Online archiv (označuje se také jako archivační poštovní schránka) je místo, kde můžete uchovávat staré e-mailové zprávy, aby nezabíraly místo ve vaší primární poštovní schránce. Archivační poštovní schránku vám vytvoří správce IT nebo správce Microsoft 365.
Poznámka
Aby archivační poštovní schránka fungovala s Outlook pro Mac musí být archivační i primární poštovní schránka buď na Exchange Server (místní), nebo na Exchange Online v Microsoft 365 (cloud). Pokud se například vaše primární poštovní schránka nachází v Exchange Server a váš archivační účet je v Exchange Online v Microsoftu 365, nebudete moct online archiv používat. Promluvte si se správcem IT nebo správcem Microsoft 365 o jejich společném umístění.
Doporučené postupy pro přesouvání pošty do archivu
I když můžete z aplikace Outlook pro Mac přesouvat jednotlivé zprávy do archivační poštovní schránky jednu po druhé (nemůžete přesouvat nebo kopírovat více položek najednou), efektivnějším způsobem, jak zajistit archivaci zpráv, je použít zásady archivace a uchovávání informací v aplikaci Outlook Web App.
Zásady Archive a uchovávání informací nastavuje správce IT nebo správce Microsoft 365. Zásady archivace určují, jak dlouho zprávy zůstávají v e-mailové složce, než se přesunou do archivu, a zásady uchovávání informací určují, jak dlouho se zprávy uchovávají. Správce sice nastavuje zásady pro celou organizaci, ale můžete tyto zásady přepsat podle vlastních potřeb. Pokyny najdete v tématu Zásady uchovávání informací v Outlook Web Appu.
Pokud chcete archivovat více zpráv najednou a žádné zásady archivace nebo uchovávání informací nepoužíváte, přesuňte zprávy z primární poštovní schránky do archivu pomocí Outlook Web App. Nebudete moct přesouvat složky, ale můžete přesunout najednou všechny zprávy ve složce.
Zaškrtněte políčko u všech zpráv, které chcete archivovat.
Přetáhněte je do složky v navigačním podokně označené Osobní Archive – <vaše jméno>.
Poznámka
Pokud byly složky, položky kalendáře, kontakty nebo poznámky přesunuté do archivu v některé jiné verzi Outlooku, například v Outlooku pro Windows, nebudete je moct přesunout do archivační poštovní schránky nebo je v ní zobrazit pomocí Outlooku pro Mac.
Další tipy
- Pokud chcete hledat v archivu, vyberte složku archivu v podokně složek. Poštovní schránku a archivy nemůžete prohledávat současně.
- Můžete vytvořit pravidla doručené pošty, která budou automaticky zařazovat zprávy do složek nebo kategorií nebo která přesměrují zprávy do jiného účtu. Tato pravidla se ale nepřenášejí na archivační poštovní schránku a pomocí pravidla doručené pošty není možné přesměrovat zprávy do archivu.