Po dokončení projektu je pravděpodobné, že už k němu nebudete potřebovat okamžitý přístup a budete ho chtít skrýt, aby se nezobrazoval v Centru projektů a v zobrazení Moje úkoly členů týmu. Archivace a skrytí dokončených projektů snižuje "nepotřebné" v těchto zobrazeních a pomáhá uživatelům zabránit v provádění změn projektů, které už nejsou aktivní.
Existuje jedna "standardní" metoda pro efektivní archivaci projektů pomocí Microsoft Project Server 2010. Pokud tato metoda nevyhovuje vašim potřebám, existuje několik alternativních metod, které mohou být pro vaši organizaci vhodnější. Tento článek popisuje tyto metody a osvědčené postupy pro dlouhodobou archivaci.
V tomto článku
Archivace projektu pomocí standardní metody
Standardní metodou archivace projektu je vícekrokový proces:
-
Krok 1: Zrušení publikování všech úkolů projektu
-
Krok 2: Vypnutí aktualizací v souhrnném úkolu projektu
-
Krok 3: Nastavení skupiny zabezpečení pro uživatele, kteří nejsou správci
-
Krok 4: Nastavení kategorie zabezpečení Archiv
-
Krok 5: Archivace webu projektového týmu
Tyto kroky provádí projektový manažer a správce, jak je uvedeno v každé z následujících částí.
Krok 1: Zrušení publikování všech úkolů projektu
Pokud byl projekt dříve publikován členům týmu a nyní chcete projekt a jeho úkoly odebrat z jejich zobrazení, bude muset projektový manažer zrušit publikování všech úkolů v projektu, který archivujete. Vedoucí projektu může zahájit tento proces v Microsoft Project Web App, ale skutečný proces zrušení publikování se provádí v Microsoft Project Professional 2010.
Poznámka: Zrušení publikování úkolu neodebere z projektu žádnou přijatou a použitou práci. Odstraní se ale veškerá historie schválení aktualizací přidružená k úkolu.
Zrušení publikování všech úkolů projektu:
-
Na panelu Snadné spuštění klikněte v části Projekty na Centrum projektů.
-
Ve sloupci Název projektu klikněte na název projektu, který archivujete.
-
Na kartě Úkol klikněte ve skupině Projekt na šipku u tlačítka Upravit a potom klikněte na V Project Professional.
-
V Project Professional 2010 se posuňte na úplně pravý sloupec v tabulce v zobrazení Ganttův diagram , klikněte na záhlaví Přidat nový sloupec a potom klikněte na Publikovat. Pokud už zobrazení Ganttova diagramu obsahuje zobrazený sloupec Publikovat , tento krok přeskočte.
-
Ve sloupci Publikovat pro každý úkol v projektu klikněte na tlačítko Ne.
Tip: Pokud chcete tento proces urychlit u větších projektů, nastavte první úkol na Ne. Potom klikněte na úchyt v pravém dolním rohu buňky a přetažením zkopírujte obsah buňky ve sloupci Publikovat .
-
Na kartě Soubor klikněte na Publikovat.
-
Po publikování projektu projekt zavřete a vložte se změnami.
Krok 2: Vypnutí aktualizací v souhrnném úkolu projektu
V dalším kroku může být nutné, aby vedoucí projektu vypnul aktualizace souhrnného úkolu projektu, aby nebylo možné vytvářet sestavy časového rozvrhu.
Vypnutí aktualizací v souhrnném úkolu projektu:
-
Na panelu Snadné spuštění klikněte v části Projekty na Centrum projektů.
-
Ve sloupci Název projektu klikněte na název projektu, který archivujete.
-
Na kartě Možnosti ve skupině Zobrazit nebo skrýt zaškrtněte políčko Souhrnný úkol projektu .
-
Na kartě Možnosti klikněte ve skupině Úkoly na tlačítko Zavřít a Aktualizace.
-
V části Vybrat úkoly zaškrtněte políčko souhrnného úkolu projektu (ID je 0) a klikněte na tlačítko Publikovat.
Krok 3: Nastavení skupiny zabezpečení pro uživatele, kteří nejsou správci
Jakmile projektový manažer připraví projekt k archivaci, správce vytvoří skupinu zabezpečení, která bude obsahovat všechny uživatele kromě správců.
Vytvoření skupiny zabezpečení pro uživatele, kteří nejsou správci:
-
Na panelu Snadné spuštění klikněte v části Nastavení na Nastavení serveru.
-
Na stránce Nastavení serveru v části Zabezpečení klikněte na Spravovat skupiny.
-
Klikněte na Nová skupina.
-
V části Informace o skupině zadejte do pole Název skupinyvšechny uživatele bez Správa.
-
V části Uživatelé vyberte v poli Uživatelé k dispozici jména všech uživatelů, kteří nejsou správci, a kliknutím na tlačítko Přidat je přesuňte do pole Vybraní uživatelé .
-
Klikněte na Uložit.
Krok 4: Nastavení kategorie zabezpečení Archiv
Jakmile správce vytvoří skupinu Všichni uživatelé bez Správa, dalším krokem je vytvoření kategorie zabezpečení Archiv. Během tohoto procesu správce zvolí, které projekty se mají archivovat, a to jejich zahrnutím do této kategorie.
Vytvoření kategorie zabezpečení Archiv :
-
Na panelu Snadné spuštění klikněte v části Nastavení na Nastavení serveru.
-
Na stránce Server Settings (Nastavení serveru ) v části Security (Zabezpečení) klikněte na Manage Categories (Spravovat kategorie).
-
Na stránce Spravovat kategorie klikněte na Nová kategorie.
-
V části Název a popis zadejte Archiv do pole Název kategorie .
-
V části Uživatelé a skupiny v části K dispozici uživatelé a skupiny klikněte na položku Všichni uživatelé bez Správa a potom kliknutím na tlačítko Přidat přesuňte skupinu do pole Uživatelé a skupiny s oprávněními.
-
V části Oprávnění pro všechny uživatele bez Správa (skupina) zaškrtněte políčko Odepřít pro všechna oprávnění.
Tip: Zaškrtnutím políčka Odepřít u každého uzlu oprávnění nejvyšší úrovně (Projekt a Zdroj) odepřete všechna oprávnění odsazená pod každým uzlem.
-
V části Projekty vyberte pouze uvedené projekty a potom v poli Dostupné projekty klikněte na název projektu, který archivujete.
Poznámka: Nezapomeňte nezaškrtnout žádná z políček uvedených v části Použít výše uvedená oprávnění zabezpečení projectu pro všechny projekty, kde. To může způsobit problémy s oprávněními u jiných projektů a prostředků.
-
Kliknutím na tlačítko Přidat přesuňte projekt do pole Vybrané projekty .
-
Klikněte na Uložit.
Krok 5: Archivace webu projektového týmu
Mnoho projektů používá přidružený web projektového týmu ke shromažďování informací, které doplňují plán projektu. Je možné, že budete chtít zajistit archivaci těchto informací. Microsoft SharePoint Server 2010 povolí zálohování na úrovni lokality. Další informace o tom, jak správce dokončí tento krok, najdete v tématu Export webu, seznamu nebo knihovny dokumentů (SharePoint Server 2010).
Po zálohování webu může správce web odstranit.
Odstranění webu projektového týmu:
-
Na panelu Snadné spuštění klikněte v části Nastavení na Nastavení serveru.
-
Na stránce Nastavení serveru v části Provozní zásady klikněte na Weby projektů.
-
Klikněte na řádek obsahující web projektového týmu, který jste zálohovali, a potom klikněte na Odstranit web.
-
Kliknutím na tlačítko OK odstranění potvrďte.
Archivace projektu pomocí alternativní metody
Standardní metoda archivace je důkladná a umožňuje obnovení, pokud ji budete potřebovat. Rozsáhlá archivace ale není vždy to, co organizace potřebuje. Někdy stačí jenom skrýt dokončené projekty ze zobrazení nebo uložit projekt místně, aby splňovaly vaše požadavky na archivaci.
Pokud se zdá, že standardní metoda archivace neodpovídá vašim potřebám, tady je několik alternativ:
-
Skrytí projektu v Centru projektů Pokud chcete jenom skrýt dokončené projekty v Centru projektů, můžete na stránku Podrobnosti projektu přidat příznak Archiv a potom filtrovat zobrazení Centra projektů, aby se zobrazily jenom projekty, u kterých je příznak Archiv nastavený na Ne.
-
Odebrání projektu z databáze Koncept Další možností je zajistit, aby byl projekt zálohován do archivační databáze, a potom projekt odstranit z databází konceptu, publikování a vytváření sestav . Pokud budete později potřebovat data z archivovaného projektu, pomocí možnosti Obnovení pro správu na stránce Nastavení serveru je přeneste zpět do databáze Koncept a potom projekt znovu publikujte.
-
Uložte projekt jako soubor . Soubor MPP Pokud chcete projekt úplně odebrat z Project Serveru, je další možností otevřít projekt z Projektového serveru pomocí Project Professional 2010 a pak projekt uložit jako soubor MPP. Další informace najdete v části "Uložit projekt místně" v části Uložit projekt. Doporučujeme uložit projekt se všemi daty vlastních polí, aby byl soubor MPP izolovaný od jakýchkoli dalších změn provedených u vlastních polí na Project Serveru. Jakmile projekt uložíte a zazálohujete jako soubor MPP, může být odstraněn z Projektového serveru. Pokud potřebujete projekt obnovit později, můžete soubor MPP otevřít v Project Professional 2010, když jste připojeni k Project Serveru, a pak projekt uložit na server.
Poznámka: Pomocí této metody přerušíte všechny vazby dodávek, problémů a rizik mezi projektem a jeho projektovým týmem na Project Serveru.
Osvědčené postupy pro dlouhodobou archivaci
Čas od času se může změnit formát souboru MPP projektu, schémata databáze obsahu Project Serveru a schémata sharepointového webu tak, aby odrážely nové funkce. To může mít vliv na zpětnou kompatibilitu v rozsahu, v jakém projekt uložený jako soubor MPP, stará záloha databáze obsahu Project Serveru nebo zálohování projektového týmového webu nemusí být okamžitě použitelné.
Osvědčeným postupem je vždy naplánovat zahrnutí archivovaného obsahu do plánování upgradu. Tím se zkrátí doba potřebná k obnovení starého projektu, který by jinak mohl vyžadovat několik kroků upgradu.
