Създаване на диаграма във формуляр или отчет

Начални стъпки

1. Създайте или отворете формуляр или отчет в изглед на Проектиране. За да създадете, изберете Създаване > проектиране на формуляр или Проектиране на отчет. За да отворите, щракнете с десния бутон върху името на формуляра или отчета в навигационната лента, след което изберете Проектиране на формуляр или Проектиране на отчет.

2. Изберете Проектиране > Вмъкване на диаграма , изберете тип на диаграмата и след това я пуснете във формуляра или отчета. За повече информация вижте Избор на най-добрия тип диаграма за вашите нужди.

   Отваря се екранът Настройки на диаграма и примерна диаграма се показва в мрежата за проектиране на формуляра.

   

   Използвайте манипулатори за управление за преоразмеряване на диаграма или промяна на позицията на диаграмата чрез плъзгане

   Използвайте екрана Настройки на диаграма, за да конфигурирате източника на данни на диаграмата, да изберете полетата за Ос (категория), Легенда (серия) и Стойности (ос Y) и да форматирате диаграмата.

Най-горе на страницата

Настройки на данни

1. Изберете раздела Данни в екрана Настройки на диаграма.

2. Изберете Таблици, Заявки или И двете, след което изберете източник на данни от падащия списък. Поддържат се транзитни заявки.

   По подразбиране примерната диаграма се замества с динамична диаграма, която използва първите две полета в източника на данни като измерения за Ос (категория) и Стойности (ос Y). Често първата колона в таблица е първичен ключ и може да не искате да я използвате като измерение в диаграма. Свойството на диаграмата Визуализиране на динамични данни определя дали ще виждате динамични данни.

   Съвет    Ако вашият източник на данни има много полета, може да ви е по-лесно да създадете заявка, която ограничава полета само до тези, които желаете, за да можете да опростите избирането на полетата.

3. Изберете поне две полета в разделите Ос (категория), Легенда (серия) и Стойности (ос Y), за да създадете диаграма. Направете следното:

   • Ос (категория)    В този раздел изберете едно или повече полета.

     Това измерение на диаграмата показва хоризонтални стойности в оформление на диаграма от тип XY в колонна диаграма с клъстери и линейна диаграма и вертикални стойности – в стълбовидна диаграма с клъстери.

     Ос на колонна диаграма с клъстери

     Ос на линейна диаграма

     Ос на стълбовидна диаграма с клъстери

     Агрегирането по подразбиране на поле за дата е Месеци. За да го промените, щракнете върху стрелката надолу и изберете от списъка, включително Няма за премахване на агрегирането.

     Когато изберете повече от едно поле за Ос (категория), се създава йерархия от знаци за отметка по линията на измерението (например щати в рамките на подразделение).

   • Легенда (серия)    В този раздел изберете поле.

     Това измерение на диаграмата обръща стойности на полета в заглавия на колони. Например стойностите в поле "Щат" се транспонират като заглавия на колони и всяка става отделна серия от данни.

   • Стойности (ос Y)     В този раздел изберете едно или повече полета.

     Това измерение на диаграмата показва вертикални стойности в оформление на диаграма от тип XY в колонна диаграма с клъстери и линейна диаграма и хоризонтални стойности – в стълбовидна диаграма с клъстери.

     Стойности на колонна диаграма с клъстери

     Стойности на линейна диаграма

     Стойности на стълбовидна диаграма с клъстери

     Всяко поле, което избирате, съответства на серия от данни. Когато изберете две или повече полета за Стойности (ос Y), не можете да изберете поле за Легенда (серия). По подразбиране полетата за Стойности (ос Y) образуват легендата.

     По подразбиране всяко избрано поле се агрегира. За полета с числа и валути агрегирането по подразбиране е Сумиране. За всички други полета агрегирането по подразбиране е Брой. За да промените агрегирането, щракнете върху стрелката надолу и изберете от списъка, включително Няма, за премахване на агрегирането.

     Забележка    Текстовите полета трябва да използват агрегиране по Брой. Всички избрани полета за Стойности (ос Y) трябва да са или агрегирани, или неагрегирани.

Забележки    Възможни са различни комбинации от полета, но имайте предвид следното:

• Като минимум, изберете поне едно поле за Ос (категория) и едно поле за Стойности (ос Y).

• Можете да изберете само едно поле за Легенда (серия), но можете да изберете няколко полета в разделите Стойности (ос Y) или Ос (категория).

• Ако изберете едно поле за Ос (категория) и едно поле за Легенда (серия), ще можете да изберете само едно поле за Стойности (ос Y). За да добавите допълнително поле за Стойности (ос Y), изчистете полето или за Ос (категория), или за Легенда (серия).

• Ако изберете поле за Легенда (серия), изберете само едно поле за Стойности (ос Y) , и то трябва да е агрегирано.

Най-горе на страницата

Настройки за форматиране

1. Изберете раздела Формат в екрана Настройки на диаграма.

2. Изберете серия от данни от падащия списък.

   Всяка серия от данни има уникален набор от свойства

3. За всяка серия от данни задайте едно или повече от следните свойства:

   • Показвано име    Името на серията от данни в легендата на диаграмата.

   • Тип диаграма     Това свойство се показва само за комбинирана диаграма. Използвайте това свойство, за да добавите други типове диаграми към комбинираната диаграма – по една за всяка серия от данни. Комбинацията за комбинирана диаграма по подразбиране е колонна диаграма с клъстери за първата серия от данни и линейна диаграма за втората серия от данни. Можете да зададете друг тип диаграма за всяка серия от данни. Ако диаграмата има само една серия от данни, тя ще бъде колонна диаграма с клъстери.

     Забележка   Не бъркайте това свойство със свойството Тип диаграма в списъка със свойства на диаграмата.

   • Дебелина на линията     Изберете дебелина на линията през стъпки от 0,25 пункта. Това свойство се показва само за линейна диаграма.

   • Тип тире     Изберете тип линия между Плътна, Тире, Точка, Тире-точка или Тире-точка-точка. Това свойство се показва само за линейна диаграма.

   • Начертай серията върху     Изберете основна или вторична ос за начертаване на серия от данни. Използвайте тази опция, когато серия от данни в диаграмата варира значително или включва различни мерки (например цена и обем). Комбинирана диаграма от колонна диаграма с клъстери и линейна диаграма, която има и заглавия на осите, често върши най-добра работа.

   • Правила за липсващи данни     Изберете едно от следните: Начертай като нула за представяне на липсващи данни като 0, Не начертавай за игнориране на липсващи данни и Начертай като интерполирани за изчисляване на нови данни, които попълват липсващите данни. Това свойство се показва само за линейна диаграма.

   • Цвят на запълване на серия     Изберете цвят на запълване на серията от данни, като например колона или стълб.

   • Цвят на граница на серия    Изберете цвят за добавяне на очертание на серията от данни, като например колона или стълб.

   • Покажи етикет на данните     Изберете тази опция за показване на етикет на данните, който разяснява серията от данни.

   • Покажи линии на тренда     Изберете тази опция за показване на линия на тренда, което е начин за показване на тенденции в данните.

   • Опции за линии на тренда     Изберете една от следните линии на тренда:

     • Линейна     Това е най-подходяща права линия за набори от данни, които нарастват или намаляват с постоянен темп.

     • Експоненциална     Това е крива от положителни числа, растящи или намаляващи с непрекъснато увеличаващи се темпове.

     • Логаритмична     Това е най-подходяща крива на данни за темп на промяна, които нарастват или намаляват бързо, след което запазват нивото си.

     • Полиномна     Използва се най-добре, когато има колебания в данните, като например печалби и загуби в голям набор от данни.

     • Активна     Това е крива от положителни числа, които нарастват с определен темп, например ускорение през интервали от 1 секунда.

     • Подвижна средна стойност     Това е начин за изравняване на колебанията в данните и по-ясно показване на модел или тенденция.

   • Име на линията на тренда     Въведете име, което е по-смислено и се показва в легендата на диаграмата.

   • Форма на маркер     Изберете форма като линеен маркер. Това свойство се показва само за линейна диаграма.

Най-горе на страницата

Важни съображения

Агрегиране    Въпреки че източникът на данни често започва като набор от неагрегирани данни, докато създавате диаграма, по подразбиране Access създава агрегатни изчисления, като например Сума, Брой и Средно, за полетата, за да опрости броя на сериите от данни. Можете обаче да премахнете агрегатните изчисления по подразбиране, като изберете Няма в падащия списък. Този процес на избиране на полета и агрегирания създава SQL команда SELECT, GROUP BY или TRANSFORM, която се съхранява в свойството Преобразуван източник на редове. За да видите командата, щракнете с десния бутон върху свойството и изберете Мащабиране. По-долу са резюмирани трите основни възможности:

• Ако изберете полета за Ос (категория) и Стойности (ос Y), но премахнете агрегиранията, Access преобразува източника на редове в по-проста команда SELECT. Например:

  SELECT [Segment], [Sales] FROM [Orders]

• Ако изберете полета за Ос (категория) и Стойности (ос Y), Access преобразува източника на редове в команда GROUP BY. Например:

  SELECT [Segment], Sum([Sales]) AS [SumOfSales FROM [Orders] GROUP BY [Segment] ORDER BY [Segment]

• Ако изберете и поле за Легенда (серия), Access преобразува източника на редове в кръстосана заявка (чрез SQL команда за заявка TRANSFORM). Стойностите за полета, върнати от клаузата PIVOT на SQL командата за заявка TRANSFORM, се използват като заглавия на колони, например поле "Щат", което може да създаде много заглавия – всяко като отделна серия от данни. Например:

  TRANSFORM Sum([Sales]) AS [SumOfSales] SELECT [Segment] FROM [Orders] GROUP BY [Segment] ORDER BY [Segment] PIVOT [State]

За повече информация относно агрегирането на данни вижте Улесняване на четенето на обобщени данни с помощта на кръстосана заявка.

Свойства    За да персонализирате допълнително диаграмата, изберете Проектиране > списък със свойства > <Име на диаграма>, който показва всички свойства, свързани с диаграмата. Натиснете F1 върху всяко свойство, за да получите помощ за това свойство. Когато промените свойство в списъка на свойствата, съответната стойност се променя в екрана Настройки на диаграма, и обратното.

Има много свойства за Формат, които са уникални за диаграмите. Можете да ги използвате, за да форматирате стойностите на осите, заглавията и диаграмата. Има също няколко свойства за Данни, които са уникални за диаграмите, включително Визуализиране на динамични данни, Преобразуван източник на редове, Ос на диаграмата, Легенда на диаграмата и Стойност на диаграмата.

Добавяне на вторична вертикална ос    Когато създавате диаграма, обикновено има една основна вертикална ос, но можете да добавите и вторична вертикална ос, когато данните варират значително или за да начертаете различни мерки, като например цена и обем. Скалата на вторичната вертикална ос показва стойностите за свързаната с нея серия от данни. За да добавите вторична вертикална ос, използвайте свойството Начертай серията върху в раздела Формат на екрана Настройки на диаграма.

Добавяне на линия на тренда    При числови данни може да поискате да добавите линия на тренда, за да покажете тенденции в данните. Можете да използвате опциите Линия на тренда и Име на линията на тренда в раздела Формат на екрана Настройки на диаграма.

Промяна на диаграма     За да промените диаграма, отворете формуляра или отчета в изглед на проектиране или оформление, след което изберете диаграмата, с което се отваря екранът Настройки на диаграма. За да смените типа на диаграмата, изберете друга диаграма от падащия списък на свойството Тип диаграма. Можете също да промените всяка единична диаграма на комбинирана диаграма, като промените свойството Тип диаграма в списъка със свойства (а не в раздела Формат в екрана Настройки на диаграма).

Обновяване на изходните данни     За да обновите данните на диаграмата, превключете към изглед на формуляр или отчет, изберете диаграмата и след това изберете Обнови всички (или натиснете F5).

Настройки на диаграма    Ако екранът Настройки на диаграма е затворен, уверете се, че диаграмата е избрана, след което изберете Проектиране > Настройки на диаграма.

Класическа диаграма    Не бъркайте новата диаграма , която е базирана на модерна технология, със класическата диаграма , която е ActiveX контрола. Можете обаче пак да използвате класическата диаграма и дори да я добавите към формуляр или отчет, в който е новата диаграма.

Най-горе на страницата

Какво е диаграма?

Диаграмата е графика, която изобразява числови данни в компактно, визуално оформление и разкрива основни релации между данните. Диаграмата има много елементи. Някои от тези елементи се показват по подразбиране, а други можете да добавите, ако е необходимо. Можете да промените начина на показване на елементите на диаграмата, като им промените размера или форматирането. Можете също да премахнете елементите от диаграмата, които не искате да се показват. Диаграмата по-долу показва основните елементи на диаграма.

Най-горе на страницата

Какви диаграми можете да създавате?

В Access можете да създавате колонни, линейни, стълбовидни, кръгови и комбинирани диаграми. Този раздел обяснява всяка диаграма и най-уместните сценарии за употребата й.

Колонна диаграма

В колонна диаграма категориите се показват по хоризонталната ос (свойство Ос (категория)), а стойностите се показват по вертикалната ос (свойство Стойности (ос Y)). Обикновено избирате едно поле за измерението Ос (категория) и едно или повече полета за измерението Стойности (ос Y), като всяко от тези полета става серия от данни. Ако изберете няколко полета за измерението Стойности (ос Y), може да ги начертаете на отделна ос.

Видео "стъпка по стъпка"Окончателна диаграма

Access поддържа три типа колонни диаграми.

Диаграма		Описание
	Колонна диаграма с клъстери	Използва вертикални колони за сравняване на стойности в хоризонтални категории. Често се използва за диапазон от стойности (брой елементи), скали (оценки от анкети) и имена (места или хора).
	Колонна диаграма с наслагване	Подобна на колонната диаграма с клъстери, но показва две или повече серии от данни във всяка колона. Често се използва за показване на зависимостта между серията от данни и цялото.
	100% колонна диаграма с наслагване	Подобна на колонната диаграма с наслагване, но стойностите на колоните се допълват до 100%. Често се използва за сравняване на приноса на всяка серия от данни към цялото в проценти.

Най-горе на страницата

Линейна диаграма

В линейна диаграма категориите са разпределени равномерно по хоризонталната ос (свойство Ос (категория)), а стойностите са разпределени равномерно по вертикалната ос (свойство Стойности (ос Y)). Обикновено избирате едно поле за измерението Ос (категория) и едно или повече полета за измерението Стойности (ос Y), като всяко от тези полета става серия от данни. Ако изберете няколко полета за измерението Стойности (ос Y), може да ги начертаете на отделна ос.

Видео "стъпка по стъпка"Окончателна диаграма

Access поддържа три типа линейни диаграми.

Диаграма		Описание
	Линейна диаграма	Показва непрекъснати, равномерно разпределени данни и по двете оси, за сравняване на стойности във времето. Често се използва за показване на тенденции през равни интервали, например месеци, тримесечия или финансови години, и за сравняване на две или повече серии от данни.
	Линейна диаграма с наслагване	Подобна на линейната диаграма, но показва две или повече серии от данни по всяка линия. Често се използва за сравняване на свързани тенденции.
	100% линейна диаграма с наслагване	Подобна на линейната диаграма с наслагване, но показва тенденциите като процент във времето. Често се използва за сравняване на свързани тенденции спрямо цялото от 100%.

Забележка   В раздела Формат на екрана Настройки на диаграма следните свойства са уникални за линейните диаграми: Дебелина на линията, Тип тире, Правила за липсващи данни и Форма на маркер.

Съвет    Ако има много категории или стойностите са близки, използвайте линейна диаграма без маркери.

Най-горе на страницата

Стълбовидна диаграма

В стълбовидна диаграма категориите са организирани по вертикалната ос (свойство Стойности (ос Y)), а стойностите са организирани по хоризонталната ос (свойство Ос (категория)). Стълбовидните диаграми обръщат нормалното позициониране на измеренията за ос и стойности. Обикновено избирате едно поле за измерението Ос (категория) и едно или повече полета за измерението Стойности (ос Y), като всяко от тези полета става серия от данни. Ако изберете няколко полета за измерението Стойности (ос Y), може да ги начертаете на отделна ос.

Видео "стъпка по стъпка"Окончателна диаграма

Access поддържа три типа стълбовидни диаграми.

Диаграма		Описание
	Стълбовидна диаграма с клъстери	Използва хоризонтални стълбове за сравняване на стойности във вертикални категории. Често се използва, когато етикетите на оста са дълги или стойностите са времеви периоди.
	Стълбовидна диаграма с наслагване	Подобна на стълбовидната диаграма с клъстери, но показва две или повече серии от данни във всеки стълб. Често се използва за показване на зависимостта между серията от данни и цялото.
	100% стълбовидна диаграма с наслагване	Подобна на стълбовидната диаграма с наслагване, но стойностите на стълбовете се допълват до 100%. Често се използва за сравняване на приноса на всяка серия от данни към цялото в проценти.

Най-горе на страницата

Кръгова диаграма

В кръгова диаграма категориите се показват като парчета от торта (свойство Ос (категория)). Стойностите на данните (свойство Стойности (ос Y)) се сумират като процент от цялото, показано във формата на кръг. Изберете само едно поле за измерението Ос (категория) и само едно поле за измерението Стойности (ос Y). Не използвайте поле за Легенда (серия), понеже полето за Ос (категория) става легенда по подразбиране. В раздела Формат на екрана Настройки на диаграма има само една Серия от данни и само едно свойство – Покажи етикет на данните. Цветовете, използвани в легендата на диаграмата, са зададени по подразбиране и не могат да се променят.

Видео "стъпка по стъпка"Окончателна диаграма

Access поддържа един тип кръгова диаграма.

Диаграма		Описание
	Кръгова диаграма	Показва частта от категориите като процент от цялото. Използва се най-добре за една серия от данни само с положителни стойности и по-малко от десет категории.

Най-горе на страницата

Комбинирана диаграма

Комбинираната диаграма съчетава два или повече типа диаграми, например колонна диаграма с клъстери и линейна диаграма, за да обясни различни, но свързани данни.

Видео "стъпка по стъпка"Окончателна диаграма

Access поддържа една комбинирана диаграма, в която можете да съчетаете всички останали типове единични диаграми и да съпоставите всяка диаграма с различна серия от данни. Съпоставете например колонна диаграма с клъстери със серия от данни за годишни продажби на жилища, а линейна диаграма – със серия от данни за средна цена за месеца, като използвате свойствата Серия от данни и Тип диаграма в раздела Формат на екрана Настройки на диаграма. Можете също да промените всяка единична диаграма на комбинирана диаграма, като промените свойството Тип диаграма в раздела Данни на списъка със свойства.

Диаграма		Описание
	Комбинация по избор	Комбинира две различни диаграми по ваш избор.

Най-горе на страницата