайте диалоговия прозорец Отваряне .
Създаване на уеб таблица
Когато вашата уеб база данни е отворена в Access, на лентата щракнете върху Създай и след това в групата Таблици щракнете върху Таблица.
Когато създавате таблица за първи път, тя има едно поле: поле "ИД с автоматично номериране". Можете да добавите нови полета, за да съхранявате елементите на информацията, изисквани от темата на таблицата. Например може да искате да добавите поле, което съхранява датата, на която започвате да проследявате нещо.
Добавяне на поле
Можете да избирате от редица готови полета, които да добавите към вашата таблица. Има два еднакво лесни начина:
-
В лентата щракнете върху Полета и след това в групата Добавяне & Изтриване щракнете върху желания тип поле;
-
Или в листа с данни на таблицата щракнете върху Щракнете, за да добавите, и след това изберете тип поле.
Промяна на свойствата на поле
Форматирането и свойствата определят как се държи дадено поле, като например какъв вид данни може да съхранява. Можете да промените тези настройки, така че полето да се държи по желания от вас начин.
-
Изберете полето, което има форматиране и свойства, които искате да промените.
-
В лентата щракнете върху раздела Полета .
-
Използвайте командите в групите Форматиране и Свойства , за да промените настройките.
Добавяне на изчисляемо поле
Можете да добавите поле, което показва стойност, която се изчислява от други данни в същата таблица. Данни от други таблици не могат да се използват като източник за изчисляемите данни. Някои изрази не се поддържат от изчисляеми полета.
-
Когато таблицата е отворена, щракнете върху Щракнете, за да добавите.
-
Посочете Изчисляемо поле и след това щракнете върху желания тип данни за полето.
Отваря се конструкторът на изрази.
-
Използвайте конструктора на изрази, за да създадете изчислението за полето. Не забравяйте, че за изчислението можете да използвате само други полета от същата таблица като източниците на данни. За помощ при използването на конструктора на изрази вж. статията Създаване на израз.
Настройване на правила за проверка на данни
Можете да използвате израз за проверка на входните данни за повечето полета. Можете също да използвате израз, за да проверявате входни данни за таблица, което може да е полезно, ако искате да проверите въвеждането за поле, което не поддържа проверка, или ако искате да проверите въвеждането на поле на базата на стойността на други полета в таблицата. За по-подробно обяснение на проверката вж. статията Ограничаване на въвеждането на данни с помощта на валидиращо правило.
Можете също да зададете съобщението, което да се показва, когато валидиращо правило не позволява въвеждане на данни, известно като съобщение за проверка.
Задаване на валидиращо правило за поле и съобщение
-
Изберете полето, към което искате да добавите валидиращо правило.
-
В лентата щракнете върху раздела Полета .
-
В групата Проверка на поле щракнете върху Проверка и след това щракнете върху Правило за проверка на поле.
Отваря се конструкторът на изрази.
-
Използвайте конструктора на изрази, за да създадете валидиращо правило. За помощ при използването на конструктора на изрази вж. статията Създаване на израз.
-
В групата Проверка на поле щракнете върху Проверка и след това щракнете върху Съобщение за проверка на поле.
-
Въведете съобщението, което искате да се показва, когато входните данни не са валидни, и след това щракнете върху OK.
Задаване на валидиращо правило за запис и съобщение
Можете да използвате валидиращо правило за запис, за да предотвратите дублирането на записи или да изискате определена комбинация от факти за записа, като например [Начална дата] е по-голямо от 1 януари 2013 г. и по-малко от [Крайна дата]
-
Отворете таблицата, към която искате да добавите валидиращо правило.
-
В лентата щракнете върху раздела Полета .
-
В групата Проверка на поле щракнете върху Проверка и след това щракнете върху Правило за проверка на запис.
Отваря се конструкторът на изрази.
-
Използвайте конструктора на изрази, за да създадете валидиращо правило. За помощ при използването на конструктора на изрази вж. статията Създаване на израз.
-
В групата Проверка на поле щракнете върху Проверка и след това щракнете върху Съобщение за проверка на запис.
-
Въведете съобщението, което искате да се показва, когато входните данни не са валидни, и след това щракнете върху OK.
Създаване на релация между две уеб таблици
Релациите между таблиците са начинът, по който показвате, че две таблици имат общи данни – че едната от тях използва данни от другата, а може би и обратното. Да предположим например, че всяка задача има отговорен служител и този факт е представен в таблицата "Задачи" чрез полето "ИД_служител" – първичния ключ на таблицата "Служител". Когато преглеждате данни за задача, можете да включите данни за отговорния служител, като ги потърсите в таблицата "Служители" с помощта на "ИД на служител" – или по-скоро Access го прави вместо вас.
За да създадете релация в уеб база данни, използвайте съветника за справки, за да създадете справочно поле. Справочното поле отива в таблицата, която е от страната "много" на релацията, и посочва таблицата, която е от страната "един" на релацията.
Създаване на справочно поле в изглед на лист с данни
-
Отворете таблицата, която трябва да бъде от страната "много" на релацията – тази с множество записи за стойност на ключ.
-
Щракнете върху стрелката до Щракнете, за да добавите, и след това щракнете върху Справка & релация.
-
Следвайте стъпките на съветника за справки, за да създадете справочното поле.
Промяна на справочно поле в изглед на лист с данни
-
Отворете таблицата, съдържаща справочното поле, което искате да модифицирате.
-
Направете едно от следните неща:
-
В раздела Полета, в групата Свойства щракнете върху Модифициране на търсенето.
-
Щракнете с десния бутон върху справочното поле и след това щракнете върху Модифициране на справки.
-
-
Следвайте стъпките на съветника за справки.
Поддържане на целостта на данните с помощта на макроси с данни
Можете да реализирате каскадни актуализации и изтривания с помощта на макроси с данни. Можете да използвате командите в раздела Таблица, за да създавате вградени макроси, които модифицират данни.
Създаване на уеб заявка
Можете да използвате заявка като източник на данни за формуляри и отчети. Заявките се изпълняват на сървъра, което помага за намаляване на мрежовия трафик.
Да предположим например, че използвате уеб база данни за проследяване на благотворителни дарения. Искате да видите кой е дарил пари по време на събитие. Можете да използвате заявка, за да изберете данните и да ги подготвите за използване във формуляри и отчети.
Тази процедура използва шаблона за благотворителни дарения като пример. Можете да продължите, ако създавате нова база данни с помощта на шаблона за база данни с благотворителни дарения.
-
В раздела Създаване , в групата Заявки щракнете върху Заявка.
-
В диалоговия прозорец Показване на таблица щракнете двукратно върху всяка таблица, която искате да включите, и след това щракнете върху Затвори.
В този пример щракнете двукратно върху Съставки, Дарения, Събития и EventAttendees.
-
Създайте всички необходими съединения, като плъзнете полета от един обект в друг в прозореца за проектиране на заявки.
В този пример плъзнете полето ID от Constituents в полето DonorConstituentID в Donations и след това плъзнете полето DonorConstituentID от Donations в полето ConstituentID в EventAttendees.
-
Добавете полетата, които искате да използвате. Можете да плъзнете полетата в мрежата или да щракнете двукратно върху поле, за да го добавите.
В този пример добавете Събитие от таблицата Events, DonationDate от таблицата Donations, and Greeting, FirstName и LastName от таблицата Constituents.
-
Добавете всички критерии, които искате да приложите.
В този пример искате да ограничите Дарението, така че да попада между началната дата и крайната дата на събитието. В мрежата за проектиране на заявки, в реда Критерии под Дарението въведете >=[Начална_дата] И <=[Крайна_дата].
Създаване на уеб формуляр
Forms са основният начин за въвеждане и редактиране на данни във вашата уеб база данни и са полезни за преглеждане на данни. Forms изпълнявате в браузъра, което помага за оптимизирането на производителността. Когато отворите формуляр, вашият браузър извлича необходимите данни от сървъра на SharePoint. Можете да филтрирате и сортирате данните във формуляра, без да се налага отново да извличате данни от сървъра.
Съвет: За най-добра производителност ограничете записите, извлечени от вашите основни формуляри и отчети.
-
Изберете таблица или заявка, която да се използва като източник на данни.
Забележка: Ако искате да създадете необвързан формуляр, пропуснете тази стъпка.
-
В раздела Създаване, в групата Forms щракнете върху един от следните бутони:
-
Формуляр Създайте прост формуляр, който показва записите един по един, като използвате обекта, който сте избрали като източник на данни.
Забележка: Ако създавате необвързан формуляр, този бутон не е наличен.
-
Множество елементи Създайте формуляр, който показва множество записи едновременно, като използвате обекта, който сте избрали като източник на данни.
Забележка: Ако създавате необвързан формуляр, този бутон не е наличен.
-
Празен формуляр Създайте формуляр, в който няма нищо.
-
Лист с данни Създайте формуляр, който изглежда и се държи като лист с данни, като използвате обекта, който сте избрали като източник на данни.
Забележка: Ако създавате необвързан формуляр, този бутон не е наличен.
-
Създаване на уеб отчет
Отчетите са основният начин за преглеждане или отпечатване на данни от вашата уеб база данни. Отчетите се изпълняват в браузъра, което помага за оптимизирането на производителността. Когато отворите отчет, вашият браузър извлича необходимите данни от сървъра на SharePoint. Можете да филтрирате и сортирате данни в отчета, без да се налага отново да извличате данни от сървъра.
Съвет: За най-добра производителност ограничете записите, извлечени от вашите основни формуляри и отчети.
-
Изберете таблица или заявка, която да се използва като източник на данни.
-
В раздела Създаване , в групата Отчети щракнете върху един от следните бутони:
-
Доклад Създайте базов отчет, като използвате обекта, който сте избрали като източник на данни.
-
Празен отчет Създайте отчет, в който няма нищо.
-
Създаване на формуляр за навигация и задаване като формуляр по подразбиране за показване в "Старт"
Хора се нуждаете от начин да навигирате в приложението си. Не забравяйте – навигационният екран не е наличен в уеб браузър. За да могат хората да използват обектите на вашата база данни, трябва да им предоставите средство. Можете да създадете формуляр за навигация и да укажете той да се показва всеки път, когато някой отвори вашето приложение в уеб браузър. Освен това, ако не зададете формуляр, който да се показва при стартиране на приложението, няма да се отвори формуляр, което ще затрудни всеки да използва приложението.
Може да се наложи да изчакате до последната да създадете вашия формуляр за навигация, така че да можете да добавите всички ваши обекти към формуляра, когато го създавате.
-
В лентата щракнете върху раздела Създаване .
-
В групата Forms щракнете върху Навигация и след това изберете оформление за навигация от списъка.
-
За да добавите елемент, плъзнете го от навигационния екран до контролата Навигация.
Забележка: Можете да добавяте формуляри и отчети само към контрола за навигация.
-
Добавете всички други контроли, които искате, към основния текст на формуляра навигация. Например може да искате да предоставите функционалност за търсене във всички формуляри, като добавите някои контроли към вашия формуляр за навигация.
Задаване на вашия формуляр за навигация като формуляр за показване в уеб по подразбиране
-
В раздела Файл , под Помощ щракнете върху Опции.
-
В диалоговия прозорец Опции на Access щракнете върху Текуща база данни.
-
Под Опции на приложение щракнете върху Формуляр за показване в уеб и след това изберете формуляра, който искате, от списъка.
Не е необходимо да избирате вашия формуляр за навигация като формуляр за показване в уеб. Можете да зададете всеки уеб формуляр.
Публикуване и синхронизиране на промените във вашето приложение
Публикуване на уеб база данни
-
В раздела Файл щракнете върху Запиши & Публикуване и след това щракнете върху Публикуване в Access Services.
-
Щракнете върху Изпълнение на проверката за съвместимост.
Ако бъдат открити някакви проблеми, Access ги съхранява в таблица, наречена Проблеми със съвместимостта с уеб. Всеки ред в таблицата съдържа връзка към информация за отстраняване на неизправности.
-
Под Публикуване в Access Services попълнете следното:
-
В полето URL адрес на сървъра въведете уеб адреса на сървъра на SharePoint, където искате да публикувате базата данни. Например http://Contoso/.
-
В полето Име на сайт въведете име за вашата уеб база данни. Това име ще бъде приложено към URL адреса на сървъра, за да се получи URL адресът за вашето приложение. Например ако URL адресът на сървъра е http://Contoso/ и името на сайта е CustomerService, URL адресът е http://contoso/customerservice.
-
-
Щракнете върху Публикуване в Access Services.
Синхронизиране на уеб база данни
След като направите промени в проекта или направите база данни офлайн, евентуално искате да синхронизирате. Синхронизирането разрешава разлики между файла на базата данни на вашия компютър и сайта на SharePoint.
-
Отворете уеб базата данни в Access и направете промените в проекта.
-
Когато сте готови, щракнете върху раздела Файл и след това щракнете върху Синхронизирай всички.
