Dodatek k prohlášení o zásadách ochrany osobních údajů pro aplikaci Microsoft Word 2010

Používání šablon z webu Office.com

Na kartě nové v zobrazení Microsoft Office Backstage (klikněte na kartu soubor a potom klikněte na Nový ) vám může poskytnout aktuální pomoc dokumentů, které jsou založeny na šablonách stažený z webu Office.com. Můžete taky odeslání názoru na šablony a zadání číselného hodnocení jednotlivých šablon můžete stáhnout.

Při otevření šablony nebo souboru založeného na šabloně se může aplikace Word 2010 v závislosti na nastavení online nápovědy připojit k webu Office.com a odeslat ID dané šablony, informace o aplikaci a aktuálně používané verzi a standardní informace o počítači.

ID šablony slouží k identifikaci původní šablony stažené z webu Office.com nebo zahrnuté v instalaci aplikace Word 2010. Toto ID nepředstavuje jedinečnou identifikaci daného dokumentu a je totožné pro všechny uživatele stejné šablony.

Vytvoření odkazů na obrázky a další dokumenty

Rozhodnete-li se vytvořit odkaz na obrázek, soubor, zdroj dat nebo jiný dokument na pevném disku či serveru, bude cesta k danému souboru uložena v daném dokumentu. V některých případech může tento odkaz obsahovat vaše uživatelské jméno nebo informace o serverech v síti. V případě datového připojení můžete uložit uživatelské jméno nebo heslo v rámci odkazu na datové připojení.

Použijete-li v dokumentu schéma XML, uloží se v dokumentu cesta k vytvořenému schématu XML. V některých případech může tato cesta obsahovat uživatelské jméno.

Tisk

Jestliže dokument aplikace Word 2010 vytisknete a následně jej uložíte, uloží aplikace Word 2010 spolu s dokumentem cestu k tiskárně. V některých případech může tato cesta obsahovat uživatelské jméno nebo název počítače.

Weby pracovních prostorů dokumentů

Pomocí aplikace Word 2010 lze na webu služby Microsoft SharePoint Foundation 2010 získat přístup k webu pracovních prostorů dokumentů. Web pracovních prostorů dokumentů je sdílené místo, které umožňuje spolupráci na jednom nebo více dokumentech s dalšími členy týmu.

Po přístupu na web pracovních prostorů dokumentů stáhne aplikace Word 2010 data, abyste měli informace o tomto webu pracovních prostorů. Jedná se o následující data:

• Název webu služby SharePoint Foundation

• adresa URL daného webu,

• názvy, e-mailové adresy a úrovně oprávnění pro uživatele webu,

• seznamy dokumentů, úkolů a jiných informací dostupných na webu.

Aplikace Word 2010 ukládá ve formě souborů cookie v počítači také seznam webů služby SharePoint Foundation, které jste navštívili. Tento seznam umožňuje rychlý přístup k dříve navštíveným webům. Společnost Microsoft nemá k tomuto seznamu navštívených webů přístup, a pokud se nerozhodnete rozšířit jeho dostupnost, nebude seznam k dispozici na Internetu.

Služba SharePoint Foundation

Služba Microsoft SharePoint Foundation 2010 poskytuje sdílené weby pracovních prostorů, ve kterých můžete spolupracovat na dokumentech nebo schůzkách.

Při přístupu na web služby SharePoint pomocí webového prohlížeče nebo libovolné aplikace systému Office ukládá web do počítače soubory cookie, které určují, zda máte oprávnění vytvářet na daném webu nové podřízené weby. Společně vzato, tyto soubory cookie tvoří seznam webů, k nimž máte oprávnění. Tohoto seznamu využívá několik aplikací systému Office a zajišťují tak rychlý přístup k již navštíveným webům.

Společnost Microsoft nemá k tomuto seznamu navštívených webů přístup, a pokud se nerozhodnete rozšířit jeho dostupnost, nebude seznam k dispozici na Internetu.

Vytvoříte-li ve službě SharePoint Foundation nový web nebo seznam či přidáte nebo pozvete uživatele na existující web či seznam, uloží web pro jednotlivé uživatele, včetně vaší osoby, následující údaje:

• celé jméno,

• E-mailová adresa

V každém prvku, který vy nebo jiní uživatelé přidáte na web nebo změníte, se uloží ID uživatele. Stejně jako u veškerého obsahu webu služby SharePoint budou mít k těmto informacím přístup pouze správci a členové daného webu.

Všechny prvky Sharepointového webu obsahují dvě pole: Vytvořil a Změnil. Pole Vytvořil vyplněno uživatelské jméno člověka, který původně prvek vytvořila a datum, kdy byl vytvořen. Pole Autor vyplněno uživatelské jméno osoby, která naposledy změnila, dokument aplikace Word 2010 a datum poslední změny.

Správci serverů, na kterých jsou umístěny weby služby SharePoint, mají přístup k některým datům z těchto webů. Tato data slouží k analýze vzorků využití webu a zvýšení procentuální hodnoty času dostupnosti webu. Data jsou k dispozici pouze pro správce serveru a pokud není hostitelem webu služby SharePoint společnost Microsoft, nejsou sdíleny se společností Microsoft. Konkrétně se jedná o data jako jména, e-mailové adresy a oprávnění všech uživatelů s přístupem k webu.

Všichni uživatelé s přístupem k určitému webu služby SharePoint mohou prohledávat a zobrazit veškerý obsah, který je na daném webu k dispozici.

Auditování

Služba Microsoft SharePoint Foundation 2010 poskytuje funkce auditování, které umožňují správcům uchovávat spolehlivý záznam o práci uživatelů s určitým obsahem.

Jestliže správci služby SharePoint Foundation povolí funkci auditování, bude server automaticky zaznamenávat určité akce prováděné uživateli do databáze obsahu služby SharePoint. K těmto akcím patří zobrazení, úpravy, vrácení se změnami a rezervace. U každé zaznamenané akce server uchová identifikační údaje o souboru, akci a ID uživatele ve službě SharePoint. Žádná data nebudou v rámci této funkce odesílána společnosti Microsoft.

Ve výchozím nastavení je tato funkce, která je dostupná jen správcům webů služby SharePoint s uloženým obsahem, vypnutá.

Služba Fax

Služba Fax umožňuje odeslat fax pomocí Internetu a uspořádat faxy odeslané v aplikaci Word 2010. Chcete-li službu Fax používat, je nutné ji zaregistrovat u poskytovatele faxových služeb (odlišného od společnosti Microsoft), který faxy zpracovává a odesílá prostřednictvím Internetu. Společnost Microsoft žádná data ze služby Fax neshromažďuje.

Při registraci služby Fax vytvoří poskytovatel faxových služeb registrační balíček, který je uložen u poskytovatele faxových služeb a v aplikaci Word 2010. Balíček obsahuje adresu webu poskytovatele faxových služeb a token potvrzující přístup k poskytovateli faxových služeb. Odešlete-li fax z aplikace systému Office, bude tento registrační balíček připojen k dokumentu.

Službu Fax lze také použít k výpočtu ceny odeslání faxu, aniž by bylo nutné fax skutečně odeslat. Rozhodnete-li se cenu faxu vypočítat, odešle aplikace Word 2010 pomocí šifrovaného připojení poskytovateli faxových služeb registrační token, telefonní číslo, na které chcete fax odeslat, a počet stránek faxu. Společnost Microsoft tyto informace neobdrží ani je nebude ukládat.

Služba zdrojů informací

Aplikace Word 2010 umožňuje vytvářet požadavky na informace týkající se určitých termínů nebo slovních spojení od řady předních poskytovatelů obsahu. Vytvoříte-li požadavek na vyhledání určitého slova nebo slovního spojení, odešle aplikace Word 2010 pomocí Internetu požadovaný text, informace o aktuálně používaném softwarovém produktu, národním prostředí nastaveném v systému a v případě, že bude tyto informace vyžadovat další společnost, také autorizační údaje označující, že máte právo ke stažení údajů ze zdroje informací.

Aplikace Word 2010 odešle tyto informace službě, kterou poskytuje společnost Microsoft, nebo jinému poskytovateli, kterého vyberete. Tato služba vrátí informace o slově nebo slovním spojení, které jste si vyžádali.

Informace, které obdržíte, velmi často obsahují odkaz na další informace z webu dané služby. Jestliže kliknete na tento odkaz, může poskytovatel služby do vašeho systému přidat soubor cookie, pomocí kterého vás bude identifikovat při dalších transakcích. Společnost Microsoft nepřebírá žádnou odpovědnost za metody zabezpečení osobních údajů na webech a v rámci služeb třetích stran. Pokud neodešlete dotaz do služby společnosti Microsoft, neobdrží společnost Microsoft žádné z těchto údajů ani je nebude ukládat.

Chcete-li zabránit tomu, aby aplikace Word 2010 automaticky vyhledala a nainstalovala novou službu zdrojů informací, proveďte následující akce:

1. Klikněte na kartu Soubor.

2. V nabídce Nápověda klikněte na příkaz Možnosti.

3. Klikněte na položku Centrum zabezpečení.

4. Klikněte na tlačítko Nastavení Centra zabezpečení.

5. Klikněte na položku Možnosti ochrany osobních údajů a zrušte zaškrtnutí políčka Povolit podoknu úloh Zdroje informací zjišťovat a instalovat nové služby.

Překladatelské služby

Aplikace Word 2010 umožňuje pomocí dvojjazyčného slovníku nebo strojového překladu přeložit celý dokument nebo jeho část. Způsob překladu dokumentu si můžete zvolit.

Vyberte nebo zadejte slovo nebo slovní spojení, které chcete přeložit, nebo můžete nechat přeložit celý dokument, v obou případech tak, že vyberete možnost použít překladu v podokně zdroje informací. Můžete taky použít funkci tipy dokumentu překladu umístěním kurzoru na slova, které si chcete nechat přeložit. Funkci tipy dokument je ve výchozím nastavení vypnuté. Zapnutím funkce kliknutím na pásu karet aplikace Excel; a potom ve skupině jazyk na přeložit.

Když vyberete nebo zadáte slovo či slovní spojení, které chcete přeložit, bude zadané slovní spojení porovnáno s dvojjazyčným slovníkem. Některé dvojjazyčné slovníky jsou dodány se softwarem a některé jsou k dispozici na webu Office.com. Pokud se zadané slovo nebo slovní spojení v dvojjazyčném slovníku dodaném se softwarem nenachází, bude toto slovo nebo slovní spojení odesláno v nešifrované podobě společnosti Microsoft nebo překladatelské službě poskytované jinou společností.

Budete-li chtít přeložit celý dokument, bude odeslán v nešifrované podobě společnosti Microsoft nebo překladatelské službě jiné společnosti. Stejně jako všechny informace, které jsou odesílány přes Internet v nešifrované podobě, mohou slovo, slovní spojení nebo dokument, které překládáte, vidět jiné osoby.

Rozhodnete-li se použít jeden ze slovníků, které jsou k dispozici na webu Office.com nebo u překladatelské služby jiné společnosti, aplikace Word 2010 odešle přes Internet požadovaný text, typ použitého softwaru a nastavení národního prostředí a jazyka v počítači. (Klikněte na kartu Soubor. V části Nápověda klikněte na položku Možnosti. Pak klikněte na položku Jazyk.) V případě překladatelských služeb jiných společností může aplikace Word 2010 odeslat také ověřovací informace dříve uložené do mezipaměti, které označují, že jste se v minulosti zaregistrovali pro přístup k tomuto webu.

Zasílání rychlých zpráv a oznámení

Aplikace Word 2010 obsahuje funkci umožňující odesílat rychlé zprávy přímo z této aplikace a přijímat upozornění o uživatelích, kteří jsou online, nebo o provedení určitých změn ve sdílených dokumentech nebo na webech pracovních prostorů.

Aplikace Word 2010 může k zobrazení informací o online stavu uživatelů a k odesílání zpráv těmto uživatelům využívat klienta zasílání rychlých zpráv. Aplikace Word 2010 obsahuje webový ovládací prvek umožňující zobrazení informací o stavu pro zasílání rychlých zpráv na webové stránce. Stránky služby Microsoft SharePoint Foundation 2010 i stránky serveru Microsoft SharePoint Server 2010 tento ovládací prvek využívají. Ani jeden z uvedených typů stránek nepřenáší data o stavu zpět na webový server.

Tento webový ovládací prvek lze použít k přenosu údajů o stavu z programu pro zasílání rychlých zpráv na webový server. Ve výchozím nastavení lze údaje o stavu odesílat pouze na intranetové weby, důvěryhodné weby a weby v místním počítači.

Nové formáty souborů

Aplikace Word 2010 používá nové formáty souborů založené na jazyce XML. Tyto formáty souborů XML jsou rozšiřitelné, což znamená, že uživatelé mohou v souborech určit další schémata a značky. Doplněk nebo jiný kód jiného výrobce může do těchto formátů souborů XML rovněž připojit ve formě metadat další informace, které nelze zobrazit v aplikaci Word 2010.

Metadata přidružená k souboru XML můžete ověřit zobrazením tohoto souboru pomocí textového prohlížeče.

Komentáře

Jestliže ve výchozím nastavení uložíte do souboru komentáře, připojí aplikace Word 2010 ke každému komentáři vaše iniciály. Tyto informace jsou potom k dispozici všem uživatelům, kteří mají k souboru přístup.

Osobní údaje můžete z těchto komentářů odebrat pomocí následujících kroků:

1. Klikněte na kartu Soubor.

2. Klikněte na tlačítko Informace.

3. Klikněte na položku Zkontrolovat problémy a potom klikněte na možnost Zkontrolovat metadata.

Sledování změn

Pokud ve výchozím nastavení provedete v souboru změny se zapnutou funkcí Sledování změn, budou vaše uživatelské jméno nebo iniciály uloženy do dokumentu a spojeny s provedenými změnami. Tyto informace, spolu s původním a upraveným textem, budou potom k dispozici všem uživatelům, kteří mají přístup k souboru.

Po přijetí nebo odmítnutí těchto změn bude vaše jméno odebráno. Chcete-li z těchto změn také odebrat osobní údaje, klikněte na kartu Soubor, na položku Informace, na tlačítko Zkontrolovat problémy a poté na položku Zkontrolovat metadata.

Možná místa uložení vašeho jména

V určitých případech ukládá aplikace Word 2010 vaše jméno, aby při používání některých funkcí zajistila lepší podmínky k práci. Vaše jméno může být například uloženo v následujících umístěních:

• pole Autor,

• Vlastnost souboru AuthorName

Své jméno můžete z těchto polí a vlastností odebrat kliknutím na kartu Soubor, na položku Informace, na tlačítko Zkontrolovat problémy a potom na položku Zkontrolovat metadata.

Řešení pro systém Microsoft Office vytvořená jinými společnostmi mohou rovněž zahrnovat jméno uživatele a jiné osobní údaje ve vlastních vlastnostech přidružených k souboru.

Použijete-li nástroj Microsoft Office Web Control, Microsoft Excel Data Access, DataCalc nebo jakýkoli jiný nástroj umožňující přímé připojení k jinému zdroji dat, mohou být v dokumentu uloženy vaše autorizační informace (ID uživatele a heslo). Budete-li chtít tyto autorizační informace změnit nebo odstranit, bude třeba příslušným způsobem změnit vlastnosti připojení.

Další skrytá data a metadata

Ve výchozím nastavení obsahuje každý soubor uložený aplikací Word 2010 následující vlastnosti souboru:

• Autor

• Manažer

• Společnost

• Naposledy uložil

• Jména recenzentů dokumentu

Kromě toho mohou být v závislosti na používaných funkcích nebo řešeních jiných dodavatelů do souboru uloženy další vlastnosti. Pokud je dokument například součástí pracovního postupu, budou do něj uloženy další vlastnosti souboru, které umožňují sledování pracovního postupu.

Tyto informace jsou potom k dispozici všem uživatelům, kteří mají k souboru přístup.

Odebrání vašeho jména z těchto vlastností kliknutím na kartu soubor, kliknutím informace, kliknutím na zjistit možné problémy a potom na Zkontrolovat metadata.

Pomocí funkce Zkontrolovat metadata lze odebrat i další typy dat, které nemusí být k dispozici ve všech zobrazeních, například komentáře a revize. Doporučujeme použít funkci Zkontrolovat metadata u každého dokumentu, který chcete veřejně zpřístupnit.

Skrytá data a metadata mohou být do souborů systému Microsoft Office také zahrnuta prostřednictvím objektového modelu systému Microsoft Office. Pomocí objektového modelu systému Microsoft Office můžete například skrýt obrázky, což znamená, že nebudou viditelné při otevření souboru, ale budou v souboru uložené a bude možné je později zobrazit.

Přesnost kombinování

Za účelem zlepšení přesnosti kombinování je v dokumentech aplikace Word 2010 uloženo náhodné desetimístné číslo. Toto náhodně generované číslo pomáhá určit pořadí, v němž dochází ke změnám v případě použití funkce Kombinovat. Toto náhodné desetimístné číslo můžete v případě potřeby odebrat pomocí následujících kroků:

1. Klikněte na kartu Soubor.

2. V nabídce Nápověda klikněte na příkaz Možnosti.

3. Klikněte na položku Centrum zabezpečení.

4. Klikněte na tlačítko Nastavení Centra zabezpečení.

5. Klepněte na položku Možnosti ochrany osobních údajů a v části Nastavení specifické pro dokument zrušte zaškrtnutí políčka Vylepšit přesnost sloučení uložením náhodného čísla.

Záznam maker

Záznam maker umožňuje zaznamenat sérii akcí, díky čemuž lze tyto akce později zopakovat. Rozhodnete-li se makro zaznamenat, bude vaše uživatelské jméno při počátečním vytvoření makra uloženo ve formě komentáře v kódu. Z tohoto umístění můžete své uživatelské jméno ručně odebrat.

Digitální podpisy

Digitální podpis je volitelná funkce umožňující ověření identity osoby, která vám dokument odeslala. Digitální podpis je jedinečná zašifrovaná datová hodnota v dokumentu, který podepisujete. Při odeslání dokumentu s digitálním podpisem je příjemci tento podpis odeslán společně s daty dokumentu a důvěryhodným digitálním certifikátem odesílatele. Digitální certifikát vydává certifikační autorita, například společnost VeriSign. Obsahuje informace umožňující ověření odesílatele a ověřující, že nedošlo ke změně původního obsahu dokumentu. Aplikace Word může automaticky kontaktovat certifikační autoritu online a ověřit digitální podpis.

Po podepsání dokumentu se zobrazí dialogové okno s informacemi, jež budou do digitálního podpisu zahrnuty, jako je například systémové datum a čas, číslo verze operačního systému, číslo verze systému Microsoft Office a číslo verze aplikace Word.

Správa přístupových práv k informacím (IRM)

Správa přístupových práv k informacím (IRM) umožňuje přidělit určitým uživatelům nebo skupinám práva pro přístup nebo změnu dokumentu. Navzdory určité podobnosti není technologie IRM totožná se zámkem dokumentu. Správa přístupových práv k informacím umožňuje nastavit oprávnění pro konkrétní akce týkající se celého dokumentu, například tisk, předání dalším uživatelům, čtení nebo úpravy dokumentu.

Při ukládání dokumentu se zapnutou technologií IRM uloží aplikace Word 2010 do dokumentu seznam všech uživatelů, kteří mají práva k danému dokumentu, a popis jejich oprávnění. Tyto údaje jsou šifrované, takže přístup k nim mají pouze vlastníci dokumentů.

Dokumenty se zapnutou technologií IRM kromě toho obsahují licence k obsahu. Licence k obsahu obsahuje e-mailovou adresu, oprávnění a informace pro ověření. Při každém pokusu o otevření dokumentu se zapnutou technologií IRM porovná aplikace Word 2010 licence k obsahu uložené v dokumentu s identitou uživatele. Pokud nebyl dokument uživatelem dosud otevřen, kontaktuje aplikace Word 2010 server technologie IRM, ověří identitu uživatele, stáhne pro něj novou licenci k obsahu (má-li uživatel potřebná práva) a uloží licenci k obsahu do dokumentu.

Vlastníci dokumentu mohou zabránit uložení licencí k obsahu do dokumentu. Pokud však nebude licence k obsahu do dokumentu uložena, bude se muset aplikace Word 2010 při každém otevření dokumentu připojovat k serveru technologie IRM. Jestliže není aplikace Word 2010 připojena k síti nebo se nemůže připojit k serveru technologie IRM, nebude možné dokument otevřít.

Funkce Zámek dokumentu

Funkce Zámek dokumentu umožňuje chránit dokument aplikace Word 2010 různými způsoby, například povolit provádění úprav, zadávání komentářů nebo čtení dokumentu pouze určitým uživatelům.

Při použití funkce Zámek dokumentu budete vyzváni k zadání ID uživatelů do dokumentu aplikace Word 2010. Tato ID uživatelů mohou být ve formě účtů domény Windows NT (například DOMÉNA\jméno_uživatele) nebo e-mailových adres účtu Windows Live ID (například adresa@example.com). Tato ID uživatelů jsou ukládána při každém udělení uživatelských práv ke čtení nebo změně rozsahu textu.

Dokument aplikace Word 2010 je možné zamknout také bez použití hesla. Rozhodnete-li se zamknout dokument bez použití hesla, bude moci každý, kdo bude dokument číst, zobrazit ID uživatelů, kterým byl udělen přístup. ID uživatelů budou dostupná všem, kdo budou soubor číst, také v případě, že dokument uložíte jako soubor XML nebo HTML.

Chcete-li dále omezit přístup k ID uživatelů, můžete daný soubor uložit s použitím hesla nebo technologie IRM (Správa přístupových práv k informacím). Uvedená ID uživatelů můžete zobrazit pouze vy a další uživatelé, kterým byl udělen přístup.

Neúspěšná ověření souborů systému Office

Při otevření některých starších verzí souborů aplikace Word v systému Microsoft Office zkontroluje funkce ověření souborů systému Office, zda struktura souboru odpovídá specifikaci společnosti Microsoft pro tento formát souboru. Pokud je ověření souboru neúspěšné, otevře jej systém Microsoft Office v chráněném zobrazení.

Kopii problematický selhání ověření souborů Office je soubor uložený v počítači po ukončení aplikace Word. Zasílání zpráv o chybách společnosti Microsoft pravidelně zeptá, jestli souhlasíte, poslat kopii tyto soubory společnosti Microsoft. Další informace o chybách, včetně úplné zásady ochrany osobních údajů najdete v článku Zásady ochrany osobních údajů pro službu Microsoft chybové hlášení.

Automatické ukládání verzí dokumentů systému Office

Aplikace Word 2010 při úpravách dokumentu automaticky ukládá jeho kopie, což usnadňuje obnovení dokumentů v případě, že dokument náhodně zavřete bez uložení změn. Pokud nechcete, aby byly kopie dokumentů automaticky ukládány, postupujte takto:

1. Klikněte na kartu Soubor.

2. V nabídce Nápověda klikněte na příkaz Možnosti.

3. Klikněte na tlačítko Uložit.

4. V části Uložit dokumenty zrušte zaškrtnutí políčka Zachovat poslední automaticky obnovený soubor při jeho zavření bez uložení.

Můžete zpřístupnit a kliknutím na kartu soubor, kliknutím informace a potom v části verze na dokument, který chcete odstranit poslední uložené verzi dříve uložené dokumenty. Přístup a odstranit poslední automaticky uloženou verzi pro nově vytvořené dokumenty kliknutím na kartu soubor, kliknutím informace, kliknutím na Spravovat verze a pak na Obnovit neuložené dokumenty. Word 2010 pravidelně odstraňuje automaticky uložené dokumenty, pokud nechcete otevřít a používat je. Další informace najdete v tématu Obnovení souborů Office.

Začátek stránky