Centrum záznamů má sloužit jako centrální úložiště, ve kterém může organizace uchovávat a spravovat všechny své záznamy, jako jsou právní nebo finanční dokumenty. Centrum záznamů podporuje celý proces správy záznamů, od shromažďování záznamů přes správu záznamů až po dispozice záznamů.
Šablona webu Centrum záznamů se podobá jiným sharepointovým webům v tom, že slouží jako obecné úložiště dokumentů a umožňuje spolupráci mezi uživateli webu. Šablona webu Centrum záznamů je naproti tomu předem nakonfigurovaný web navržený speciálně tak, aby pomáhal organizacím implementovat programy správy a uchovávání záznamů. Správa verzí, auditování, správa metadat, eDiscovery a směrování přizpůsobitelných záznamů jsou integrované funkce, které vám usnadní mnohem efektivnější správu záznamů.
Poznámka
V SharePointu jsme zavedli používání popisků uchovávání informací k deklaraci obsahu jako záznamů, které v podstatě nahrazují potřebu používat Centrum záznamů. Pokud používáte Centrum záznamů, můžete ho dál používat společně s popisky uchovávání informací. Do budoucna ale pro účely správy záznamů doporučujeme místo Centra záznamů používat popisky uchovávání informací.
Definování plánu správy záznamů
Na nejvyšší úrovni jsou součástí návrhu webu Centra záznamů pro implementaci programu správy záznamů dva hlavní kroky:
- Organizace musí vypracovat strategii správy záznamů a formální plán správy záznamů. Jedná se o společné úsilí, které zahrnuje koordinaci mezi správci záznamů, pracovníky pro dodržování předpisů, odborníky v oblasti IT a pracovníky s informacemi.
- Organizace potom musí nakonfigurovat jedno nebo více webů centra záznamů pro implementaci svého plánu správy záznamů.
Následující oddíly popisují primární prvky každého z těchto kroků.
Plánování správy záznamů
Dříve, než může organizace nakonfigurovat web Centrum záznamů jako řešení pro správu záznamů, musí vypracovat formální plán své strategie správy záznamů. Konkrétní prvky formálního plánu správy záznamů budou pravděpodobně jedinečné pro jednotlivé organizace nebo podniky. Prakticky všechny plány správy záznamů však obsahují následující dokumenty a procesy:
Plán souborů Plán souborů popisuje typy dokumentů nebo položek, které organizace uznává jako oficiální obchodní záznamy. Označuje, kde jsou tyto záznamy uložené, a poskytuje informace, které od sebe odlišují jeden typ záznamu. Plán souborů slouží jako komplexní sada zásad, procesů a pokynů pro vytváření, ukládání a správu záznamů. Plán souborů by měl pokrývat všechny záznamy bez ohledu na média, včetně papírových, blogových, wikiwebových, e-mailových a elektronických souborů. Musí taky určovat, jak se jednotlivé záznamy klasifikují, zabezpečují a nakonec zničí. Měl by taky zahrnovat aspekty týkající se zvláštních kategorií záznamů, jako jsou důvěrné, životně důležité, obchodní tajemství nebo privilegované záznamy. Plán souborů musí také určovat osoby, které jsou zodpovědné za správu jednotlivých typů záznamů.
Knihovny záznamů Knihovny záznamů jsou v podstatě knihovny dokumentů, které se vytvářejí za účelem klasifikace a ukládání důležitých záznamů. Knihovnu záznamů vytvoříte pro každý typ záznamu, který chcete zachovat. Záznamy jsou automaticky směrovány do příslušné knihovny na základě nastavení nakonfigurovaného v organizátoru obsahu.
Typy obsahu Typy obsahu vytváříte proto, abyste definovali typy záznamů, které vaše organizace potřebuje k ukládání a identifikovali případné jedinečné vlastnosti jednotlivých typů záznamů. Definicí typů obsahu pro konkrétní typy záznamů může organizace zajistit konzistentní správu všech těchto skupin obsahu. Dokumenty Office, soubory PDF, soubory TIFF (naskenované obrázky), e-maily, konverzace pomocí rychlých zpráv, videa a fyzické záznamy se dají klasifikovat a ukládat společně s typy obsahu, které vytvoříte. Například se záznamem, který se označuje jako "smlouva", se bude v systému správy záznamů SharePointu zacházet stejně a konzistentně. Použití typů obsahu ke klasifikaci a ukládání záznamů je alternativní metoda k používání knihoven záznamů.
Plán uchovávání informací Plán uchovávání informací určuje, jak dlouho musí být každý typ záznamu v plánu souborů uchováván (jeho doba uchovávání) a proces jeho likvidace, když dosáhne konce tohoto období (proces dispozice). Pokyny v plánu uchovávání informací jsou obvykle založené na právních požadavcích, rizicích pro organizaci a obchodních potřebách. Kromě toho plán uchovávání obvykle popisuje nepředvídané události řízení rizik, které určují dobu uchovávání pro každý typ záznamu.
Dokument o požadavcích na dodržování předpisů Dokument o požadavcích na dodržování předpisů definuje pravidla, která musí IT systémy pro správu záznamů dodržovat, jaké funkce musí mít a druhy pravidelného monitorování, které musí podporovat, aby bylo zajištěno dodržování předpisů.
- Formální postup pro pozastavení nakládání se záznamy Tento proces, kterému se často říká blokování, podrobně popisuje, jak organizace pozastaví distribuci záznamů při událostech, jako jsou soudní spory, audity nebo vyšetřování.
- Systém pro sledování a reportování nakládání se záznamy Aby bylo zajištěno, že zaměstnanci zařazují záznamy, přistupují k nim a spravují je v souladu s definovanými zásadami a procesy, musí mít program správy záznamů proces nebo systém pro monitorování a podávání zpráv o zpracování záznamů.
Konfigurace webu centra záznamů
Když organizace podrobně naplánuje správu záznamů a vypracuje formální plán správy záznamů, může vytvořit a nakonfigurovat web Centrum záznamů, který jí pomůže s implementací tohoto programu.
Web centra záznamů potřebujete nakonfigurovat takto:
Vytváření seznamů nebo knihoven záznamů pro správu a ukládání jednotlivých typů záznamů určených v plánu souborů.
- Doporučujeme vytvořit jednu knihovnu záznamů pro každý typ obsahu v plánu záznamů.
- Když se záznamy odešlou do Centra záznamů, směrují se do příslušného seznamu nebo knihovny.
Vytvořte sloupce pro příslušné knihovny dokumentů, seznamy nebo typy obsahu, které budou obsahovat a zobrazovat metadata pro každý typ záznamu určený v plánu souborů.
Zadat zásady správy informací pro každý typ záznamu na webu Centrum záznamů. Tyto zásady by měly odrážet dobu uchovávání informací a požadavky na auditování, které jsou specifikované v plánu souborů a plánu uchovávání informací vaší organizace.
Nakonfigurujte organizátora obsahu tak, aby směroval jednotlivé typy záznamů do odpovídajícího umístění. Při ručním nebo programovém odeslání záznamů na web Centrum záznamů aplikace pomocí této funkce určí, jak záznam na webu Centrum záznamů zařadit a kam ho má odeslat.