Doporučené postupy pro správu rozsahu projektu v Projectu Online

Co je rozsah projektu a odkud pochází?

Rozsah projektu definuje hranice projektu. Určuje, co provede projekt k dosažení určeného cíle.

Váš projekt představuje lepší šanci na úspěch, když vy, jako vedoucí projektu, může spravovat obor potřebný k udržení projektu v rámci jeho definovaného rozsahu. V tomto článku je příliš snadné pokladné lístky, které se jeví jako vylepšení celkového projektu. Rozsah projektu bude větší a větší, někdy imperceptibly, zatímco rozpočet, plán a personální obsazení zůstává stejné. Správa účastníků, kteří platí za projekt, často neneví, že rozsah projektu se zvětšil na velké.

Tento problém se týká správy rozsahu, který zajišťuje, že vy a váš projektový tým provedete veškerou práci potřebnou k dokončení rozsahu projektu – ne více a ne méně. Správa oborů zahrnuje tyto hlavní součásti:

• Definování oboru a jeho schválení

• Podrobné vypracování struktury rozpisu práce (WBS) k podrobnostem úkolů, které je třeba provést

• Zabránění nárůstu rozsahu

• Správa změn rozsahu v průběhu životního cyklu projektu a vyvážení Projektový trojúhelník

Začátek stránky

Definování rozsahu projektu a publikování příkazu SCOPE v Projectu Online

Definice rozsahu projektu je "Severní hvězda", což je průvodce, který zachová projekt přímo do požadovaných výsledků. Když vytvoříte příkaz Scope, zajistíte, aby každý, od zákazníka projektu nebo sponzora se všemi členy týmu, rozuměl tomu, co tento projekt usiluje.

Příkaz Scope může být stručným souhrnem nebo podrobným dokumentem v závislosti na procesech organizace a potřebách projektu. Do příkazového oboru by měl patřit alespoň následující prvky:

• Cíl projektu: Stručné prohlášení o záměru projektu.

• Výsledek projektu: Funkce, funkce a další vlastnosti produktu, služby nebo výsledku, které má projekt dosáhnout. Toto je obor produktu.

• Hranice projektu: Kde projekt začíná a kde končí; Obsah zahrnutý do projektu a jeho vyloučení

• Dodávky projektu: Hmotné předměty vyráběné prostřednictvím provádění projektu, například dokumenty, procesy, prototypy, školení nebo finální produkt.

• Omezení projektu: Všechna omezení, která omezí možnosti projektu, například čas, rozpočet, dostupnost zdrojů, pravidla atd.

Po vystavení příkazu pro určení rozsahu projektu můžete mít vyšší správu nebo zákazníka a schválit ho. Je důležité, aby řídící účastníci, kteří platí za faktury projektu, měli stejnou vizi projektu, který provádíte... než vytvoříte tým a začnete projekt spouštět.

Potom v Project Web Appu pro Project Online zaúčtujte příkaz Scope v knihovně dokumentů projektu. Po uložení je příkaz Scope snadno přístupný vám, členům týmu a správě účastníků.

1. Na panelu Snadné spuštění zvolte projekty.

2. V Centru projektůzvolte název projektu, ke kterému se příkaz obor vztahuje.

   

3. Na panelu Snadné spuštění zvolte dokumenty. Otevře se stránka dokumenty pro projekt.

4. Na řádku nabídek zvolte nahrát.

5. ProCházejte systém souborů a najděte a vyberte příkaz obor a pak zvolte otevřít. Soubor se přidá do knihovny dokumentů projektu.

   

Začátek stránky

Vytvoření struktury rozpisu práce a seznamu úkolů v Projectu Online

V případě, že je příkaz Scope napsaný a schválený, je projekt tangibly definován, než byl, protože byl jenom nápadem nebo sadou požadavků.

Teď vyvíjíte strukturu rozpisu práce (WBS) a všechny úkoly, které je potřeba udělat, můžete vytvořit tak, aby vznikly dodávky, které plní daný obor. Jednoduše řečeno, kód WBS je osnova projektových fází, úkolů a dílčích úkolů popisujících také milníky a dodávky projektu. Tady je postup pro vývoj kódu WBS:

1. Vytvořte seznam všech úkolů, které je potřeba udělat. Úkoly můžete Přidat do projektu v Project Web App pro Project Online, nebo můžete pracovat mimo Microsoft Project Online, a to podle toho, co je pro vás jednodušší.

2. Uspořádejte seznam úkolů do logické struktury (znovu, fází, úkolů, dílčích úkolů atd.).

   Tip: Není nutné přidávat osoby zodpovědné za úkoly, informace o rozpočtu nebo informace o plánu. Vše, co se může nacházelo později. Důležitým cílem je rozdělit cíl projektu na jednotlivé, úkolové úkoly.

3. Projděte si pár iterací kódu WBS, abyste získali správný přístup. Mít k disPozici účastníky projektu, zejména členy týmu (nebo pravděpodobným členům týmu), podívejte se, co se týká přesnosti, úplnosti a realizace. Zkontrolujte, že odpovídá rozsahu projektu.

4. Schvalování kódu WBS zúčastněných stran

Po schválení kódu WBS přidejte úkoly do projektu nebo proveďte potřebné změny v Project Web App pro Project Online. Pomocí přidaných úkolů začínáte projekt vytvářet podle WBS.

Začátek stránky

Zabránění nárůstu rozsahu

Při plánování a provádění projektu můžete být vázáni na zobrazení nových nápadů. Tyto nové myšlenky často zahrnují funkce a funkce týkající se produktu, služby nebo výsledku, které projekt vyrábí. Obor je vždy pod stálým tlakem na rozbalení, pokud je z projektu vždycky potřeba. Nicméně po schválení prohlášení o rozsahu a výsledném kódu WBS zúčastněnými stranami, přidání dalších do oboru invariably ovlivňuje náklady a plán projektu.

Přidání úkolů, které se často zdají být malé nebo triviální do rozsahu projektu, může vést k nárůstu rozsahu, což je přidání úkolů do rozsahu projektu, aniž by došlo k prozkoumání účinku těchto dodatků v plánu projektu, rozpočtu nebo prostředcích a bez získání zákazníka. souhlas. Rozsah nárůstu rozsahu je velmi velký problém, takže mnoho projektů je moc pozdě, přes rozpočet nebo zcela nefunguje.

Jestli člen týmu nebo Správa účastníků navrhne, aby se nový úkol nebo sada úkolů staly součástí projektové práce, zeptejte se na tyto otázky:

• Jak se tento úkol vejde do rozsahu projektu?

• Jak dlouho bude trvat?

• Kdy je potřeba to udělat?

• Kdo bude za úkol zodpovědný a má pro něj čas?

• Bude tento úkol záviset na dokončení jiných úkolů a další úkoly budou závislé na dokončení tohoto úkolu?

• Pokud tento úkol způsobí, že se má naplánovat na pozdější nebo vyšší rozpočet, budou se muset další úkoly vyhovět, abyste splnili konečný termín a rozpočet? Nebo můžete více času a rozpočtu zpřístupnit?

Kokloubem příkazu SCOPE a jeho schválením schváleným zúčastněnými stranami: projekt již má dobrou šanci odolat nárůstu rozsahu. Když se tito účastníci spravují, kdo vás požádá o další věci, můžete ukázat, že to může zvyšovat rozsah, a příkaz Scope se může vrátit.

To neznamená, že po schválení příkazu oboru a kódu WBS se nic nemusí měnit. V průběhu provádění Projectu se vám invariably objevující se legitimní změny. Zdatný se však na rozpoznávání rozdílů mezi rozučením mezi oborem nárůstu a zdůvodněnými změnami a ujistěte se, že máte proces pro práci s oběma.

Pokud jste do plánu přidali úkoly a vidíte, že některé z nich jsou mimo rozsah projektu, můžete je odstranit.

1. Na panelu Snadné spuštění Microsoft Project Online zvolte projekty.

2. V Centru projektůzvolte název projektu. Projekt se otevře a zobrazí všechny úkoly.

3. Klikněte pravým tlačítkem myši na záhlaví úkolu, který chcete odstranit. Záhlaví řádku je zcela vlevo v řádku úkolu.

   

4. V místní nabídce, která se zobrazí, zvolte Odstranit úkol. Vybraný úkol je odebrán.

   Tip: Pokud chcete odstranit několik sousedících úkolů, vyberte záhlaví prvního úkolu, podržte stisknutou klávesu SHIFT a vyberte záhlaví řádku pro poslední úkol. Tím se vyberou všechny úkoly mezi prvním a posledním řádkem. Pokud chcete odstranit několik nesousedících úkolů, vyberte záhlaví prvního úkolu, podržte stisknutou klávesu CTRL a vyberte záhlaví řádků dalších úkolů, které chcete odstranit. Klikněte pravým tlačítkem myši na některé záhlaví řádků a pak zvolte Odstranit úkol.

5. Na kartě úkol ve skupině projekt zvolte Uložit. Můžete také stisknout kombinaci kláves CTRL + S.

6. Až budete chtít publikovat změny, které jste udělali v plánu, aby je všichni ostatní viděli, klikněte na kartě úkol ve skupině projekt na publikovat.

Začátek stránky

Správa změn rozsahu jako problémů v Projectu Online

Je nerealistické, že očekáváte, že obor, který máte v uzavření projektu, bude totožný s rozsahem, který jste měli při zahájení projektu. Nové zjišťování se vždy provádí během plánování a provádění projektů. Nové nápady se zlepšily na staré nápady. Jiné aktivity: Vytvářejte efektivitu procesu s malým rozdílem. Projekt musí reagovat na to, aby se zazůstávala životaschopná.

Nicméně všichni účastníci musí být informováni o tom, že každá změna je s efektem. Dobrým způsobem, jak tuto funkci, je Projektový trojúhelník. Tři strany projektového trojúhelníku jsou rozsah, čas a peníze.

Pokud je boční strana trojúhelníku prodloužena, ale čas a peněžní strany se nezměnily, je trojúhelník nevyvážený a projekt se zaznamená na potíže. Když dojde ke změně rozsahu, musí být časová strana, strana nebo obě strany odpovídajícím způsobem prodloužena.

To znamená, že když se některý z vašich zúčastněných osob chce přidat do projektu něco, musíte jim připomenout, že tato změna pravděpodobně zpozdí projekt nebo zvýšíte jeho cenu.

Dobrý způsob, jak zpracovávat tyto žádosti, je použít proces správy změn. Když se Rada pro revizi změn postará o všechny účastníky tabulky, aby prozkoumala fakta, Prohlédněte si prohlášení o rozsahu a zachovejte projektový pokles.

Proces správy změn začíná žádostí o změnu, ve které žadatel popisuje navrhovanou změnu a odpovědi na otázky týkající se účinku změny v projektu.

Rada pro kontrolu změn by měla alespoň zahrnovat sponzora projektu, vedoucího projektu, členy týmu, kteří jsou odpovědní za provádění dalších úkolů, a osobu, která požadavek na změnu provádí. Rada pojednává o změně a rozhodne o svém rozhodnutí. Toto rozhodnutí je dokumentováno a uloženo s ostatními dokumenty projektu, ke kterým mají přístup účastníci projektu.

Díky tomuto procesu řízení změn se zabrání v oboru nárůstu rozsahu a jsou zaúčtovány legitimní změny rozsahu podle plánu, rozpočtu, zdrojů, kvality, rizika, celkových cílů projektu a kritérií úspěchu.