Microsoft 365 nabízí různé typy skupin, které můžou týmům pomoct efektivněji spolupracovat. Každý typ skupiny má jedinečný účel, například správu e-mailových konverzací, sdílení souborů nebo uspořádání událostí. V tomto článku se podíváme na různé typy skupin v Microsoftu 365 a na to, k čemu se dají použít, abyste mohli vybrat tu správnou pro potřeby spolupráce vašeho týmu.
Typy skupin v Microsoftu 365
-
Skupiny Microsoft 365 jsou navrženy pro spolupráci v rámci vaší organizace. Obsahují e-mailovou adresu skupiny a sharepointový web, kde můžete sdílet dokumenty, poznámky a programy schůzek. Můžete použít Skupiny Microsoft 365 pro řízení projektů, týmové komunikace a sdílení dokumentů.
-
Distribuční skupiny se používají k vysílání informací a aktualizací pro lidi v organizaci i mimo ni. Dají se použít ke sdílení aktualizací pracovních míst, změn organizace nebo událostí s konkrétní sadou zákazníků nebo zaměstnanců.
-
Skupiny zabezpečení jsou navržené tak, aby udělují přístup k prostředkům Microsoftu 365 a zjednodušují správu. Dají se použít k udělení přístupu k důležitým firemním prostředkům, jako jsou nástroje, portály, sestavy a zařízení, jako jsou tiskárny.
-
Skupiny zabezpečení s podporou pošty se podobají skupinám zabezpečení, ale navíc mají možnost posílat e-maily všem členům. Můžete je použít k odesílání zpráv, propagačních akcí a aktualizací společnosti prodejnímu týmu.
Skupiny je možné vytvářet v aplikacích Centrum pro správu Microsoftu 365 nebo Microsoft 365, jako je Outlook, Teams a další. Skupiny můžete vytvářet online nebo místní v závislosti na nastavení vaší organizace. Po vytvoření můžete přidat členy, nastavit oprávnění a začít je používat pro spolupráci, komunikaci a sdílení prostředků.
Role vlastníků, členů a hostů ve skupinách
-
Vlastník – vlastníkem skupiny je osoba, která skupinu vytvořila a má nad ní plnou kontrolu. Vlastníci můžou přidávat nebo odebírat členy, měnit nastavení skupiny a spravovat prostředky skupiny, jako jsou soubory a kalendáře.
-
Člen – členové jsou lidé, které vlastník přidá do skupiny. Členové mají přístup k prostředkům skupiny a účastnit se skupinových konverzací.
-
Host – hosté jsou lidé, kteří nejsou členy vaší organizace, ale vlastník jim udělí přístup k prostředkům skupiny. Hosty můžete pozvat, aby se připojili ke skupině a mohli spolupracovat na konkrétních projektech nebo nám poskytnout zpětnou vazbu. Přečtěte si další informace o tom, jak přidat uživatele typu host do skupin Microsoftu 365.
Správa skupin v Microsoftu 365
V Microsoftu 365 můžete vytvořit, spravovat a nakonec vyřadit skupinu. Při vytváření skupiny může vlastník zvolit typ skupiny, přidat členy a nastavit oprávnění. Jakmile je skupina vytvořena, vlastník ji může spravovat přidáním nebo odebráním členů, změnou nastavení skupiny a správou prostředků, jako jsou soubory a kalendáře. V určitém okamžiku už skupina nemusí být nutná a vlastník může skupinu vyřadit, čímž ji odebere ze systému a zabrání všem v přístupu k jejím prostředkům.
Je důležité si uvědomit, že skupiny ke správnému fungování vyžadují vlastníka. Pokud skupina nemá žádného vlastníka nebo je vlastník odstraněn, přiřadí mu automatizovaný systém nového vlastníka. Tento proces pomáhá udržovat funkční skupiny a zajišťuje, že za správu skupiny je vždy zodpovědný vlastník. Přečtěte si další informace o správě skupin Microsoftu 365 bez vlastníka.
