Úvod k pracovním postupům SharePointu

Pracovní postupy umožňují uživatelům spolupráci na dokumentech a správu projektových úkolů, protože u dokumentů a položek na sharepointovém webu implementují obchodní procesy. Pracovní postupy pomáhají organizacím při dodržování konzistentních obchodních procesů a díky správě úkolů a kroků, které jsou součástí obchodních procesů, také zvyšují efektivitu a produktivitu organizace. To umožňuje uživatelům vykonávajícím tyto úkoly se soustředit na vlastní práci a nikoli na správu pracovního postupu.

V tomto článku

• Co jsou pracovní postupy?
• Dvě platformy pracovních postupů SharePointu
• Předdefinované pracovní postupy
• Podpora vlastních pracovních postupů
• Kroky při používání pracovních postupů

Co jsou pracovní postupy?

Pracovní postup se někdy popisuje jako posloupnost úkolů, která vede k nějakému výsledku. V kontextu Produktů a technologií pro server SharePoint je pracovní postup úzce definovaný jako automatizovaný pohyb dokumentů nebo položek v rámci posloupnosti akcí nebo úkolů, které souvisí s nějakým obchodním procesem. Pracovní postupy můžou sloužit ke konzistentní správě běžných obchodních procesů v organizaci, protože organizaci umožňují připojit k dokumentům a položkám v sharepointovém seznamu nebo knihovně obchodní logiku. Obchodní logika je v podstatě sada pokynů, která určuje a řídí akce prováděné s dokumentem nebo položkou.

Pracovní postupy můžou snížit náklady a čas nutný ke koordinaci běžných obchodních procesů, jako je schvalování projektů nebo kontrola dokumentů, protože řídí a sledují úkoly prováděné v rámci těchto procesů lidmi. Na webu SharePointu můžete například do knihovny dokumentů přidat pracovní postup, který bude směrovat dokument skupině osob ke schválení. Když autor dokumentu spustí takový pracovní postup pro dokument z této knihovny, vytvoří tento pracovní postup úkoly ke schvalování dokumentu, přiřadí tyto úkoly účastníkům pracovního postupu a pak těmto účastníkům pošle e-mailem upozornění s pokyny k úkolům a odkazem na schvalovaný dokument. V průběhu pracovního postupu se vlastník pracovního postupu (v tomto případě autor dokumentu) i účastníci pracovního postupu můžou dívat na stránku stavu pracovního postupu, na které se dá zjistit, kteří účastníci už svoje úkoly dokončili. Když účastníci pracovního postupu svoje úkoly provedou, pracovní postup skončí a vlastník pracovního postupu dostane automaticky upozornění na dokončení pracovního postupu.

Akce pracovního postupu Schválení z předchozího příkladu probíhají v souladu s procesem, který můžete vidět na následujícím obrázku.

Pracovní procesy nejen podporují skutečné pracovní procesy lidí, ale taky rozšiřují možnosti lidí při spolupráci a práci s dokumenty, seznamy a knihovnami. Uživatelé webu můžou spouštět pracovní postupy a účastnit se jich prostřednictvím přizpůsobitelných formulářů, které jsou dostupné z dokumentu nebo položky v sharepointovém seznamu nebo knihovně. Funkce pracovních postupů v sadě sharepointových produktů je úzce integrovaná se sadou systém Microsoft Office 2013, takže následující úkoly pracovních postupů se dají provádět v obou produktech:

• Zobrazení seznamu pracovních postupů, které jsou dostupné pro dokument nebo položku
• Spuštění pracovního postupu pro dokument nebo položku
• Zobrazení, úprava nebo změna přiřazení úkolu pracovního postupu
• Dokončení úkolu pracovního postupu

Začátek stránky

Tři typy platforem pracovních postupů SharePointu

Platformu pracovních postupů SharePointu 2010 jsme přenesli do Office 365 a SharePoint Serveru 2013, takže všechny vaše pracovní postupy, které byly na této platformě založené, budou fungovat dál. Tato platforma je založená na programovacím modelu Windows Workflow Foundation 3.5 (WF3.5).

Platforma pracovních postupů SharePointu 2013 je založená na programovacím modelu Workflow Foundation 4 (WF4) a je podstatně přepracovaná. Pravděpodobně nejvýznamnější vlastností této nové platformy pracovních postupů je použití Microsoft Azure jako hostitele provádění pracovních postupů. Prováděcí modul pracovních postupů teď sídlí mimo Office 365 a SharePoint Server 2013 – v Microsoft Azure.

V SharePointu Online je teď k dispozici Microsoft Flow. Toto je náš nejnovější modul pro pracovní postupy, který je přístupný na: https://flow.microsoft.com . Další informace o používání MS Flow najdete tady: https://docs.microsoft.com/en-us/flow . Chcete-li řešit problémy s MS Flow, navštivte, https://docs.microsoft.com/en-us/flow/fix-flow-failures & https://us.flow.microsoft.com/en-us/support/

Začátek stránky

Předdefinované pracovní postupy

Web SharePointu obsahuje několik předdefinovaných pracovních postupů, které slouží k řešení běžných obchodních scénářů:

• Schválení Tento pracovní postup směruje dokument nebo položku skupině osob ke schválení. Pracovní postup Schválení je ve výchozím nastavení přidružený k typu obsahu Dokument, a je proto automaticky dostupný v knihovnách dokumentů.
• Shromáždit názory Tento pracovní postup směruje dokument nebo položku skupině osob k vyjádření názorů. Recenzenti můžou vyjádřit svoje názory a ty se pak odešlou osobě, která pracovní postup zahájila. Pracovní postup Shromáždit názory je ve výchozím nastavení přidružený k typu obsahu Dokument, a je proto automaticky dostupný v knihovnách dokumentů.
• Shromáždit podpisy Tento pracovní postup směruje dokument systém Microsoft Office skupině osob pro účely shromáždění jejich digitálních podpisů. Tento pracovní postup musí být spuštěný v aplikaci Office 2013. Účastníci musí dokument digitálně podepsat v příslušné aplikaci Office. Pracovní postup Shromáždit podpisy je ve výchozím nastavení přidružený k typu obsahu Dokument, a je proto automaticky dostupný v knihovnách dokumentů. Pracovní postup Shromáždit podpisy se u dokumentu v knihovně dokumentů zobrazí jenom v případě, že tento dokument obsahuje aspoň jeden řádek podpisu systém Microsoft Office.
• Schválení publikování Tento pracovní postup se podobá pracovnímu postupu Schválení tím, že automatizuje směrování obsahu příslušným odborníkům a osobám, které jsou pověřené kontrolou a schvalováním. Jeho jedinečnost ale spočívá v tom, že je navržený speciálně pro weby publikování, kde má publikování nových a aktualizovaných webových stránek přesná pravidla řízení.
• Třístavový Tento pracovní postup se dá použít ke správě obchodních procesů, které od organizací vyžadují sledování velkého množství problémů nebo položek, například problémů zákaznické podpory, potenciálních zákazníků nebo projektových úkolů.

Každý z výše uvedených pracovních postupů se dá pro vaši organizaci různě přizpůsobit. Když třeba do seznamu, knihovny nebo k typu obsahu přidáte určitý pracovní postup, aby byl k dispozici pro použití u dokumentů nebo položek, můžete upravit seznamy úkolů a seznamy historie, ve kterých jsou uložené informace o tomto pracovním postupu.

Když uživatel webu spustí pracovní postup pro dokument nebo položku, můžete mu umožnit pracovní postup dál upravit tak, že zadá seznam účastníků, termín splnění a pokyny k úkolu.

Začátek stránky

Podpora vlastních pracovních postupů

Přestože se i předdefinované pracovní postupy dají trochu přizpůsobit, aby vyhověly různým požadavkům, může se vaše organizace rozhodnout, že navrhne a vytvoří pracovní postupy, které budou pro obchodní postupy v organizaci jedinečné. Pracovní postupy můžou být tak jednoduché nebo složité, jak to vyžadují obchodní postupy. Vývojáři můžou vytvořit pracovní postupy, které budou spouštět uživatelé webu, nebo postupy, které se budou spouštět automaticky na základě nějaké události, třeba při vytvoření nebo změně položky seznamu. Když organizace vytvoří a nasadí vlastní pracovní postupy, můžou tyto postupy doplnit už popsané předdefinované postupy nebo je můžou nahradit.

Vlastní pracovní postupy se dají vytvářet dvěma způsoby:

• Zkušení uživatelé můžou navrhovat pracovní postupy bez programování pro použití v určitém seznamu nebo knihovně pomocí Microsoft SharePoint Designer 2013 a Office Visio 2013. Pracovní postupy SharePointu Designer 2013 se vytvářejí ze seznamu dostupných aktivit pracovního postupu a osoba, která pracovní postup vytvoří, ho může nasadit přímo do seznamu nebo knihovny, kde se bude používat. SharePoint Designer 2013 taky společně s Visiem 2013 poskytuje vizuální vývojové prostředí pracovních postupů, které umožňuje sestavovat diagramy pomocí obrazců a spojnic. Můžete taky importovat pracovní postupy z Visia 2013 do SharePoint Designer 2013 a naopak.
• Profesionální vývojáři softwaru můžou vytvářet pracovní postupy pomocí Visual Studia 2012 nebo novějšího Tyto pracovní postupy obsahují vlastní kód a aktivity. Když profesionální vývojář vytvoří vlastní pracovní postupy, může je správce serveru nasadit na různé weby.

Začátek stránky

Kroky při používání pracovních postupů

Použití pracovního postupu pro dokument nebo položku seznamu zahrnuje několik kroků. Jednotlivé kroky můžou dělat osoby, které mají různé role. Třeba správce webu může zpřístupnit pracovní postup pro použití v knihovně dokumentů, tvůrce obsahu může pracovní postup spustit nebo může už probíhající pracovní postup upravit a další osoba (například recenzent dokumentu nebo schvalovatel) může úkol pracovního postupu dokončit.

Přidání pracovního postupu do seznamu, knihovny nebo k typu obsahu

Než bude možné pracovní postup použít, musí se přidat do seznamu, knihovny nebo k typu obsahu, aby byl přístupný pro dokumenty nebo položky v určitém umístění. Abyste mohli pracovní postup přidat do seznamu, knihovny nebo k typu obsahu, musíte mít oprávnění Spravovat seznamy. Tenhle úkol obvykle dělají správci webu nebo osoby, které spravují určité seznamy nebo knihovny.

Dostupnost pracovního postupu se liší podle toho, kam ho přidáte:

• Pokud pracovní postup přidáte přímo do seznamu nebo knihovny, bude dostupný jenom pro položky v tomto seznamu nebo knihovně.
• Pokud pracovní postup přidáte k typu obsahu seznamu (instanci typu obsahu webu, který byl přidaný do určitého seznamu nebo knihovny), bude dostupný jenom pro položky tohoto typu obsahu v konkrétním seznamu nebo knihovně, ke které je tento typ obsahu přidružený.
• Pokud pracovní postup přidáte k typu obsahu webu, bude tento pracovní postup dostupný pro všechny položky tohoto typu obsahu v každém seznamu a knihovně, do které se přidala instance tohoto typu obsahu webu.
• Když budete chtít, aby byl pracovní dostup dostupný pro všechny seznamy a knihovny na webu, můžete vytvořit pracovní postup webu.

Pracovní postup, který přidáte do seznamu, knihovny nebo k typu obsahu, můžete v jeho konkrétním umístění upravit tím, že zadáte různé možnosti:

• Název této instance pracovního postupu
• Seznam úkolů, ve kterém jsou uložené úkoly týkající se pracovního postupu
• Seznam historie, který uchovává všechny události týkající se pracovního postupu
• Způsob, jakým se má pracovní postup spouštět
• Další možnosti specifické pro konkrétní pracovní postup – třeba jak se budou úkoly směrovat na účastníky, za jakých podmínek se pracovní postup dokončí nebo jaké akce se provedou po dokončení pracovního postupu

Když pracovní postup přidáte do seznamu, knihovny nebo k typu obsahu, zajistíte tak jeho dostupnost pro dokumenty nebo položky v určitém umístění, ale vlastní pracovní postup tak nespustíte.

Spuštění pracovního postupu pro dokument nebo položku

Když se pracovní postup přidá do seznamu, knihovny nebo k typu obsahu, a je tedy dostupný k použití, můžete ho spustit pro dokument nebo položku (pokud je nakonfigurovaný tak, aby se dal spustit ručně). Pokud chcete spustit pracovní postup, vyberte ho v seznamu pracovních postupů dostupných pro požadovaný dokument nebo položku. Pokud je to nutné, budete taky možná muset do formuláře zadat informace požadované pro příslušný pracovní postup. Podle toho, jak je pracovní postup navržený a nakonfigurovaný, můžete mít možnost ho při jeho spuštění pro dokument nebo položku ještě dál upravit – třeba změnit účastníky, termín splnění a pokyny k úkolu.

Změny probíhajícího pracovního postupu

Někdy může být potřeba změnit chování pracovního postupu, který už je spuštěný pro určitou položku. Například osoba, která pracovní postup spustila, může chtít přidat další účastníky. Nebo účastník pracovního postupu může chtít přiřadit svůj úkol jiné osobě nebo požadovat změnu dokumentu nebo položky, která je předmětem pracovního postupu. Některé předdefinované pracovní postupy se dají v průběhu měnit. Pokud vaše organizace vytvořila a nasadila vlastní pracovní postupy, je možné že se budou dát v průběhu měnit.

Provádění úkolů pracovního postupu

Každou událost pracovního postupu, která vyžaduje lidský zásah, reprezentuje úkol pracovního postupu. Když pracovní postup přiřadí účastníkovi pracovního postupu nějaký úkol, může příjemce tento úkol buď provést, nebo může požadovat změny samotného pracovního postupu – úpravou formuláře úkolu pracovního postupu. Účastníci pracovního postupu můžou provádět úkoly pracovního postupu na sharepointovém webu nebo přímo v aplikaci Office 2013. Když účastník pracovního postupu úkol provede nebo požádá o změnu pracovního postupu, přejde pracovní postup k dalšímu odpovídajícímu kroku.

Sledování stavu pracovních postupů

Vlastníci a účastníci pracovních postupů můžou sledovat průběh pracovního postupu na stavové stránce přidružené k pracovnímu postupu. Stavová stránka obsahuje informace o stavu nevyřízených úkolů pracovního postupu. Obsahuje taky informace o historii, která se týká pracovního postupu.

Nástroje pro vykazování můžou poskytnout souhrnnou analýzu historie pracovního postupu. Organizace můžou pomocí této analýzy najít kritické body procesů nebo zjistit, jestli některá skupina plní výkonnostní cíle určitého obchodního procesu. K analýze pracovních postupů se dá použít několik předdefinovaných sestav v systém Microsoft Office Excelu. Informace o historii pracovních postupů jsou dostupné taky jako sharepointové seznamy, které se dají použít a analyzovat v dalších programech nebo vlastních řešeních pro monitorování obchodních procesů.

Začátek stránky

Viz také

O pracovních postupech zahrnutých v SharePointu

Pracovní postupy v SharePointu 2013

Vývoj pracovních postupů v SharePoint Designer 2013 a Visiu 2013

Začínáme s pracovními postupy SharePoint Serveru 2013