Cíl při řízení projektů: Komunikování informací o projektu

Komunikace informací o projektu je často obtížná, ať už se jedná o získání informací o stavu od týmu, nebo o sdělení stavu projektu vedoucím pracovníkům. Zjistěte, kdy a jak komunikovat a hlásit informace o projektu. V opačném případě dojde k potížím s efektivní spoluprací a úspěch vašeho projektu může být ohrožen. Další články z této série pokynů k řízení projektů najdete v tématu Průvodce řízením projektů.

Tipy pro řízení projektů před zahájením . . .

• Uveďte seznam zúčastněných stran Před zahájením projektu zjistěte, kdo jsou vaši účastníci. Jedním z jistých způsobů, jak projekt ukončit, je zapomenout na důležitého účastníka, který má na váš projekt vliv.
• Brzké zřiďte komunikační plán Navrhněte komunikační strategie a procesy v projektu před zahájením projektu. Ještě lepší je, aby se komunikační procesy zobrazovaly jako úkol na prvních řádcích projektu, aby se tato důležitá část spolupráce stala závazkem všech.
• Často komunikujte Shromažďování informací o stavu úkolů jednou týdně je správné, aby se problémy před eskalací odrazily. Pokud komunikujete častěji, můžou členové týmu přestat posílat aktualizace kvůli nadbytečné době při jejich přípravě.
• Hledání problémů Pokud se zdá, že všechno jde dobře, protože jste neslyšeli nic negativního, pravděpodobně směřujete do problémů. Problémy mají i ty nejlepší spuštěné projekty. Vaším úkolem je jít je najít, než přerostou do větších problémů.
• Použití vhodné technologie Seznamte se s komunikačními potřebami členů týmu a zúčastněných stran. Například členové týmu, kteří hlásí stav úkolu, můžou chtít použít e-mail nebo Project Online, zatímco vedoucí pracovníci můžou preferovat dobře prezentovaný graf nebo kontingenční tabulku. Tady je seznam programů, které vám můžou pomoct při komunikaci.

Aplikace	Výhody	Nevýhody
Project	Mít integrované prezentační nástroje pro všechny úrovně zúčastněných stran. Má snadno srozumitelnou časovou osu a zobrazení týmového plánovače. Exportuje data do Excelu a Visia pro komunikaci složitých dat.	Vaše společnost nemusí používat Project. Projekty, na které vaše společnost pracuje, můžou být příliš malé na to, aby mohly využívat výhod výkonného plánovacího softwaru.
Microsoft Project Online	Nejvhodnější pro pokročilou komunikaci a vytváření sestav informací o projektu v rámci organizace. Může porovnat stav více projektů nebo portfolia projektů.	Menší společnosti můžou při instalaci a používání Project Online potřebovat pomoc konzultantů.
Excel	Project může exportovat data do Excelu pro pokročilou analýzu, jako je například ANOVA a analýza vytvořené hodnoty. Ideální pro včasné plánování projektů nebo pro dodávky na vysoké úrovni, které lze později přidat do Projectu.	Excel nemá funkce automatizovaného plánování pro složitější projekty.
Word	Ideální během počáteční fáze, kdy potřebujete sdílet plánovací dokumenty, jako jsou rozpočty a dodávky.	Není ideální pro vizuální prezentace pro zúčastněné strany z řad vedoucích pracovníků. Použijte místo toho funkci vlastní sestavy Excelu, Visia, PowerPointu nebo Projectu.
SharePoint	Nabízí funkce synchronizace bez Project Serveru. Změna v jednom seznamu úkolů se projeví i v druhém seznamu úkolů.	Nákladné nasazení v rámci celé společnosti Pokud nemáte prostředky společnosti pro instalaci SharePointu, můžete použít Microsoft 365 se SharePointem Online.
PowerPoint	Ideální pro působivé prezentace pro zúčastněné strany z řad vedoucích pracovníků.	Analytici a technici můžou chtít podrobnější grafy pro komplexní analýzu rozpočtu.
Visio	Ideální během počátečních fází projektu, kdy potřebujete komunikovat obchodní a výrobní procesy pomocí vývojových diagramů nebo jiných diagramů.	Může obsahovat příliš mnoho informací pro cílovou skupinu vedoucích pracovníků. Místo toho použijte vlastní funkce generování sestav v Projectu.
Microsoft Teams	Ideální pro týmy na různých místech. Informace o projektu můžete sdílet pomocí rychlých zpráv, hlasu, videa nebo během online schůzek.	Nasazení může vyžadovat IT oddělení.

Komunikace informací o projektu

Kontrola aktualizací stavu z Project Online	Pokud váš tým používá Project Online, stáhněte si aktualizace stavu úkolů ze serveru předtím, než s týmem komunikujete o průběhu projektu.
Sledování průběhu plánu, od jednoduchého po odborné	Existují jednoduché způsoby, jak sledovat průběh, a existují i složitější způsoby. Najděte způsob, který nejlépe vyhovuje vašemu projektu a vašemu týmu.
Komunikace informací o vytvořené hodnotě	Zachytávání informací o vytvořené hodnotě je pokročilejším, ale velmi výkonným krokem k odhalení dobrých a špatných výsledků projektu. Základní fakta, která z toho získáte, chtějí účastníci vidět.
Vytvoření sestavy projektu	Pomocí Projectu můžete vytvářet a přizpůsobovat působivé grafické sestavy s libovolnými daty projektu, aniž byste museli používat jiný software. Při práci na projektu se sestavy mění tak, aby odrážely nejnovější informace – nevyžadují se žádné ruční aktualizace.
Synchronizace se sharepointovým seznamem úkolů	Členové týmu můžou zobrazit plán a aktualizovat svou práci na SharePointu a změny uvidíte v Projectu. Samozřejmě to funguje i naopak.
Použití Microsoftu 365	Komunikujte informace o projektu pomocí Microsoftu 365. Pokud pracujete na počítači s připojením k internetu, můžete na dokumentech pracovat v plných verzích Word, Excelu, PowerPointu nebo OneNotu – na vyžádání a kdekoli.
Publikování změn úkolů na server	Když provedete změny úkolů, publikujte je do Project Online, aby všichni měli správné informace pro pokračování v práci.
Komunikace s Microsoft Teams	Pokud se lidé nemůžou připojit na schůzku, použijte Teams ke sdílení informací o projektu. Sdílejte powerpointové snímky, excelové listy nebo onenotový poznámkový blok a sdílejte plány projektů. People se můžou účastnit online schůzek v kanceláři, doma nebo pomocí svého mobilního zařízení.

Zpátky do Průvodce řízením projektů