Nejčastější dotazy k rezervacím, vracení se změnami a verzím

Postup rezervování, vracení se změnami nebo zahození změn souborů v knihovně SharePointu

Ukládají se moje soubory automaticky, když je vrátím se změnami?

Ne, rezervace souboru změní pouze jeho stav, takže soubor můžete upravovat pouze vy.

Pokud si soubor zarezervujete a neuložíte ho zpátky, změny se neuloží. Pokud chcete změny zachovat, vždy soubor uložte.

Způsob uložení souboru závisí na editoru nebo nástroji, který používáte. Pokud upravujete textový soubor online, musíte výslovně kliknout na Uložit. Pokud ale upravujete v aplikaci Microsoft 365, například v Word nebo Excelu, můžete dokument zavřít a automaticky se uloží.

Pokud si rezervujete soubor, uložíte ho a rezervaci zrušíte, změny se zpátky do knihovny neuloží.

Proč můžu upravit soubor, aniž bych ho rezervoval?

Ve výchozím nastavení může soubor měnit každý, kdo má v knihovně dokumentů oprávnění k úpravám. Knihovnu ale můžete nastavit tak, aby vyžadovala, aby si někdo soubor před změnami nejdřív rezervoval.

K tomuto nastavení musíte být vlastníkem knihovny dokumentů nebo správcem webu nebo mít srovnatelná oprávnění.

1. Otevřete knihovnu, u které chcete požadovat rezervaci.

2. V SharePointu klikněte na potom klikněte na Nastavení knihovny.

   

   V SharePointu 2016 vyberte Stránka a pak Nastavení knihovny.

   

3. Na stránce Nastavení vyberte Nastavení správy verzí.

   

4. Na stránce Nastavení správy verzí se posuňte dolů a vyberte Ano u možnosti Vyžadovat, aby byly dokumenty před úpravami rezervované.

   

Návody vyžadovat, aby byly soubory v knihovně rezervované?

Ve výchozím nastavení umožňuje knihovna dokumentů členům s oprávněním k úpravám upravovat a upravovat soubory, aniž by je museli rezervovat. Tomu zabráníte povolením vyžadované rezervace souborů v knihovně. K tomuto nastavení musíte být vlastníkem knihovny dokumentů nebo správcem webu nebo mít srovnatelná oprávnění.

1. Otevřete knihovnu, u které chcete požadovat rezervaci.

2. V SharePointu klikněte na potom klikněte na Nastavení knihovny.

   

   V SharePointu 2016 vyberte Stránka a pak Nastavení knihovny.

   

3. Na stránce Nastavení vyberte Nastavení správy verzí.

   

4. Na stránce Nastavení správy verzí se posuňte dolů a vyberte Ano u možnosti Vyžadovat, aby byly dokumenty před úpravami rezervované.

   

Jak zjistit, kdo má soubor rezervovaný?

Rychlý způsob, jak zjistit, kdo má rezervovaný sloupec, je najet myší na ikonu Rezervováno , aby se zobrazil tip, který vám řekne, kdo si soubor rezervoval.

Sloupec Rezervoval můžete také přidat do výchozího zobrazení knihovny. Každý tak snadno uvidí, kdo má dokument rezervovaný. Informace o tom, jak přidat sloupec Rezervoval v SharePointu, najdete v tématu Vytvoření sloupce v seznamu nebo knihovně.

Další informace

• Informace k SharePointu 2016 najdete v tématu Vytvoření, změna nebo odstranění zobrazení seznamu nebo knihovny.
• V případě SharePointu se podívejte na článek Vytvoření vlastního zobrazení knihovny dokumentů.

Návody povolit správu verzí?

Správa verzí je způsob, jak vytvořit historii změn dokumentu, který vyžaduje řízený cyklus publikování hlavních verzí, nebo hlavní verzí a podverzí.

Zapnutí správy verzí

Informace o tom, jak zapnout správu verzí, najdete v tématu Povolení a konfigurace správy verzí pro seznam nebo knihovnu.

Jaký je nejlepší způsob nahrávání souborů?

Přetažení myší

Nejběžnější je nahrávání souborů přetažením z počítače nebo síťové složky do knihovny dokumentů. Nejdřív si otevřete knihovnu na webu. Potom na počítači najděte dokumenty, které chcete nahrát, vyberte je a přetáhněte do knihovny na místo s textem Sem přetáhněte soubory.

Pokud možnost přetažení souborů nevidíte, nainstalujte si nejnovější verzi softwaru prohlížeče nebo Microsoft 365. Tato funkce vyžaduje minimálně Office 2016 nebo nejnovější verzi Microsoft Edge, Firefoxu nebo Chromu.

Použití příkazu Otevřít v Průzkumníkovi v SharePointu 2016

Tento příkaz otevře na vašem počítači Průzkumník souborů, ale zobrazí strukturu složek na serverovém počítači, na kterém web běží. Čas od času možná budete potřebovat zkopírovat nebo přesunout velké množství dokumentů v knihovně do jiné knihovny.

Například můžete chtít přesunout všechny dokumenty vytvořené před víc než rokem v jedné knihovně do jiné knihovny pro archivaci informací. Nebo si můžete chtít zkopírovat dokumenty z knihovny, kterou vlastníte na jednom webu, do jiné knihovny v podřízeném webu, protože třeba přejdete do jiné pracovní skupiny.

Se soubory ve složce můžete taky manipulovat, například je můžete kopírovat, přejmenovávat, odstraňovat atd.

Použití příkazu Nahrát v SharePointu 2016

V knihovně dokumentů vyberte Nahrát, pak vyberte Choose Files a procházením nahrajte jednotlivé soubory.

Výhodou této možnosti je, že funguje bez ohledu na to, jaký prohlížeč nebo verzi prohlížeče zrovna máte.

Související tipy k rezervacím, vracení se změnami a verzím

Bez ohledu na to, jak soubory na server nahrajete, byste měli vědět, že pokud jsou povolené funkce rezervace souborů, vracení souborů se změnami a správa verzí, platí u nich toto:

• Pokud soubor nahráváte do knihovny, která vyžaduje, aby byly soubory rezervované, máte soubor na začátku rezervovaný. Aby soubor mohli prohlížet a upravovat ostatní uživatelé, je i teď potřeba, abyste soubor vrátili se změnami.
• Pokud je knihovna konfigurovaná tak, aby sledovala verze souborů, obvykle budete nahrávaný soubor přidávat jako novou verzi, která pak bude uložená v historii verzí tohoto souboru.
• Pokud se v knihovně vyžaduje, abyste přidali hodnoty do některých sloupců knihovny, třeba název oddělení nebo číslo projektu, je potřeba upravit hodnoty a vrátit dokument se změnami před dokončením nahrávání.

Další informace

• Pro SharePoint 2016 se podívejte na Nahrání souborů a složek do knihovny.
• Informace o SharePointu a Microsoft 365 najdete v tématu Nahrávání, zobrazení a odebrání souborů nebo dokumentů projektu.
• Další informace o dokumentech naleznete v tématu Video: Přidávání dokumentů do knihovny.

Jak přidám nový dokument jako verzi existujícího dokumentu?

Nový dokument můžete přidat jako novou verzi tak, že si rezervujete stávající dokument a nahradíte veškerý obsah novou verzí. Po změně rezervované verze ji vraťte zpět se změnami. SharePoint vytvoří novou kopii a zachová dřívější verze (pokud ji máte nakonfigurovanou). Další informace o správě verzí naleznete v tématu Jak funguje správa verzí v seznamech a knihovnách.

Může mi být po určité době připomenuto, že mám dokument rezervovaný?

Ne, v prostředí SharePointu bohužel neexistuje způsob, jak nastavit připomenutí nebo zjistit datum, kdy byl dokument rezervovaný. Existují rozhraní API (Application Programming Interface), která to umožňují, ale vyžadují napsání vlastního programu. Obraťte se na správce nebo návrháře webu.

Jako vizuální řešení hledejte ikonu Rezervováno nebo přidat do knihovny sloupec Rezervoval. Informace o tom, jak přidat sloupec Rezervoval v SharePointu, najdete v tématu Vytvoření sloupce v seznamu nebo knihovně.

Proč ostatní nevidí soubory, které jsem právě nahrál(a) na server?

Pokud soubory nahrajete do knihovny, ve které se musí povinně soubory rezervovat, soubor se pro vás soubory na začátku rezervuje. Vy soubory uvidíte, ale ostatní ne, a to se dá snadno přehlédnout. Aby ostatní viděli a mohli upravovat soubory, nesmíte zapomenout vyplnit všechny povinné vlastnosti a pak soubory vrátit se změnami.

Další informace

• Další podrobnosti o vracení souborů se změnami a vracení souborů se změnami na SharePointu najdete v tématu Rezervace nebo vrácení souborů do knihovny dokumentů.
• Další podrobnosti o vracení souborů se změnami a jejich vracení se změnami v SharePointu 2016 najdete v tématu Rezervace, vrácení se změnami nebo zahození změn souborů v knihovně SharePointu.
• Informace o nahrávání souborů na SharePoint 2016 najdete v článku Nahrání souborů a složek do knihovny.
• Informace o nahrávání souborů na SharePoint najdete v tématu Nahrání, zobrazení a odebrání souborů nebo dokumentů projektu.

Po kliknutí na odkaz dokumentu v e-mailu se dokument otevřel jen pro čtení – proč?

Pokud vám někdo pošle odkaz na sharepointový soubor a vy ho vyberete, vždycky se před tím, než soubor začnete upravovat, podívejte do záhlaví okna, jestli tam není napsané jen pro čtení . Pokud ano a pokud jsou v knihovně povolené rezervace souborů, budete si muset soubor rezervovat. Knihovnu jednoduše najdete tak, že se podíváte, jakou má adresu URL.

Pokud je ale soubor dokument Office, například dokument aplikace Word, Excel nebo PowerPoint, je to o hodně jednodušší. Nejprve přepněte dokument do režimu úprav, vyberte kartu Soubor a poté vyhledejte tlačítko Spravovat verze , které můžete použít k rezervaci souboru.

Ale může se taky stát, že si už někdo soubor zarezervoval před vámi, takže příkaz Rezervovat by pak nebyl dostupný.

Mám používat místní složku konceptů?

Kolikrát už jsme tuto zprávu asi viděli?

Funkce místních konceptů existuje již několik verzí. Když vyberete složku Použít místní koncepty , můžete si soubor vzít offline a snadněji ho najdete na počítači, pokud ho budete potřebovat později otevřít v době, kdy nebudete připojení k síti. Ve výchozím nastavení se složka nazývá Koncepty SharePointu a je umístěná ve složce Dokumenty nebo Moje dokumenty . Mimochodem, toto dialogové okno se nezobrazí, pokud k rezervaci vyberete dva nebo více souborů.

Ale časy se změnily. Pokud chcete pracovat se soubory offline, je nejlepší použít OneDrive pro práci nebo školu. Díky tomu můžete jakoukoli knihovnu dokumentů velmi snadno převést do offline režimu a automaticky synchronizovat změny.

Další informace

• Synchronizujte knihovny OneDrivu nebo jiné sharepointové knihovny se svým počítačem pomocí OneDrivu.
• Stáhněte si zadarmo klienta pro synchronizaci OneDrivu.

Návody vrátit se změnami soubory v různých složkách?

Knihovna uspořádaná do složek má často výchozí zobrazení, ve které jsou vidět všechny složky. Pokud chcete vrátit se změnami hodně souborů v hodně složkách, vytvořte si nové zobrazení, ve kterém knihovnu zploští, abyste viděli všechny soubory v jednom zobrazení bez složek. Uděláte to tak, že vyberete možnost Zobrazit všechny položky bez složek v části Složky na stránce Upravit zobrazení. Zároveň si můžete zvětšit limit počtu souborů, abyste viděli všechny soubory najednou – zvýšením počtu položek, které se mají zobrazit v části Omezení počtu položek. Daleko jednodušeji pak budete moct vybrat najednou všechny soubory, které budete chtít vrátit se změnami.

Další informace

• Informace k SharePointu 2016 najdete v tématu Vytvoření, změna nebo odstranění zobrazení seznamu nebo knihovny.
• V případě SharePointu se podívejte na článek Vytvoření vlastního zobrazení knihovny dokumentů.

Proč ve svojí místní složce OneDrivu pro práci nebo školu nevidím ikonu Rezervováno?

Pokud jste si synchronizovali knihovnu s OneDrivem pro práci nebo školu, můžete si dál rezervovat soubory v prohlížeči. Ikona Rezervováno v prohlížeči, abyste označili, že je soubor rezervovaný. Soubor v místní složce na vašem zařízení ale nemá žádnou ikonu Rezervováno , protože místní složka nemá žádné informace o stavu rezervace nebo vrácení souboru se změnami na SharePointu.

V místní složce ale můžete udělat toto:

1. Klikněte pravým tlačítkem na název souboru.
2. Vyberte Online zobrazení nebo OneDrive pro práci nebo školu a pak vyberte Přejít do prohlížeče.

Hned uvidíte knihovnu na SharePointu a stav rezervace všech souborů v knihovně.

Někdo odjel na dovolenou a nechal si soubor zarezervovaný. Dá se s tím něco dělat?

Nemusíte čekat, až se vrátí.

Správce webu nebo knihovny může použít oprávnění Přepsat rezervaci, díky kterým může vrátit soubor se změnami nebo zrušit rezervaci dokumentu jiného uživatele. Musíte ale vědět, jaké to bude mít důsledky. Až se váš kolega vrátí do práce, bude asi muset přidat místní kopii se změnami zpátky do dokumentu v knihovně a tyto dvě verze dokumentu se budou muset nějak sloučit do jedné – buď ručně nebo pomocí porovnávacích nástrojů, jako jsou ty od aplikací Word a Excel.

Další informace

• Principy úrovní oprávnění v SharePointu
• Porovnání dvou verzí sešitu pomocí funkce Porovnání tabulek.
• Sloučení revizí dokumentu

Mám si povolit rezervaci a vracení souborů se změnami?

Jednoduše řečeno, rezervace a vracení souborů se změnami je způsob, jak uzamknout soubor pro výhradní úpravy a pak ho zase uvolnit, aby ho mohli upravovat ostatní. Zvažte svůj styl spolupráce při vytváření knihoven, uspořádávání souborů a rozhodování, jak byste mohli co nejlíp spolupracovat. Existuje několik způsobů, jak spolupracovat s ostatními na dokumentech. Následující tabulka vám může pomoct se rozhodnout, co je pro vás nejlepší.

Typ spolupráce	Obvyklé použití	Doporučené postupy
Neformální	Každodenní používání týmových dokumentů, ne moc časté úpravy a občasné konflikty při úpravách.	Zakažte povinné rezervování souborů (výchozí nastavení knihovny), ale můžete si podle potřeby rezervovat jednotlivé soubory.
Spoluvytváření	Snadná spolupráce na dokumentech v reálném čase pomocí produktů Office v klientských počítačích a pomocí Office pro web	Zakažte povinné rezervování souborů a vyhněte se rezervování souborů, protože není kompatibilní se spoluvytvářením.
Formální	Postupné komentování, revize a schvalování dokumentů.	Povolte povinné rezervování.

Tady pro vás máme pár tipů, abyste věděli, co a jak, když si v knihovně povolíte rezervování souborů:

• Snažte se nemít soubory rezervované moc dlouho.
• Přidejte si do výchozího zobrazení knihovny sloupec Rezervoval. Ostatní tak snadno uvidí, kdo má dokument rezervovaný. Pokud tento sloupec není v zobrazení, můžete stále najet myší na ikonu Rezervováno , aby se zobrazil tip, který vám řekne, kdo si soubor rezervoval.
• Než přepíšete pokladnu někoho jiného, zeptejte se.
• Vyhněte se úpravám souborů, které už jsou rezervované.
• Nezapomeňte, že změny nejsou viditelné pro ostatní uživatele, dokud je nevrátíte se změnami.

Další informace

• Nastavte knihovnu tak, aby vyžadovala rezervaci souborů.
• Spolupráce na dokumentech a spoluvytváření.
• Vytvoření sloupce v seznamu nebo knihovně
• Vytvoření, změna nebo odstranění zobrazení seznamu nebo knihovny

Po přečtení a vyzkoušení všech možných postupů se stále nemůžu hnout z místa. Co mám udělat teď?

Pokud se vám problémy nebo neočekávané chování nepodaří nijak vyřešit, budete asi muset poslat žádost o služby na technickou podporu.

Kontaktování podpory pro produkty pro firmy – nápověda pro Správa