Важно Microsoft вече не препоръчва създаването и използването на уеб бази данни на Access 2010. За повече информация вижте Пътна карта за уеб бази данни на Access 2010.
Можете да използвате Access 2010 и Access Services в SharePoint, за да създавате приложения за уеб бази данни. Това ви помага да:
-
Защита и управление на достъпа до вашите данни
-
Споделяне на данни в цялата организация или по интернет
Забележка: За да използвате уеб база данни, се изисква потребителски акаунт. Не се поддържа анонимен достъп.
-
Създаване на приложения за бази данни, които не изискват Access да използва
Тази статия предоставя общ преглед на проектирането на уеб база данни на Access. Разделът Вж. също съдържа връзки към статии, които предоставят въведение в проектирането на настолни бази данни.
Забележка: Ако тази информация не съответства на това, което виждате, е възможно да използвате Microsoft 365 след надстройката на услугата. Опитайте Да редактирате или публикувате уеб база данни в SharePoint 2010 , за да намерите информацията, която се отнася за вас.
В тази статия
Общ преглед
Access 2010 и Access Services ви предоставят платформа за създаване на бази данни, които можете да използвате в сайт на SharePoint. Можете да проектирате и публикувате уеб база данни с помощта на Access 2010 и Access Services, а хората, които имат акаунти в сайта на SharePoint, използват уеб базата данни в уеб браузър.
Как работи
Когато публикувате уеб база данни, Access Services създава сайт на SharePoint, съдържащ базата данни. Всички обекти на базата данни и данните се преместват в списъци на SharePoint в този сайт. Следващото видео показва процеса.
След като публикувате, посетителите на SharePoint могат да използват вашата база данни въз основа на техните разрешения за сайта на SharePoint.
-
Пълен контрол Това ви позволява да правите промени в данните и проектирането.
-
Сътрудничество Това ви позволява да правите промени в данните, но не и да проектирате промени.
-
Четене Това ви позволява да четете данни, но не можете да променяте нищо.
Можете да отворите уеб базата данни в Access, да коригирате проекта и след това да синхронизирате промените – ефективно да ги запишете в сайта на SharePoint. Следващото видео показва как да направите промяна в проекта, след като сте публикували вашата уеб база данни.
Можете също да вземете вашата уеб база данни офлайн, да използвате офлайн версията и след това да синхронизирате данните и промените в структурата, когато отново сте онлайн.
Забележка: За да създадете уеб база данни, трябва да имате разрешения за пълен контрол на сайта на SharePoint, където искате да я публикувате. За повече информация относно разрешенията за SharePoint вж. раздела Вж. също .
Forms изпълнение в браузъра
Forms и повечето макроси се изпълняват в браузъра. Това позволява на Access да обновява данните на екрана, без да се налага да повтаря цялата страница.
Можете да създадете формуляр, който да помогне на хората да навигират във вашето приложение. Нова контрола – контролата за навигация – улеснява добавянето на стандартни бутони за навигация в уеб стил към формуляр за тази цел.
Забележка: Навигационният екран (функцията, която използвате в Access за преглед на обектите в база данни), не е налична в уеб браузър.
За отчетите на Microsoft 365
Въпреки че отчетите на Access 2010 могат да бъдат успешно публикувани в Access Services в SharePoint, те няма да се изпълняват в браузъра, когато ги публикувате в Microsoft 365. Препоръчваме да отворите базата данни в Access, за да преглеждате отчети, и да използвате формуляри или листове с данни, за да форматирате данни за печат в Microsoft 365 среда.
Данните се съхраняват в списъци на SharePoint
Всички таблици стават списъци на SharePoint, а записите стават елементи от списъци. Това ви позволява да използвате разрешения на SharePoint, за да управлявате достъпа до вашата уеб база данни, както и да се възползвате от други възможности на SharePoint.
Заявките и макросите с данни се изпълняват в услугата
Цялата SQL обработка се извършва в услугата SharePoint. Това помага за подобряване на техническите показатели на мрежата чрез ограничаване на трафика на групите резултати.
Създаване на уеб база данни
Този раздел описва основните нови функции и предоставя стъпки за основните задачи за проектиране, които трябва да изпълните, за да създадете уеб база данни.
В този раздел
Преди да започнете
Има няколко задачи, които трябва да изпълните, преди да започнете да проектирате вашата уеб база данни. Освен това има разлики в проектирането между уеб базите данни и настолните бази данни, за които трябва да знаете, особено ако сте опитен разработчик на Access.
-
Определяне на предназначението на базата данни Разполагайте с ясен план, така че да можете да вземате добри решения, когато съставяте подробности за дизайна.
-
Намиране и организиране на необходимата информация Не можете да използвате свързани таблици в уеб база данни. Всички данни, които искате да използвате, които няма да произхождат от базата данни, трябва да бъдат импортирани, преди да публикувате. Ако подравните данните си, преди да започнете проектирането, можете да избегнете преоразмеряването на вашия проект, за да отговори на неочаквани предизвикателства пред данните.
-
Идентифициране на сайта на SharePoint, който ще използвате за публикуване Не можете да публикувате изобщо без SharePoint. Ако искате да тествате проекта си в браузър, докато го проектирате (не е лоша идея), трябва първо да го публикувате.
-
Планиране на вашата защита Можете да се възползвате от защитата на SharePoint, за да управлявате достъпа до вашата уеб база данни. Планирайте защитата по-рано, така че да можете да я вградите в проекта си.
Разлики в проектирането между настолни и уеб бази данни
Някои функции на базата данни, които можете да използвате в настолна база данни, не са налични в Access Services. Има обаче нови функции, които поддържат много от същите сценарии като тези функции за десктоп.
Следващата таблица съдържа функциите само за работния плот и новата функция, която помага за поддръжката на същия сценарий.
|
Сценарий |
Функция само на работния плот |
Нова функция |
|---|---|---|
|
Проектиране на обекти на база данни |
изглед за проектиране |
Подобрен изглед на лист с данни; Изглед на оформление |
|
Преглед на обобщени данни, като например суми, средни стойности и групи |
Функции за групиране |
Макроснимки с данни; Group functions in reports |
|
Събития за програмиране |
VBA |
Макроси и макроси с данни; Ново изживяване при проектиране на макроси с IntelliSense |
|
Навигиране до обект от база данни |
Навигационен екран; Табла |
Контрола за навигация или друг елемент на формуляр |
Важно: Можете да създадете много клиентски обекти в уеб база данни, но не можете да ги използвате в браузър. Те обаче са част от уеб базата данни и могат да се използват в Access 2010 на компютъра. Хора може да отвори уеб базата данни в Access и след това да използва клиентските обекти. Това е ефективен начин за споделяне на база данни и също така отваря нови възможности за съвместна работа в уеб. SharePoint обработва всички проблеми при паралелно свързване.
Функции само за работния плот без насрещна част за Access Services
Забележка: Следният списък не е монополен.
-
Заявки за обединение
-
Кръстосани заявки
-
Припокриващи се контроли във формуляри
-
Релации на таблици
-
Условно форматиране
-
Различни макрокоманди и изрази
Помислете за използване на шаблон
Когато определите какво трябва да направи вашето приложение, помислете дали шаблонът за база данни ще работи. Шаблоните за бази данни са предварително вградени приложения, които можете да използвате на момента или да модифицирате, за да отговарят на вашите конкретни нужди.
Можете да прегледате наличните шаблони в раздела Създай в изгледа Backstage.
Първи стъпки в празна уеб база данни
-
В раздела Файл щракнете върху Създай.
Разделът Файл отваря изгледа Backstage – нова част от интерфейса на Access, където ще намерите команди, които се прилагат към цялата база данни, като например Публикуване в SharePoint.
В изгледа Backstage разделът Създай има команди за създаване на база данни.
1. Под Налични шаблони щракнете върху Празна уеб база данни.
2. Прегледайте предложеното име на файл в име на файл и пътя до файла на базата данни, посочен точно по-долу. Можете да промените името на файла, като въведете в полето Име на файл .
3. За да промените пътя, щракнете върху иконата на папка до име на файл , за да потърсите местоположение за поставяне на файла на базата данни.
4. Щракнете върху Създай. Вашата нова уеб база данни се отваря и показва нова празна таблица.
Проектиране на уеб таблица
Забележка: Можете да използвате изглед на лист с данни, за да проектирате уеб таблица.
Когато създавате празна уеб база данни за първи път, Access създава нова таблица и я отваря в изглед на лист с данни. Можете да използвате командите в раздела Полета и раздела Таблица, за да добавяте полета, индекси, валидиращи правила и макроси с данни – нова функция, която ви позволява да променяте данни въз основа на събития.
След като редактирате и използвате новата таблица, най-вероятно ще искате да създадете още таблици.
Създаване на нова уеб таблица
При отворена уеб база данни:
-
В раздела Създаване, в групата Таблици щракнете върху Таблица.
Когато създавате таблица за първи път, тя има едно поле: поле "ИД с автоматично номериране". Можете да добавите нови полета, за да съхранявате елементите на информацията, изисквани от темата на таблицата. Например може да искате да добавите поле, което съхранява датата, на която започвате да проследявате нещо.
Добавяне на поле от галерията с полета
Можете да избирате от различни предварително форматирани полета и да ги добавяте към вашата таблица с помощта на галерията с полета.
-
В раздела Полета, в групата Добавяне и изтриване щракнете върху желания тип поле.
Добавяне на поле чрез щракване върху листа с данни
-
Когато таблицата е отворена, щракнете върху Щракнете, за да добавите, и след това изберете тип поле.
-
Дайте име на полето, което отразява съдържанието му.
Съвет: За да промените името на съществуващо поле, щракнете двукратно върху името на полето.
-
Повторете за всяко поле, което искате да създадете.
Промяна на свойствата на поле
Форматирането и свойствата определят как се държи дадено поле, като например какъв вид данни може да съхранява. Можете да промените тези настройки, така че полето да се държи по желания от вас начин.
-
Изберете полето, което има форматиране и свойства, които искате да промените.
-
В лентата щракнете върху раздела Полета .
-
Използвайте командите в групите Форматиране и Свойства , за да промените настройките.
Добавяне на изчисляемо поле
Можете да добавите поле, което показва стойност, която се изчислява от други данни в същата таблица. Данни от други таблици не могат да се използват като източник за изчисляемите данни. Някои изрази не се поддържат от изчисляеми полета.
-
Когато таблицата е отворена, щракнете върху Щракнете, за да добавите.
-
Посочете Изчисляемо поле и след това щракнете върху желания тип данни за полето.
Отваря се конструкторът на изрази.
-
Използвайте конструктора на изрази, за да създадете изчислението за полето. Не забравяйте, че за изчислението можете да използвате само други полета от същата таблица като източниците на данни. Разделът Вж. също съдържа връзки към статии, които предоставят информация как да използвате конструктора на изрази.
Настройване на правила за проверка на данни
Можете да използвате израз за проверка на входните данни за повечето полета. Можете също да използвате израз, за да проверявате входни данни за таблица, което може да е полезно, ако искате да проверите въвеждането за поле, което не поддържа проверка, или ако искате да проверите въвеждането на поле на базата на стойността на други полета в таблицата.
Можете също да зададете съобщението, което да се показва, когато валидиращо правило не позволява въвеждане на данни, известно като съобщение за проверка.
Задаване на валидиращо правило за поле и съобщение
-
Изберете полето, към което искате да добавите валидиращо правило.
-
В лентата щракнете върху раздела Полета .
-
В групата Проверка на поле щракнете върху Проверка и след това щракнете върху Правило за проверка на поле.
Отваря се конструкторът на изрази.
-
Използвайте конструктора на изрази, за да създадете валидиращо правило.
-
В групата Проверка на поле щракнете върху Проверка и след това щракнете върху Съобщение за проверка на поле.
-
Въведете съобщението, което искате да се показва, когато входните данни не са валидни, и след това щракнете върху OK.
Задаване на валидиращо правило за запис и съобщение
Можете да използвате валидиращо правило за запис, за да предотвратите дублирането на записи или да изискате определена комбинация от факти за записа, като например [Начална дата] е по-голямо от 1 януари 2010 г. и по-малко от [Крайна дата]
-
Отворете таблицата, към която искате да добавите валидиращо правило.
-
В лентата щракнете върху раздела Полета .
-
В групата Проверка на поле щракнете върху Проверка и след това щракнете върху Правило за проверка на запис.
Отваря се конструкторът на изрази.
-
Използвайте конструктора на изрази, за да създадете валидиращо правило.
-
В групата Проверка на поле щракнете върху Проверка и след това щракнете върху Съобщение за проверка на запис.
-
Въведете съобщението, което искате да се показва, когато входните данни не са валидни, и след това щракнете върху OK.
Създаване на релация между две уеб таблици
За да създадете релация в уеб база данни, използвайте съветника за справки, за да създадете справочно поле. Справочното поле отива в таблицата, която е от страната "много" на релацията, и посочва таблицата, която е от страната "един" на релацията.
Създаване на справочно поле в изглед на лист с данни
-
Отворете таблицата, която искате, от страната "много" на релацията.
-
Щракнете върху стрелката до Щракнете, за да добавите, и след това щракнете върху Справка & релация.
-
Следвайте стъпките на съветника за справки, за да създадете справочното поле.
Промяна на справочно поле в изглед на лист с данни
-
Отворете таблицата, съдържаща справочното поле, което искате да модифицирате.
-
Направете едно от следните неща:
-
В раздела Полета, в групата Свойства щракнете върху Модифициране на търсенето.
-
Щракнете с десния бутон върху справочното поле и след това щракнете върху Модифициране на справки.
-
-
Следвайте стъпките на съветника за справки.
Поддържане на целостта на данните с помощта на макроси с данни
Можете да реализирате каскадни актуализации и изтривания с помощта на макроси с данни. Можете да използвате командите в раздела Таблица, за да създавате вградени макроси, които модифицират данни. Следващото видео ви показва основните неща.
Разделът Вж. също съдържа връзки към статии, които предоставят повече информация за създаването на макроси с данни.
Създаване на уеб заявка
Можете да използвате заявка като източник на данни за формуляри и отчети. Заявките се изпълняват в услугата, което помага за намаляване на мрежовия трафик.
Да предположим например, че използвате уеб база данни за проследяване на благотворителни дарения. Искате да видите кой е дарил пари по време на събитие. Можете да използвате заявка, за да изберете данните и да ги подготвите за използване във формуляри и отчети.
Забележка: Тази процедура използва шаблона за благотворителни дарения като пример. Можете да продължите, ако създавате нова база данни с помощта на шаблона за база данни с благотворителни дарения.
-
В раздела Създаване , в групата Заявки щракнете върху Заявка.
-
В диалоговия прозорец Показване на таблица щракнете двукратно върху всяка таблица, която искате да включите, и след това щракнете върху Затвори.
В този пример щракнете двукратно върху Съставки, Дарения, Събития и EventAttendees.
-
Създайте всички необходими съединения, като плъзнете полета от един обект в друг в прозореца за проектиране на заявки.
В този пример плъзнете полето ID от Constituents в полето DonorConstituentID в Donations и след това плъзнете полето DonorConstituentID от Donations в полето ConstituentID в EventAttendees.
-
Добавете полетата, които искате да използвате. Можете да плъзнете полетата в мрежата или да щракнете двукратно върху поле, за да го добавите.
В този пример добавете Събитие от таблицата Events, DonationDate от таблицата Donations, and Greeting, FirstName и LastName от таблицата Constituents.
-
Добавете всички критерии, които искате да приложите.
В този пример искате да ограничите Дарението, така че да попада между началната дата и крайната дата на събитието. В мрежата за проектиране на заявки, в реда Критерии под Дарението въведете >=[Начална_дата] И <=[Крайна_дата].
Създаване на уеб формуляр
Forms са основният начин за въвеждане и редактиране на данни във вашата уеб база данни и са полезни за преглеждане на данни. Forms изпълнявате в браузъра, което помага за оптимизирането на производителността. Когато отворите формуляр, вашият браузър извлича необходимите данни от SharePoint. Можете да филтрирате и сортирате данните във формуляра, без да се налага да извличате данни отново.
Съвет: За най-добра производителност ограничете записите, извлечени от вашите основни формуляри и отчети.
-
Изберете таблица или заявка, която да се използва като източник на данни.
Забележка: Ако искате да създадете необвързан формуляр, пропуснете тази стъпка.
-
В раздела Създаване, в групата Forms щракнете върху един от следните бутони:
-
Формуляр Създайте прост формуляр, който показва записите един по един, като използвате обекта, който сте избрали като източник на данни.
Забележка: Ако създавате необвързан формуляр, този бутон не е наличен.
-
Множество елементи Създайте формуляр, който показва множество записи едновременно, като използвате обекта, който сте избрали като източник на данни.
Забележка: Ако създавате необвързан формуляр, този бутон не е наличен.
-
Празен формуляр Създайте формуляр, в който няма нищо.
-
Лист с данни Създайте формуляр, който изглежда и се държи като лист с данни, като използвате обекта, който сте избрали като източник на данни.
Забележка: Ако създавате необвързан формуляр, този бутон не е наличен.
-
Създаване на отчет
Забележка: Въпреки че отчетите на Access 2010 могат да бъдат успешно публикувани в Access Services на SharePoint Server, те няма да се изпълняват в браузъра, когато се публикуват в Microsoft 365. Препоръчваме да отворите базата данни в Access, за да преглеждате отчети, и да използвате формуляри или листове с данни, за да форматирате данни за печат в Microsoft 365 среда.
Отчетите са основният начин за преглеждане или отпечатване на данни от вашата уеб база данни. В среда на Microsoft 365 трябва да отворите базата данни в Access, за да можете да преглеждате отчет. Когато отворите отчет, Access извлича необходимите данни от сървъра на SharePoint. Можете да филтрирате и сортирате данни в отчета, без да се налага отново да извличате данни от сървъра.
Съвет: За най-добра производителност ограничете записите, извлечени от вашите основни формуляри и отчети.
-
Изберете таблица или заявка, която да се използва като източник на данни.
-
В раздела Създаване , в групата Отчети щракнете върху един от следните бутони:
-
Доклад Създайте базов отчет, като използвате обекта, който сте избрали като източник на данни.
-
Празен отчет Създайте отчет, в който няма нищо.
-
Създаване на формуляр за навигация и задаване като формуляр по подразбиране за показване в "Старт"
Хора се нуждаете от начин да навигирате в приложението си. Не забравяйте – навигационният екран не е наличен в уеб браузър. За да могат хората да използват обектите на вашата база данни, трябва да им предоставите средство. Можете да създадете формуляр за навигация и да укажете той да се показва всеки път, когато някой отвори вашето приложение в уеб браузър. Освен това, ако не зададете формуляр, който да се показва при стартиране на приложението, няма да се отвори формуляр, което ще затрудни всеки да използва приложението.
Съвет: Може да се наложи да изчакате до последната да създадете вашия формуляр за навигация, така че да можете да добавите всички ваши обекти към формуляра, когато го създавате.
-
В лентата щракнете върху раздела Създаване .
-
В групата Forms щракнете върху Навигация и след това изберете оформление за навигация от списъка.
-
За да добавите елемент, плъзнете го от навигационния екран до контролата Навигация.
Забележка: Можете да добавяте формуляри и отчети само към контрола за навигация.
-
Добавете всички други контроли, които искате, към основния текст на формуляра навигация. Например може да искате да предоставите функционалност за търсене във всички формуляри, като добавите някои контроли към вашия формуляр за навигация.
Задаване на вашия формуляр за навигация като формуляр за показване в уеб по подразбиране
-
В раздела Файл , под Помощ щракнете върху Опции.
-
В диалоговия прозорец Опции на Access щракнете върху Текуща база данни.
-
Под Опции на приложение щракнете върху Формуляр за показване в уеб и след това изберете формуляра, който искате, от списъка.
Забележка: Не е необходимо да избирате вашия формуляр за навигация като формуляр за показване в уеб. Можете да зададете всеки уеб формуляр.
Публикуване и синхронизиране на промените във вашето приложение
Публикуване на уеб база данни
Забележка: Можете да гледате видео за този процес в раздела Общ преглед .
-
В раздела Файл щракнете върху Запиши & Публикуване и след това щракнете върху Публикуване в Access Services.
-
Щракнете върху Изпълнение на проверката за съвместимост.
Забележка: Ако бъдат открити някакви проблеми, Access ги съхранява в таблица, наречена Проблеми със съвместимостта с уеб. Всеки ред в таблицата съдържа връзка към информация за отстраняване на неизправности.
-
Под Публикуване в Access Services попълнете следното:
-
В полето URL адрес на сървъра въведете адреса на сайта на SharePoint, където искате да публикувате базата данни.
-
В полето Име на сайт въведете име за вашата уеб база данни. Това име ще бъде приложено към URL адреса на сървъра, за да се получи URL адресът за вашето приложение. Например ако URL адресът на сървъра е http://Contoso.com и името на сайта е CustomerService, полученият URL адрес се http://contoso.com/customerservice.
-
-
Щракнете върху Публикуване в Access Services.
Синхронизиране на уеб база данни
След като направите промени в проекта или направите база данни офлайн, евентуално искате да синхронизирате. Синхронизирането разрешава разлики между файла на базата данни на вашия компютър и сайта на SharePoint.
Забележка: Можете да гледате видео за този процес в раздела Общ преглед .
-
Отворете уеб базата данни в Access и направете промените в проекта.
-
Когато сте готови, щракнете върху раздела Файл и след това щракнете върху Синхронизирай всички.
