Implementace správy záznamů

Vytvoření webu Centra záznamů

Doporučujeme vytvořit Centrum záznamů jako kolekci webů nejvyšší úrovně, ne jako podřízený web. Pokud chcete vytvořit kolekci webů, musíte být členem skupiny Správci farmy SharePoint na počítači, na SharePoint webu Centrální správa.

V SharePoint Online můžete vytvořit web Centra záznamů z webu nejvyšší úrovně SharePoint webu. Klikněte na + Vytvořit weba pak začněte krokem 4 níže.

1. Spusťte SharePoint centrální správy 2013 nebo 2016.

   • Pro Windows Server 2008 R2:

     • Klikněte na Start, klikněte na Produkty Microsoft SharePoint 2013 nebo Produkty Microsoft SharePoint 2013a potom klikněte na Centrální správa SharePoint 2013 nebo centrální správa SharePoint 2016.

   • Pro Windows Server 2012:

     • Na obrazovce Start klikněte na SharePoint Centrální správa 2013 nebo SharePoint 2016 Centrální správa.

       Pokud SharePoint 2013 Centrální správa nebo centrální správa SharePoint 2016 není na obrazovce Start:

     • Klikněte pravým tlačítkem myši na Počítač,klikněte na Všechny aplikace a potom klikněte na SharePoint Centrální správa 2013 nebo SharePoint Centrální správa 2016.

2. Na webu Centrální správa klikněte v části Správa aplikací na Vytvořit kolekce webů.

3. Na stránce Vytvořit kolekci webů klikněte v části Webová aplikace na šipku dolů, pokud není vybraná webová aplikace, ve které chcete kolekci webů vytvořit. V nabídce Webová aplikace klikněte na Změnitwebovou aplikaci a potom klikněte na webovou aplikaci, ve které chcete vytvořit kolekci webů.

4. V části Název a popis zadejte název a popis kolekce webů.

5. V části Adresa webu vyberte cestu, kterou chcete použít pro adresu URL (například cestu se zástupnými znaky, například /sites/, nebo kořenový adresář (/).

   Pokud vyberete cestu pro zahrnutí zástupných znaků, musíte také zadat název webu, který chcete použít v adrese URL vašeho webu.

6. V části Výběr šablony v seznamu Vyberte verzi prostředí vyberte SharePoint prostředí šablon, které chcete použít.

   Pokud chcete, aby kolekce webů vypadala a spouštěná jako kolekce webů na SharePoint Serveru, vyberte verzi prostředí. Kolekce webů, která používá starší verzi prostředí, běží v novější verzi SharePoint, ale uživatelské rozhraní a uživatelské prostředí kolekce webů budou odrážet starší verzi. Kolekce webů, kterou můžete kdykoli upgradovat na nejnovější verzi prostředí.

7. V části Výběr šablony vyberte kartu Enterprise a potom klikněte na Centrum záznamů.

8. V části Primary Site Collection Administrator (Primární správce kolekce webů) zadejte uživatelské jméno (ve formuláři DOMÉNA\uživatelské_jméno) pro uživatele, který bude správcem kolekce webů.

9. V části Secondary Site Collection Administrator (Sekundární správce kolekce webů) zadejte uživatelské jméno sekundárního správce kolekce webů. Navrhování sekundárního správce kolekce webů je osvědčeným postupem, jak zajistit, aby někdo mohl kolekci webů spravovat, když není přítomen primární správce kolekce webů.

10. Pokud ke správě úložiště pro kolekce webů používáte kvóty, klikněte v části Šablona kvóty na šablonu v seznamu Vybrat šablonu kvóty.

11. Klikněte na OK.

Vytváření knihoven nebo seznamů pro správu záznamů

Knihovny a seznamy jsou důležitými prvky správy záznamů. Slouží jako souborové skříně pro každý typ záznamu, který chcete uložit nebo spravovat. Přidružení typů obsahu (vysvětlené později) ke knihovnám a seznamům dále pomáhá zařadit záznamy do kategorií. Doporučujeme vytvořit jednu knihovnu dokumentů nebo seznam pro každý typ obsahu v plánu souborů záznamů.

Přidání stávajícího typu obsahu do seznamu nebo knihovny

Když do seznamu nebo knihovny přidáte typ obsahu, můžete tomuto seznamu nebo knihovně zajistit, aby obsahoval položky tohoto typu. Když jsou záznamy odeslány do Centra záznamů, směruje se do příslušného seznamu nebo knihovny na základě typu obsahu dokumentu.

Začátek stránky

Vytváření a přidávání sloupců webu do seznamů, knihoven nebo typů obsahu

Sloupce vám pomůžou seskupit, zařadit do kategorií a sledovat záznamy nebo jiné položky. Sloupec webu definuje položku metadat, která mohou být přidružená k typu obsahu, seznamu nebo knihovně. Můžete třeba chtít přidat sloupce webu, které definují "autora" nebo "datum dokončení". Přidejte sloupec webu do typu obsahu pro záznamy buď pro uložení položky metadat odeslaná se záznamem, nebo přidáním metadat ke správě záznamu.

Vytvoření sloupce webu

1. Na webu Centrum záznamů klikněte na Nastavení a potom klikněte na Web Nastavení.

   V SharePoint webu připojeném ke skupiněklikněte na Nastavení, klikněte na Obsah webu a potom klikněte na Web Nastavení .

2. Na stránce Web Nastavení v části Galerie návrhářůwebů klikněte na Sloupce webu.

3. Na stránce Sloupce webu klikněte na Vytvořit.

4. Na stránce Nový sloupec webu zadejte do oddílu Název a typ do pole Název sloupce název, který chcete použít.

5. Vyberte typ informací, které chcete ve sloupci uložit – například měnu, datum a čas nebo text.

6. V části Skupina vyberte existující skupinu, do které chcete nový sloupec webu uložit, nebo vyberte Nová skupina a vytvořte novou skupinu pro uložení sloupce. Skupiny umožňují uspořádat sloupce a usnadnit jejich vyhledání.

V části Additional Column Nastavení (Další sloupec) vyberte požadovaná další nastavení sloupců. Možnosti dostupné v této části se liší v závislosti na typu sloupce, který vyberete v části Název a typ. Pokud je například typ informací, které se mají uložit ve sloupci, volba, můžete definovat možnosti, které se mají vytvořit výčet, v části Další Nastavení sloupce.

1. Klikněte na OK.

Přidání sloupce webu do typu obsahu pro záznamy

1. Na domovské stránce webu Centrum záznamů klikněte na Nastavení a potom klikněte na Web Nastavení.

   V SharePoint webu připojeném ke skupiněklikněte na Nastavení, klikněte na Obsah webu a potom klikněte na Web Nastavení .

2. V části Galerie webových návrhářů klikněte na Typy obsahu webu.

3. Na stránce Typy obsahu webu klikněte na typ obsahu webu, který chcete nakonfigurovat.

4. Po výběru typu obsahu webu z nadřazeného webu nebo vytvoření nového typu obsahu webu klikněte na stránce vybraného typu obsahu webu v části Sloupce na Přidat ze stávajících sloupců webu.

5. Na stránce Add Columns to Content Type (Přidat sloupce do typu obsahu) vyberte v části Select Columns (Vybrat sloupce) skupinu, podle které chcete filtrovat ze seznamu Vybrat sloupce z.

6. V seznamu Dostupné sloupce vyberte sloupec, který chcete přidat,a potom klikněte na Přidat.

7. V části Seznamy aktualizací a Typy obsahu webu určete, jestli se podřízené typy obsahu webu, které dědí z tohoto typu obsahu webu, aktualizují změnami.

8. Po přidání sloupců, které chcete přidat, klikněte na OK.

Začátek stránky

Vytvoření zásad správy informací pro záznamy

Zásada správy informací je sada pravidel pro typ obsahu. Zásady správy informací umožňují organizacím řídit a sledovat věci, jako je doba, po kterou je obsah zachován, nebo jaké akce mohou uživatelé s tímto obsahem dělat.

Přidání funkcí zásad do zásad správy informací

Funkce zásad, které můžete přidat do zásad informací, jsou popisky, auditování, vypršení platnosti a čárové kódy.

Přidání funkce zásad uchovávání informací do zásad správy informací

1. Na stránce Upravit zásady zaškrtněte políčko Povolit uchovávání informací.

2. Klikněte na Přidat fázi uchovávání informací a vyberte jednu z následujících možností období uchovávání informací, která určí, kdy vyprší platnost dokumentů: Pokud chcete nastavit datum vypršení platnosti na základě vlastnosti data, vyberte Tato fáze je založena na vlastnosti data u položky a pak vyberte akci( Vytvořeno nebo Změněno) a časové období (dny, měsíce nebo roky).

3. Zadejte hodnotu do pole mezi seznamy a zadejte časové období.

4. Vyberte akci, která by měla nastat po vypršení platnosti dokumentu.

5. Pokud chcete, aby se vybraná akce opakoval, zaškrtněte políčko v části Opakování a pak vyberte období opakování.

6. Klikněte na OK.

Začátek stránky

Přidání funkce zásad auditování do zásad správy informací

1. Na stránce Edit Policy (Upravit zásady) v části Auditing (Auditování) vyberte Enable auditing(Povolit auditování) a potom zaškrtněte políčka u událostí, u kterých chcete auditovat.

2. Klikněte na OK.

   Poznámka: Pokud chcete zobrazit protokoly auditování, klikněte na Nastavení kolekce webů na Sestavy protokolu auditovánía pak vyberte sestavu, která se má zobrazit.

Přidání funkce zásad čárového kódu do zásad správy informací

1. Na stránce Edit Policy (Upravit zásady) v části Barcodes (Čárové kódy) vyberte Enable Barcodes (Povolit čárové kódy).

2. Vyberte možnost Vyzvat uživatele k vložení čárovéhokódu... pokud chcete, aby Office klientské aplikace vyžadovaly, aby uživatelé do svých dokumentů vložili čárový kód.

Přidání funkce zásad štítků do zásad správy informací

1. Na stránce Upravit zásadu zaškrtněte v části Štítkypolíčko Povolit popisky.

2. Pokud chcete, aby uživatelé před uložením nebo tiskem dokumentu vyžadovat vložení štítku, vyberte Před uložením nebo tiskem možnost Vyzvat uživatele k vložení štítku.

3. Pokud chcete zabránit tomu, aby se popisky po přidání změnily, vyberte Po přidání zabránit změnám popisků.

4. Do pole Formát popisku zadejte text, který se má na štítku objevit. Můžete použít libovolnou kombinaci pevného textu nebo vlastností dokumentu, s výjimkou počítaných nebo předdefinované vlastnosti, jako je globálně jedinečný identifikátor (GUID) nebo Vytvořeno. Pokud chcete začít nový řádek, použijte \n posloupnost znaků.

5. Vyberte písmo, velikost písma, styl písma a zarovnání textu popisku.

6. Do pole Výška zadejte výšku popisku v palcích a šířku popisku v palcích do pole Šířka.

7. Změny zobrazíte kliknutím na Aktualizovat.

8. Klikněte na OK.

Aktivace správy záznamů v místě na úrovni kolekce webů

Prvním krokem při konfiguraci systému pro správu záznamů na místě je aktivace funkce na úrovni kolekce webů. Aktivací funkce povolíte příkaz Declare/Undeclared Record (Deklarovat nebo nedeklarovaný záznam) na pásu karet.

1. Na nejvyšší úrovni webu klikněte na Nastavení a potom klikněte na Web Nastavení.

   V SharePoint webu připojeném ke skupiněklikněte na Nastavení, klikněte na Obsah webu a potom klikněte na Web Nastavení .

2. V části Správa kolekce webůklikněte na Funkce kolekce webů.

3. Vedle položky In Place Records Management (Správa záznamů na místě)klikněte na Activate (Aktivovat).

Konfigurace nastavení deklarace záznamů na úrovni kolekce webů

1. Na nejvyšší úrovni webu klikněte na Nastavení a potom klikněte na Web Nastavení.

   V SharePoint webu připojeném ke skupiněklikněte na Nastavení, klikněte na Obsah webu a potom klikněte na Web Nastavení .

2. V části Správa kolekce webů klikněte na položku Nastavení deklarace záznamů.

3. Pokud chcete na stránce Nastavení deklarace záznamů nastavit omezení toho, co je možné udělat u položek, které jsou deklarovány jako záznamy, vyberte jednu z možností v části Omezení záznamů.

4. V části Dostupnost deklarace záznamů zvolte, jestli má být ruční deklarace záznamů ve výchozím nastavení dostupná v seznamech a knihovnách. Pokud ve výchozím nastavenízvolíte možnost Není k dispozici ve všech umístěních, můžete záznamy deklarovat jenom prostřednictvím zásady nebo pracovního postupu.

5. V části Role deklarací vyberte role, které mohou ručně deklarovat a nedeklarovat záznamy.

6. Vyberte OK.

Konfigurace nastavení deklarace záznamů na úrovni seznamu nebo knihovny

Konfigurací deklarací záznamů pro seznam nebo knihovnu můžete mít větší kontrolu nad tím, kde lze položky deklarovat jako záznamy. Při konfiguraci seznamu nebo knihovny pro deklaraci záznamů můžete položky automaticky deklarovat jako záznamy při jejich přidání do seznamu nebo knihovny.

1. V seznamu nebo knihovně, ve které chcete nakonfigurovat nastavení deklarace záznamů, klikněte na pásu karet na kartu Knihovna nebo Seznam a potom klikněte na Nastavení nebo Seznam Nastavení.

   V SharePoint Online klikněte na Nastavení a potom klikněte na Nastavení seznamu nebo Nastavení knihovny.

2. V části Document Library/List Nastavení klikněte v části Permissions and Management(Oprávnění a správa) na Record declaration settings (Nastavení deklarace záznamů).

3. V části Dostupnost deklarace ručního záznamu vyberte:

4. Jestli chcete, aby seznam nebo knihovna používaly výchozí nastavení deklarace záznamů používané v kolekci webů,

5. zda by uživatelé měli mít vždy povoleno ručně deklarovat položky jako záznamy pro seznam nebo knihovnu, nebo

6. jestli uživatelé nikdy nebudou moci ručně deklarovat záznamy v seznamu nebo knihovně.

7. V části Automatická deklarace zaškrtněte políčko, pokud chcete, aby se všechny položky přidané do seznamu nebo knihovny automaticky deklaroval jako záznamy.

8. Klikněte na OK.

Začátek stránky