Teď jste offline a čekáte, až se znova připojí internet.

Jak používat hromadnou korespondenci k vytvoření seznamu seřazeného podle kategorie v aplikaci Word

DŮLEŽITÉ: Tento článek je přeložen pomocí softwaru na strojový překlad Microsoft. Nepřesný či chybný překlad lze opravit prostřednictvím technologie Community Translation Framework (CTF). Microsoft nabízí strojově přeložené, komunitou dodatečně upravované články, a články přeložené lidmi s cílem zajistit přístup ke všem článkům v naší znalostní bázi ve více jazycích. Strojově přeložené a dodatečně upravované články mohou obsahovat chyby ve slovníku, syntaxi a gramatice. Společnost Microsoft není odpovědná za jakékoliv nepřesnosti, chyby nebo škody způsobené nesprávným překladem obsahu nebo jeho použitím našimi zákazníky. Více o CTF naleznete na http://support.microsoft.com/gp/machine-translation-corrections/cs.

Projděte si také anglickou verzi článku: 294686
Aplikace Microsoft Word 2000 verzi tohoto článku naleznete v tématu 211303.
Aplikace Microsoft Word 98 verzi tohoto článku naleznete v tématu 181731.
Aplikace Microsoft Word 97 verzi tohoto článku naleznete v tématu 181730.
Aplikace Microsoft Word 95 verzi tohoto článku naleznete 181729.
Souhrn
Tento článek popisuje, jak pomocí funkce hromadné korespondence v aplikaci Word vytvořit seznam údajů, které je seřazeno a odděleny kategorii. Tento článek obsahuje pokyny a vzorek, který slouží k vytvoření takového seznamu.

Nastavení datového souboru

Seřadit datový soubor tak, aby všechny záznamy se stejnou hodnotou klíče pole kategorie (pole, na kterém je základní řazení) zobrazí společně, jak je znázorněno ukázkový datový soubor. V následujícím ukázkovém seznamu seřazena podle pole Město (CITY je pole klíče v tomto příkladu).
City Employee Sales
Atlanta Galos $3,000
Atlanta Delaney $50,000
Atlanta Henningsen $10,000
Houston Johnson $8,000
Houston Kelly $9,000
Houston Pak $0

Nastavit hlavní dokument

Poznámka:¶ designates Slova "znak konce odstavce" v závorkách označení odstavce v následujícím příkladu. Chcete-li znak konce odstavce, stiskněte klávesu ENTER.

Pro tento postup fungoval musíte vybrat typ dokumentu "Adresář" při nastavení hlavního dokumentu. Chcete-li nastavit hlavní dokument jako adresář, postupujte takto:
  1. Do nového prázdného dokumentu spusťte hromadnou korespondenci. K tomu použijte jeden z následujících postupů v závislosti na používané verzi aplikace Word, který používáte:

    Aplikace Microsoft Word 2002

    V nabídce Nástroje klepněte na příkaz Dopisy a korespondencea klepněte na příkaz Průvodce hromadnou korespondencí.

    Aplikace Microsoft Office Word 2003

    V nabídce Nástroje klepněte na příkaz Dopisy a korespondencea klepněte na příkaz Hromadná korespondence.

    Aplikace Microsoft Office Word 2007 a Microsoft Office Word 2010

    Na kartě korespondence klepněte na tlačítko Spustit hromadnou korespondencia pak klepněte na příkaz Podrobný průvodce hromadnou korespondencí.
  2. V podokno úloh hromadné korespondence ve skupinovém rámečku Vyberte typ dokumentuklepněte na tlačítko adresářtoselect.
  3. Klepněte na tlačítko Další: počáteční dokument.
  4. Ve skupinovém rámečku Vybrat počáteční dokumentklepněte na tlačítko Použít aktuální dokumenttoselect.
  5. Klepněte na tlačítko Další: Vybrat příjemce.
  6. Ve skupinovém rámečku použít existující seznamklepněte na tlačítko Procházet.
  7. V dialogovém okně Vybrat zdroj dat vyberte ukázkový soubor, který jste vytvořili vNastavení datového souboru sekce.
  8. Pokud se zobrazí dialogové okno Potvrdit zdroj dat , vyberte typ dat, který je vhodný pro typ souboru, který jste vytvořili v Sada upthe datový soubor sekce. Pokud je createdthe soubor v aplikaci Microsoft Excel, vyberte například Listy MS Excel pomocí DDE(*.xls) nebo Soubory aplikace Excel prostřednictvím rozhraní ODBC (*.xls).
  9. V dialogovém okně Příjemci hromadné korespondence klepněte na tlačítko OK.
  10. Pomocí následujícího příkladu jako vodítko, vložit pole tocompare pole klíče v každém řádku pomocí pole klíče v předchozím řádku ověření toho vložit jeden textový řetězec Pokud jsou různé a jiného řetězce textif jsou stejné.
Příklad

V tomto příkladu vzorová data z Nastavení datového souboru část a používá jako klíčové pole MERGEFIELD Město {} .

Poznámka: Pokud chcete vložit závorky pole, stiskněte kombinaci kláves CTRL + F9.
{ IF { MERGESEQ } = "1" "{ MERGEFIELD CITY }
" "" }{ SET Place1 { MERGEFIELD CITY }}
{ If { Place2 } <> { Place1 }
{ MERGEFIELD CITY }

{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" "{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" }{ SET Place2 { MERGEFIELD CITY }}
Pole podle tohoto příkladu produktu seřazený seznam takto:
Jihlava

Galos 3 000 Kč.
Delaney 50 000 Kč
Henningsen 10 000 Kč

Houston

Johnson 8 000 Kč
Kelly 9 000 $
Pak 0 Kč

Platnost každé nové kategorie pro novou stránku

Jako v předchozím příkladu je pole klíče v tomto příkladu { MERGEFIELD Město }. Při změně hodnoty města v datovém souboru do jiného města, doplňuje novou stránku sloučených výsledků a sloučení se pokračuje v horní části následující stránky. Pokud chcete vložit závorky pole, stiskněte kombinaci kláves CTRL + F9.
{ If { MERGESEQ } = "1" "{ MERGEFIELD CITY }
" ""}{ SET Place1 { MERGEFIELD CITY }}
{ If { Place2 } <> { Place1 }
----------------------------Page Break--------------------------------
{ MERGEFIELD CITY }

{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" "{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" }{ SET Place2 { MERGEFIELD CITY }}
Poznámka: Vložit konec stránky, buď stiskněte kombinaci kláves CTRL + ENTER nebo klepněte na příkaz Konec v nabídce Vložit , vyberte Konec stránkya klepněte na tlačítko OK.

Pole podle tohoto produktu příklad výpisu na samostatných stránkách takto:
Jihlava

Galos 3 000 Kč.
Delaney 50 000 Kč
Henningsen 10 000 Kč

----------------------------Page Break-----------------------------
Houston

Johnson 8 000 Kč
Kelly 9 000 $
Pak 0 Kč

Formátovat pole klíče

Pole klíče v tomto příkladu je {MERGEFIELD Město}. Chcete-li formátovat výsledky {MERGEFIELD Město} jako velká písmena, můžete vložit přepínače formátování z \ * Horní. Pokud chcete vložit závorky pole, stiskněte kombinaci kláves CTRL + F9.
{ If { MERGESEQ } = "1" "{ MERGEFIELD CITY \* Upper }
" "" }{ SET Place1 { MERGEFIELD CITY }}
{ IF { Place2 } <> { Place1 }
{ MERGEFIELD CITY \* Upper }

{ MERGEFIELD EMPLOYEE }{ MERGEFIELD SALES }" "{ MERGEFIELD EMPLOYEE }{ MERGEFIELD SALES }" }{ SET Place2 { MERGEFIELD CITY }}
Pole podle produktu tento příklad výpisu s městem uvedené velkými písmeny, takto:
JIHLAVA

Galos 3 000 Kč.
Delaney 50 000 Kč
Henningsen 10 000 Kč

HOUSTON

Johnson 8 000 Kč
Kelly 9 000 $
Pak 0 Kč
Poznámka: Můžete použít jiné formátování pole klíče { MERGEFIELD Město } vybrat celé pole (včetně složených závorek pole {}) a formátování pole podle vašich představ. Chcete-li formátovat pole, klepněte na tlačítko písmo v nabídce Formát .

Vložit další text

Pokud chcete další text v dokumentu hromadné korespondence, musí obsahovat tento text uvnitř páry uvozovek v polích IF. Tímto způsobem text se zobrazí, pouze v případě, že informace ve zdroji dat splňuje podmínky, které definujete v polích IF (například pokud je název MĚSTA v aktuálním řádku zdroje dat, se liší od názvu MĚSTA v předchozím řádku).

Pokud umístíte text mimo pole IF do hlavního dokumentu, tento text se zobrazí v dokumentu hromadné korespondence, jednou pro každý nový řádek ve zdroji dat, a ne jednou pro každé nové pole s klíčem. V příkladu, který jste vytvořili v Nastavení datového souboru oddíl, zobrazí se jednou pro každého zaměstnance, nikoli pouze jednou pro každé město.

V tomto příkladu představuje každé město v seznamu s krátkou úvodní větu:
{ IF { MERGESEQ } = "1" "These are the sales totals for { MERGEFIELD CITY }
" "" }{ SET Place1 { MERGEFIELD CITY }}
{ If { Place2 } <> { Place1 }
These are the sales totals for { MERGEFIELD CITY }

{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" "{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" }{ SET Place2 { MERGEFIELD CITY }}
Pole podle tohoto příkladu produktu výpis s úvodní text pro každé město takto:
Jedná se o celkový prodej Brno:

Galos 3 000 Kč.
Delaney 50 000 Kč
Henningsen 10 000 Kč

Jedná se o celkový prodej Houston:

Johnson 8 000 Kč
Kelly 9 000 $
Pak 0 Kč

Jak tento proces funguje

První pole IF v těchto příkladech vloží název města a znak konce odstavce pro první záznam v hromadné korespondenci. Pro všechny další záznamy, vloží toto pole IF nic (""). Rozpozná první záznam hromadné korespondence porovnáním pole MERGESEQ (které vrátí pořadové číslo aktuálního záznamu) číslicí "1".

Pokud pole vloží se znakem (a konec stránky, pokud jsou vynucení každé město na novou stránku), druhý název města dva více vrátit znaky, jméno zaměstnance a částka prodeje (v tomto pořadí), pouze v případě, že pole IF rozhoduje, že aktuální záznam obsahuje název města, které se liší od předchozí záznam. Aplikace Word určí, že aktuální záznam obsahuje název města, který je stejný jako předchozí záznam, vloží aplikace Word pouze další jméno zaměstnance a prodejní částky.

Následující pole IF rozpozná nové město porovnáním textu záložky podle dvou polí se SADOU. Text záložky "Place1" je vždy rovna aktuální záznam pole Město a text záložky "Place2" se rovná předchozí záznam pole Město.
Odkazy
Další informace o hromadné korespondence získáte v následujícím článku znalostní báze Microsoft Knowledge Base:
294688 Jak navrhnout a sestavit seznam adres hromadné korespondence v aplikaci Word 2002 a v novějších verzích aplikace Word
290408 Často kladené dotazy týkající se hromadné korespondence v aplikaci Word 2002
294693 Jak používat hromadnou korespondenci k vytvoření adresáře v aplikaci Word 2002 a v novějších verzích aplikace Word
294683 Jak používat hromadnou korespondenci k vytváření formulářových dopisů v aplikaci Word 2002 a v novějších verzích aplikace Word
OfficeKBHowTo faktury katalogu telefonní adresář podmíněné hromadné skupiny sestavy podrobností souboru inf WD2003 WD2007 WD2010

Upozornění: Tento článek je přeložený automaticky

Vlastnosti

ID článku: 294686 - Poslední kontrola: 05/03/2015 21:14:00 - Revize: 9.0

Microsoft Word 2013, Microsoft Word 2010, Microsoft Office Word 2007, Microsoft Word 2002 Standard Edition

  • kbdta kbfield kbhowtomaster kblayout kbmerge kbmt KB294686 KbMtcs
Váš názor
l>/html>did=1&t=">