Как да комуникирате чрез различни канали за разпространение

Microsoft Viva Amplify ви позволява да изпращате съобщение чрез множество комуникационни платформи, за да разширите вътрешната си комуникация. Чрез Viva Amplify можете да създадете едно съобщение и да го модифицирате, за да отговаря на различни канали за разпространение, като например Outlook, страници и новини в SharePoint, Teams и Viva Engage (очаквайте скоро). С толкова много опции може да е трудно да се определи най-добрият формат за всеки канал. Определянето на това кои формати работят най-добре, може да помогне за подобряване на ангажираността в цялата ви организация.

• Outlook
• SharePoint
• Teams
• Viva Engage

Outlook

Имейлът е чудесен за официални съобщения, които могат да повлияят на много групи хора. Имейлите са статични съобщения, които не могат да бъдат актуализирани след като бъдат изпратени, така че е най-добре да споделяте по имейл съдържание, което не изисква постоянни актуализации и промени. Обмислете дали да не използвате имейл за комуникация за неща, като например бизнес актуализации, представяне на нови служители и бързи актуализации на състоянието.

Предимства на комуникацията по имейл

Имейл комуникацията е мащабируема. Получателите на имейл могат да споделят с всеки, който има имейл адрес, а вашите читатели могат да привлекат вниманието, като отговорят или препратят имейла до по-широка аудитория. В резултат на това вашият имейл може да бъде прочетен от вашите директни получатели, както и от тези, на които е бил препратен имейлът. Имейлите също са чудесни инструменти за водене на записи и проследяване на ценни разговори.  

Когато създавате имейл, можете да добавите връзки към друго съдържание, като например страници на SharePoint и изображения, за да предоставите допълнителна стойност.

Неща, които трябва да имате предвид, когато комуникирате по имейл

Имейл съобщенията не могат да бъдат изпратени. Ако е допусната грешка, подателят трябва да изпрати последващ имейл с желаните корекции или оттегляне и след това да изпрати съобщението с корекциите. Добра практика е внимателно да проверите имейлите си преди изпращането, за да сте сигурни, че цялата информация е точна.   

 Имейл съобщенията са статични, което означава, че информацията не може да бъде премахната или актуализирана, а всяка изпратена информация представлява най-точната информация, налична в момента. 

Имейлите могат да бъдат филтрирани от папката "Входящи" на читателя, което води до игнориране или непрочетеност на съобщенията.

Научете повече за най-добрите практики при писане на чудесни имейли с Outlook.

Най-добри практики за комуникация чрез Outlook

Тон на гласа	Поддържайте имейлите професионални, информативни и приятелски настроени Имайте предвид аудиторията си, когато изготвяте посланието си, и базирайте тона си около темата.
Дължина	Поддържайте имейлите кратки и прости. Обобщете своите основни точки в първите няколко изречения, като започнете с най-важното.
Структура	Ако има ясен елемент за действие за вашата аудитория, използвайте реда за тема, за да го посочите ясно. В приветствието си посочете към кого се обръщате. Започнете с основното съобщение, последвано от допълнителна информация. Използвайте подходяща разредка, номериране или водещи символи за отделяне на основните точки. Поддържайте имейл подписа си кратък, професионален и без графики, ако е възможно.
Начини за увеличаване на ангажираността	Подчертайте вашия призив за действие, като го добавите към реда за тема, добавите го към първата третина на имейла, посочите го отделно и лесно видимо и го удебелите или осветите. Engage аудиторията си, като задавате въпроси в имейлите си.
Начини за измерване на ангажираността	Ангажираността с имейли може да се измери чрез проследяване на отговорите и завършванията на призива за действие.

SharePoint

Когато комуникирате чрез SharePoint, съобщенията могат да бъдат създавани с динамично съдържание, което може да се променя често. Комуникацията в SharePoint ви позволява да включите теми на страници, уеб части и персонализация с брандирана марка, за да създавате интерактивни елементи, които ще увеличат възможностите за ангажираност на читателя.

Използване на страница на SharePoint за комуникация с аудиторията

Страницата на SharePoint е уеб страница в сайта на SharePoint, която използва голямо разнообразие от елементи, като бутони, връзки, видеоклипове, изображения и други, за да състави и публикува съобщение, което може да се актуализира и променя с течение на времето (например важни събития или промени в правилата). Страниците могат да бъдат посетени от всеки, който има достъп да разглежда сайта, в който е създадена страницата.  

Научете повече за създаването на модерна страница на SharePoint.

Използвайте публикация на новини в SharePoint, за да комуникирате с аудиторията си

Публикацията с новини в SharePoint е страница на SharePoint, която ще се показва в информационния канал на Viva Connections и на други страници, които използват уеб част за новини, включително страницата концентратор на организацията. Можете лесно да конвертирате всяка страница на SharePoint в публикация с новини. Публикациите на новини също така ви позволяват да насочвате информацията си към конкретни демографски групи, които са категоризирани в рамките на вашата организация, като например маркетингов екип, екип по човешки ресурси или ръководство. Това насочване към аудитория дава на автора възможността да персонализира кой ще вижда публикацията му, след като бъде публикувана. 

Научете повече за създаването и споделянето на публикация с новини в SharePoint. 

Научете повече за насочването към аудиторията в SharePoint.

Предимства на комуникацията чрез SharePoint

Съобщенията, създадени в SharePoint, могат лесно да се променят или актуализират толкова често, колкото е необходимо. SharePoint също така ви позволява да преглеждате анализа на страници и да променяте настройките за разрешения. По-важното е, че SharePoint предоставя на потребителя възможността да включи повикване за действие с помощта на уеб частта "Повикване за действие", като вдъхновява зрителите да се ангажират. Използването на динамични уеб части ви позволява да помолите читателя да се ангажира допълнително, като превърта през картини, взаимодейства с диаграми, осъществява достъп до външни ресурси чрез връзки и позволява на читателите да харесват и да оставят коментари за обратна връзка за страницата на SharePoint. SharePoint ви позволява също да преглеждате анализа на страници и да променяте настройките за разрешения, за да контролирате кой има достъп до вашия сайт.

Неща, които трябва да имате предвид, когато комуникирате чрез SharePoint

Читателите трябва да имат достъп, за да прегледат сайта, където е публикувана страницата или публикацията с новини. Въпреки че потребителите могат да заявяват достъп до вашия сайт, тяхното искане ще бъде в изчакване, докато някой не отговори.

Най-добри практики за комуникация с SharePoint

Тон на гласа	Тонът на комуникацията ви чрез SharePoint трябва да съответства на указанията за марката на вашата фирма. Тонът също ще зависи от темата и целта на комуникацията. Обикновено комуникацията чрез SharePoint е приятелска и неофициална. Тонът на всяка страница или публикация на новини в SharePoint трябва да съответства на тона на сайта на SharePoint, в който ще се публикува страницата или публикацията на новината.
Дължина	Страниците на SharePoint са подходящи за по-дълги съобщения, състоящи се от две или повече теми. Помислете дали да не разделите големите съобщения на по-малки, визуално сегментирани части на вашата страница на SharePoint, за да направите съобщението смилаемо за вашата аудитория.
Структура	Използвайте секции на страници, шаблони и уеб части на SharePoint, за да насърчите читателите да взаимодействат с информацията чрез бутони, видеоклипове, галерии с изображения, формуляри, библиотеки с документи и др. Шаблоните са добра основа, от която да започнете. Използвайте уеб части, за да генерирате ангажиращи и интерактивни съобщения.
Начини за увеличаване на ангажираността	Използвайте уеб частите и форматирането на текста, за да създадете нещо лесно за четене и визуално привлекателно. Включете заглавие на страницата, което предоставя достатъчно информация за темата и всеки призив за действие. Използвайте уеб частта "Подканване за действие", за да вдъхновите потребителите да действат, като щракнат върху връзка по ваш избор.
Начини за измерване на ангажираността	Можете да използвате анализа на страниците на SharePoint за измерване на ангажираността.

Teams

Teams е страхотен за бърза комуникация, която достига до членовете на вашата организация, без да прекъсва работния им поток.

Ползи от комуникацията чрез Teams

Служителите в много организации прекарват по-голямата част от работния си ден в отворен Teams. Следователно, когато комуникирате чрез Teams, има вероятност бързо да достигате до хората, тъй като те няма нужда да отварят друго приложение или страница, за да видят публикацията ви.

Неща, които трябва да имате предвид, когато комуникирате чрез Teams

В зависимост от това как вашата организация използва Teams, е възможно хората да получават много известия в Teams на всеки час. Важно е да направите така, че вашите публикации в Teams да изпъкват, така че да привличат вниманието и да не бъдат игнорирани.

Най-добри практики за комуникация чрез Teams

Тон на гласа	Приложете приятелски и непринуден тон, когато пишете съобщения в Teams. Помислете дали да не използвате емоджита, които да илюстрират емоциите и да добавят цветни, забавни елементи към посланието си.
Дължина	Поддържайте публикациите в Teams кратки и лесни за сканиране. Обобщаване на основни точки и връзка към допълнителна информация, когато е необходимо.
Структура	Започнете публикациите с ключовата си идея. Използвайте инструмента за форматиране, за да стилизирате текст и да добавяте водещи символи за публикации с множество ключови точки. Предоставете кратко резюме и връзка, когато препращате към съществуващо съдържание (например страница или статия на SharePoint). Помислете дали да не добавите характер към съобщенията си с помощта на GIF файлове, илюстрации и изображения, предоставени от Teams.
Начини за увеличаване на ангажираността	Накарайте читателите да се ангажират с вашата публикация в Teams, като зададете въпроси или като ги насърчите да харесват и коментират под публикацията ви. Създавайте запитвания или публикувайте въпроси, така че всеки да може да вижда и да взаимодейства с отговорите на другите читатели. Използвайте @mentions , за да привлечете вниманието на определени лица или групи от хора.
Начини за измерване на ангажираността	Следете реакциите на Teams, като например палец нагоре. Отбележете си разговорите, които се провеждат във вашата публикация.

Viva Engage (очаквайте скоро)

Viva Engage е комуникационна платформа, която свързва хората в цялата организация, като им позволява да изграждат общности, да споделят информация и да ангажират служителите, обединявайки хората за постигане на общи цели и бърз достъп до информация. Viva Engage позволява на всички членове на една организация да задават публично въпроси, да участват в експерти и да участват в социален дискурс по различни теми.  

Организационните лидери могат да използват Viva Engage, за да стимулират културата и да тласнат организацията, като хостват събития на цялата фирма чрез видео на живо и при поискване. Комуникаторите могат също така да създават социални кампании, които да информират и да предизвикат въздействащи разговори в цялата организация.

Ползи от общуването чрез Viva Engage

Viva Engage е чудесна комуникационна платформа за енергизиране и насърчаване на сътрудничеството между служителите в цялата организация. Членовете на общността могат открито да си сътрудничат, да споделят идеи, информация и да се свързват по общи интереси.  

Когато комуникират със служителите чрез Viva Engage, комуникаторите могат лесно да насърчават и измерват ангажираността чрез....  

Вашата организация може да види колко ангажираност генерира дадена конкретна тема от това колко души са гледали публикацията и да даде на зрителите начин да реагират на съдържанието в съобщението чрез коментар, харесване или реакция. Ангажираността може да бъде допълнително насърчавана чрез маркиране на отделни лица с помощта на @ и тяхното име; като ги известявате за текущия разговор и ги насърчавате да участват.  

Научете повече за броя изгледи.

Неща, които трябва да имате предвид, когато комуникирате чрез Viva Engage

Когато комуникирате чрез Viva Engage, е важно информацията да е кратка и проста. Споделяйте връзки към по-дълги форми на съдържание и насърчавайте потребителите да взаимодействат, като задавате въпроси на аудиторията, насърчавате читателите да харесват, коментират и споделят вашата публикация в Viva Engage и включвате интерактивни елементи като анкети и проучвания.  

Поддържайте тона на публикациите си в Viva Engage приятелски, информативни и непринудени. В зависимост от размера на организацията и мащаба на комуникация може да е полезно да имате един-двама модератори, които могат да следят публикациите и да насочват разговора, ако започне да се отклонява от темата, да се отклонява от поляризираща тема или да забранява коментарите, ако е необходимо.  

Бъдете уважителни, ако критикувате мнението на другите, не покривайте теми, които могат да засрамят или отчуждат другите, и избягвайте поляризиране на теми като политика и религия. Не публикувайте нищо, което е поверително, поверително или изключва определена страна по негативен начин.

Тон на гласа	Вижте указанията за марката на вашата фирма, които са специфични за вашата организация. Тонът на вашата публикация трябва да бъде приятелски, информативен и непринуден. Бъдете уважителни, ако критикувате. Не покривайте теми, които могат да засрамят или отблъснат читателите ви, и избягвайте поляризиране на теми като политика или религия. Не публикувайте нищо, което е поверително или е поверително. Избягвайте да отделяте определена страна по негативен начин.
Дължина	Поддържайте публикациите кратки и лесни за преглеждане. Обобщаване на основни точки и връзка към допълнителна информация, когато е необходимо.
Структура	Започнете публикациите с ключовата си идея. Предоставете кратко резюме и връзка, когато препращате към съществуващо съдържание (например страница или статия на SharePoint). Използвайте изображения и видео, когато е необходимо. Използвайте @mentions и хаштагове, за да привлечете вниманието на конкретни лица или групи от хора.
Начини за увеличаване на ангажираността	Накарайте читателите да се ангажират с публикацията ви, като зададете въпроси или като ги насърчите да харесват, споделят и оставят коментари. Насърчете членовете си да канят други хора във вашата общност на Viva Engage. Създавайте запитвания или публикувайте въпроси, така че всеки да може да вижда и да взаимодейства с отговорите на другите читатели.
Начини за измерване на ангажираността	Отбележете си разговорите, които се провеждат във вашата публикация.