I když je důležité v Project Web Appu odevzdat hodiny, které pracujete na úkolech, je stejně důležité komunikovat s projektovým manažerem o tom, jak věci probíhají obecněji.
V tomto článku:
- Čas a průběh úkolu: Jaký je rozdíl?
- Kam mám zadat průběh úkolu?
- Přidání komentářů týkajících se práce
Čas a průběh úkolu: Jaký je rozdíl?
Než začneme mluvit o tom, jak v Project Web Appu vykazovat průběh úkolů, je důležité si ujasnit rozdíly mezi časem a průběhem úkolů.
|
Čas je skutečný počet hodin, které strávíte prací na konkrétním úkolu. Toto číslo vyplníte do časového rozvrhu, abyste zachytili počet hodin strávených během pracovního týdne různými úkoly. |
|---|---|
|
Průběh úkolu je zastřešující termín pro věci, jako je procento dokončené práce pro úkol (procento dokončení) a kolik práce zbývá před dokončením úkolu (zbývající práce). |
Odeslání průběhu úkolu je způsob zachycení širšího popisu průběhu vašich úkolů.
Podívejme se na příklad...
V tomto příkladu máte přiřazený úkol, který je naplánovaný na 40 hodin.
Pracujete na něm 8 hodin v pondělí, 4 hodiny v úterý a 8 hodin ve středu, celkově tedy 20 hodin.
| Po | Út | Wedy | Čt | Pá | CELKEM | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Skutečné | 8 | 4 | 8 | 0 | 0 | 20 |
| Plánované | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 40 |
Toto je čas , který byste zadali do časového rozvrhu.
Teď se na práci, kterou jste udělali, podíváme z pohledu průběhu úkolu .
I když jste na úkolu strávili 20 hodin z celkových 40, může vám připadat, že vám zbývá víc než 50 % práce.
Můžete si myslet, že jste pokročili dál, třeba jste dokončili 75 %, nebo máte trochu zpoždění a hotových je 25 %.
20 hodin ze 40 vypadá takto:
Ve skutečnosti ale můžete mít před plánem náskok:
Nebo zpoždění:
Když sdělíte odhadované procento dokončení, jedná se o průběh vašeho úkolu. Zadání počtu hodin potřebných k dokončení úkolu (zbývající práce) se také považuje za součást průběhu vašeho úkolu.
Pokračujme v našem příkladu, po dokončení 20 hodin ze 40 hodin plánovaných můžete mít pocit, že vám do dokončení úkolu zbývá práce na víc než 20 hodin. Odesláním předpokládané zbývající práce vedoucímu projektu komunikujete průběh úkolu.
Připomeňme si, proč to děláme?
Mějte na paměti, že stejně jako u časových rozvrhů není generování sestav o průběhu úkolů, upřímně řečeno, o vás. Jde o projekt samotný a ověření, že práce jde podle časového plánu a v rámci rozpočtu.
Pokud úkol, na kterém pracujete, trvá z nějakého důvodu déle, než se čekalo, může být váš projektový manažer schopen uspořádat věci tak, aby nedošlo k vykolejení celého projektu.
I když pracujete, jak nejlépe umíte, věci prostě někdy nejdou podle plánu. Každý dobrý vedoucí projektu to ví, takže se nestresujte, když průběh úkolu neodpovídá plánu. Buďte upřímní, sdílejte skutečný stav práce a dělejte svou práci na projektu.
Kam mám zadat průběh úkolu?
To je trochu komplikovaná otázka. Existují dva způsoby, jak nastavit Project Web App pro zadávání průběhu úkolu.
Samostatná zobrazení pro čas a průběh úkolů Pokud vaše organizace nastavila Project Web App tímto způsobem, členové týmu zadávají a odesílaly čas v zobrazení Časový rozvrh a průběh úkolů v zobrazení Úkoly .
- Čas se zadává jako: Hodiny v zobrazení časového rozvrhu
- Průběh úkolu se zadává jako: Hotovo (%) v zobrazení úkolů + Zbývající práce v zobrazení úkolů
Jedno kombinované zobrazení pro čas a průběh úkolů Pokud vaše organizace nastavila Project Web App tímto způsobem, můžou členové týmu zaznamenat čas i průběh úkolů v zobrazení Časový rozvrh . Průběh úkolů v tomto případě představují hodiny, nikoli procenta dokončení, a zbývající práce.
- Čas se zadává jako: Hodiny v zobrazení časového rozvrhu
- Průběh úkolu se zadává jako: Zbývající práce v zobrazení časového rozvrhu
Metoda kombinovaného zobrazení (kterou správce nejspíš zná pod názvem „režim jedné položky“) sice odstraňuje nutnost vedení záznamů na dvou místech, zároveň ale přicházíte o možnost obecněji vykazovat procenta dokončené práce („Mám hotovo zhruba 25 % tohoto úkolu.“). Má to svoje výhody i nevýhody. Jako člen týmu nakonec stejně musíte používat nastavení zvolené vaší organizací, ale se hodí znát další podrobnosti.
Jste připravení přidat průběh úkolů?
Přidání komentářů týkajících se práce
Dalším způsobem, jak komunikovat průběh úkolu, je prosté přidání komentářů při odesílání aktualizací vedoucímu projektu. Někdy může být potřeba vysvětlit, proč práce trvá déle, než jste plánovali („Zbývá ještě 20 hodin práce, protože...“), nebo chcete podrobněji popsat práci, na které jste strávili v daném týdnu nějaký čas („6 hodin mi v úterý na tomto úkolu trvalo...“).
Pokud chcete přidat komentáře, zaškrtněte před odesláním časového rozvrhu nebo informací o postupu úkolu políčko Komentář při odeslání. Pak budete moct vyplnit pole komentář před tím, než změny pošlete projektovému manažerovi.