Tento článek poskytuje stručný přehled o databázích – co to vlastně je, k čemu by se vám to mohlo hodit a k čemu slouží různé součásti databáze. Terminologie vychází z databází Microsoft Accessu, ale probírané koncepty jsou obecně platné pro všechny databázové produkty.
V tomto článku
Co je databáze?
Databáze je nástroj pro shromažďování a uspořádávání informací. Do databází se můžou ukládat informace o osobách, produktech, objednávkách nebo čemkoliv jiném. Mnohé databáze mají svůj počátek v nějakém seznamu v textovém editoru nebo tabulkovém procesoru. Jak se seznam zvětšuje, začnou se v datech objevovat redundance a nekonzistence. Data už ve formě seznamu přestávají být přehledná a snadno pochopitelná a jsou omezené možnosti, jak je vyhledávat nebo si část z nich vytáhnout ke kontrole. Jakmile se tyto problémy začnou objevovat, je vhodné převést data do databáze vytvořené pomocí systému pro správu databází, jako je třeba právě Access.
Počítačová databáze je kontejner objektů. Jedna databáze může obsahovat více než jednu tabulku. Například systém sledování zásob, který používá tři tabulky, nejsou tři databáze, ale jedna databáze, která obsahuje tři tabulky. Pokud databáze Accessu nebyla speciálně navržena pro použití dat nebo kódu z jiného zdroje, ukládá své tabulky do jediného souboru společně s dalšími objekty, jako jsou formuláře, sestavy, makra a moduly. Databáze vytvořené ve formátu Accessu 2007–2016 (který používají také Access pro Microsoft 365, Access 2024, Access 2021 a Access 2019) mají příponu souboru .accdb a databáze vytvořené ve starších formátech Accessu mají příponu souboru .mdb.
Pomocí Accessu můžete:
- Přidat do databáze nová data, například novou položku do skladových zásob
- Upravit existující data v databázi, například změnit aktuální umístění položky
- Odstranit informace, například pokud se položka prodala nebo poškodila
- Různými způsoby uspořádávat a prohlížet data
- Sdílet data s ostatními prostřednictvím sestav, e-mailových zpráv, intranetu nebo internetu
Součásti accessové databáze
V následujících částech najdete stručné popisy součástí typické accessové databáze.
Tabulky
Tabulka v databázi se podobá jiným tabulkám tím, že data jsou uložená v řádcích a sloupcích. Proto je obvykle poměrně jednoduché naimportovat tabulku z jiného zdroje do tabulky v databázi. Hlavní rozdíl mezi uložením dat například v tabulce v Excelu a v tabulce v databázi je v uspořádání dat.
Aby byla databáze co nejflexibilnější, musí být data uspořádaná v tabulkách tak, aby se nevyskytovaly redundance. Pokud třeba ukládáte informace o zaměstnancích, měli byste každého zaměstnance zadat jenom jednou, a to do tabulky vyhrazené pro uložení dat o zaměstnancích. Data o produktech budou uložená ve vlastní tabulce a data o pobočkách zase v jiné tabulce. Tomuto procesu se říká normalizace.
Každý řádek v tabulce se označuje jako záznam. V záznamech se ukládají jednotlivé informace. Každý záznam se skládá z jednoho nebo více polí. Pole odpovídají sloupcům v tabulce. Můžete mít třeba tabulku s názvem „Zaměstnanci“, kde každý záznam (řádek) obsahuje informace o jednom zaměstnanci a jednotlivá pole (sloupce) obsahují různé typy informací, například jméno, příjmení, adresu a tak dále. Pole musí být označená jako určitý datový typ podle toho, jestli se v nich ukládá text, datum nebo čas, číslo nebo nějaký jiný typ informací.
Další způsob, jak popsat záznamy a pole, je představit si klasický katalog s kartičkami, který se dřív používal v knihovnách. Každá kartička v pořadači odpovídá záznamu v databázi. Každá jednotlivá informace na kartičce (autor, název a tak dále) odpovídá poli v databázi.
Další informace o tabulkách najdete v článku Úvod do tabulek.
Formuláře
Formuláře umožňují vytvořit uživatelské rozhraní, ve kterém můžete zadávat a upravovat data. Formuláře často obsahují příkazová tlačítka a další ovládací prvky, které provádějí různé úkoly. Databázi můžete vytvořit i bez použití formulářů tak, že jednoduše upravíte data v datových listech tabulek. Většina uživatelů databází ale raději používá pro zobrazování, zadávání a úpravy dat v tabulkách formuláře.
Můžete naprogramovat příkazová tlačítka, která budou určovat, která data se zobrazí ve formuláři, otevírat další formuláře nebo sestavy nebo provádět řadu dalších úkolů. Můžete mít třeba formulář s názvem „Formulář Zákazníci“ pro práci s daty zákazníků. V tomto formuláři by mohlo být tlačítko, které otevře formulář objednávky, kam můžete zadat novou objednávku tohoto zákazníka.
Formuláře také umožňují řídit způsob, jakým ostatní uživatelé pracují s daty v databázi. Můžete například vytvořit formulář, který zobrazí jenom určitá pole a umožní provádět jenom určité operace. To pomůže chránit data a zajistit, aby se data zadávala správným způsobem.
Další informace o formulářích najdete v článku Úvod k formulářům.
Sestavy
Sestavy se používají k formátování, sumarizování a prezentování dat. Sestavy obvykle odpovídají na konkrétní otázku, jako třeba "kolik peněz jsme letos obdrželi od každého zákazníka" nebo "v jakých městech sídlí naši zákazníci". Každá sestava se dá naformátovat tak, aby prezentovala informace co nejpřehlednějším způsobem.
Sestavu je možné spustit kdykoliv a bude vždy odrážet aktuální data v databázi. Sestavy se obvykle formátují za účelem vytištění, ale můžete je také prohlížet na obrazovce, exportovat do jiné aplikace nebo poslat jako přílohu e-mailové zprávy.
Další informace o sestavách naleznete v článku Úvod k sestavám v aplikaci Access.
Dotazy
Dotazy můžou v databázi provádět mnoho různých funkcí. Jejich nejčastější funkcí je načtení určitých dat z tabulek. Data, která chcete zobrazit, jsou obvykle rozložena do několika tabulek a dotazy umožňují zobrazit je v jediném datovém listu. Protože obvykle nechcete zobrazit všechny záznamy najednou, dotazy vám umožňují přidat kritéria pro "filtrování" dat jen na požadované záznamy.
Některé dotazy jsou "aktualizovatelné". To znamená, že pomocí datového listu dotazu můžete upravit data v podkladových tabulkách. Pokud pracujete s aktualizovatelným dotazem, mějte na paměti, že změny se ve skutečnosti provádějí v tabulkách, ne jenom v datovém listu dotazu.
Existují dva základní druhy dotazů: výběrové a akční. Výběrový dotaz jednoduše načte data a zpřístupní je k použití. Výsledky dotazu si můžete prohlédnout na obrazovce, vytisknout nebo zkopírovat do schránky. Výstup dotazu můžete použít také jako zdroj záznamů pro formulář nebo sestavu.
Akční dotaz, jak už název napovídá, provádí s daty nějaký úkol. Pomocí akčních dotazů můžete vytvářet nové tabulky, přidat data do existujících tabulek, aktualizovat data nebo data odstranit.
Další informace o dotazech najdete v článku Úvod do dotazů.
Makra
Makra v Accessu si můžete představit jako zjednodušený programovací jazyk, který můžete použít k přidání funkcí do databáze. Makro můžete například připojit k příkazovému tlačítku ve formuláři, aby se makro spustilo při každém kliknutí na tlačítko. Makra obsahují akce, které provádějí úkoly, jako je otevření sestavy, spuštění dotazu nebo zavření databáze. Většinu databázových operací, které provádíte ručně, jde automatizovat pomocí maker, která vám tak můžou ušetřit spoustu času.
Další informace o makrech najdete v článku s úvodem k programování v Accessu.
Moduly
Moduly jsou podobně jako makra objekty, které můžete použít k přidání funkcí do databáze. Zatímco makra se v Accessu vytvářejí výběrem ze seznamu akcí maker, moduly se píší v programovacím jazyce jazyk Visual Basic for Application (VBA). Modul je kolekce deklarací, příkazů a procedur, které jsou společně uložené jako jedna jednotka. Modul může mít formu modulu třídy nebo standardního modulu. Moduly třídy se připojují k formulářům nebo sestavám a obvykle obsahují procedury, které jsou specifické pro daný formulář nebo sestavu. Standardní moduly obsahují obecné procedury, které nejsou přidružené k žádnému jinému objektu. Standardní moduly jsou v navigačním podokně uvedené v části Moduly, zatímco moduly třídy tu nejsou.
Další informace o makrech najdete v článku s úvodem k programování v Accessu.