Nastavení automatizovaného pracovního postupu mezi Microsoft Forms a Excelem prostřednictvím Power Automate

Úvod

Tato příručka vás provede procesem nastavení automatizovaného pracovního postupu mezi Microsoft Forms a Excelem pomocí Power Automate. Pracovní postup může automaticky přidat data Forms odpovědí do předdefinovaného excelového souboru.

Předpoklady

Než začnete, ujistěte se, že máte následující:

• Účet Microsoft 365 s přístupem k Microsoft Forms a Excelu (podívejte se na popis služby Microsoft 365)

• Přístup k Power Automate (kontrola licencování Power Automate pro seeded licence Power Automate pro účet Microsoft 365)

Podrobný průvodce

1. Vytvoření formuláře Microsoft

Abyste mohli začít, budete potřebovat formulář Microsoft, který shromažďuje data, která chcete automatizovat. Postupujte takto:

• Přihlaste se ke svému účtu Microsoft 365 a přejděte na Microsoft Forms.

• Vytvořte formulář a navrhněte ho přidáním otázek a konfigurací podle potřeby.

2. Nastavení excelové tabulky

Dále připravte excelovou tabulku pro ukládání dat shromážděných z formuláře:

• Otevřete Excel a vytvořte nový sešit nebo použijte existující sešit.

• Sloupce označte tak, aby odpovídaly polím ve formuláři Microsoft Form. Pokud například formulář shromažďuje jména a e-mailové adresy, můžou být sloupce označené jako "Jméno" a "Email".

• Uložte sešit na OneDrive nebo SharePoint, abyste k němu měli přístup z Power Automate.

Pokud už máte excelový soubor propojený s formulářem (prostřednictvím možnosti Otevřít výsledek v Aplikaci Excel z Forms stránky výsledků), sloupce se vytvoří automaticky. Sloupce můžete podle potřeby upravit.

3. Vytvoření nového toku v Power Automate

Teď v Power Automate vytvoříte tok, který formulář propopoří s excelovou tabulkou:

• Otevření a přihlášení k Power Automate

• a v nabídce vlevo klikněte na Vytvořit.

• Vyberte Automatizovaný cloudový tok a pojmenujte tok (například "Automatizace formuláře do Excelu").

• V části Zvolte trigger toku vyhledejte a vyberte "Microsoft Forms".

• Jako trigger vyberte Při odeslání nové odpovědi.

4. Konfigurace triggeru

Dále nakonfigurujete trigger tak, aby určil, které odpovědi formuláře mají tok aktivovat:

• V rozevíracím seznamu vyberte formulář, jehož data chcete automatizovat. Pokud se formulář nezobrazí, přidejte ho vložením ID formuláře z adresy URL formuláře.

• Pokračujte kliknutím na Nový krok.

5. Přidání akce pro získání odpovědí na formulář

Po nastavení triggeru přidejte akci pro načtení odpovědí formuláře:

• Vyhledejte "Microsoft Forms" a vyberte "Získat podrobnosti odpovědi".

• V rozevíracím seznamu zvolte svůj formulář.

• V poli "Id odpovědi" vyberte v poli dynamického obsahu možnost Id odpovědi.

6. Přidání akce pro naplnění excelové tabulky

Teď nastavíte akci pro zápis odpovědí formuláře do excelové tabulky:

• Klikněte na Nový krok a vyhledejte Excel Online (Business).

• Vyberte Přidat řádek do tabulky.

• Zvolte umístění excelového souboru (OneDrive nebo SharePoint), vyberte knihovnu dokumentů a přejděte k souboru, který jste vytvořili dříve.

• Zvolte tabulku v tabulce, do které chcete vložit data formuláře.

• Namapujte pole z formuláře na sloupce v excelové tabulce výběrem dynamického obsahu pro každý sloupec.

• Uložte tok.

7. Testování toku

Před dokončením je důležité otestovat tok, abyste měli jistotu, že funguje správně:

• Odešlete testovací odpověď do formuláře Microsoft Form.

• Přejděte do Power Automate a zkontrolujte historii toku, abyste zjistili, jestli se úspěšně spustil.

• Otevřete excelový soubor a ověřte, že jsou data přesně zaznamenána.

Tipy pro řešení potíží

Pokud narazíte na problémy, zvažte následující postup řešení potíží:

• Ujistěte se, že jsou všechna připojení (Microsoft Forms, Excel a Power Automate) ověřená a mají potřebná oprávnění.

• Pečlivě zkontrolujte, jestli je excelová tabulka naformátovaná jako tabulka (v Excelu použijte příkaz Formátovat jako tabulku).

• Zkontrolujte mapování dynamického obsahu a ujistěte se, že jsou všechna pole správně zarovnaná.

• Ujistěte se, že excelové soubory nemají další připojení k synchronizaci dat, abyste se vyhnuli duplicitním datům.