Управление на споделянето с външни потребители в Microsoft 365 Small Business

Ако извършвате работа, която включва споделяне на документи или съвместно сътрудничество с доставчици, клиенти или клиенти, може да поискате да споделите съдържание на вашия екипен сайт или да OneDrive за работата или учебното заведение с хора извън вашата организация, които нямат лицензи за вашия Microsoft 365 абонамент за малък бизнес.

Има три начина да направите това:

  • Можете да споделите цял сайт, като поканите външни потребители да влизат в сайта ви чрез акаунт в Microsoft или Служебен или учебен акаунт.

  • Можете да споделите отделни документи, като поканите външни потребители да влизат в сайта ви чрез акаунт в Microsoft или Служебен или учебен акаунт.

  • Можете да изпратите на потребителите връзка за гости, чрез която те ще могат да преглеждат анонимно отделни документи на сайта.

Ако търсите повече информация относно споделянето на документ или сайт и за това кой се счита за външен потребител, вижте споделяне на файлове или папки на SharePoint в Microsoft 365.

Забележка:  Тези стъпки се отнасят за Office 365 Small Business, който вече не се предлага за закупуване. Ако използвате различен план за Microsoft 365, вижте общ преглед на външното споделяне.

В тази статия

Как да споделяте в разумни граници

Включване или изключване на външното споделяне

Премахване на отделни външни потребители

Забрана на връзка за анонимни гости

Оттегляне на покани

Как да споделяте в разумни граници

Най-добри практики за споделяне на сайтове

Ако споделите цял сайт с даден потребител, той ще може да влезе в сайта и да действа като пълноправен негов член. Ще може да прелиства, да търси, да разглежда и да редактира съдържание (в зависимост към коя група разрешения сте го определили). Той ще може също да вижда имената на останалите потребители на сайта в "Избор на хора" или да преглежда метаданните за документите. Външните потребители също ще се показват в "Избор на хора" като потребители на сайта. Това означава, че други хора, които използват сайта ви, може да им предоставят различни разрешения спрямо тези, които сте им назначили в момента на споделянето. Не канете в сайта си външни потребители, чиято самоличност не ви е известна.

Ако поканите външни потребители към своя екипен сайт, те ще могат да преглеждат съдържанието в екипния сайт и всички негови подсайтове. Ако искате да не позволите на външни потребители да получат достъп до важно или чувствително съдържание на вашия екипен сайт, трябва да създадете подсайт на вашия екипен сайт, който има уникални разрешения, и след това да споделите само този подсайт с външни потребители. За да научите повече за наследяването на разрешения, вижте Какво представлява наследяването на разрешения?

По същия начин, ако искате да споделите подсайт, създаден в сайта ви в OneDrive за работата или учебното заведение, ще искате да се уверите, че той има уникални разрешения, за да не предоставите неволно разрешение за достъп до други сайтове или до съдържанието на сайта си в OneDrive за работата или учебното заведение.

Най-горе на страницата

Най-добри практики за споделяне на документи

Ако споделите документи чрез връзки за анонимни гости, е възможно поканените да споделят връзките с други потребители, а чрез тях те на свой ред ще могат да преглеждат съдържанието. Не споделяйте важни документи чрез връзки за гости. За да намалите риска от споделяне на анонимни връзки до минимум, споделяйте документи с опцията за изискване на влизане.

Избор на начин за споделяне

Когато решавате дали и как да споделите дадено съдържание външно, вземете предвид следното:

  • На кого искате да предоставите достъп до съдържанието на екипния си сайт и всички негови подсайтове и какво искате въпросното лице да може да прави?

  • На кого от вашата организация искате да разрешите да може да споделя съдържание външно?

  • Има ли съдържание, за което да гарантирате, че никой извън вашата организация няма право да преглежда?

Отговорите на тези въпроси ще ви помогнат да планирате стратегията си за споделяне на съдържанието.

Опитайте следното:

Ако искате да:

Споделяне на сайт

Ако искате да споделите даден сайт, но също така искате да ограничите достъпа на външните потребители до част от вътрешното съдържание на вашата организация, създайте подсайт с уникални разрешения, който да използвате изключително за външно споделяне.

Предоставите на лице извън вашата организация достъп до информацията и съдържанието на даден сайт. Той да има възможността да действа като пълноправен член на сайта – да може да създава, редактира и преглежда съдържания.

Споделите документ с изискване за влизане.

Предоставите на един или няколко души извън вашата организация защитен достъп до определен документ – за преглед или за сътрудничество – но не е нужно тези хора да имат достъп до друго съдържание на вътрешния ви сайт.

Споделяне на документ без изискване за влизане.

Споделите връзка към не особено важен или неповерителен документ с хора извън вашата организация, така че те да могат или да го преглеждат, или да го актуализират с обратна информация. Тези хора нямат нужда от непрекъснат достъп до съдържанието на вашия вътрешен сайт.

Най-горе на страницата

Включване или изключване на външното споделяне

Възможността за поканване на външни потребители в екипния сайт е разрешена по подразбиране, така че собствениците на сайта и администраторите на колекции от сайтове по всяко време могат да споделят екипния сайт или всеки от неговите подсайтове с външни потребители. Ако обаче сте администратор на Microsoft 365, можете да изберете да забраните функцията за всички сайтове, така че да не могат да бъдат изпращани бъдещи покани. Когато тази функция бъде дезактивирана, всеки външен потребител, който в момента е поканен в сайтовете, повече няма да има достъп до сайтовете.

Разрешаването на външно споделяне на екипния сайт или подсайтове не е същото като разрешаване на анонимен достъп. Когато е разрешено външно споделяне, потребителите трябва да се удостоверяват (чрез влизането), преди да получат достъп до вътрешните ресурси.

  1. Отидете на Администратор > Настройки на услуги > Споделяне на сайтове и документи.

  2. Направете едно от следните неща:

    • Включване на външно споделяне

    • Изключване на външно споделяне

Изображение, показващо контролата за включване/изключване за даване на външните потребители на достъп до вашия екипен сайт и документи.

Забележка относно защитата: 

  • Когато дезактивирате външното споделяне, достъпът до сайта за външните потребители, които са имали достъп до сайта по време на дезактивиране на тази функция, се отменя и вече не могат да бъдат изпращани бъдещи покани. Ако тази функция бъде активирана отново с имената на външните потребители в групите за разрешения на SharePoint, тези потребители автоматично отново ще получат достъп до сайта. За да забраните трайно достъпа на потребител до сайта на SharePoint, можете да го премахнете от списъка на външните потребители.

  • Ако външното споделяне е изключено глобално, всички споделени връзки за гости ще престанат да действат. Ако тази функция по-късно бъде активирана отново, тези връзки ще продължат да действат. Възможно е да бъдат забранявани индивидуални връзки, които са били споделени, ако искате да отмените трайно достъпа до определен документ.

Най-горе на страницата

Премахване на отделни външни потребители

Ако трябва да премахнете външни потребители, така че повече да няма достъп до сайтовете, които са били споделени с тях, можете да направите това, като ги премахнете от списъка с външни потребители в настройките на услугата за Microsoft 365.

  1. Отидете на Администратор > Настройки на услуги > Споделяне на сайтове и документи.

  2. Щракнете върху Премахване на отделни външни потребители.

  3. Изберете външните потребители, които искате да премахнете, и след това щракнете върху Изтрий (иконата на кошче за боклук).

Най-горе на страницата

Забрана на връзка за анонимни гости

Когато даден документ е споделен чрез връзка за гости, това се посочва в менюто със свойствата на документа. За да научите как документите могат да бъдат споделени чрез връзките за гост, вижте споделяне на файлове или папки на SharePoint в Microsoft 365.

Диалоговият прозорец ''Свойства'', показващ че документът е споделен чрез връзка за гости.

Можете да анулирате достъпа до споделен чрез връзка за гости документ, като дезактивирате връзката.

  1. Отидете в библиотеката, съдържаща документа, за който искате да премахнете връзката за гости.

  2. Посочете документа и щракнете върху Отвори менюто.

  3. Щракнете върху връзка за гост в изречението Отворен за всеки с връзка за гост.

  4. До URL адреса на връзката за гост щракнете върху бутона Изтриване.

  5. Когато бъдете попитани дали искате да забраните връзката, изберете Забрани връзката.
    Диалогов прозорец с въпрос дали искате да забраните връзката за гост за споделен документ, така че тази връзка да спре да работи.

Когато хората извън вашата организация се опитат да осъществят достъп до съдържанието чрез тази връзка за гост, ще им се покаже съобщение, че нямат достъп до него.

Най-горе на страницата

Оттегляне на покани

Ако искате да оттеглите покана, която сте изпратили на външен потребител, можете да анулирате поканата, преди да е приета.

Отидете на сайта, за който искате да отмените поканата

  1. Отидете на Настройки , заБутон за настройки на Office 365> Настройки на сайта.

  2. В Потребители и разрешения изберете Искания за достъп и покани.

  3. В Покани до външни потребители намерете човека, чиято покана искате да отмените, и изберете Меню за отваряне.

  4. В прозореца за свойствата щракнете върху Оттегляне.

Ако външният потребител вече е приел поканата, а искате да прекратите достъпа му до сайта, можете да го премахнете от групата разрешения в SharePoint, към която сте го включили.

Най-горе на страницата

Нуждаете се от още помощ?

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към Microsoft приобщени

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×