Úvod do rolí uživatelů
Platí pro
V tomto článku
Přehled rolí uživatelů
Role uživatele je předdefinovaná kategorie, kterou lze přiřadit uživatelům na základě jejich pracovního zařazení nebo jiných kritérií. Role se obvykle používají k prezentování přizpůsobených verzí nebo zobrazení šablony formuláře různým typům uživatelů. Přidáním uživatelských rolí do šablony formuláře můžete zjednodušit obchodní procesy a optimalizovat shromažďování dat, abyste mohli řídit, co uživatelé uvidí, když otevřou formulář založený na šabloně formuláře. Představte si například, že navrhujete šablonu formuláře pro žádost o povolení, jejíž formuláře budou používat následující typy uživatelů:
- Dodavatelé elektrotechniky, kteří potřebují požádat o povolení
- Příjem agentů, kteří ověřují, že žádosti smluvních partnerů obsahují nezbytné informace
- Správci, kteří kontrolují odeslané žádosti o povolení ke schválení
Místo návrhu tří šablon formulářů pro každý typ uživatele a správy dat ze všech těchto formulářů můžete navrhnout jednu šablonu formuláře, jejíž formuláře shromáždí všechna data a pro každý typ uživatele přidá roli uživatele. Role uživatele určuje, jaká data se zobrazí prostřednictvím přizpůsobených zobrazení založených na jednotlivých typech uživatelů.
Poznámka
Role uživatelů by se neměly používat k omezení přístupu k citlivým datům ve formuláři. I když nastavíte šablonu formuláře jen pro čtení nebo skryjete určité ovládací prvky založené na rolích uživatele, můžou uživatelé potenciálně použít program pro úpravy textu, jako je Microsoft Poznámkový blok, k zobrazení nebo úpravě souboru šablony formuláře (.xsn) a přístupu k těmto datům.
Scénáře použití rolí uživatelů
Existuje mnoho scénářů, ve kterých jsou role uživatelů výhodou. Například s rolemi uživatelů můžete:
- Zobrazení jedinečného zobrazení pro každou roli uživatele Šablonu formuláře můžete navrhnout tak, aby se zobrazovala různá zobrazení této šablony formuláře v závislosti na tom, kdo formulář vyplňuje. Můžete například navrhnout zobrazení pro dodavatele elektrotechniky, kteří chytají žádost o povolení, zobrazení pro agenty, kteří obdrží žádosti o povolení, a zobrazení pro správce, kteří kontrolují všechny informace. Každé zobrazení zobrazuje pouze data, která jsou vhodná pro jednotlivé role uživatele.
- Zobrazení jiného oddílu pro každou roli uživatele Můžete navrhnout šablonu formuláře, která bude zobrazovat různé oddíly v závislosti na tom, kdo formulář vyplňuje. Například oddíl v šabloně formuláře vyúčtování výdajů, který se vztahuje pouze na zaměstnance, může být zobrazen při otevření formuláře zaměstnancem. Další část, která se vztahuje pouze na manažery, kteří schvalují vyúčtování výdajů, se může zobrazit, když manažer otevře formulář.
- Nastavení ověření dat pro pole založeného na jednotlivých rolích uživatele Šablonu formuláře můžete navrhnout tak, aby se u ovládacího prvku vázaného na konkrétní pole použilo různé ověření dat v závislosti na roli uživatele, který formulář vyplňuje. Můžete například nastavit maximální hodnotu výdajů pro manažera na jeden limit a nastavit maximální hodnotu stejného textového pole vyšší pro správce. Pokud nadřízený vyplní formulář a překročí částku, zobrazí se dialogové okno. Pokud formulář vyplní správce, textové pole přijme hodnotu, která by jinak byla odmítnuta, pokud by formulář vyplnil nadřízený.
- Odeslání dat formuláře do externího zdroje dat založeného na jednotlivých rolích uživatele Můžete například navrhnout šablonu formuláře tak, aby dodavatelé elektrické energie, kteří potřebují požádat o povolení, mohli odeslat vyplněné formuláře pouze webové službě a přijímající agenti mohou odesílat formuláře pouze do databáze SQL. Správci mohou data formuláře odeslat do databáze a v e-mailové zprávě, pokud byla žádost schválena, nebo mohou odeslat data formuláře pouze do databáze, pokud byla žádost zamítnuta.
Vytváření a přiřazování rolí uživatelů
Když vytvoříte novou roli uživatele, můžete k ní uživatele přiřadit následujícími způsoby:
- Zadáním uživatelských jmen z adresářové služby Microsoft služba Active Directory (například "sales\andrew"). Chcete-li zadat uživatelské jméno v adresářové službě služba Active Directory, musí být šablona formuláře vytvořena a publikována v síti systému Microsoft Windows, která používá službu služba Active Directory.
- Zadáním skupin z adresářové služby služba Active Directory. Můžete například zadat e-mailový distribuční seznam, který obsahuje jména všech členů marketingového týmu. Chcete-li zadat skupinu v adresářové službě služba Active Directory, musí být šablona formuláře vytvořena a publikována v síti systému Microsoft Windows, která používá službu služba Active Directory.
- Zadáním hodnoty, která pochází přímo z pole ve formuláři. Pole může získat data ze služby služba Active Directory nebo uživatel může data zadat do ovládacího prvku, který je s tímto polem svázaný. Pokud například šablona formuláře obsahuje textové pole Správce , můžete přidružit konkrétní roli uživatele k poli, ke kterému je toto textové pole vázané.
Po přidání role uživatele ji můžete nastavit jako jednu z následujících možností:
Výchozí role Uživatelé, kteří nejsou přiřazeni k existující roli uživatele, se automaticky přiřadí k roli uživatele, která je určena jako výchozí role. Výchozí role se používá také pro uživatele, kteří jsou součástí skupiny, ale pracují offline. Jedna role uživatele je vždy nastavená jako výchozí.
Role iniciátora Pokud chcete použít konkrétní roli uživatele na uživatele, kteří formulář poprvé otevřou, můžete zadat roli iniciátora. Můžete například definovat roli iniciátora s názvem "Dodavatel", která se vztahuje na uživatele, kteří vyplňují nové formuláře žádosti o povolení. Uživatel, který má přiřazenou jinou roli uživatele, se automaticky znovu přiřadí k roli dodavatele, když otevře nový formulář žádosti o povolení. Při příštím otevření stejného formuláře však aplikace systém Microsoft Office InfoPath místo role iniciátora použije přiřazenou roli uživatele přiřazenou dané osobě.
Pokud jste uživatelům přiřadili role, které jsou založené na libovolné kombinaci uživatelských jmen, skupin nebo hodnot z pole, aplikace InfoPath při otevření formuláře založeného na šabloně formuláře určí roli, která se má danému uživateli přiřadit, v následujícím pořadí:
Jméno uživatele je hodnota pole v šabloně formuláře.
Jméno uživatele je ve službě služba Active Directory.
Uživatel je členem skupiny služby služba Active Directory.
Poznámka
Pokud je uživatel členem několika skupin a přiřazujete role uživatelů, které jsou založené na skupině, infoPath zkontroluje seznam členů každé skupiny v pořadí, v jakém je skupina uvedena v dialogovém okně Spravovat role uživatelů . Pokud je například uživatel členem přijímající skupiny agentů i skupiny správců a skupina správců je uvedená před přijímající skupinou agentů, přiřadí se uživateli role uživatele pro skupinu správců.
Pokud žádná z výše uvedených hodnot není pravdivá, použije se výchozí role.
Po definování rolí uživatelů pro šablonu formuláře můžete nastavit pravidlo, které automaticky přepne zobrazení na základě role uživatele. Můžete například vytvořit roli uživatele manažera a pak vytvořit pravidlo, které automaticky přepne do zobrazení správce, když uživatel přiřazený k roli správce otevře formulář. Případně můžete nejprve vytvořit pravidlo a pak definovat role uživatelů v rámci procesu vytváření pravidla.
Chování ovládacího prvku můžete také měnit na základě role uživatele. Ovládací prvek můžete například povolit pouze pro konkrétní roli uživatele, zatímco jiné role uživatelů vidí data v ovládacím prvku, ale nemůžou je upravovat. Možnost omezit, kdo může vkládat data do ovládacího prvku na základě rolí uživatelů, je jedním ze způsobů, jak zajistit, aby data zadaná do ovládacího prvku pocházejí z legitimního zdroje. Například můžete mít zaškrtávací políčko Schválení v šabloně formuláře žádosti o povolení, které můžou vybrat jenom členové role uživatele správce, což znamená, že povolení bylo schváleno. Uživatelům přiřazeným k jiným uživatelským rolím, jako jsou dodavatelé, kteří odesílají žádosti, se zaškrtávací políčko jenom zobrazí, ale nebudou ho moct vybrat ani zrušit jeho zaškrtnutí.