Dodatek k prohlášení o zásadách ochrany osobních údajů pro Excel

Ochranu osobních údajů můžou ovlivnit následující věci, a to buď zpřístupněním potenciálně citlivých informací třetím stranám, nebo tím, že vám umožní určit, jaké informace můžou být dostupné.

Použití šablon Office.com

Karta Nový (klikněte na kartu Soubor a potom na Nový) vám může poskytnout aktuální pomoc staženou z Office.com pro sešity, které jsou založené na šablonách. Můžete také odeslat svůj názor na šablony a zadat číselné hodnocení pro každou šablonu, kterou si stáhnete.

Při otevření šablony nebo souboru založeného na šabloně se Excel (v závislosti na nastavení online nápovědy) Office.com. Odešle ID této šablony, aktuálně používaného programu a standardní informace o počítači.

ID šablony slouží k identifikaci původní šablony jako šablony stažené z Office.com nebo zahrnuté v instalaci Excelu. Sešit jednoznačně neidentifikuje. ID je stejné pro všechny uživatele stejné šablony.

Propojení s obrázky a dalšími dokumenty

Pokud se rozhodnete vytvořit odkaz na obrázek, soubor, zdroj dat nebo jiný dokument na pevném disku nebo na serveru, cesta k danému souboru se uloží do sešitu. V některých případech může tento odkaz obsahovat vaše uživatelské jméno nebo informace o serverech v síti. U datového připojení si můžete zvolit, jestli chcete uložit uživatelské jméno nebo heslo v rámci odkazu na datové připojení.

Použijete-li v sešitu schéma XML, uloží se do sešitu cesta k vytvořenému schématu XML. V některých případech může tato cesta obsahovat vaše uživatelské jméno.

Datové funkce listu a sestavy kontingenčních tabulek

Pokud vytvoříte list, datovou funkci nebo sestavu kontingenční tabulky z externího zdroje dat, uloží se data, která z tohoto zdroje požadujete, jako součást listu společně s jedinečným identifikátorem zdroje dat. Uloží se taky uživatelské jméno osoby, která mezipaměť naposledy aktualizovala.

V závislosti na vašem nastavení sešitu nebo sestavy kontingenční tabulky se může zobrazit jenom podmnožina uložených dat. Chcete-li odebrat všechna tato uložená data, odeberte připojení ke zdroji dat z datových funkcí listu a odeberte všechny pivoty, které na data odkazují.

Grafy

Při vytváření grafu v aplikaci Excel můžete filtrovat data, která jste pro graf vybrali, tak, aby se zobrazila pouze jejich část. Všechna vybraná data se ale uloží spolu s grafem. Pokud chcete ostatním zabránit v tom, aby graf měnili nebo zobrazovali jeho data, vložte graf po jeho zkopírování do aplikace společnosti Microsoft jako rastrový obrázek. Pokud data ve vašem grafu pocházejí z externího zdroje dat, můžete graf chránit heslem, abyste zabránili ostatním uživatelům aktualizovat graf nejnovějšími daty z externího zdroje. Pokud je váš graf založen na datech v sešitě, ochrana heslem může zabránit jiným uživatelům v úpravách dat zobrazených v grafu.

Tisk

Při tisku excelového sešitu a následném uložení tohoto sešitu uloží Excel spolu s dokumentem cestu k tiskárně. V některých případech může cesta obsahovat uživatelské jméno nebo název počítače.

Alternativní text

Excel umožňuje přidávat a upravovat alternativní text pro tabulky, obrazce, obrázky, grafy, obrázky SmartArt a další objekty v sešitech. Alternativní text se uloží spolu se sešitem a může obsahovat osobní údaje přidané kterýmkoliv přispěvatelem prezentace. U některých objektů, jako jsou obrázky, které vkládáte do sešitu, je součástí výchozího alternativního textu cesta k souboru vloženého objektu.

Alternativní text můžou používat funkce přístupnosti, jako jsou čtečky obrazovky. Alternativní text je k dispozici každému, kdo má přístup k souboru.

Weby pracovního prostoru dokumentů

Excel umožňuje přístup k pracovnímu prostoru dokumentů na SharePointu. Pracovní prostor dokumentů je sdílený prostor, ve kterém můžete spolupracovat s ostatními členy týmu na jednom nebo více sešitech.

Při přístupu k pracovnímu prostoru dokumentů stáhne Excel data z webu pracovního prostoru dokumentů, aby vám poskytl informace o tomto webu. Mezi tato data patří:

• Název webu
• URL nebo adresa webu
• Jména, e-mailové adresy a úrovně oprávnění uživatelů webu
• Seznamy dokumentů, úkolů a dalších informací dostupných na webu

Aplikace Excel také ukládá seznam webů pracovního prostoru dokumentů, které jste v počítači navštívili, ve formě souborů cookie. Tento seznam slouží k zajištění rychlého přístupu k webům, které jste navštívili dříve. Společnost Microsoft nemá k seznamu navštívených webů přístup, a pokud se nerozhodnete tento seznam zveřejnit, nebude na Internetu k dispozici.

Faxová služba

Služba fax umožňuje odeslat fax přes internet a uspořádat faxy, které jste odeslali, v aplikaci Microsoft Outlook. Pokud chcete používat faxovou službu, musíte se zaregistrovat u poskytovatele faxových služeb nezávislého na společnosti Microsoft, který faxy zpracovává a odesílá přes internet. Microsoft neshromažďuje žádné údaje prostřednictvím funkce faxové služby.

Když se zaregistrujete k faxové službě, poskytovatel faxové služby vytvoří registrační balíček, který je uložený u poskytovatele faxové služby a v Excelu. Balíček se skládá z adresy webu poskytovatele faxových služeb a tokenu potvrzujícího váš přístup k poskytovateli faxových služeb. Při odeslání faxu z Excelu se tento registrační balíček připojí k dokumentu.

Faxovou službu můžete použít i k výpočtu ceny faxu, aniž byste ho ve skutečnosti odeslali. Pokud se rozhodnete vypočítat cenu faxu, Excel použije šifrované připojení k odeslání vašeho registračního tokenu, telefonního čísla, na které se má fax odeslat, a počtu stránek faxu poskytovateli faxové služby. Microsoft tyto informace nepřijímá ani neuchovává.

Výzkumný servis

Excel vám umožňuje vyžádat si informace o určitých termínech nebo slovních spojeních od řady poskytovatelů prémiového obsahu. Pokud požadujete vyhledání určitého slova nebo slovního spojení, aplikace Excel použije internet k odeslání požadovaného textu, aktuálně používaného softwarového produktu, národního prostředí, na kterém je nastaven systém, a autorizačních informací, z nichž vyplývá, že máte právo stahovat informace ze zdrojů informací, pokud je to třetí strana bude potřebovat.

Excel tyto informace odesílá do služby, kterou poskytuje Microsoft nebo vybraný třetí poskytovatel. Tato služba vrátí informace o slovu nebo slovním spojení, které jste požadovali.

Informace, které obdržíte, obsahují velmi často odkaz na další informace z webu služby. Pokud kliknete na tento odkaz, může poskytovatel služby přidat do vašeho systému soubor cookie, který vás bude identifikovat při budoucích transakcích. Společnost Microsoft nezodpovídá za metody nakládání s osobními údaji na webech a službách třetích stran. Microsoft neobdrží ani neuchová žádné z těchto informací, pokud nepošlete dotaz službě vlastněné Microsoftem.

Zdroje informací a odkazy můžete vypnout následujícím způsobem:

Služba překladu

Excel umožňuje přeložit celý dokument nebo jeho část pomocí dvoujazyčného slovníku nebo strojového překladu. Můžete si vybrat, jak chcete dokument přeložit.

Můžete vybrat nebo zadat slovo nebo slovní spojení, které chcete přeložit, nebo se můžete rozhodnout přeložit celý dokument, v obou případech tak, že v obou případech vyberete příslušnou možnost překladu v podokně Zdroje informací a reference.

Pokud vyberete nebo zadáte slovo nebo frázi, které chcete přeložit, bude zadaná fráze porovnána s dvojjazyčným slovníkem. Některé dvojjazyčné slovníky jsou součástí softwaru, jiné jsou dostupné na webu Office.com. Pokud zadané slovo nebo fráze nejsou uvedeny v dvoujazyčném slovníku, který je součástí vašeho softwaru, odešle se toto slovo nebo fráze v nezašifrované formě službě překladu společnosti Microsoft nebo třetí strany.

Pokud chcete přeložit celý sešit, odešle se tento soubor v nezašifrované formě službě překladu společnosti Microsoft nebo třetí strany. Stejně jako u jiných nešifrovaných informací, které se posílají přes internet, se může stát, že překládané slovo, slovní spojení nebo sešit uvidí někdo jiný.

Pokud se rozhodnete použít jeden ze slovníků dostupných na Office.com nebo překladatelskou službu třetí strany, Excel použije internet k odeslání požadovaného textu, typu používaného softwaru a nastavení národního prostředí a jazyka používaného vaším systémem. V případě služeb překladu třetí strany může aplikace Excel odeslat také ověřovací informace uložené v mezipaměti, které značí, že jste se dříve přihlásili pro přístup k webovému serveru.

SharePoint

Služba Microsoft SharePoint poskytuje sdílené webové pracovní prostory, ve kterých můžete spolupracovat na dokumentech nebo schůzkách.

Pokud přistupujete k sharepointovému webu pomocí webového prohlížeče nebo libovolné aplikace Office, ukládá daný web do počítače soubory cookie (pokud máte oprávnění vytvářet na daném webu nové podřízené weby). Společně vzato tvoří tyto soubory cookie seznam webů, k nimž máte oprávnění. Tento seznam používá několik programů systému Office k poskytování rychlého přístupu k webům, které jste již dříve navštívili.

Společnost Microsoft nemá k seznamu navštívených webů přístup, a pokud se nerozhodnete tento seznam zveřejnit, nebude na Internetu k dispozici.

Když v SharePointu vytvoříte nový web nebo seznam, případně přidáte nebo pozvete uživatele do existujícího webu nebo seznamu, uloží web pro každou osobu (včetně vašeho) následující údaje:

• Jméno a příjmení
• E-mailová adresa

ID uživatele je přidáno do každého prvku, který vy nebo jiní uživatelé webu na web přidáte nebo na webu upravíte. Stejně jako u veškerého obsahu na sharepointovém webu by měli mít k těmto informacím přístup jenom správci a členové daného webu.

Všechny prvky webu služby SharePoint zahrnují dvě pole: Autor aAutor změny. Do pole Autor se vyplní uživatelské jméno osoby, která prvek původně vytvořila, a datum vytvoření. Pole Autor změny se vyplní uživatelským jménem osoby, která sešit naposledy změnila, a datem poslední změny.

Správci serverů, na kterých jsou hostovány weby služby SharePoint, mají přístup k některým datům z těchto webů. Tato data jsou používána k analýze vzorců používání webu a ke zlepšování procenta doby, po kterou je web dostupný. Jsou dostupná pouze pro správce serverů a nejsou sdílena se společností Microsoft, s výjimkou případů, kdy společnost Microsoft hostuje web služby SharePoint. Konkrétně zaznamenaná data zahrnují jména, e-mailové adresy a oprávnění všech uživatelů s přístupem k webu.

Všichni uživatelé s přístupem k určitému webu služby SharePoint mohou prohledávat a zobrazit veškerý obsah, který je na tomto webu k dispozici.

Auditování

Microsoft SharePoint poskytuje funkce auditování, které správcům umožňují udržovat spolehlivý záznam o tom, jak uživatelé pracují s určitým obsahem.

Když správci SharePointu povolí funkci Auditování, server automaticky zaznamená do databáze obsahu SharePointu určité akce provedené uživatelem. Mezi tyto akce patří zobrazení, úprava, vrácení se změnami a rezervace. Pro každou zaznamenanou akci server zaznamená identifikační informace o souboru, akci a ID SharePointu uživatele. Společnosti Microsoft nejsou jako součást této funkce zasílána žádná data.

Tato funkce je ve výchozím nastavení vypnutá a je dostupná pouze pro správce webů služby SharePoint, na kterých je uložen obsah.

Zasílání rychlých zpráv a oznámení

Excel umožňuje odesílat rychlé zprávy přímo z aplikace samotné a umožňuje přijímat upozornění, když jsou uživatelé online nebo když se provedou určité změny ve sdílených sešitech nebo pracovních prostorech.

Excel může pomocí klienta pro zasílání rychlých zpráv zobrazit online stav ostatních lidí a posílat jim zprávy. Excel obsahuje webový ovládací prvek, který umožňuje zobrazení informací o stavu na webové stránce pomocí rychlých zpráv. Stránky Microsoft SharePointu využívají tento ovládací prvek. Tyto stránky nepřenášejí data o stavu zpět na webový server.

Tento webový ovládací prvek lze použít k přenosu informací o stavu z programu rychlého zasílání zpráv na webový server. Ve výchozím nastavení se informace o stavu dají posílat jenom na weby v intranetu, na důvěryhodné servery a na weby v místním počítači.

Nové formáty souborů

Aplikace Excel používá formáty souborů založené na jazyce XML. Tyto formáty souborů XML jsou rozšiřitelné, což znamená, že uživatelé mohou v souborech určit další schémata a značky. Doplněk nebo jiný kód třetí strany může k těmto formátům souborů XML rovněž připojit další informace v podobě metadat, která nelze v aplikaci Excel zobrazit.

Metadata, která jsou přidružená k souboru XML, můžete ověřit tak, že je zobrazíte v textovém prohlížeči.

Komentáře

Pokud do souboru uložíte komentáře, Excel ve výchozím nastavení přidá ke každému komentáři vaše iniciály. Tyto informace jsou k dispozici všem, kdo mají k souboru přístup.

Své osobní údaje můžete z těchto komentářů odebrat takto:

1. Klikněte na kartu Soubor.
2. Klikněte na tlačítko Informace.
3. Klikněte na Zjistit možné problémy a potom na Zkontrolovat metadata.

Sledování změn

Pokud provedete změny v souboru se zapnutou funkcí Sledování změn, uloží se ve výchozím nastavení vaše uživatelské jméno nebo iniciály do sešitu a spojí se se změnami, které jste provedli. Tyto informace budou spolu s původním a upraveným textem dostupné všem uživatelům, kteří mají k vašemu dokumentu přístup.

Po přijetí nebo odmítnutí těchto změn bude vaše jméno odebráno. Své osobní údaje můžete z těchto změn odebrat také následujícím způsobem:

1. Klikněte na kartu Soubor.
2. Klikněte na tlačítko Informace.
3. Klikněte na Zjistit možné problémy a potom na Zkontrolovat metadata.

Kde může být uloženo vaše jméno

V některých případech Excel ukládá vaše jméno, aby vám umožnil používání některých funkcí snadněji používat. Vaše jméno je například uloženo v těchto umístěních:

• Pole Author
• Vlastnost souboru AuthorName

Jméno můžete z těchto polí a vlastností odebrat takto:

1. Klikněte na kartu Soubor.
2. Klikněte na tlačítko Informace.
3. Klikněte na Zjistit možné problémy a potom na Zkontrolovat metadata.

Řešení systém Microsoft Office vytvořená jinými společnostmi mohou ve vlastních vlastnostech přidružených k souboru obsahovat také vaše jméno nebo jiné osobní údaje.

Používáte-li ovládací prvky systém Microsoft Office Web Control, Microsoft Excel Data Access, DataCalc nebo jiné funkce, které umožňují přímé připojení k jinému zdroji dat, mohou být informace o autorizaci (ID uživatele a heslo) uloženy v sešitu. Pokud chcete změnit nebo odstranit tyto informace o autorizaci, budete muset změnit vlastnosti připojení pomocí metody specifické pro metodu připojení.

Další skrytá data a metadata

Ve výchozím nastavení obsahuje každý soubor uložený Excelem následující vlastnosti souboru:

• Autor
• Manažer
• Společnost
• Naposledy uložil
• Jména recenzentů sešitu

Kromě toho mohou být do souboru uloženy další vlastnosti v závislosti na funkcích nebo řešeních jiných výrobců, která používáte. Pokud je například sešit součástí pracovního postupu dokumentu, uloží se další vlastnosti souboru pro sledování pracovního postupu.

Tyto informace jsou k dispozici všem, kdo mají k souboru přístup.

Své jméno můžete z těchto vlastností odebrat takto:

1. Klikněte na kartu Soubor.
2. Klikněte na tlačítko Informace.
3. Klikněte na Zjistit možné problémy a potom na Zkontrolovat metadata.

Pomocí funkce Zkontrolovat metadata můžete také odebrat jiné typy dat, které nemusí být dostupné ve všech zobrazeních, například komentáře a revize. Společnost Microsoft doporučuje spustit funkci Zkontrolovat dokument u všech sešitů, které chcete zpřístupnit veřejnosti.

Do souborů systém Microsoft Office je možné zahrnout i skrytá data a metadata pomocí objektového modelu systém Microsoft Office. Obrázky můžete například v objektovém modelu systém Microsoft Office zneviditelnit, což znamená, že je neuvidíte při otevření souboru, ale obrázek bude uložený v souboru a bude možné ho později zobrazit.

Záznam maker

Záznam makra umožňuje zaznamenat sled akcí, abyste je později mohli zopakovat. Pokud se rozhodnete zaznamenat makro, uloží se vaše uživatelské jméno jako komentář do kódu při prvním vytváření makra. Z tohoto umístění můžete své uživatelské jméno ručně odebrat.

Digitální podpisy

Digitální podpis je volitelná funkce, která umožňuje ověřit identitu osoby, která vám sešit poslala. Digitální podpis je jedinečná šifrovaná hodnota dat v sešitu, který podepisujete. Když odešlete sešit s digitálním podpisem, pošle se tento podpis příjemci spolu s daty v sešitu a důvěryhodným digitálním certifikátem od vás (odesílatele). Digitální certifikát je vydán certifikační autoritou, například společností VeriSign, a obsahuje informace k ověření odesílatele a ověření, že nedošlo ke změnám původního obsahu sešitu. Aplikace Excel může automaticky kontaktovat certifikační autoritu online, aby digitální podpis ověřila.

Když podepíšete sešit, zobrazí se dialogové okno s informacemi, které jsou součástí digitálního podpisu, jako je datum a čas systému, číslo verze operačního systému, číslo verze systém Microsoft Office a číslo verze Excelu.

IRM (Správa přístupových práv k informacím)

Správa přístupových práv k informacím (IRM) umožňuje udělit určitým uživatelům nebo skupinám oprávnění k přístupu a úpravám sešitu. I přes některé podobnosti není technologie IRM totéž co zámek dokumentu. Technologie IRM umožňuje nastavit celému sešitu oprávnění pro velmi specifické akce, jako je tisk dokumentu nebo přeposlání dokumentu jiným lidem, a také pro čtení nebo úpravy sešitu.

Pokud uložíte sešit s povolenou technologií IRM, uloží Excel do tohoto sešitu seznam všech uživatelů, kteří mají práva k danému sešitu, spolu s údaji o jejich oprávněních. Tyto informace jsou šifrované, takže k nim mají přístup jenom vlastníci sešitu.

Sešity s povolenou technologií IRM navíc obsahují licence obsahu. Licence obsahu obsahuje e-mailovou adresu, oprávnění a ověřovací informace. Pokaždé, když se někdo pokusí otevřít sešit s povolenou technologií IRM, Excel zkontroluje licence obsahu uložené v sešitě podle identity uživatele. Pokud uživatel sešit zatím neotevřel, kontaktuje Excel server technologie IRM, ověří identitu uživatele, stáhne novou licenci obsahu pro uživatele (za předpokladu, že má uživatel potřebná práva) a uloží tuto licenci obsahu do sešitu.

Vlastníci sešitu mají možnost neukládat do sešitu licence obsahu. Pokud ale tato licence obsahu není v sešitu uložená, musí Excel kontaktovat server technologie IRM při každém otevření sešitu. Pokud aplikace Excel není připojena k síti nebo nemůže kontaktovat server technologie IRM, nelze sešit otevřít.

Zámek sešitu

Zámek sešitu umožňuje chránit excelový sešit různými způsoby, například udělit jenom některým uživatelům oprávnění k úpravám, psaní komentářů nebo čtení sešitu.

Když použijete zámek sešitu, zobrazí se výzva k zadání ID uživatele. Tato ID uživatelů mohou mít podobu účtů domény systému Windows systém Windows NT (například DOMAIN\uživatelské jméno) nebo e-mailových adres Windows Live ID (například). someone@example.com Tato ID uživatele se uloží vždy, když uživateli udělíte práva ke čtení nebo změnám oblasti textu.

Sešit aplikace Excel je možné chránit bez použití hesla. Pokud se rozhodnete zamknout sešit bez hesla, každý, kdo bude sešit číst, uvidí ID uživatelů uživatelů, kterým byl udělen přístup. Pokud je sešit uložený ve formátu XML nebo HTML, budou ID uživatelů k dispozici každému, kdo bude soubor číst.

Pokud chcete přístup k ID uživatelů dále omezit, můžete tento soubor uložit pomocí hesla nebo pomocí Správy přístupových práv k informacím (IRM). Tato ID uživatelů uvidíte jenom vy a další lidé, kterým byl udělen přístup.

Selhání ověření souborů Office

Při otevření některých dřívějších verzí excelových souborů v systém Microsoft Office ověření souborů Office zkontroluje, jestli struktura souboru odpovídá specifikacím Microsoftu pro daný formát souboru. Pokud soubor tímto ověřením projde, systém Microsoft Office jej otevře v chráněném zobrazení.

Po ukončení Excelu se do počítače uloží kopie každého souboru, který neprojde ověřením souboru Office. Zasílání zpráv o chybách společnosti Microsoft se vás pravidelně zeptá, zda souhlasíte s odesláním kopie těchto souborů společnosti Microsoft. Další informace o Zasílání zpráv o chybách společnosti Microsoft, včetně úplného prohlášení o zásadách ochrany osobních údajů, najdete v Prohlášení o zásadách ochrany osobních údajů obsažených v Zasílání zpráv o chybách.

Automatické revize Office

Excel automaticky ukládá kopie sešitu, zatímco je upravujete. Pomůže vám to obnovit sešity, pokud omylem zavřete sešit bez uložení změn. Pokud se rozhodnout neukládat kopie sešitů automaticky, postupujte takto:

K naposledy uloženým verzím dříve uložených sešitů můžete získat přístup a odstranit je tak, že kliknete na kartu Soubor , kliknete na Informace a pak kliknete na požadovaný sešit v části Verze. Poslední automaticky uložené verze nově vytvořených sešitů můžete zobrazit a odstranit tak, že kliknete na kartu Soubor , kliknete na Informace, kliknete na Spravovat verze a pak kliknete na Obnovit neuložené sešity. Pokud automaticky uložené sešity neotevřete a nepoužíváte, aplikace Excel je pravidelně odstraňuje. Další informace najdete v tématu Obnovení souborů Office.

Začátek stránky