Tohle se stalo určitě už každému z vás: počítač vás zničehonic nenechá udělat něco, co je (vždy) pro váš úkol důležité. V duchu hledáte několik sekund vysvětlení, pak se zamračíte na monitor a vyčítavě se zeptáte: „Proč mi to nejde udělat?“
Problémem je nejčastěji použití nesprávného postupu. Někdy ale nemůžete udělat to, co musíte, protože to zkrátka nejde.
Outlook umí spoustu věcí. Jsou lidé, kteří Outlookem žijí, téměř každá stránka jejich života se odvíjí od jeho komunikačních funkcí a možností plánování. Jsou ale věci, které Outlook zastat nemůže. Někdy je to i záměrně. V některých případech je to něco, co by jinak důslední návrháři a plánovači Outlooku neočekávali. Moc takových překážek nenajdeme, ale pojďme se na pár z nich podívat.
Schůzky
Vzhledem k tomu, že podstatou Outlook je struktura a organizace, očekávají se od účastníků schůzek i organizátorů schůzek různé věci.
-
Role organizátora není přenosná.
Jakmile někdo uspořádal opakovanou schůzku, bude tato osoba organizátorem až do skončení všech instancí opakované schůzky. Roli organizátora nemůže převzít nikdo jiný, pokud se původní organizátor nemůže schůzky zúčastnit. Jediným řešením je odstranit původní schůzku a nechat nového organizátora schůzky rozeslat pozvánky.
-
Schůzka zůstane v kalendáři organizátora.
Schůzka se nedá odstranit z kalendáře organizátora ani v případě, že se jí organizátor nemůže zúčastnit, protože je jedinou osobou, která může libovolně měnit informace o schůzce (třeba místo, čas zahájení, povinné a nepovinné účastníky...).
-
Schůzky, které odmítnete, neexistují.
Pokud odmítnete schůzku, zmizí z vašeho kalendáře. Pokud se nechcete schůzky zúčastnit, ale chcete ji mít stále zobrazenou ve svém kalendáři, kliknutím na Nezávazně ponecháte schůzku v kalendáři, aniž by byla daná doba označená jako Zaneprázdněn.
Zobrazení a složky
Řadu součástí Outlooku můžete přizpůsobit, je tu ale několik oblastí, které mají svoje limity.
-
Zobrazení kalendáře v podokně úkolů a v zobrazení náhledu kalendáře zobrazují jenom položky kalendáře pro vybraný den.
Kliknutím na jiný den zobrazíte položky pro tento den. Pokud chcete zobrazit víc než jeden den najednou, použijte úplné zobrazení kalendáře.
-
Každá složka má svoje vlastní zobrazení.
Zobrazení jednotlivých složek můžete změnit – vaše složka Doručená pošta může vypadat jinak než Odeslaná pošta nebo osobní složky. Najednou se dá změnit zobrazení jenom pro jednu složku – změny u víc složek současně není možné použít.
-
To se týká třeba písma podokna složek.
Styl, velikost a barva seznamu složek v podokně složek se nedá změnit. Je nám líto.
Skupiny kontaktů a e-mail
Outlook je na práci s e-maily skutečnou jedničkou, vždycky je ale co zlepšovat.
-
Skupiny kontaktů pocházejí z kontaktů.
Přidání odesílatele e-mailu přímo do skupiny kontaktů by přišlo docela vhod – třeba když někdo odpovídá na nabídku e-mailového bulletinu. Outlook ale vytvoří skupiny kontaktů jenom z existujících kontaktů, takže nejdřív musíte tohoto odesílatele přidat do kontaktů. Pokud si nechcete kontakty pomíchat, vytvořte ve složce Kontakty složku jenom pro odesílatele, které chcete přidat do skupin kontaktů.
-
Kontakty představují osoby.
I když možnost přidat skupinu odesílatelů en masse do kontaktů by se hodila, není to možné. Odesílatele e-mailů je možné přidávat do kontaktů jenom postupně.
-
Každá zpráva se odešle jenom jednou.
Je možné, že budete chtít nastavit automaticky opakovanou zprávu (třeba pro odeslání měsíčního připomenutí ohledně předložení sestavy). To ale Outlook bohužel nedokáže.
Soucítíme s vámi
Chápeme zklamání, které můžou tyto nedostatky způsobit, ale uvítáme a oceníme vaše nápady (a stížnosti). Pokud se o ně s námi podělíte, budeme je moct vyhodnotit a případně je z budoucích verzí Outlooku odstranit. Zatím doufáme, že vám tento článek umožní vyhnout se v budoucnu některým krušným chvilkám.
