Vytvoření plánovacího hlasování v Outlooku pro Windows

Organizátor může prostřednictvím funkce Plánování hlasování odeslat více časových možností a minimalizovat tak e-maily o plánování.

Vytvoření hlasování v Outlooku

1. Vyberte nastavení schůzky.

   1. Zobrazení všech hlasování: Kliknutím na tento odkaz zobrazíte a spravujete všechna hlasování, která jste vytvořili.

   2. Časové pásmo: Výběrem rozevírací nabídky časového pásma můžete pro schůzku změnit časové pásmo.

      Poznámka

      Použité časové pásmo se načte z nastavení organizátora, ale ze seznamu můžete vybrat nové pásmo. Letní čas se bere v úvahu a schůzky po ročním přechodu ukazují správný čas.

   3. Doba trvání: Ze seznamu vyberte dobu trvání schůzky.

   4. Hodiny schůzky: Zaškrtnutím omezíte navrhované časy schůzek pouze na pracovní dny a pracovní dobu.

      Poznámka

      Výchozí pracovní doba se buď načte z nastavení organizátoru (pokud je dostupné), nebo se použije nastavení Exchange. Výchozí nastavení je 8:00 až 17:00, pokud se nenajde žádné nastavení.

   5. Výběr data: Výběr data vám umožní vybrat různá data a zobrazit dostupnost času. Do hlasování můžete přidat časy z různých dat. Alternativně můžete pomocí tlačítek se šipkou doleva nebo doprava přejít na předchozí nebo další den a pomocí ikony kalendáře (mezi tlačítky se šipkami) přejít zpátky na dnešek.

2. Scheduling Poll (Plánování hlasování) prohlédne rozvrhy účastníků (pokud jsou k dispozici) a navrhne seznam vhodných časů schůzek. Mezi faktory, pomocí kterých se určují nejlepší možnosti, patří, kolik účastníků má volno, kolik povinných nebo volitelných účastníků má volno, jestli účastníci v konfliktu mají ve svém kalendáři nezávazné nebo zaneprázdněné závazky.

   Poznámka

   Plánování hlasování používá váš firemní účet Microsoft 365 pro přístup k vašemu kalendáři a kalendářům účastníků ve vaší organizaci k určení dostupnosti. V kalendářích, které nejsou přidružené k účtu Microsoft 365, se dostupnost účastníka zobrazí jako neznámá.

   1. People Icons: Najetím myší na ikonu osoby zobrazíte dostupnost účastníků a informace o tom, jestli jsou povinní nebo nepovinní.

      1. Podtrženo: Organizátor
      2. Zelená: K dispozici
      3. Červená: Zaneprázdněn
      4. Fialová: Mimo kancelář
      5. Šedá: neznámá

   2. Tlačítko Rozbalit/Sbalit: Umožní vám zobrazit podrobný seznam dostupnosti účastníků a zda jsou pro daný časový návrh povinní nebo nepovinní.

3. Vyberte několik vhodných časů schůzky. Tlačítko Další bude aktivní, pokud vyberete jednu nebo více možností.

4. Vyberte Další. Před dokončením vytváření hlasování se vám zobrazí seznam vybraných časů a nastavení hlasování.

   

   1. Teď můžete odstranit všechny vybrané časy schůzek kliknutím na ikonu odstranění v seznamu vybraných časů .

   2. Máte možnost přidat místo schůzky.

   3. Online schůzky jsou ve výchozím nastavení povolené. Zaškrtněte políčko Online schůzka , abyste ji zakázali. Název nastavení se aktualizuje podle výchozího poskytovatele schůzek vybraného vaší organizací. Poskytovatele schůzky můžete změnit v nastavení Outlooku.

   4. Pomocí tlačítka Rozbalit/Sbalit zobrazíte možnosti v části Spravovat nastavení hlasování.

      1. Naplánujte, když účastníci dosáhnou konsensu: Událost kalendáře je automaticky naplánována, pokud všichni požadovaní účastníci hlasovali pro konkrétní možnost času. Pokud je k dispozici více možností, naplánuje se první možnost.
      2. Blokovat vybrané časy v kalendáři: Pro každou možnost, kterou navrhnete, se ve vašem kalendáři umístí nezávazná událost. Všechna blokování se odeberou, když je schůzka naplánovaná nebo se hlasování zruší.
      3. Informujte mě o aktualizacích hlasování: Při každém hlasování účastníka obdržíte e-mail. Zpráva obsahuje aktuální stav hlasování a možnost plánování.
      4. Vyžadovat, aby účastníci ověřili svou totožnost: Aby se zabránilo anonymnímu hlasování, budou účastníci před hlasováním požádáni o ověření.

1. Zamknout hlasování pro účastníky: Účastníci nebudou moct navrhovat nové časy ani upravovat ostatní účastníky.

   Poznámka

   Správci tenanta můžou taky aktualizovat některá z těchto nastavení na úrovni organizace pomocí příslušných rutin. Další informace najdete v části
   Set-OrganizationConfig (ExchangePowerShell):
   FindTimeAttendeeAuthenticationEnabled, FindTimeAutoScheduleDisabled, FindTimeLockPollForAttendeesEnabled a FindTimeOnlineMeetingOptionDisabled.

2. Vyberte Vytvořit hlasování. Plánování hlasování vloží podrobnosti hlasování do textu vaší e-mailové zprávy, včetně odkazu na stránku hlasování a odkazu na všechna hlasování, která jste dosud vytvořili.

3. Vyberte Odeslat , odešlete e-mail a spusťte hlasování.