Týmy ve vašem podniku používají weby Microsoft SharePointu ke spolupráci na dokumentech a sdílení informací. Chcete vytvářet sharepointová řešení, která zlepšují produktivitu a efektivitu vaší organizace, ale nechcete psát kód. Kde začít?
S Microsoft SharePoint Designer 2010 můžete navrhovat řešení pracovních postupů bez kódu, která spravují jednoduché až složitější obchodní procesy v organizaci. Pracovní postupy přidávají logiku do systémových i lidských procesů. Pracovní postupy pro systémové procesy můžou aktualizovat jeden zdroj dat, když se změní jiný zdroj dat. Pracovní postupy pro lidské procesy můžou odeslat dokument, například vyúčtování výdajů, vedoucímu zaměstnance ke schválení a v případě schválení dále účetnímu oddělení ke zpracování.
To je možné díky výkonnému, ale intuitivnímu editoru pracovních postupů v SharePoint Designer 2010, který umožňuje vnořenou logiku, dílčí kroky a další možnosti. Pokud je například pracovní postup přidružený ke knihovně dokumentů nebo pokud je filtrován na typ obsahu Dokument, zobrazí se skupina kontextových akcí sady dokumentů. Sada dokumentů je nová funkce v SharePoint Server 2010 kdy se skupina dokumentů považuje za jednu jednotku, takže akce pracovního postupu pro sadu dokumentů bude iterovat u všech položek v této sadě dokumentů.
Mezi další nové akce pracovního postupu patří akce, které tvoří základ tří nejoblíbenějších pracovních postupů na SharePoint Serveru – pracovní postupy Schválení, Shromáždit zpětnou vazbu a Shromáždit podpisy, akce nástrojů pro manipulaci s řetězci a kalendářními daty; nová relační akce, která používá úložiště profilů uživatelů Služby SharePoint k vyhledání nadřízené osoby; a nové akce seznamu, které pracovní postup může použít k nastavení oprávnění k položce seznamu.
Pracovní postupy můžete také navrhovat a sdílet pomocí aplikace Microsoft Visio s jeho šablonami vývojových diagramů, které lze exportovat do SharePoint Designer 2010.
Tento článek představuje základy pracovních postupů. Když rozumíte typům a základním stavebním blokům pracovních postupů (akcím, podmínkám a krokům), můžete rychle přidat pracovní postupy pro automatizaci procesů a zvýšení produktivity a efektivity vaší organizace.
V tomto článku
Co je pracovní postup?
Pracovní postupy představují způsob, jakým organizace funguje. Jedná se o řadu akcí, které odpovídají pracovnímu procesu, jako je například proces nákupních objednávek. SharePoint 2010 vám pomůže tyto pracovní postupy automatizovat a zvýšit tak efektivitu a produktivitu organizace. K tomu dochází, protože automatizované pracovní postupy řídí procesy tak, aby se organizace mohly soustředit na práci, a ne na správu procesů.
Pracovní postupy můžou řídit většinu aspektů webu, seznamu, knihovny, typu obsahu nebo položky seznamu SharePointu 2010, včetně životního cyklu dané položky. Pracovní postup může zahrnovat akce prováděné lidmi (nebo účastníky pracovního postupu) i akce prováděné pracovním postupem. Účastníci pracovního postupu můžou pracovat s pracovním postupem prostřednictvím určeného seznamu úkolů, kde pracovní postup může vytvořit úkol pro někoho a zůstat pozastavený, dokud nebude úkol označen jako dokončený.
Pracovní postupy můžou být tak jednoduché nebo složité, jak vyžadují vaše obchodní procesy. Můžete vytvořit pracovní postup, který uživatel zahájí, nebo pracovní postup, který se spustí automaticky na základě události, například při vytvoření nebo změně položky seznamu.
Obecně platí, že pokud k návrhu pracovního postupu použijete SharePoint Designer 2010, postupujte podle těchto základních kroků:
-
Zvolte typ pracovních postupů, které chcete vytvořit: seznam, opakovaně použitelný seznam nebo web.
-
V editoru pracovních postupů můžete zvolit a sestavit podmínky a akce, které definují kroky pracovního postupu tak, aby představovaly obchodní proces, který automatizujete.
-
Uložte a publikujte pracovní postup.
-
V případě potřeby přizpůsobte formuláře pracovního postupu, které se vygenerovaly automaticky.
Pracovní postup si můžete představit jako vývojový diagram akcí se začátkem, koncem a sekvenčním tokem od začátku do konce. Pracovní postupy můžou zahrnovat paralelní větve, ale nakonec postupují od počáteční akce až po konečnou akci.
Předpokládejme například, že jste chtěli zobrazit graf pracovního postupu, který směruje dokument v SharePointu 2010 ke schválení. Když se pracovní postup spustí, automaticky e-mailem oznámí určenému revidujícímu, že má dokument ke kontrole. Revidující pak dokument zkontroluje a změní stav dokumentu tak, aby označil, že úkol dokončil a jestli dokument schválil nebo odmítl. Na základě odpovědi revidujícího pracovní postup pokračuje v jedné ze dvou paralelních větví. Pokud revidující dokument schválí, pracovní postup přesune schválený dokument do konkrétní knihovny dokumentů a pak odešle e-mailovou zprávu celému týmu s oznámením o schváleném dokumentu. Pokud revidující dokument odmítne, pracovní postup na to upozorní autora dokumentu. V obou případech pak pracovní postup dosáhne svého konce a proces se dokončí.
Diagram 1: Příklad pracovního postupu schválení
Jaký typ pracovních postupů mám navrhnout?
SharePoint 2010 obsahuje tři typy pracovních postupů:
-
Seznam
-
Opakovaně použitelný seznam
-
Web
Výpis pracovních postupů
Pracovní postup seznamu je typ pracovního postupu, který byl k dispozici v SharePointu 2007. Vzhledem k tomu, že obsahuje kontext seznamu, pro který byl vytvořen, mají pracovní postupy seznamu automaticky přístup k hodnotám vlastních polí pro položku seznamu, na které se budou spouštět, například k vlastnímu poli Poznámek pro knihovnu dokumentů. Pracovní postupy seznamů nelze zpřístupnit jiným seznamům nebo knihovnám na tomto nebo jiném webu. Chcete-li mít stejnou funkci pracovního postupu pro více seznamů, musíte pracovní postupy vytvořit ručně znovu ve všech umístěních.
Pokud víte, že budete potřebovat pouze pracovní postupy, které navrhujete pro konkrétní seznam, má pracovní postup seznamu výhodu v tom, že automaticky zpřístupňuje vlastní pole seznamů.
Opakovaně použitelné pracovní postupy seznamu
Pracovní postup opakovaně použitelného seznamu (opakovaně použitelný pracovní postup) můžete vytvořit na webu nejvyšší úrovně v kolekci webů a tento pracovní postup lze změnit na globálně opakovaně použitelný – to znamená, že pracovní postup lze přidružit k libovolnému seznamu, knihovně nebo typu obsahu v kolekci webů. Můžete také vytvořit opakovaně použitelný pracovní postup v libovolném podřízeného webu v kolekci webů. Tento pracovní postup je k dispozici pro opakované použití v daném podřízené lokalitě.
Můžete také exportovat opakovaně použitelný pracovní postup z jednoho webu a pak tento pracovní postup nahrát a aktivovat v jiném webu. Můžete například vytvořit opakovaně použitelný pracovní postup v testovacím prostředí, otestovat ho a pak ho exportovat do produkčního prostředí. SharePoint Designer 2010 podporuje export pracovního postupu jako šablony.
Opakovaně použitelné pracovní postupy ve výchozím nastavení nemají kontext konkrétního seznamu nebo knihovny. Proto ve výchozím nastavení poskytují pouze sloupce, které jsou společné v seznamech a knihovnách, například Vytvořeno a Autor.
Pokud váš opakovaně použitelný pracovní postup vyžaduje, aby byly určité sloupce v seznamu nebo knihovně, ke kterým jste ho přidružují, můžete tyto sloupce přidat jako sloupce přidružení. Sloupce přidružení se automaticky přidají do seznamu nebo knihovny, když je k ho seznamu nebo knihovně přidružený opakovaně použitelný pracovní postup.
Při vytváření opakovaně použitelného pracovního postupu můžete případně filtrovat opakovaně použitelný pracovní postup podle určitého typu obsahu. To vám umožní pracovat s poli typu obsahu v SharePoint Designer 2010. Pokud jsou například opakovaně použitelné pracovní postupy seznamu přidruženy k typu obsahu Dokument, zobrazíte a použijete v pracovním postupu pole, která jsou specifická pro daný typ obsahu, například ID dokumentu. V prohlížeči pak můžete opakovaně použitelný pracovní postup přidružit ke konkrétnímu typu obsahu nebo k libovolnému typu obsahu, který dědí z daného typu obsahu. Pokud přidružíte pracovní postup k typu obsahu webu, zpřístupníte ho pro všechny položky tohoto typu obsahu v každém seznamu a knihovně na webu, do kterého byl daný typ obsahu přidán. Můžete ho dokonce zpřístupnit pro weby v kolekci, pokud je pracovní postup nakonfigurovaný jako globálně opakovaně použitelný pracovní postup.
Pokud chcete, aby uživatelé mohli používat pracovní postupy, které navrhujete na více webech, seznamech, knihovnách a typech obsahu, bude vám pravděpodobně nejlépe vyhovovat opakovaně použitelný pracovní postup. Očekáváme, že většina pracovních postupů pro SharePoint 2010 bude používat opakovaně použitelné pracovní postupy.
Pracovní postupy webu
Pracovní postup webu je přidružený k webu, nikoli k seznamu, knihovně nebo typu obsahu. Na rozdíl od většiny pracovních postupů tedy pracovní postup webu neběží na konkrétní položce seznamu. Z tohoto důvodu mnoho akcí, které jsou k dispozici pro položky, které nejsou k dispozici pro pracovní postupy webu.
V prohlížeči spustíte pracovní postup webu nebo zobrazíte stav spuštěných pracovních postupů webu tak, že kliknete na nabídku Akce webu , kliknete na Zobrazit veškerý obsah webu a potom kliknete na Pracovní postupy webu.
Pokud chcete vytvořit pracovní postup, ale nepotřebujete pro ně seznam, knihovnu nebo typ obsahu, pracovní postup webu bude pravděpodobně nejlépe vyhovovat vašim potřebám. Můžete například vytvořit pracovní postup webu jako způsob, jak lidé můžou poskytnout zpětnou vazbu k vašemu webu.
Přizpůsobení pracovních postupů v SharePoint Server 2010
Nemusíte začínat úplně od začátku a navrhovat pracovní postupy, které odpovídají procesům vaší organizace. Čtyři nejoblíbenější pracovní postupy v SharePoint Serveru 2007 – Schválení, Shromáždit názory, Shromáždit podpisy a Publikování schválení – byly zcela znovu sestaveny jako deklarativní opakovaně použitelné pracovní postupy, což znamená, že jsou nyní plně přizpůsobitelné v SharePoint Designer 2010. Tyto pracovní postupy a také vlastní opakovaně použitelné pracovní postupy můžete kopírovat a upravovat (doporučeno) tak, aby vyhovovaly potřebám vaší organizace.
Poznámka: SharePoint 2010 obsahuje další pracovní postupy, například třístavový pracovní postup, ale nejedná se o deklarativní pracovní postupy, a proto je nelze změnit.
Tyto pracovní postupy jsou řízené událostmi a všechny důležité události v pracovním postupu se zobrazují v editoru pracovních postupů, a to jak pro každý úkol v procesu, tak pro celý proces. Můžete například snadno přidat podmínky a akce, které definují, co se stane při přiřazení, vypršení platnosti nebo dokončení jednotlivých úkolů.
Co jsou události, akce, podmínky a kroky?
Toto jsou stavební bloky pracovního postupu. Pracovní postup se skládá z jednoho nebo více kroků a každý krok se skládá z akcí a všech přidružených podmínek. Každý pracovní postup je inicializován událostí.
Co jsou události?
Událost je to, co spouští nebo inicializuje pracovní postup. Události lze také použít ke správě načasování akcí v rámci pracovního postupu, jako je například čekání na změnu stavu položky. Existují tři události, které můžou spustit pracovní postup:
-
Vytvoří se položka.
-
Položka se změní.
-
Účastník pracovního postupu klikne na tlačítko Start na sharepointovém webu.
Poznámka: Pracovní postupy webu je možné spustit pouze ručně.
Můžete vytvořit pracovní postup, který účastník spustí ručně, nebo pracovní postup, který se spustí automaticky při vytvoření nebo změně položky seznamu. Chcete například nakonfigurovat vlastní pracovní postup schválení žádosti o změnu návrhu tak, aby se mohl spustit ručně a při změně položky, ale ne při počátečním vytvoření položky. Na stránce nastavení pracovního postupu v části Možnosti spuštění vyberte Zakázat automatické spuštění při vytváření položky.
Když účastník pracovního postupu spustí pracovní postup ručně, tato osoba nejprve přejde do seznamu nebo knihovny, ke kterým je pracovní postup připojený. Každý uživatel s alespoň úrovní oprávnění Přispívat může zahájit pracovní postup, který je navržený tak, aby se spustil ručně. Pokud chcete pracovní postupy spustit ručně, účastník klikne na položku, v nabídce klikne na Pracovní postupy a pak vybere pracovní postup ze stránky, která zobrazí všechny pracovní postupy dostupné pro danou položku. Účastník v případě potřeby vyplní formulář pro inicializaci pracovního postupu a potom pracovní postup zahájí kliknutím na tlačítko Start ve formuláři. Inicializování pracovního postupu vytvoří novou instanci tohoto pracovního postupu pro danou konkrétní položku.
Poznámka: Příkaz Pracovní postupy je k dispozici pouze v případě, že je položka v seznamu, knihovně nebo je typu obsahu, který má připojený alespoň jeden pracovní postup.
V případě pracovního postupu, který se spouští ručně, může být inicializace stejně jednoduchá jako obrázek vlevo nebo složitější, například obrázek vpravo.
Jednoduchý formulář
Složitější formulář
Při návrhu pracovního postupu můžete do inicializace také přidat vlastní pole. Účastníci pracovního postupu pak můžou poskytnout informace pracovnímu postupu vyplněním tohoto formuláře a tato nastavení se předají pracovnímu postupu. Spustí se nová instance pracovního postupu, která pak může vyhledat a použít informace poskytnuté prostřednictvím formuláře v libovolném okamžiku pracovního postupu. Můžete také zadat pole, která budou použita ve formuláři přidružení pro opakovaně použitelné pracovní postupy.
Co jsou akce?
Akce je nejzákladnější jednotkou práce v pracovním postupu. SharePoint Designer 2010 poskytuje sadu předdefinovaných a opakovaně použitelných akcí, které můžete začlenit do pracovního postupu. Váš pracovní postup může například:
-
Vytváření, kopírování, změna nebo odstranění položek seznamu (včetně dokumentů)
-
Vrátit položky se změnami nebo odhlásit.
-
Odešle e-mailovou zprávu.
-
Vytvořte úkol pro někoho ze seznamu úkolů na týmovém webu.
-
Shromážděte data od účastníka, na která lze odkazovat později v pracovním postupu.
-
Pozastavte nebo zastavte pracovní postup.
-
Protokolovat informace o pracovním postupu do seznamu historie, který se použije k odmítnutí nebo ladění pracovního postupu.
-
Nastavte proměnné pracovního postupu nebo proveďte výpočty.
SharePoint Server 2010 zahrnuje tři nové akce úkolů: Zahájit proces schválení, Zahájit proces zpětné vazby a Spustit vlastní proces úkolu. Pracovní postupy "velké trojky", které jsou součástí SharePoint Server 2010 – pracovní postupy Schválení, Shromažďování zpětné vazby a Shromáždit podpisy – jsou sestavené pomocí těchto akcí. Akce schválení zobrazí všechny důležité události v procesu schválení, což usnadňuje návrh procesu lidského pracovního postupu, ve kterém mnoho lidí komunikuje nebo spolupracuje na konkrétním dokumentu.
Pracovní postup může obsahovat libovolný počet akcí. Právě uvedené akce provádí pracovní postup, ale ostatní akce můžou provádět účastníci pracovního postupu. Například v pracovním postupu schválení provádí proces skutečné kontroly a schválení dokumentu účastník pracovního postupu. Akce prováděné účastníkem pracovního postupu jsou reprezentovány úkoly přiřazenými této osobě v určeném seznamu úkolů. Pět akcí v diagramu 1: Ukázkový pracovní postup diagramu na začátku tohoto článku:
-
Odeslání e-mailové zprávy s upozorněním revidujícímu
-
Kontrola dokumentu (úkol přiřazený účastníkovi pracovního postupu)
-
Přesunutí dokumentu do schválené knihovny dokumentů
-
Odeslání e-mailové zprávy s upozorněním týmu
-
Odeslání e-mailové zprávy s upozorněním na autora dokumentu
V nejzákladnějším smyslu při návrhu pracovního postupu identifikujete potřebnou sekvenci akcí a pak tuto posloupnost akcí sestavíte pomocí editoru pracovních postupů. Například v diagramu 1: Příklad pracovního postupu schválení je první akcí, kterou chcete, odeslání e-mailové zprávy s upozorněním revidujícímu.
V editoru pracovních postupů tedy kliknete na první krok, zadáte některé nebo všechny e-maily a zvolíte Odeslat Email.
Co jsou podmínky?
Při návrhu pracovního postupu můžete pomocí editoru pracovních postupů vytvořit pravidla, která použijí podmíněnou logiku na sharepointové weby, seznamy, položky a typy obsahu. Pravidlo stanoví podmínku, ve které pracovní postup provede přidruženou akci pouze v případě, že je podmínka pravdivá. Můžete například vytvořit pravidlo, ve kterém pracovní postup odešle revidujícímu e-mailovou zprávu jenom v případě, že položku vytvořila konkrétní osoba. Můžete také přidat více podmínek pro každou větev. Můžete například vytvořit pravidlo, kdy se revidujícímu odešle e-mailová zpráva jenom v případě, že je položka (1) vytvořená konkrétní osobou a (2) název dokumentu obsahuje konkrétní klíčová slova. Nakonec můžete k jedné podmínce přidružit více akcí. Můžete například vytvořit pravidlo, kde pokud je položka vytvořená určitou osobou, (1) revidujícímu se odešle e-mail a (2) informace pracovního postupu se zaprotokolují do seznamu Historie.
Když to shrneme, pravidlo je jedna nebo více podmínek přidružených k jedné nebo více akcím: Pokud jsou všechny klauzule v podmínce pravdivé, proveďte všechny přidružené akce.
V předchozím příkladu uživatel zadal sadu dvou podmínek a sadu dvou akcí pro pracovní postup. V pracovním postupu však můžete vytvořit více větví: Pokud je podmínka A pravdivá, proveďte jednu akci; Pokud je podmínka B pravdivá, proveďte jinou akci. Pokud chcete přidat větev do kroku, klikněte na Vložit Else-If větev. Například v pracovním postupu schválení, pokud revidující schválí dokument, pracovní postup provede jednu řadu akcí; Pokud revidující odmítne dokument, stejný pracovní postup provede jinou akci. Toto je podmíněná větev.
V editoru pracovních postupů má tento krok dvě větve a vypadá takto.
Můžete také vytvořit větev, která neobsahuje podmínku. Tímto způsobem pracovní postup provede jednu akci, pokud je podmínka nebo sada podmínek pravdivá, a jinou akci, pokud jsou nepravdivé. Například následující krok v pracovním postupu odešle zprávu schvalovatelům pouze v případě, že je podmínka splněna; jinak pracovní postup odešle zprávu pouze iniciátoru pracovního postupu. Když přidáte větev bez podmínky, pracovní postup provede akci v této větvi v každém případě, kdy podmínka v první větvi je nepravdivá.
Poznámka: Pokud chcete mít větev bez podmínky, musí to být poslední větev v podmíněném bloku, a ne jediná větev v podmíněném bloku.
Poznámka: Větvení v pracovním postupu nelze rozšířit z jednoho kroku do druhého. Sada větví Else If, označovaných také jako podmíněný blok, je vždy obsažena v jednom kroku. Kroky ale můžete vnořit jako dílčí kroky.
SharePoint Designer 2010 poskytuje několik připravených a opakovaně použitelných podmínek, které můžete začlenit do pracovního postupu. Můžete například určit, že pracovní postup provádí přidružené akce pouze v případě, že položka:
-
Vytvoří se nebo upraví v určitém časovém rozsahu.
-
Je vytvořen nebo upraven konkrétní osobou.
-
Obsahuje pole nadpisu, které obsahuje zadaná klíčová slova.
-
Je soubor určitého typu nebo má velikost souboru v určitém rozsahu. (Tato podmínka je k dispozici pouze v případě, že je pracovní postup připojený ke knihovně dokumentů.)
Kromě toho můžete v SharePoint Designer 2010, kde můžete zadat širokou škálu parametrů, vytvořit vlastní a upřesňující podmínky. Pomocí vlastních podmínek můžete porovnat pole v aktuálním seznamu s hodnotou. Můžete například vytvořit vlastní podmínku, kde pokud se pole Stav schválení rovná Schválené, provést přidruženou akci. S upřesňujícími podmínkami můžete porovnat jednu hodnotu s jinou hodnotou. To vám umožní vytvořit porovnání mezi polem v libovolném seznamu a hodnotou z jiného seznamu. Můžete například vytvořit upřesňující podmínku pro knihovnu Sdílené dokumenty, kde pokud se hodnota pole Stav v seznamu Úkoly rovná Čekající, proveďte přidruženou akci.
Poznámka: Akce nevyžaduje podmínku. Například první krok v diagramu 1: Příklad pracovního postupu schválení na začátku tohoto článku odešle e-mail s upozorněním revidujícímu. Tato akce nemá přidruženou podmínku. Paralelní blok akcí také nevyžaduje podmínku.
Paralelní vs. sériové akce
Pokud máte k podmínce přidruženo více než jednu akci, je možné nastavit, aby se akce spouštěly současně (paralelní) nebo jedna po druhé (sériová), výchozí nastavení.
Sériové akce V následujícím pracovním postupu můžete například nastavit dvě akce, které po schválení dokumentu zkopírují dokument do knihovny archivačních dokumentů a pak (potom) odešle zprávu. V editoru pracovních postupů pak označuje, že druhá akce probíhá po první akci.
Paralelní akce: Například v následujícím pracovním postupu můžete nastavit dvě akce tak, aby se při schválení dokumentu odeslala zpráva a zároveň se dokument zkopíruje do knihovny schválených dokumentů. V editoru pracovních postupů a označuje, že druhá akce probíhá ve stejnou dobu jako první. To je užitečné zejména u úkolů a akcí, které zabírají značnou dobu. Například v případě úkolů se dá použít k řízení, kdy jsou úkoly přiřazeny.
Poznámka: Paralelní akce nejsou zcela souběžné; přesné pořadí nelze zadat a může se při každém spuštění pracovního postupu lišit.
Poznámky:
-
V pravidle (podmínky a akce) můžou akce probíhat v řadě, paralelně nebo v kombinaci řad a paralelně.
-
Sada sériových nebo paralelních akcí musí být obsažena v jednom kroku.
Co jsou kroky?
Pracovní postup se skládá z jednoho nebo více kroků. Každý krok může obsahovat řadu akcí a přidružených podmínek. Kroky můžete dokonce vnořit do jiných kroků. Můžete to udělat kvůli organizaci pracovního postupu. Kroky si můžete představit jako bloky funkcí v editoru pracovních postupů. Například následující pracovní postup má dva kroky, jak je znázorněno v editoru pracovních postupů.
Postup umožňuje seskupit podmínky a akce tak, aby bylo možné vyhodnotit a provést jednu sadu pravidel (podmínky a akce) před druhou sadou.
Nakonfigurujte akce v pracovním postupu tak, aby se spouštěly pomocí oprávnění autora pracovního postupu. V SharePoint Designer 2010 můžete pomocí kroků zosobnění nechat pracovní postup provádět akce tak, že místo iniciátora pracovního postupu zosobníte autora pracovního postupu. Kroky zosobnění jsou zvlášť užitečné ve scénářích schvalování a publikování, kdy lidé, kteří odesílají obsah ke schválení, a osoby schvalující obsah mají různá oprávnění.
Autor pracovního postupu je poslední osoba, která pracovní postup publikovala. Pokud je pracovní postup znovu publikován jiným uživatelem, autor pracovního postupu se u probíhajících instancí pracovního postupu nezmění. Instance pracovních postupů, které se spustí po opětovném publikování pracovního postupu, budou používat aktualizovaného autora pracovního postupu.
Poznámka: Kroky zosobnění je možné přidat pouze do kořenového adresáře pracovního postupu a nelze je vnořit do jiného kroku.
V následujícím scénáři nemá osoba iniciující pracovní postupy oprávnění k přidání souboru do knihovny archivu, ale autor pracovního postupu ano. Když osoba inicializuje pracovní postup, pokud se podmínka vyhodnotí jako pravdivá v kroku zosobnění, dokument se zkopíruje do knihovny archivu pomocí oprávnění autora pracovního postupu. Krok 2 není krok zosobnění, proto se spouští jako iniciátor pracovního postupu. Osvědčeným postupem je použít kroky zosobnění pouze pro minimální sadu akcí, které k úspěchu vyžadují oprávnění autora pracovního postupu.
Jeden nebo více kroků? Některé pracovní postupy lze navrhnout buď jako posloupnost akcí v jednom kroku, nebo jako posloupnost kroků. Například akce v následujícím kroku můžou být rozdělené do samostatných kroků nebo vnořené s podmíněným blokem jako samostatnými kroky.
Následuje příklad procesu s použitím vnořených kroků v podmíněném bloku.
Postup je způsob, jak uspořádat pracovní postup. Způsob, jakým přesně používáte kroky ve svých pracovních postupech, je do značné míry na osobních preferencích. Pracovní postup může mít například mnoho akcí v kroku, který nepoužívá podmínky. V takovém případě můžete chtít akce rozdělit do kroků, abyste je mohli lépe uspořádat. Pravidla v jednom kroku se před přechodem k dalšímu kroku zpracují až k závěru, takže chcete do stejného kroku seskupit pravidla potřebná k provedení konkrétní akce nebo akcí, které chcete.
Co jsou formuláře pracovního postupu?
Pokud chcete, aby byl pracovní postup dynamičtější a flexibilnější, můžete do pracovního postupu přidat formulář. Pomocí formuláře můžete shromažďovat informace od účastníků pracovního postupu v předdefinovaných časech a umožnit účastníkům pracovat s úkoly daného pracovního postupu a zajistit, aby data byla k dispozici pro opakovaně použitelné pracovní postupy bez ohledu na to, k jakému seznamu, knihovně nebo typu obsahu jsou přidružená.
Pomocí SharePoint Designer 2010 můžete vytvořit tři typy formulářů pracovního postupu:
-
Inicializace formulář shromažďuje informace od účastníka pracovního postupu při jeho spuštění. Automaticky se vygeneruje při vytvoření pracovního postupu v SharePoint Designer 2010. Inicializace formuláře se zobrazí uživatelům, když ručně spustí pracovní postup pro danou položku SharePointu. Pomocí inicializace formuláře můžou uživatelé zadat další parametry nebo informace o pracovním postupu, které platí pro danou položku SharePointu. Můžete například použít inicialační formulář a zeptat se, kdo má dokument zkontrolovat, a do kdy má být kontrola dokončena. SharePoint Designer 2010 automaticky vygeneruje formulář pro inicializace aplikace InfoPath nebo ASP.NET podle specifikací inicializace. Pokud nejsou vyžadovány žádné parametry inicializace, bude formulář obsahovat pouze tlačítka Start a Zrušit .
-
Vlastní formulář úkolu umožňuje účastníkům pracovního postupu pracovat s úkoly v seznamu Úkoly zadaném pro pracovní postup. Pomocí Průvodce vlastní úlohou můžete snadno vytvářet vlastní pole formuláře a přidávat je do vlastního formuláře úkolu. Po dokončení návrhu pracovního postupu SharePoint Designer 2010 automaticky vygeneruje formuláře aplikace InfoPath nebo ASP.NET pro vlastní úkoly. Při spuštění pracovního postupu a vytvoření úkolů pak uživatel přejde na seznam Úkolů určený pro pracovní postup, označí úkol jako dokončený a zadá všechny volitelné nebo požadované informace specifické pro pracovní postup. Pracovní postup pak může na tyto změny reagovat, jak je uvedeno v pracovním postupu, nebo tyto informace vyhledat a vyhodnotit v pozdějších krocích pracovního postupu.
-
Opakovaně použitelný pracovní postup ve výchozím nastavení poskytuje pouze pole společná pro všechny položky, jako je například Autor a Autor změny. Je to proto, že opakovaně použitelný pracovní postup není ve výchozím nastavení přidružený k seznamu, knihovně nebo typu obsahu. Formulář přidružení umožňuje přidružit pole k opakovaně použitelnému pracovnímu postupu tak, aby pole byla k dispozici při návrhu a spuštění pracovního postupu.
Jakmile SharePoint Designer 2010 automaticky vygeneruje formuláře, můžete je přizpůsobit tak, že přejdete na stránku nastavení pracovního postupu a v části Forms kliknete na formulář, který chcete přizpůsobit. Formuláře pracovního postupu jsou buď InfoPath, nebo ASP.NET stránky. Jsou uloženy na sharepointovém webu se zdrojovými soubory pracovního postupu.
Vylepšené funkce s InfoPath 2010 formuláři na SharePoint Server 2010
Pokud na serveru běží SharePoint Server 2010 (ne SharePoint Foundation 2010 samostatně), jsou teď formuláře pracovního postupu – přidružení, inicializace a úloha – InfoPath 2010 formuláře. Vzhled a rozložení formulářů aplikace InfoPath lze snadno změnit a do formuláře aplikace InfoPath můžete přidat ověřovací pravidla. Pokud chcete upravit formulář pracovního postupu v InfoPath 2010, stačí kliknout na formulář a aplikace InfoPath ho otevře přímo ze sharepointového Designer 2010.Formuláře InfoPathu jsou k dispozici pro seznamy, knihovny a pracovní postupy.
Kde jsou pracovní postupy uložené?
Pracovní postupy jsou uloženy v knihovně dokumentů na úrovni webu s názvem Pracovní postupy. Tuto knihovnu dokumentů automaticky vytvoří SharePoint Designer 2010. Ve výchozím nastavení je knihovna dokumentů Pracovních postupů v prohlížeči skrytá a neobsahuje žádná zobrazení seznamu, například AllItems.aspx nebo EditForm.aspx. Pokud chcete zobrazit obsah knihovny pracovních postupů, klikněte v SharePoint Designer 2010 v navigačním podokně na Všechny soubory a potom v hlavním podokně klikněte na Pracovní postupy .
Poznámky:
-
Možná nebudete moct zobrazit pracovní postupy pomocí všech souborů. Záleží na konfiguraci serveru.
-
Primárním způsobem přístupu k pracovním postupům a návrhu pracovních postupů v SharePoint Designer 2010 je kliknout na Pracovní postupy v navigačním podokně.
Knihovna dokumentů pracovních postupů obsahuje složku pro každý pracovní postup vytvořený pomocí SharePoint Designer 2010. Složka obsahuje zdrojové soubory potřebné pro pracovní postup, například:
-
Soubor s značkami pracovního postupu (.xoml).
-
Konfigurační soubor pracovního postupu.
-
Aplikace InfoPath xsn nebo ASP.NET formuláře aspx potřebné pro pracovní postupy, jako jsou formuláře inicializace (pro pracovní postupy, které se spouští ručně) nebo vlastní formuláře úkolů.
Pokud chcete upravit existující pracovní postup v SharePoint Designer 2010, klikněte v navigačním podokně na Pracovní postupy. V hlavním podokně klikněte pravým tlačítkem na požadovaný pracovní postup a klikněte na Upravit pracovní postup.
Pokud chcete v SharePoint Designer 2010 zkopírovat a upravit opakovaně použitelný pracovní postup, klikněte v navigačním podokně na Pracovní postupy. V hlavním podokně klikněte pravým tlačítkem na požadovaný opakovaně použitelný pracovní postup a klikněte na Kopírovat a upravit.
Oba předchozí postupy otevřou pracovní postup v editoru pracovních postupů. Kliknutím na pás karet nebo navigaci s popisem cesty můžete upravit pracovní postup, spravovat nastavení a definovat proces úkolu pracovního postupu.
Editor pracovních postupů poskytuje akci s názvem Protokolovat do seznamu historie. Osvědčeným postupem je použít tuto akci v pracovních postupech k uchování záznamu historie pracovního postupu. Historie pracovních postupů je neocenitelná při vyšetřování chyb nebo pro účely sledování a odmítnutí.
Když vytvoříte pracovní postup, který používá akci Protokolovat do seznamu historie, SharePoint Designer 2010 automaticky vytvoří seznam s názvem Historie pracovního postupu. Seznam je ve výchozím nastavení vytvořen na adrese http://<název_webu>/Seznamy/Workflow%20History. Při návrhu pracovního postupu seznamu nebo webu a při přidružování opakovaně použitelného pracovního postupu seznamu můžete určit, že se má vytvořit jiný seznam historie. Tento seznam obsahuje sloupce pro takové informace, jako je ID uživatele, datum, událost a popis chyby. Podobně jako u knihovny dokumentů Pracovních postupů je seznam Historie ve výchozím nastavení v prohlížeči skrytý, ale můžete ho zobrazit v SharePoint Designer 2010 v navigačním podokně kliknutím na Všechny soubory.
Editor pracovních postupů poskytuje šest akcí, které pracují se seznamem Úkoly, včetně přiřazení To-Do položky, shromažďování dat od uživatele a přiřazení formuláře ke skupině. Pracovní postupy používají seznam úkolů ve výchozím nastavení, ale je možné ho nakonfigurovat tak, aby používal vlastní seznam úkolů. Vlastní seznam úkolů můžete použít k oddělení úkolů pracovních postupů od jiných typů úkolů nebo k problémům souvisejícím s oprávněními. Můžete použít jeden vlastní seznam úkolů pro všechny pracovní postupy na webu nebo vlastní seznam úkolů pro každý pracovní postup. Záleží na technických a organizačních požadavcích pracovních postupů.
Když vytvoříte pracovní postup, který používá některou z předchozích tří akcí, SharePoint Designer 2010 v případě potřeby automaticky vytvoří formulář, typ obsahu úkolu a seznam Úkolů. Ve výchozím nastavení je možné seznam Úkoly zobrazit v prohlížeči, na rozdíl od knihovny dokumentů Pracovních postupů a seznamu Historie pracovních postupů.
Kde můžu zkontrolovat stav pracovního postupu?
Průběh pracovních postupů u vybrané položky můžete snadno zobrazit v prohlížeči. Zobrazení Všechny položky seznamu nebo knihovny dokumentů zobrazuje ve výchozím nastavení aktuální stav pracovních postupů spuštěných u položky. V následujícím příkladu je pracovní postup Žádost o změnu návrhu pro DcR widgetu 1právě probíhající.
Poznámky:
-
Pokud je k seznamu nebo knihovně přidruženo více pracovních postupů, bude k dispozici více sloupců.
-
Sloupce je možné odebrat ze zobrazení Všechny položky, aniž by to mělo vliv na funkčnost pracovního postupu.
-
Sloupec stav se do zobrazení nepřidá, pokud v zobrazení již existuje šest nebo více sloupců vyhledávání\stav.
Kliknutím na stav pracovního postupu pro položku, například Probíhá nebo Dokončeno, přejdete na stránku Stav pracovního postupu pro pracovní postup pro konkrétní položku. Pokud chcete zobrazit stav pracovních postupů webu, klikněte na nabídku Akce webu , klikněte na Zobrazit veškerý obsah webu a potom klikněte na Pracovní postupy webu. Stránka stavu pracovního postupu poskytuje informace o:
-
Kdo pracovní postupy inicioval a kdy pro danou položku
-
Úkoly přidružené k pracovnímu postupu pro položku
-
Historie pracovního postupu pro položku, například kdy byly pracovní postupy zahájeny a kdy byly dokončeny
Vizualizace pracovního postupu
Zobrazí se také vizualizace pracovního postupu pro stav pracovního postupu, pokud:
-
V SharePoint Designer 2010 při publikování pracovního postupu byla vybrána možnost Zobrazit vizualizaci pracovního postupu na stránce stavu.
-
Počítač, ze kterého byly pracovní postupy publikovány, měl nainstalované Visio Premium 2010.
-
Pracovní postup běží na SharePoint Server 2010
-
Na serveru je spuštěná služba Visio Graphics Services
Poznámka: Aby bylo možné zobrazit vizualizaci pracovního postupu, aplikace Visio nemusí být nainstalovaná na místním počítači.
Při vizualizaci pracovního postupu se automaticky vytvoří diagram Visia pracovního postupu, který se zobrazí ve webové části Visio na stránce Stav pracovního postupu. Vizualizace pracovního postupu zobrazuje "živé" zobrazení, kde se konkrétní pracovní postup nachází.
Pokud chcete zobrazit stránku Pracovní postupy pro položku, můžete také kliknout na položku v seznamu a potom v nabídce kliknout na Pracovní postupy .
Poznámka: Příkaz Pracovní postupy je k dispozici pouze v případě, že je položka v seznamu nebo knihovně, která má připojený alespoň jeden pracovní postup.
Když uživatel spustí pracovní postup pro položku SharePoint Foundation 2010 nebo SharePoint Server 2010 přidá nový sloupec do seznamu nebo knihovny, ve které se položka nachází. Ve výchozím nastavení se název sloupce shoduje s názvem pracovního postupu. Tento sloupec jen pro čtení zobrazuje aktuální stav položky v rámci tohoto pracovního postupu. Tento sloupec stavu se přidá automaticky pro každý pracovní postup při prvním spuštění.
Stav pracovního postupu v každém sloupci představuje odkaz. Když například kliknete na Probíhající, zobrazí se stránka Stav pracovního postupu pro danou instanci pracovního postupu.
Doporučené další kroky
Pracovní postupy představují účinný způsob, jak přidat logiku aplikace do sharepointových webů a aplikací. Teď, když rozumíte základům pracovního postupu, můžete začít vytvořením pracovního postupu. Další informace o návrhu a přizpůsobení pracovních postupů najdete v části Viz také .
Začátek stránky
