Jako projektový manažer komunikujete s mnoha účastníky projektu – od členů týmu, kteří vykonávají úkoly projektu vedoucímu organizace a projektovým zákazníkům. Vzhledem k tomu, že komunikace je rozhodující pro úspěch vašeho projektu a protože různé typy informací komunikujete různým typům zúčastněných osob, potřebujete plný projekt komunikace. Project Web App můžete použít prostřednictvím Microsoft Project Online předplatného k implementaci mnoha aspektů plánu komunikace a výměně správných typů informací se správnými lidmi.
V tomto článku
Proč je projektové komunikace důležitá?
S velkým množstvím lidí, kteří se podílejí na jednom projektu, velkou nebo malou, bude mít vaše komunikace obrovské roli v úspěchu nebo selhání projektu. Pokud komunikace chybí, může se v projektu objevit nepotřebné možnosti, jako jsou předpoklady, zdvojení úsilí nebo jeho opak, mezery v úsilí. Kromě toho by vás účastníci mohli cítit, že jsou v izolovaných silech, neuslyšíte a nepodporovaní, což může vést k špatnému morálnímu a klesající produktivitě.
Na druhé straně, když je komunikace dobrá, může váš projekt využívat zvýšení efektivnosti, identifikace a prevence problémů a rizik, inovační řešení problémů a rozhodování na základě skutečností. Podporu dobré komunikace v projektu zlepšuje pravděpodobnost, že váš projekt zapadá na plán a rozpočet.
Co je dobré komunikace? Výměna správných informací se správnými lidmi. Zajištění toho, aby byli účastníci ve všech úrovních vyslechnuti. Mít kanály na místě pro formální i neformální konverzace, které přesunou projekt vpřed k jeho cíli.
Doporučené postupy pro komunikaci v projektu
Čas na to, aby se komunikace s Projectem promyslal, když jste ve fázi plánování projektu. Při přidávání komunikačních procesů mezi prvních několika úkoly projektu může být signál týmu, který je efektivně komunikující, úkolem každého člena týmu a klíčem k úspěchu projektu.
V následujících částech jsou podrobně popsány čtyři otázky, které mají zvážit, jak bude komunikace provedená v průběhu projektu, a jak zkompilovat vaše odpovědi do plánu komunikace, který bude fungovat pro všechny.
S kým musíte komunikovat?
Musíte komunikovat s kýmkoli, kdo má zájem, nebo má trvalý podíl na úspěchu projektu, to znamená zúčastněné strany. Přemýšlejte, kdo jsou účastníky. Pravděpodobně jsou v organizaci na různých úrovních a některé mohou být externí pro vaši organizaci. Tady je několik možných účastníků projektu:
-
Členové projektového týmu Tito uživatelé provádějí skutečnou práci projektu.
-
Project Portfolio Manager. Pokud máte větší organizaci, ve které běží hodně projektů najednou, bude možná potřeba komunikovat se Správcem portfolia.
-
Správce zdrojů Stejně jako u Správce portfolia, pokud je vaše organizace ve velké míře na projektu, možná budete muset spolupracovat se správcem zdrojů, který zaručuje, že lidé se správnými sadami dovedností pro různé projekty jsou dostupné.
-
Řízení Vyšší Správa obvykle potřebuje vědět, jak projekt prochází, zejména v podobě plánu a nákladů.
-
Sponzor nebo zákazník. Může se jednat o sponzora nebo zákazníka, který se liší od řízení a platí pro projekt.
-
Zástupce koncového uživatele. Tento člověk představuje ty, kdo by mohl projekt po dokončení těžit nebo jinak ovlivnit.
Jaké typy informací potřebují?
Vzhledem k tomu, že prvním pravidlem komunikace je znát vaši cílovou skupinu, získáte maximální návratnost investic do komunikace, když přizpůsobíte svou komunikaci na to, co jednotlivé skupiny účastníků potřebují znát.
Členové projektového týmu například potřebují znát úkoly, ke kterým jsou přiřazené, a kdo je závislý na jejich úkolech. Někdy také nemusí mít úplný přehled o projektu, aby se zachoval dobrý smysl rozsahu a orientace.
Na rozdíl od členů týmu, kteří potřebují důležité podrobnosti, vedení a sponzory projektů, vyžadují velmi vysoký přehled toho, jak projekt vychází. Je to nejvíce důležité kvůli výkonu plánu projektu a rozpočtu a chcete zjistit, zda projekt probíhá podle svých cílů.
Podívejte se na seznam zainteresovaných stran a Přemýšlejte o projektu z jejich bodů zobrazení. To vám pomůže určit, jaké informace mají být spolu s nimi, a jaký formulář by měla komunikace trvat. Můžete také kontaktovat své účastníky a zjistit, co a jak preferují komunikaci.
Jak často se musí vyskytnout různé typy komunikace?
Snažte se přeškrtnout správný zůstatek: příliš malá komunikace a projektová rizika větší než mishaps než by měla. příliš mnoho komunikace a annoyed se domnívá, že se jedná o busywork, které brání v čase provedení nebo dohledu nad projektem.
Týdenní zprávy o stavu a časové rozvrhy jsou ve standardu pro aktualizace projektového týmu do plánu, i když je to často 20 minut denně. Stejně tak sponzorové a zákazníci mohou také potřebovat týdenní souhrn plánu projektu a nákladů. Pokud vracíte se změnami se Správcem portfolia nebo zástupcem koncového uživatele, může být komunikace měsíční nebo dokonce čtvrtletní.
Každý projekt a příslušné komunikační potřeby se liší. Pečlivě zvažte četnost komunikace s různými účastníky projektu. Přemluvte se s účastníky o tom, co potřebují a buďte ochotni přizpůsobit projekt a jeho lidem.
Jaké technologie se budou používat k výměně informací?
Zjistěte, jaké technologické zdroje organizace jsou k dispozici pro vás a vaše účastníky. Pravidelné schůzky na tvář a výměna informací e-mailem jsou často normou. Schůzka s nástrojem jako Skype pro firmy může být důležitá pro geograficky rozptýlené účastníky a může zahrnovat audio, video, sdílení obrazovky a virtuální tabuli. Zasílání rychlých zpráv může být mnohem okamžité a do bodu než e-mailu a může účastníkům pomoci rychleji získat potřebné informace. S nástrojem, jako je Yammer, se váš tým může vzájemně spojit v privátní sociální síti. Můžete sdílet informace, chatovat o procesu, řešení problémů a rozhodování.
Bez ohledu na to, co se rozhodnete, zkuste používat technologické nástroje, se kterými všichni jsou pohodlní. Nereluctantte se ale, abyste Vyzkoušejte novou technologii, pokud odpovídají potřebám projektu a týmu, nebo se vrátíte na "starou" metodu komunikace, pokud je to nejlepší. Cílem je usnadnit spolupráci v projektovém týmu.
Vytvoření projektového plánu komunikace
Po identifikaci zúčastněných osob a určení, jaký typ informací s nimi potřebujete, a jak často jste připraveni vytvořit plán komunikace s projektem. Nemusí to být složitější. Může jít jenom o jednu stránku souhrnu nebo jednoduchou tabulku, která vám přestala, co jste se naučili, a nastavíte fázi pro správnou komunikaci v průběhu projektu.
Publikujte plán komunikace s projektem, aby k němu měli přístup všichni účastníci. Pravidelně ji znovu navštivte. Změna podmínek v projektu může znamenat změnu v pravidelných strategiích komunikace. Přesouvání mezi fázemi projektu, například od plánování k provádění nebo z provádění uzávěrky, může také volat pro různé potřeby komunikace.
Publikování plánu komunikace v Projectu Online
Máte spoustu možností pro snazší komunikaci při práci s Project Web App v Microsoft Project Online. Chcete-li začít, můžete přidat plán komunikace (stejně jako další dokumenty přidružené k projektu) do knihovny dokumentů projektu.
-
Na panelu Snadné spuštění zvolte projekty.
-
V Centru projektůzvolte název projektu, ke kterému chcete přidat plán komunikace.
-
Na panelu Snadné spuštění zvolte dokumenty. Otevře se stránka dokumenty pro projekt.
-
Na řádku nabídek zvolte nahrát.
-
V systému souborů Najděte a vyberte plán komunikace a pak zvolte otevřít. Soubor se přidá do knihovny dokumentů projektu.
Zobrazení členů týmu jak získat přístup k projektovému plánu
Členové týmu obvykle používají Microsoft Project Online k odeslání časového rozvrhu nebo k zadání průběhu úkolů. Mohou ale také získat přístup k úplnému plánu – pro zobrazení velkého obrázku projektu i pro porozumění, kdo čeká na dokončení jeho úkolů.
-
Na panelu Snadné spuštění zvolte projekty.
-
V Centru projektůzvolte název projektu. Projekt se otevře a zobrazí všechny úkoly, které jsou přiřazené k úkolům, když je naplánováno zahájení a dokončení, které úkoly jsou navzájem závislé, a další.
Identifikace a nastavení správných sestav
Hlavním aspektem komunikace s Projectem je hlášení. Zjišťujete, nastavujete a pravidelně spouštíte sestavy, které budou potřebovat členové týmu, Správce portfolia, správce zdrojů, vyšší Správa, zákazníci a další zúčastněné strany.
Součástí Project Web Appu je sada ukázkových sestav, které vám pomohou začít s některými základy tvorby sestav. Tyto ukázkové sestavy jsou:
-
Řídicí panel přehled projektu
-
Přehled projektu
-
Přehled zdroje
-
Pokud chcete zobrazit ukázkové sestavy, na panelu Snadné spuštění zvolte sestavy.
-
Na stránce sestavy PWA vyberte svůj jazyk. Zobrazí se tři ukázkové sestavy.
-
Pokud chcete sestavu otevřít v Excel pro web, klikněte na název sestavy.
Viz také
Co můžou členové týmu dělat v Projectu Online?
Ukázkové sestavy v Projectu Online
Jaké nástroje pro vytváření sestav můžu používat u dat projektu?
