Задаване на правила за циркулярни документи

Когато изпращате писма до пощенския си списък, можете да персонализирате съобщението. Например включете думите "Просрочено" за някои получатели на базата на стойности в определени полета на източника на данни. Персонализацията се основава на правила, които се изпълняват, когато извършвате обединяването.

Примерът с "Просрочено" би използвал ако... След това... Else правило, указващо да се включи текстът "Просрочено" за получатели, при което стойността на полето "Краен срок" е минала.

Задаването на правила се извършва след избиране на получатели за циркулярните документи и след вмъкване на полета за циркулярни документи в документа.

Отидете направилото за пощенски съобщения> и изберете правило въз основа на описаното по-долу.

Питане

Например изпращате една и съща покана за тримесечно събрание. Вашият източник на данни не съхранява датите на събранието, а датата на събранието се показва повече от веднъж в поканата.

Чрез поставяне на показалци в документа и включване на поле "Питане", можете да изпълните едно и също обединяване за всяко събрание. Единственото, което трябва да въведете, е датата на събранието и ще я въведете само веднъж.

1. В циркулярния документ натиснете Ctrl+F9 и след това въведете име, за да създадете показалец. Повторете това, като използвате същото име, на всяко място, където искате в документа да се показва отговорът на полето Ask.
2. Поставете курсора някъде в документа, преди първия показалец, който току-що сте създали.
3. Отидете навъпроса заправилата>за пощенските съобщения>.
4. Изберете показалеца, който току-що създадохте (или въведете името му) и въведете подкана, като например "Дата на събитието?" в полето за подкана .
5. Изберете OK и след това отново OK .
6. В края на процеса, когато изберете "Готово & обединяване", изберете "Редактиране на отделни документи". Ще получите подкана за отговор за всеки получател. Този отговор ще бъде вмъкнат в показалците, които сте задали, в документите, които са резултат от обединяването.

Повече информация: Кодове на полета: поле Ask

Попълване

Например изпращате една и съща покана за тримесечно събрание. Вашият източник на данни не съхранява датите на събранията, а датата на събранието се показва само веднъж в поканата.

Като поставите поле за попълване в документа, можете да изпълните едно и също обединяване за всяко събрание. Единственото, което трябва да въведете, е датата на събранието.

1. Поставете курсора там, където искате да отиде текстът за попълване.
2. В раздела "Пощенски съобщения" отидете на"Попълванена правилата>".
3. Въведете подкана, като например "Дата на събитието?" в полето за подкана .
4. Изберете OK и след това отново OK .
5. В края на процеса, когато натиснете "Готово & обединяване", изберете "Редактиране на отделни документи". Ще получите подкана за отговор за всеки получател. Този отговор ще бъде вмъкнат в полето "Попълване" в документите, които са резултат от обединяването.

Повече информация: Кодове на полета: поле Fill-In

Ако... След това... Друго

Ако например изпращате кореспонденция до списък с участници в конференция, които пътуват в страната и чужбина. Полето "Страна/регион" във вашия източник на данни може да е празно за местните участници. Можете да използвате ако... След това... Иначе... правило за персонализиране на съобщението за всички получатели. Получателите, чието поле за страна/регион е празно, може да видят "Ще бъдете посрещнати на изхода при пристигане", докато всички останали получатели може да видят "Ще бъдете добре дошли на гишето в близост до митницата".

1. Поставете курсора там, където искате да вмъкне условният текст.
2. Отидете направилата> за пощенски съобщения>, ако... След това... Друго.
3. В списъка Име на поле изберете полето от вашия източник на данни, което ще определя условния текст.
4. В списъка за сравнение изберете начин за сравняване на стойността на данните.
5. В полето Сравняване с въведете стойността за сравнение (пропуснете това, ако сте избрали да е празно или да не е празно като сравнението).
6. В полето "Вмъкни този текст " въведете текста, който отива в документа, когато критериите за сравнение са изпълнени.
7. В полето "Вмъквай в противен случай " въведете текста, който отива в документа, когато критериите за сравнение не са изпълнени.
8. Изберете OK.

Повече информация: Кодове на полета: поле IF

Обедини запис №

Искате например кореспонденцията да показва на всеки получател позицията му в списъка с чакащи. Можете да сортирате списъка на получателите в хронологичен ред на записванията и след това да използвате правилото за обединяване на записа #, за да покажете номерираната позиция на получателя в списъка.

Номерът на запис отразява сортирането или филтрирането, което сте приложили към източника на данни преди обединяването.

1. Поставете курсора там, където искате да се появи номерът на запис.
2. Отидете на "Правила>за пощенски>съобщения", "Обединяване на записа" #.

Повече информация: Кодове на полета: поле MergeRec

Обедини поредица №

Например искате кореспонденцията да показва на всеки получател общия брой хора, които са се записали за събитие. Правилото Последователност на обединяване # ви дава броя на записите в циркулярния документ.

1. Поставете курсора там, където искате да се появи номерът на запис.
2. Отидете на "Правила>за пощенски> съобщения", "Обединяване на поредица" #.

Повече информация: Кодове на полета: поле MergeSeq

Следващ запис

Например използвате циркулярни документи, за да отпечатате списъка с контакти на един лист хартия. Използвайте правилото за следващ запис, за да укажете на Word да премине към следващия запис, без да започва нова страница.

1. Поставете курсора там, където искате да се появят данните от следващия запис.
2. Къмправилата>за пощенски съобщения>следващия запис.
3. Вмъкване на поле за обединяване за данните, които искате да следват
   Списъкът с имена на фирми може да изглежда така:
   «Company_Name»
   «Следващ запис»«Company_Name»
   «Следващ запис»«Company_Name»

Повече информация: Кодове на полета: поле Next

Следващ запис, ако

Искате например да има списък с участниците в конференцията за вътрешни пътувания на един лист хартия, а участниците в международни пътувания – на друг лист хартия. Полето "Страна/регион" във вашия източник на данни може да е празно за пътуващите в страната. Можете да използвате правило "Следващ запис Ако", което предотврати стартирането на нова страница на Word, докато не достигне до получателите, чието поле за страна/регион не е празно. За тази цел трябва първо да сортирате вашия източник на данни по страна/регион.

1. Поставете курсора там, където искате да се появят данните от следващия запис.
2. Къмправилата> за пощенски съобщения>Следващият запис ако.
3. В списъка Име на поле изберете името на полето за обединяване, като например "Град".
4. В списъка за сравнение изберете начин за сравняване на стойността на данните. Например за да отделите получателите в определен град, изберете Равно на.
5. В полето "Сравняване с " въведете стойността, която искате да използвате. Например за да отделите получателите в Токио, въведете "Токио " (пропуснете това, ако сте избрали да е празно или да не е като сравнение).

Повече информация: Кодове на полета: поле NextIf

Задаване на показалец

Например подготвяте покани за конференция, където основният говорител все още не е финализиран. Можете да оставите контейнери за името на говорещия в целия документ и да включите правило за задаване на показалци, при което въвеждате името на говорещия веднъж и то се появява във всички контейнери.

Контейнерите са Ref полета; правилото за задаване на показалец вмъква поле, което не се показва в документа (освен ако не натиснете Alt+F9, за да покажете кодовете на полета).

1. Поставете курсора някъде в документа.
2. Отидете на "Наборот правила>за пощенски>съобщения", въведете име и след това изберете OK.
3. Поставете курсора там, където искате да се появи текстът на показалеца.
4. Отидете на Вмъкване> наполе за бързи части> и изберете "Препратка".
5. Изберете името на показалеца, което току-що създадохте, и изберете OK.
6. Вмъквайте полето "Препр" навсякъде, където искате да се показва текстът на показалеца.
7. Преди да изпълните обединяването, щракнете с десния бутон върху полето "Set", изберете "Редактиране на поле" и въведете желания текст в текстовото поле.
8. Изберете OK.

Повече информация: Кодове на полета: поле Set 

Пропускане на запис, ако

Ако например притежавате магазин за дрехи и откривате, че имате в излишък определена тениска, но не и в най-широко разпространения размер. Когато се готови да разпратите листовка за разпродажба, ще изключите клиентите, които носят определен размер. Използвайте правилото за пропускане на записа If, за да сравните съдържанието на данните за размера на клиентите с размера, който искате да изключите.

1. Къмправилата>за пощенски> съобщенияПропускане на запис, ако.
2. В списъка " Име на поле " изберете името на полето за обединяване, като например "Размер".
3. В списъка за сравнение изберете начин за сравняване на стойността на данните. Например за да отделите клиентите, които носят определен размер, изберете "Равно на".
4. В полето "Сравняване с " въведете стойността, която искате да използвате. Например, за да отделите клиентите, които носят много малък размер, изберете XS (пропуснете това, ако сте избрали да е празен или не е празен за сравнението).

Повече информация: Кодове на полета: поле SkipIf