Úvod k převodu papírových formulářů na formuláře InfoPathu

V tomto článku

• Výhody používání elektronické formuláře

• Doporučené postupy pro převod papírových formulářů

Výhody používání elektronické formuláře

Existuje řadu výhod používání elektronické formuláře místo formuláře založené na papír. Tyto výhody patřit následující úkoly:

Accurate, konzistentních dat    Pomocí formulářů papíru osoby, které často zapsat informace na špatném místě nebo nesprávně interpretovat pokyny pro vyplňující formulář. Chyby může dojít při zaměstnance ručně reenters dat formuláře do databáze nebo jiných programů. Nalezení a oprava tyto typy chyb při zadávání dat může být nákladné a časově náročnější. Aplikace InfoPath obsahuje řadu automatické způsoby, jak pomoct vyhnout se chybám při zadávání dat uživatelů. Příklad vzorce slouží automatické přepočítávání matematické hodnoty pro uživatele. Můžete taky použít Podmíněné formátování a upozornit uživatele k datům nebo zapnout kontrolu pravopisu tak, aby uživatelé mohli kontrolovat pravopis před odesláním formuláře. Je také možné a automaticky tak vyplnit v podokně pole nástroje pro uživatele pomocí existujících dat z databáze nebo jiný datový úložiště systém. Můžete například navrhnout prodejní formulář, který bude vyplněno pole s informacemi o zaměstnancích automaticky po zadání jejich identifikačního čísla do pole ID zaměstnance.

Snadné aktualizace    Když potřebujete aktualizovat existující šablony formuláře, můžete ho změnit, publikujte a jejímu uživatelům. Aktualizace se automaticky příště, aby uživatelé otevřete formulář, který je založený na vaší šabloně. Pokud uživatelé jsou práci v offline režimu publikování aktualizované šablony formuláře, dojde k aktualizaci při příštím připojení k síti. Uživatelé obvykle nebude Všimněte si probíhající aktualizaci, přestože můžete navrhnout šablonu formuláře upozornění uživatelům.

Možnosti pracovního postupu    Když využijete funkcí pracovních postupů v aplikaci InfoPath, můžete zvýšit produktivitu běžné obchodní procesy, ve kterých je směrování z jedné osobě do jiného. Pracovní postupy můžete snížit náklady a dobu potřebnou k koordinaci obchodních procesů, jako je project schválení nebo kontrola dokumentů, Správa a sledování lidí úloh souvisejících se tyto procesy. Představte si, například papír vyúčtování proces, ve kterém zaměstnanec vyplní formuláři vyúčtování výdajů vytištěné připojí papíru směrování do formuláře a odešle je mezi kancelářemi, ale poštou na svého správce. Po schválení sestavy, vedoucí políčko vedle svého jména na směrování zkontroluje a odešle zprávu oddělením účetní mezi kancelářemi, ale poštou. Pokud schválí účetní sestavy, jsou Vystavitel náhradu kontroly. Obrázek týdnů v může předávat čas odeslání počáteční sestavu a přijetí jeho zaškrtnutí náhradu zaměstnance. Pokud používáte aplikace InfoPath ve spojení s Microsoft Office SharePoint Server 2007, můžete automatizovat tento typ pracovního postupu, který můžete uložit, který nabízí podstatně vyšší čas a výdaje na úkol.

Integrace se službou jiných systémů    Integrace dat formuláře z aplikace InfoPath s ostatních produktů a technologií pro server. Můžete třeba uložení dat formuláře v databázi Microsoft SQL Server nebo založit návrh šablony formuláře na webové služby, takže můžete odeslat data do databáze, která není podporována přímo v aplikaci InfoPath. InfoPath označené jako pracuje s mnoha dalších aplikacích a servery systému Microsoft Office, včetně aplikace Microsoft Office Outlook, Microsoft Office Excel a Microsoft Office Access. Mimo jiné můžete navrhnout a vyplňovat formuláře aplikace InfoPath v aplikaci Outlook e-mailové zprávy, export dat aplikace InfoPath do sešitů aplikace Excel, odeslání InfoPath dat do databáze aplikace Access nebo dotaz dat ze seznamu služby SharePoint. Kromě toho můžete vývojáři vložit ovládací prvky aplikace InfoPath do vlastních obchodních aplikací, které se používají ve vaší společnosti.

Přidané zabezpečení    Papírových formulářů nejsou nutně bezpečné. Mohou získat nesprávně směrovanými nebo ztratilo, které představuje potenciální sdělování citlivé informace. Model zabezpečení aplikace InfoPath souvisí s zóny zabezpečení a nastavení úrovně v aplikaci Windows Internet Explorer. Tyto funkce zabezpečení jsou určeny se můžete pomoci chrá formulářů a počítačů uživatelů z nebezpečného operací, jako je přístup k informacím nebo odesílání dat na zdroj, který není důvěryhodný. Aplikace InfoPath poskytuje opatření větší zabezpečení, včetně ochrana návrh šablony formuláře, používání digitálních podpisů, správa některých operací formulářů, například sloučení a odeslání a důvěryhodnosti formulářů, které jsou nainstalované v počítači uživatele.

Začátek stránky

Doporučené postupy pro převod papírových formulářů

Následující seznam popisuje některé důležité informace o mít na paměti při převodu formátu papíru formuláře na šablony formulářů aplikace InfoPath.

• Použití tabulky rozložení k uspořádání oddílů ve formuláři    S formuláři papíru uspořádejte elektronické formuláře tak, že lidem vyplňovat uživatelé můžete přesouvat pomocí formuláře logicky. V aplikaci InfoPath můžete tabulky rozložení uspořádat oddělení jeden oddíl od druhé a podržte loga a jiné grafické objekty, ovládací prvky. Kromě toho pomocí tabulky rozložení vám výhodu moci snadno zarovnat textová pole, zaškrtávacích políček a dalších prvků tak, aby šablony formuláře moderní a profesionální. V následujícím příkladu tabulky rozložení slouží k uspořádání textových polí v Sekce v šabloně formuláře.

  

  1. v této tabulce rozložení má dva řádky.

  2. Existují tři sloupce v druhém řádku. Centrum sloupce se používá pouze pro účely mezery.

• Řešení vezměte v úvahu volitelné informace    Papírových formulářů často oddíly, které jsou vyhrazená pro určité kategorie uživatelů. Na nemocnice, například formulář pacienta informace může obsahovat oddíl "pro správu pouze pro použití", který má být vyplněnými podle sester nebo jiných lékařích pracovníků a ne podle pacienta. V aplikaci InfoPath existuje několik způsobů, jak přizpůsobit tento typ volitelné informací. Nejlepší způsoby je použít volitelný oddíl, což je ovládací prvek, který obsahuje další ovládací prvky, ale nezobrazí ve formuláři, pokud uživatel vybere ho přidejte. Například v šabloně formuláře zprávy o stavu může obsahovat volitelný oddíl poznámky. Uživatelé, kteří mají přidat doplňující poznámky můžete vložit a vyplňte tento volitelný oddíl. Všechny ostatní můžete ponechat skrytý.

  

  Můžete také Podmíněné formátování a skrytí některých polí Pokud určité podmínky došlo ke splnění ve formuláři – například v šabloně formuláře aplikace, můžete skrýt sadu polí, dokud uživatel vybere 18 nebo starší zaškrtávací políčko.

• Použití tabulky místo běžná tabulky s opakováním    Tabulky s opakováním umožňuje šetřit tak místo a nabídky vaši uživatelé navíc stupeň pružnost při vyplňování formuláře. Při použití tabulky s opakováním šablony formuláře nevyžaduje zobrazíte spoustu prázdné řádky uživatele při prvním otevření. Místo toho uživatelé obvykle zobrazuje jenom jeden řádek a přidat další jenom, když a pokud je potřebují.

  

• Určení data potřebují napřed    Před převedením formulář papíru, byste měli rozhodnout, co nakonec někomu data, která budou uživatelé zadávat do elektronické formuláře. Podle přemýšlení prostřednictvím vašim potřebám data předem před převedením papíru formuláře, můžete určit, zda mají infrastruktury nutné k vytvoření šablony formuláře. Například pokud uživatelé mají mít možnost rychle přepínat odeslání dat formuláře a nemusíte ho znovu použít data, pak můžete publikovat šablony formuláře jako e-mailové zprávy. Můžete pak obsahují uživatelské formuláře v Složka Formuláře aplikace InfoPath ve složce Doručená pošta. Pokud ostatní uživatelé potřebovat přístup a sdílení dat formuláře, budete chtít ukládání kolekcí související formulářů aplikace InfoPath v knihovnách na serveru se službou Microsoft Windows SharePoint Services. Uživatelé potřebují pro přístup k datům formuláře v jiných aplikacích business nebo systémy, třeba vyúčtování výdajů nebo účetní aplikace, budete chtít data uložit podnikové databáze. To je často provést připojením šablony formuláře do webové služby, který slouží jako zprostředkovatel mezi šabloně formuláře a systémem databáze nebo business.

• Zjistit, kolik zobrazení, které potřebujete    V aplikaci InfoPath můžete vytvořit různá zobrazení této šabloně. Zobrazení je alternativní způsob prezentovat v šabloně formuláře. Například pokud jsou návrhem šablony formuláře povolení aplikace, můžete jedno zobrazení elektroinstalace dodavatel vyplňovat uživatelé jiné zobrazení přijímání agenta a třetí zobrazení pro dílčího zkoušení, která schválí povolit nebo odepřít aplikace. Pomocí zobrazení odstraníte nutnosti můžete navrhnout a udržovat více formulářů pro stejný obchodní proces.

• Zjistit, jaký druh ovládací prvky, které budete potřebovat    Pokud jste vytvořili papírový formulář v programu, třeba Word, které opravdu není určená pro navrhování formulářů, pravděpodobně použili jste textová pole, zaškrtávacích políček, tlačítka a případně i několik ovládacích prvků. Aplikace InfoPath poskytuje více než 30 různých ovládacích prvků, které se dají přidat do šablony formuláře. Kromě standardního ovládacích prvků, jako jsou textová pole a seznamy aplikace InfoPath obsahuje počet nové ovládací prvky, například s opakováním tabulek, volba skupin a volitelné oddíly. Tyto typy ovládacích prvků, aby je Navrhněte flexibilní šablonu formuláře, který bude vyhovovat uživatelů. Například v šabloně formuláře vyúčtování výdajů, můžete tabulku s opakováním umožníte uživatelům zadat jenom tolik výdajů položek podle potřeby.

• Zvažte použití části šablony pro běžné sady ovládacích prvků    Pokud máte velkého množství papíru formuláře chcete převést, můžete vyhledávat běžné oddíly a sady polí, která lze zapnout do části šablony aplikace InfoPath. Část šablony je část šablony formuláře, kterou lze uložit pro opakované použití ve více šablonách formulářů. Typická část šablony se skládá z ovládacích prvků a Zdroj dat a mohou také obsahovat funkce, jako jsou datová připojení, ověření dat a pravidla. Vytvořením a používáním částí šablon, můžete zajistit, aby byly šablon formulářů ve vaší organizaci konzistentní tón, struktury a chování. Například oddělení lidských zdrojů můžete použít jednu část šablony kontaktní informace ve všech svých šablonách formulářů.

  

• Povolit digitální podpisy    V aplikaci InfoPath můžete nakonfigurovat šablony formuláře tak, aby uživatelé mohli podepsat určité části formuláře nebo celý formulář. Podepsání formuláře pomáhá ověření uživatele jako ten, kdo vyplňovat formuláře a také zajistíte, že obsah formuláře nebyly změněny.

• Použití funkce, které pomáhají uživatelům vyplňování formulářů    V aplikaci InfoPath můžete přiřadit výchozí hodnoty k ovládacím prvkům za účelem pomoc uživatelům rychlejší vyplňování formuláře. Například v formuláře s vyúčtováním výdajů, můžete přiřadit Dnes jako výchozí hodnotu pro ovládací prvek Výběr data. Vzorce můžete přiřadit souhrnů a součtů pole tak, aby výdaje automaticky vypočítané jako uživatel zadá položek výdajů. Můžete taky povolit kontrolu pravopisu tak, aby uživatelé můžete zkontrolovat text, zadejte pro pravopisné chyby, stejně jako v jiném dokumentu Microsoft Office. A pokud budete chtít poskytují příkazy specifické pro formulář nebo obsah nápovědy, můžete vytvořit Vlastní podokno úloh, která se zobrazí vedle formuláře.

Začátek stránky