Hromadná korespondence představuje skvělý způsob, jak využít data Accessu. Toto video ukazuje, jak vytvořit typický formulářový dopis v Microsoft Word pomocí příkazu Word Sloučit v Accessu. Nebo pokud chcete, podívejte se na základní kroky pod videem.
V tomto videu
Tady je obecný postup pro vytvoření hromadné korespondence ve formátu aplikace Word v Accessu:
- Otevřete databázi Accessu obsahující adresy, které chcete sloučit s aplikací Word.
- Pokud navigační podokno není otevřené, otevřete ho stisknutím klávesy F11.
- Vyberte tabulku nebo dotaz obsahující adresy. Pokud jsou pole adresy rozložena ve více tabulkách, vytvořte jednoduchý výběrový dotaz obsahující požadovaná pole a vyberte jej pro operaci sloučení.
- Na kartě Externí data klikněte ve skupině Exportovat na možnost pro sloučení aplikací Word.
- Otevře se dialogové okno Průvodce hromadnou korespondencí aplikace Microsoft Word.
- Zvolte, jestli má průvodce propojit údaje o vaší adrese s existujícím Word dokumentem, nebo začít s novým prázdným dokumentem.
- Klikněte na OK.
Spustí se Word a zobrazí se karta Korespondence a podokno hromadné korespondence.
Projděte kroky průvodce kliknutím na odkazy Další a Předchozí v dolní části podokna hromadné korespondence.
V kroku číslo 3 průvodce nebudete muset vybírat seznam příjemců. To se zjistilo, když jste to vybrali v Accessu. Můžete ale seznam upřesnit kliknutím na Upravit seznam příjemců. V nově otevřeném okně můžete odebírat jednotlivé příjemce hromadné korespondence, použít filtry, seřadit seznam atd.
V kroku 4 průvodce napište dopis (pokud nepracujete s existujícím dokumentem).
Umístěte kurzor v dokumentu na místo, kde chcete mít údaje, a kliknutím na Blok adresy, Řádek s pozdravem nebo Více položek v podokně hromadné korespondence vložte data aplikace Access do dokumentu. V zobrazených polích vyberte požadovaný formát a pak klikněte na Shoda polí, abyste měli jistotu, že jsou pole správně spárovaná.
V kroku 5 průvodce kliknutím na tlačítka Další (>>) a Předchozí (<<) zobrazte náhled, jak budou sloučená data vypadat při tisku dokumentu.
V kroku 6 průvodce klikněte na Tisk a vyberte požadované možnosti tisku.
Uložte a zavřete Word dokument.
Poznámka
- Pokud se po dokončení průvodce potřebujete vrátit a upravit některá nastavení hromadné korespondence, jsou všechny operace dostupné na kartě Korespondence ve Wordu.
- Pokud provedete změny návrhu databáze aplikace Access, bude pravděpodobně nutné upravit některá nastavení hromadné korespondence v Word, aby sloučení opět fungovalo správně.
- Průvodce hromadnou korespondencí je navržený na základě práce s údaji o poštovních adresách. Funkci hromadné korespondence ale můžete s aplikací Word sloučit jakýkoli druh dat, například záznamy o skladových zásobách, úkoly nebo cokoli jiného, co uložíte do aplikace Access.
Podrobnější informace o funkcích hromadné korespondence ve Wordu najdete v těchto článcích: