Jak vytvořit hlasování FindTime

FindTime je doplněk Outlooku pro plánování schůzek. Organizátor může prostřednictvím funkce FindTime odeslat více časových možností a minimalizovat e-maily v rámci plánování.

Naplánování schůzky v Outlook pomocí funkce FindTime:

1. Vytvořte nový e-mail nebo vyberte e-mail, na který chcete odpovědět.

2. Uveďte seznam osob požadovaných pro schůzku v poli Komu a volitelné účastníky v kopie. 

3. Na kartě Domů vyberte Odpovědět hlasováním o schůzce.
   
   

4. Vyberte nastavení schůzky:
   
   

   • Doba trvání: V seznamu vyberte dobu trvání.

     • Vyberte 8 hodin pro celodenní schůzku.

     • V rozevírací nabídce času vyberte Vlastní a nastavte si vlastní čas. Maximální doba trvání je 23 hodin 59 minut.

   • Pracovní doba: Zkontrolujte, jestli chcete omezit navrhované časy schůzek jenom na pracovní dny a hodiny.

     Poznámka: Pracovní doba používaná ve výchozím nastavení se načte z nastavení organizátora a tato nastavení Exchange selhávají. Pokud nejsou nalezena žádná nastavení, ve výchozím nastavení jsou od 8:00 do 17:00.

   • Časové pásmo: Vyberte rozevírací nabídku časového pásma a změňte časové pásmo pro schůzku.

     Poznámky: 

     • Použité časové pásmo se načte z nastavení organizátora, ale v seznamu můžete vybrat nové.

     • Bere se v úvahu letní čas a schůzky po ročním přepnutí ukazují správný čas

5. FindTime hledá plány účastníků (pokud je k dispozici) a navrhuje vhodné časy schůzek.

   Poznámka: Funkce FindTime používá vášMicrosoft 365 firemní účet pro přístup ke kalendáři a kalendářům účastníků ve vaší organizaci, aby určila dostupnost. Kalendáře, které nejsou přidružené k účtu Microsoft 365, nejsou podporované.

   Pomocí odkazů seřaďte možnosti schůzky.

   

   • Dostupnost: Zobrazí seznam nejlepších možností (časy, kdy jsou všichni povinní účastníci schůzky zdarma). Mezi faktory používané k určení nejlepších možností patří, kolik účastníků je bezplatných, kolik požadovaných a nepovinných účastníků je bezplatných a jestli mají konfliktní účastníci v kalendáři nezávazné nebo zaneprázdněné závazky.

   • Čas: Zobrazí seznam možností chronologicky.
     
     Poznámka: Pomocí šipek můžete procházet dny a měsíce. Dostupné dny jsou podtržené zeleně. Tmavší zelená označuje dny s nejvíce možnostmi a světlejší zelená a červená označuje nejvíce konfliktů. Víkendové dny jsou označené jako dostupné, pokud není vybraná možnost Pracovní doba .

   • Ikony lidí ukazují, jestli jsou účastníci schůzky povinní, a jejich dostupnost.

     

     • Podtrženo: Povinné

     • Zelená: K dispozici

     • Žlutá: Může být zaneprázdněná

     • Červená: Zaneprázdněno

     • Šedá: Neznámá

   • Pomocí ikon můžete získat přístup k dalším informacím.

     • Výběrem otevřete stavový panel účastníka.

     • Najeďte myší na ikonu jednotlivých osob nebo zobrazte informace o jejich dostupnosti.

     • Výběrem zobrazíte svůj kalendář.

6. Vyberte několik vhodných časů schůzky.

   • Když je toto políčko zaškrtnuté, změní se na modrou.
     
     

     Poznámka: U hlasování, které mají 20 nebo méně návrhů, se s větší pravděpodobností dosáhne shody. 

7. Vyberte Další.

8. Zadejte místo schůzky.

   • Online schůzky jsou ve výchozím nastavení povolené. Zaškrtnutím políčka Online schůzka ho zakažte. 
     
     
     
     Když je vybraná možnost Online schůzka, funkce FindTime naplánujeSkype pro firmy neboMicrosoft Teams schůzku. Funkce FindTime použije jako výchozí kanál online schůzky ten, který byla nastavena vaší organizací. 

     Poznámka: Pokud jste na řídicím panelu uložili nastaveníSkype pro firmy, funkce FindTime ho použije místo Microsoft Teams. Pokud chcete použítMicrosoft Teams, odstraňte nastaveníSkype pro firmy na řídicím panelu.

9. Vyberte Nastavení hlasování a přepněte možnosti ZAPNUTO/VYPNUTO .

   Poznámka: Vybrané časy schůzek můžete v tomto okamžiku odstranit tak, že v seznamu Vybrané časy vybereteX.

   • Upozornit mě na aktualizace hlasování: Pokaždé, když účastník hlasuje, dostanete e-mail. Zpráva obsahuje aktuální stav hlasování a možnost plánování.

   • Naplánovat, když účastníci dosáhnou konsensu: Událost kalendáře se automaticky naplánuje, pokud všichni povinní účastníci hlasovali pro určitou možnost času. Pokud je k dispozici více možností, bude naplánována nejstarší možnost.

   • Uspořádat vybrané časy v kalendáři: Do kalendáře se umístí nezávazná událost pro každou možnost času, kterou navrhnete. Všechna blokování se odeberou při naplánování schůzky nebo zrušení hlasování.

   • Zamknout hlasování pro účastníky: Účastníci nebudou moct navrhovat nové časy ani upravovat ostatní účastníky.

   • Vyžadovat, aby účastníci ověřili svou identitu: Aby se zabránilo anonymnímu hlasování, musí se účastníci před hlasováním ověřit.

   • Email oznámení v jazyce FindTime: Jazyk, ve který funkci FindTime používáte, se použije k odesílání souvisejících e-mailových oznámení. V opačném případě se tato oznámení budou posílat v angličtině.

10. Vyberte Vložit do e-mailu.

11. Funkce FindTime vloží navrhované časy schůzek do vašeho e-mailu. Pokud je to potřeba, vyberte Upravit možnosti a změňte nastavení schůzky.

    Poznámka: Pokud provedete změny a znovu vložíte časy schůzky, budete muset původní pozvánku odstranit ručně.

12. Výběrem možnosti Odeslat odešlete pozvánky na schůzku a zahájíte proces hlasování.

13. Dostanete přímý odkaz na hlasovací stránku pro vaši schůzku.