Kalendář Outlooku je plně integrovaný s e-maily, kontakty a dalšími funkcemi. Díky této integraci je Kalendář jednou z nejoblíbenějších součástí Outlooku. V tomto článku vás provedeme používáním různých funkcí Kalendáře. Navíc vás seznámíme s vylepšeními kalendáře, která jsou speciálně zacílená na zajištění konzistentnějšího uživatelského komfortu.
Práce ve scénáři správce/delegát
Pokud to vaše organizace umožňuje, nakonfigurujte Outlook na připojení k poštovní schránce Exchange pomocí režimu Cached Exchange. Tím dosáhnete nejlepšího výkonu.
Novější verze Microsoft Outlooku, Microsoft Entourage, Outlooku pro iOS, Outlooku pro Android a Microsoft Outlook pro Mac obsahují spoustu vylepšení funkce delegování.
U nových scénářů sdílení modelu (REST) doporučujeme zvolit jednodušší úrovně oprávnění (může upravit, může zobrazit názvy a umístění atd.) namísto přizpůsobování oprávnění pro delegáty. Vlastní úrovně oprávnění nejsou při sdílení nových modelů podporované a můžou vést k neočekávaným výsledkům. Je technicky možné, aby více delegátů stejného správce používalo kombinaci starého modelu (MAPI) a nového modelu (REST). Doporučujeme, aby se v novém modelu sdílení nakonfigurovaly všechny vztahy mezi správcem a delegátem.
Omezení počtu delegátů
Outlook neomezuje počet delegátů, které můžete přidat. Doporučujeme ale, abyste oprávnění Editor udělili jednomu (1) delegátovi. Tak můžete sledovat, kdy a jak byla schůzka zpracovaná. Pokud zvážíme skutečnost, že delegát může pro přístup k vašim datům použít víc zařízení, pak pokud máte hodně delegátů s oprávněními Editor, je hodně těžké určit, proč chybí schůzky nebo proč nejsou aktuální.
I když udělíte oprávnění Editoru jenom jednomu delegátovi, vyhněte se přidávání velkého počtu delegátů s oprávněními Kontrolor nebo Přispěvatel. To proto, že přidání velkého množství delegátů může vyčerpat ostatní zdroje. Například můžete dosáhnout limitu velikosti pro data pravidla. Když přidáte delegáta, provedou se různé změny:
- Outlook nastaví oprávnění pro příslušné složky.
- Atribut PublicDelegates služby služba Active Directory se aktualizuje na přidání oprávnění „Za uživatele“ k delegátovi.
- Outlook delegáta přidá do pravidla pro přeposlání u poštovní schránky vedoucího. Tím dojde k přeposlání žádostí o schůzku delegátovi.
- Outlook ukládá dodatečné informace o delegátovi do poštovní schránky správce.
Každá z těchto oblastí pro jednotlivé komponenty může mít různá omezení. Přiblížení se k těmto omezením může mít nepříznivý vliv na výkon a stabilitu.
Poznámky:
- Během vývoje a testování produktu Microsoft používal maximum čtyř (4) delegátů. Tito delegáti navíc používali jenom Outlook. Součástí testování nebyla žádná zařízení.
- Pokud musí být dočasně nebo trvale nahrazený delegát s oprávněními Editor, změňte tato oprávnění z hodnoty Editor na Revidující nebo žádné. Potom oprávnění Editor udělte novému nebo záložnímu delegátovi.
Poznámka
Nastavení skupiny zabezpečení jako delegáta se nepodporuje. Místo toho by měli být jako delegáti nakonfigurovaní jednotliví uživatelé.
Práce s opakovanými schůzkami
Nastavení koncových dat a omezení počtu výskytů
Outlook usnadňuje plánování schůzek, které mají víc pravidelných výskytů. Doporučujeme, abyste vždycky nastavili datum ukončení a omezili opakující se schůzky na konkrétní počet výskytů v řadě. Opakované schůzky budou někdy pravděpodobně vyžadovat úpravu. Například budete chtít přidat nebo odebrat účastníky v jednom výskytu, změnit místo nebo čas v případě dovolených nebo nepředvídatelných událostí. Outlook ukládá každou z těchto jedinečných změn jako výjimku schůzky. Schůzky s velkým počtem výjimek vedou k sérii schůzek, která se obtížně spravuje. Kromě toho to může vést k neočekávanému chování. Když aktuální série schůzek skončí, můžete kdykoli vytvořit novou. Pokud přemýšlíte o počtu výskytů, zvažte frekvenci. Schůzka dvakrát za týden bude mít v průběhu roku o 90 výskytů víc než schůzka jednou za měsíc ve stejném období.
Ukončení opakované schůzky před původním koncovým datem
Ačkoliv je možné opakovanou schůzku zrušit, lepší volbou je změna koncového data celé řady. Tím budete mít spolu s účastníky možnost vést evidenci schůzek, které proběhly v minulosti. Pokud zrušíte úplně celou opakovanou schůzku, tato historie se ztratí. Nejlepší volbou je nastavit nové koncové datum a potom poslat aktualizaci všem účastníkům. Tím se řada schůzek ukončí dřív a zůstane zachovaná evidence předchozích schůzek.
Poznámka
- Pokud sérii schůzek ukončíte dřív, výjimky související s opakovanými schůzkami se ztratí. Další informace o výjimkách najdete výše v části Nastavení koncových dat a omezení počtu výskytů.
- Tento osvědčený postup platí taky v případě, že potřebujete změnit předmět existující řady schůzek. Předčasně ukončete sérii schůzek a vytvořte novou opakovanou schůzku s jiným předmětem.
Další informace o zrušení všech budoucích schůzek v řadě najdete v tématu Zrušení všech budoucích schůzek v řadě.
Změna organizátora
Outlook neumožňuje změnit organizátora schůzky. Pokud chcete změnit organizátora opakující se schůzky, opakovanou schůzku ukončete. To uděláte tak, že nastavíte dřívější koncové datum a pošlete aktualizaci všem účastníkům. Jakmile dokončíte tento krok, měl by nový organizátor vytvořit novou opakovanou schůzku.
Další informace o nastavení dřívějšího koncového data najdete v tématu Zrušení schůzky.
Nepoužívejte opakované schůzky ke sdílení příloh
Přílohy zvyšují složitost výjimek opakovaných schůzek. Každá výjimka obsahuje svou vlastní kopii příloh. Při přidávání výjimek k opakovaným schůzkám se vytvářejí nové kopie příloh. Pokud uděláte změny v jedné sadě příloh, nepromítnou se do dalších výjimek. Pokud požadujete, aby všichni účastníci měli nejnovější kopie změn jakékoli schůzky, doporučujeme pokud možno uložit přílohy na SharePoint nebo OneDrive a sdílet je s odkazem.
Poznámka
Akce přidávání a odebírání příloh k samostatným, opakovaným schůzkám jsou plně podporované.
Zpracování všech žádostí o schůzku a jejich zrušení
Ačkoli žádost o schůzku můžete odstranit přímo ze složky Doručená pošta, měli byste ji řádně zpracovat tak, že ji přijmete nebo zamítnete. Schůzky ze složky Doručená pošta odebírejte vždycky pomocí příkazu Odebrat z kalendáře. Vyhněte se zpracování schůzek přímo v modulu Kalendář.
Schůzky nekopírujte
Outlook záměrně odebírá všechny odkazy mezi zkopírovanou schůzkou a původní schůzkou. To pomáhá zabránit inkonzistenci. Novější verze Outlooku přidají do předmětu řetězec Kopie:. Díky tomu můžete snadno rozpoznat kopie schůzky.
Od verze 2311 Outlooku se už kopírování schůzek nepodporuje. Jedná se o záměrnou změnu, která má zabránit kopírování schůzek. Akce týkající se zkopírovaných schůzek vedou k neočekávaným výsledkům, proto doporučujeme se kopírování schůzek vyhnout. To je dlouhodobě zdokumentovaný osvědčený postup. Aby se neočekávaným výsledkům omezilo, implementoval tým Outlooku blokování kopírování schůzek.
Další informace o nedávné aktualizaci, která blokuje kopírování schůzek, najdete tady:
Outlook blokuje kopírování schůzek s textem "Kopírování schůzek není podporováno".
Přeposílání žádostí o schůzku
Když pro přeposlání schůzky člověku, kterého jste původně nepozvali, použijete Outlook, aplikace pošle organizátorovi schůzky oznámení o přeposlání schůzky. Když organizátor obdrží oznámení o schůzce, přidá se do schůzky organizátora nový účastník. Pokud existující účastníci potřebují vědět, že se ke schůzce přidal nový účastník, organizátor musí takovou schůzku otevřít a všem účastníkům poslat aktualizaci schůzky.
Poznámka
- Organizátorům se nedoporučuje přeposílat vlastní události kalendáře, mohlo by dojít k neočekávanému chování. Místo toho by organizátoři měli k přidání nebo odebrání účastníků použít pole Povinná/Volitelná. To platí i v případě, že delegát spravuje kalendář jménem organizátora.
- Pokud chcete dát někomu vědět o schůzce, ale nechcete ho pozvat, jednoduše přetáhnete žádost o schůzku z kalendáře na ikonu Pošta v levém dolním rohu Outlooku. Otevře se e-mail s informacemi o schůzce, který můžete poslat. Všimněte si, že tento e-mail nepřidává příjemce do schůzky a obsahuje jenom informace o schůzce, jako je datum, čas, předmět a program schůzky.
Uživatelé Microsoft Exchange
Microsoft Exchange Server 2007 taky zavedl Oznámení o předání schůzky, jako součást funkce Automatické plánování. Pokud pro připojení k poštovní schránce na serveru Exchange organizace používáte aplikaci Outlook, může chování oznámení o předání schůzky podléhat nastavením serveru Exchange, pokud je to tak nakonfigurované správcem serveru Exchange. Správce serveru Exchange může například zabránit odesílání oznámení o předání schůzky do vzdálených domén.
Obecně doporučujeme, aby účastníci schůzku nepřeposílali, pokud nejsou ve stejné organizaci využívající Exchange jako organizátor, když nejsou splněné následující podmínky:
- Účastník používá Microsoft Outlook 2010 nebo novější.
- Správce serveru Exchange účastníka umožňuje posílání oznámení o přeposlání schůzky do vzdálených domén.
- Organizátor používá jako klienta Microsoft Outlook.
V případě, že účastník využívá jiný poštovní systém než Exchange, obecně doporučujeme schůzku nepřeposílat, pokud nejsou splněné všechny následující podmínky:
- Účastník používá Microsoft Outlook 2010 nebo novější.
- Organizátor používá jako klienta Microsoft Outlook.
Pokud organizátor schůzky z nějakého důvodu oznámení o přeposlání schůzky nedostane, účastníci schůzky se k jeho schůzce nepřidají. Pokud organizátor schůzku později změní a rozešle aktualizaci, aktualizace se odešle pouze původním pozvaným uživatelům. Účastníci, kteří před tím obdrželi předanou kopii schůzky, aktualizaci neobdrží.
Pokud vám výš uvedená omezení brání úspěšně a konzistentně předávat pozvání na schůzky, nejlépe uděláte, když požádáte organizátora schůzky, aby požadované účastníky přidal. Je důležité, abyste požádali organizátora schůzky, aby přidal požadované účastníky, pokud si nejste jistí, že vaše prostředí i prostředí požadovaných účastníků splňují výše uvedené podmínky.
Poznámka
Delegáti Outlooku oznámení o přeposlání schůzky neobdrží.
Další doporučení pro uživatele Microsoft Exchange
Údržba zařízení, která se připojují k vašemu kalendáři
Všechna zařízení, která se připojují k vašemu Kalendáři, musí mít nainstalované všechny poslední aktualizace. Některá zařízení využívají k synchronizaci Kalendáře a ostatních složek protokol Exchange ActiveSync. Mezi tato zařízení patří Outlook pro iOS, Outlook pro Android, Apple iOS a zařízení s Androidem. Zařízení BlackBerry od společnosti Research In Motion (RIM) se s Kalendářem můžou synchronizovat taky.
Poznámka
V některých případech může víc klientů a zařízení Outlooku upravovat položky současně, což může způsobovat konflikty. Abyste minimalizovali pravděpodobnost takových případů, nezpracovávejte stejnou položku na dvou nebo víc klientech nebo zařízeních v relativně krátkém časovém období.
Správa doplňků integrovaných s Outlookem
Většina doplňků Outlooku přistupuje k jeho datům. Doplněk může změnit položku Outlooku, kterou ve stejnou dobu upravujete, ať už v Outlooku nebo na jiném zařízení. To může způsobovat konflikty. Abyste pravděpodobnost výskytu těchto konfliktů minimalizovali, nainstalujte si poslední aktualizace pro veškeré doplňky nebo programy integrované s Outlookem. Odinstalujte nebo zakažte všechny programy a doplňky, které nepoužíváte nebo které nepotřebujete s Outlookem integrovat.
Poznámka
V některých případech může víc klientů a zařízení Outlooku upravovat položky současně, což může způsobovat konflikty. Abyste minimalizovali pravděpodobnost takových případů, nezpracovávejte stejnou položku na dvou nebo víc klientech nebo zařízeních v relativně krátkém časovém období.