Poznámka: Snažíme se pro vás co nejrychleji zajistit aktuální obsah nápovědy ve vašem jazyce. Tato stránka byla přeložena automaticky a může obsahovat gramatické chyby nebo nepřesnosti. Naším cílem je to, aby pro vás byl její obsah užitečný. Mohli byste nám prosím dát ve spodní části této stránky vědět, jestli vám informace v článku pomohly? Pokud byste se rádi podívali na jeho anglickou verzi, najdete ji tady .
Knihovna je umístění v lokalitě, ve kterém můžete vytvářet, shromažďovat a spravovat soubory společně se členy týmu. Každá knihovna zobrazí seznam souborů a klíčové informace o souborech usnadňující uživatelům společnou práci se soubory.
Knihovny lze řadou způsobů přizpůsobit. Můžete nastavit, jak se mají dokumenty zobrazovat, sledovat a vytvářet. Můžete sledovat verze, včetně počtu a typu verzí, a můžete omezit, kdo bude moci dokumenty zobrazit, než budou schváleny.
Můžete si zvolit některý z typů knihoven, a to v závislosti na typech souborů, které chcete uložit, a na tom, jak chcete plánovat jejich použití.
Když služba Microsoft Windows SharePoint Services vytvoří nový web, je automaticky vytvořena knihovna Sdílené dokumenty. Tuto knihovnu můžete začít ihned používat, přizpůsobit ji nebo vytvářet další knihovny.
Zde jsou uvedeny některé způsoby, jak pracovat s knihovnami a dosáhnout toho, aby byly užitečnější pro skupinu:
-
Vytváření a správa zobrazení. Pomocí Zobrazení lze zobrazovat položky v knihovně, které jsou pro vás nejdůležitější nebo které nejlépe vyhovují konkrétnímu účelu. Obsah dané knihovny se nezmění, ale soubory jsou uspořádány nebo filtrovány tak, aby je bylo možné snadněji najít nebo prohledávat srozumitelným způsobem.
-
Vyžadované schválení dokumentu. Podle potřeby můžete zadat, aby bylo povinné provést schválení dokumentu. Dokumenty zůstanou ve stavu čekání na zpracování, dokud nebudou schváleny nebo zamítnuty uživatelem, který k tomu má oprávnění. Můžete určit, které skupiny uživatelů mohou dokument zobrazit, než bude schválen.
-
Sledování verzí Pokud potřebujete uchování předchozích verzí souborů knihovny můžete sledovat, uložení a obnovení souborů. Můžete sledovat všechny verze stejným způsobem. Nebo můžete zvolit některé verze označit jako hlavní verze, například přidání nové kapitoly ručním a některých verzí jako dílčí, například oprava pravopisné chyby. K plánování úložiště, můžete volitelně počet každého typu verzi, kterou chcete uložit.
Například cestovní kancelář může pomocí knihovny dokumentů spravovat soubory. Členové týmu při vyvíjení nového prodejního návrhu sledují dílčí verze souboru. Pokud udělají chybu v jedné verzi, mohou obnovit předchozí verzi. Po dokončení návrhu mohou vytvořit hlavní verzi a potom ji znovu publikovat ke schválení právním oddělením a nadřízeným. Po schválení si mohou soubor prohlížet i ostatní zaměstnanci společnosti.
-
Vyžadování rezervace souborů Když vyžadovat rezervaci souboru můžete zajistit, aby neměl že pouze jedna osoba můžete upravit tento soubor, dokud se změnami. Vyžadování dokumenty chcete vyžadovat rezervaci zabrání víc lidem změn ve stejnou dobu, které můžete vytvořit konflikty při úpravách a způsobit zmatky. Vyžadovat rezervaci také vám může připomenout členům týmu, pokud chcete přidat komentář při vracení souboru se změnami, takže můžete snadněji sledovat, co se změnilo ve všech verzích.
-
Nechte se informovat o změnách. Knihovny v rámci služby Windows SharePoint Services 3.0 podporují technologii RSS, aby členové pracovní skupiny mohli automaticky dostávat aktualizace. Informační kanály RSS umožňují uživatelům získávat a zobrazovat aktualizace (informační kanály) s novinkami a informacemi v jediném umístění. Můžete také vytvořit e-mailové výstrahy, aby vám byla oznámena jakákoli změna souborů.
-
Offline úprava souborů. Pokud dáváte přednost práci se soubory na pevném disku, můžete soubory rezervovat a pracovat s nimi v režimu offline – za předpokladu, že používáte aplikaci, která je kompatibilní se službou Windows SharePoint Services 3.0, například Microsoft Office 2007.
-
Práce s knihovnou z e-mailového programu. Pokud používáte e-mailový program, který je kompatibilní se službou Windows SharePoint Services 3.0, například Microsoft Office Outlook 2007, můžete si důležité informace brát kamkoli s sebou. Z e-mailového programu pak můžete číst, upravovat a vyhledávat soubory v režimu offline z programu pošty.
-
Snadné kopírování dokumentů do jiného umístění. Soubor můžete snadno odeslat do jiného umístění na webu Windows SharePoint Services 3.0. Můžete nastavit, aby se při aktualizaci původního souboru aktualizoval soubor i v dalších umístěních.
-
Definování typů obsahu Pokud vaše skupina pracuje s několika typů souborů, například listy, prezentace a dokumenty, můžete rozšířit funkce knihovny povolením a definování více typů obsahu. Typy obsahu přidat flexibilitu a konzistence ve více knihovnách. Každý typ obsahu můžete určit šablony a Pracovní postup procesů.
Například prodejní oddělení může mít šablony pro prodejní sestavy, standardní dokumenty, rozpočty a prezentace. Každá šablona obsahuje logo a cíle společnosti. Při vytváření nového souboru z knihovny dokumentů mohou uživatelé vybrat šablonu, kterou chtějí používat.
-
Zadání jedinečných oprávnění. Pro knihovnu nebo i pro soubor v rámci knihovny můžete zadat jedinečná oprávnění.
-
Vytvoření pracovních postupů. Knihovna dokumentů nebo typ obsahu může používat pracovní postupy, které vaše společnost definovala pro podnikové procesy, například správa schvalování nebo revizí dokumentů.
Použitý typ knihovny závisí na typu sdílených souborů:
-
Knihovna dokumentů Pro mnoho typů souborů, včetně dokumentů a tabulek použijte knihovny dokumentů. Další typy souborů mohou být uloženy v knihovně dokumentů, i když jsou některé typy souborů blokované z bezpečnostních důvodů. Při práci s programy, které jsou kompatibilní se službou Windows SharePoint Services můžete vytvořit tyto soubory z knihovny. Například marketingový tým může mít vlastní knihovnu pro plánování materiály, novinky a publikace.
-
Knihovna obrázků: Sdílet kolekce fotografie nebo grafiky, použijte knihovnu obrázků. Přestože obrázky mohou být uloženy v jiných typech knihoven Sharepointu, knihovny obrázků mít několik výhod. Například z knihovny obrázků můžete zobrazit obrázky v prezentaci, stáhnout obrázky do svého počítače a úprava obrázků s grafických programů, které jsou kompatibilní se službou Windows SharePoint Services. Zvažte vytvoření knihovny obrázků, pokud opakovaně váš tým používá velké množství grafiky, jako jsou loga nebo firemní obrázky, nebo pokud chcete uložit obrázky týmové události spustí produktu.
-
Knihovna stránek wikiwebu Pokud chcete vytvořit skupinu stránky wikiwebu připojené, použijte Knihovna stránek wikiwebu. Wikiweb umožňuje víc lidem shromažďovat pravidelné informace ve formátu, který můžete snadno vytvářet a upravovat. Můžete přidat do knihovny stránky wikiwebu, ve kterých jsou obrázky, tabulky, hypertextové odkazy a interní odkazy. Například pokud váš tým vytvoří wikiweb projektu, webu mohou být uloženy tipy a triky, jak v řadě stránek, která se připojují k sobě.
-
Knihovna formulářů: Pokud budete potřebovat pro správu skupiny založeném na jazyce XML formuláře, použijte tuto knihovnu. Vaše organizace může například pro knihovnu formulářů účely vyúčtování výdajů. Nastavení knihovny formulářů vyžaduje XML editor nebo XML návrhové aplikace, která je kompatibilní se službou Windows SharePoint Services, jako je Microsoft Office InfoPath.
