Jedním ze způsobů, jak řídit spolupráci na dokumentech, je vyžadování rezervace souborů, zvlášť když má ke knihovně přístup více uživatelů. Pokud je rezervace knihovny povinná, ostatní uživatelé ji nemůžou přepsat. Můžete se ale vystavit riziku, že ostatním uživatelům znemožníte zobrazit nejnovější změny nebo je sami provádět. Pokud na dokumentu potřebují pracovat i jiní uživatelé, je důležité, aby byly soubory rychle vráceny se změnami.
Poznámka
Pokud uživatelé plánují spoluvytvářet dokumenty v knihovně, nekonfigurujte knihovnu tak, aby vyžadovala rezervaci. Uživatelé nemůžou pracovat souběžně na dokumentech, když je zapnuté povinné rezervování.
Vyžadovat rezervaci souborů pro úpravy
Poznámka
Nastavit knihovny tak, aby vyžadovaly rezervaci souborů, můžou nastavit jenom uživatelé s oprávněními Úplné řízení nebo Návrh.
- Přejděte do knihovny, ve které chcete pracovat.
- Vyberte Nastavení Nastavení
>nastavení knihovny.
Pokud tyto položky nabídky nevidíte, na pásu karet vyberte Knihovna a ve skupině Nastavení vyberte Nastavení knihovny. - Na stránce Nastavení vyberte Další nastavení knihovny (pro SharePoint Classic je v části Obecné nastavení). Vyberte Nastavení správy verzí.
- V části Požadovat rezervaci vyberte v části Požadovat, aby byly dokumenty před úpravami rezervované? na Ano.
- Pokud chcete nastavení uložit a vrátit se na stránku Nastavení knihovny, vyberte OK.
Co se stane, když se v knihovně vyžaduje rezervace?
| Pokud to uděláte ... | To je to, co se stane... |
|---|---|
| Vytvoření nebo přidání souboru do knihovny | Soubor je na začátku rezervovaný. Aby jej mohli ostatní zobrazit a pracovat s ním, musíte jej vrátit se změnami do knihovny. |
| Otevření souboru pro úpravy | Když vyberete Upravit, soubor se pro vás automaticky rezervuje. Dialogové okno se zprávou vás upozorní, že se chystáte rezervovat soubor, a nabídne vám možnost ho upravit v místní složce konceptů. Po rezervaci je ikona souboru skrytá zelenou šipkou směřující dolů, která označuje, že soubor je teď rezervovaný. Dokud máte soubor rezervovaný, nemůže ho nikdo jiný změnit ani nikdo jiný neuvidí vaše změny. |
| Změňte informace o souboru (vlastnosti) | Pokud soubor ještě není rezervovaný, musíte ho nejdřív rezervovat, abyste mohli změnit jeho vlastnosti, jako je název, jméno autora, termín splnění, počet slov atd. Změny se neprojeví, dokud soubor nevrátíte se změnami. |
| Pokuste se otevřít soubor, který je rezervovaný někým jiným | Možnosti Check Out a Check In nejsou dostupné. Soubor, který si rezervoval někdo jiný, si nemůžete rezervovat. Pokud to zkusíte, zobrazí se dialogové okno se zprávou, že si soubor rezervoval někdo jiný. Najeďte myší na ikonu souboru a zjistíte, kdo si soubor rezervoval. V popisu se zobrazí jméno osoby, která si ji rezervovala. Pokud potřebujete, můžete tuto osobu kontaktovat a požádat ji o rychlé vrácení souboru se změnami. |
| Vrácení souboru se změnami | Zobrazí se výzva k zadání komentáře o provedených změnách. Pokud vaše knihovna sleduje verze, stane se komentář součástí historie verzí. Pokud sledujete hlavní verze i podverze, budete vyzváni, abyste zvolili typ verze, kterou vracíte se změnami. Další informace o správě verzí najdete v tématu Také. |
| Ponechání souboru rezervovaného po dlouhou dobu | Nikdo jiný neuvidí vaše změny ani neupraví soubor, dokud ho budete mít rezervovaný. To je sice užitečné během provádění změn, ale současně to může ostatním uživatelům zabránit v provádění přiřazených úkolů. Osvědčeným obchodním postupem i běžnou zdvořilostí je vrátit soubor se změnami co nejrychleji poté, co ho rezervujete. V některých případech může být nutné, aby správce vynutil vrácení souboru se změnami. |