Odebrání skrytých dat a osobních údajů kontrolou dokumentů, prezentací nebo sešitů

Informace, které Kontrola metadat v dokumentech Wordu najde a odebere

Kontrola metadat zobrazí několik různých kontrol, které vám pomůžou najít a odebrat skrytá data a osobní údaje v Word dokumentech před sdílením.

Rychlé vyhledání a odebrání dat a informací:

1. V nástroji Kontrola metadat vyberte nebo zrušte zaškrtnutí možností (jak je popsáno níže), které chcete odebrat nebo uložit.

2. Vyberte Zkontrolovat.

3. Zkontrolujte výsledky kontroly a u všech položek, které chcete odstranit, vyberte Odebrat vše .
   Upozornění a informace o odebrání informací najdete v tématu Použití kontroly metadat.

4. Vyberte Znovu prohlédnutí nebo Zavřít.

Typy skrytých dat a osobních údajů

Dokumenty aplikace Word můžou obsahovat následující typy skrytých dat a osobních informací:

• Komentáře, značky revize ze sledovaných změn, verze a rukopisné poznámky:    Pokud jste na vytváření dokumentu spolupracovali s jinými uživateli, může dokument obsahovat položky, jako jsou značky revizí ze sledovaných změn, komentáře, rukopisné poznámky nebo verze. Tyto informace můžou ostatním uživatelům zpřístupnit jména osob, které pracovaly na dokumentu, komentáře recenzentů a změny provedené v dokumentu, tedy položky, které asi nebudete chtít sdílet mimo váš tým.

• Vlastnosti dokumentu a osobní údaje:    Vlastnosti dokumentu (metadata) obsahují podrobnosti o dokumentu, třeba jméno autora, předmět a název. Patří sem také informace, které aplikace Microsoft 365 uchovávají automaticky, třeba jméno osoby, která dokument naposledy uložila, nebo datum vytvoření dokumentu. Pokud jste použili specifické funkce, bude dokument asi obsahovat také další typy identifikovatelných osobních údajů, třeba hlavičky e-mailů, údaje o odeslání na revizi, směrovací adresy a názvy šablon.

• Záhlaví, zápatí a vodoznaky    Word dokumenty můžou obsahovat informace v záhlavích a zápatích. Dále může být součástí dokumentu aplikace Word vodoznak.

• Skrytý text    Word dokumenty můžou obsahovat text, který je formátovaný jako skrytý text. Pokud nevíte, jestli dokument obsahuje skrytý text, můžete takový text vyhledat pomocí funkce Kontrola metadat.

• Vlastnosti serveru dokumentů:    Jestliže byl dokument uložen na server správy dokumentů, například na web pracovního prostoru dokumentů nebo do knihovny založené na službě Windows SharePoint Services, může dokument obsahovat další vlastnosti nebo informace související s tímto umístěním na serveru.

• Vlastní data XML:    Dokumenty můžou obsahovat vlastní data XML, která nejsou v samotném dokumentu zobrazená. Pomocí funkce Kontrola metadat můžete tato data XML vyhledat a odebrat.

Vyhledání a odebrání skrytých dat a osobních údajů pomocí funkce Kontrola metadat

1. Otevřete dokument aplikace Word, u kterého chcete zkontrolovat, jestli neobsahuje skrytá data a osobní údaje.

2. Na kartě Soubor vyberte Uložit jako a potom zadáním názvu do pole Název souboru uložte kopii původního dokumentu.

3. V kopii původního dokumentu vyberte na kartě Soubormožnost Informace.

4. Vyberte Zkontrolovat problémy a pak zvolte Zkontrolovat dokument.

5. V dialogovém okně Kontrola metadat zaškrtněte políčka u typů skrytého obsahu, který chcete zkontrolovat.

6. Vyberte Zkontrolovat.

7. Prohlédněte si výsledky kontroly v dialogovém okně Kontrola metadat.

8. Vyberte Odebrat vše vedle výsledků kontroly typů skrytého obsahu, které chcete z dokumentu odebrat.

   Důležité informace: 

   • Pokud z dokumentu odeberete skrytý obsah, možná ho nebudete moct obnovit výběrem možnosti Zpět.

   • Pokud chcete odebrat skrytá data a osobní údaje z dokumentů uložených ve formátu ODT (OpenDocument Text), je třeba spustit funkci Kontrola metadat při každém uložení dokumentu v tomto formátu.

Informace, které Kontrola metadat v dokumentech Excelu najde a odebere

Tato tabulka obsahuje seznam typů skrytých dat a osobních údajů, které Kontrola metadat může najít a odebrat z vašich sešitů.

Rychlé vyhledání a odebrání dat a informací:

1. V nástroji Kontrola metadat vyberte nebo zrušte zaškrtnutí možností (jak je popsáno níže), které chcete odebrat nebo uložit.

2. Vyberte Zkontrolovat.

3. Zkontrolujte výsledky kontroly a u všech položek, které chcete odstranit, vyberte Odebrat vše .
   Upozornění a informace o odebrání informací najdete v tématu Použití kontroly metadat.

4. Vyberte Znovu prohlédnutí nebo Zavřít.

Ne všechny informace je možné odebrat. Další informace najdete v tématu Informace, které Kontrola metadat najde, ale nejde odebrat.

Vyhledání a odebrání skrytých dat a osobních údajů

Pomocí funkce Kontrola metadat můžete v sešitech aplikace Excel najít skrytá data a osobní údaje a odebrat je.

1. Otevřete sešit, u kterého chcete zkontrolovat, jestli neobsahuje skrytá data nebo osobní údaje.

2. Na kartě Soubor vyberte Uložit jako a zadáním jiného názvu do pole Název souboru uložte kopii původního sešitu.

3. V kopii původního sešitu vyberte na kartě Soubormožnost Informace.

4. Vyberte Zkontrolovat problémy a pak zvolte Zkontrolovat dokument.

5. V okně Kontrola metadat zaškrtněte políčka u typů skrytého obsahu, které chcete zkontrolovat. Další informace o jednotlivých kontrolách najdete v tématu Co Kontrola metadat najde a odebere v dokumentech excelu.

6. Vyberte Zkontrolovat.

7. Prohlédněte si výsledky kontroly v okně Kontrola metadat.

8. Vyberte Odebrat vše vedle výsledků kontroly typů skrytého obsahu, který chcete z dokumentu odebrat.

   Důležité informace: 

   • Pokud ze sešitu odeberete skrytý obsah, možná ho nebudete moct obnovit tak, že vyberete Zpět.

   • Pokud odeberete skryté řádky, sloupce nebo listy, které obsahují data, mohly by se změnit výsledky výpočtů nebo vzorců v sešitě. Pokud nevíte, jaké informace skryté řádky, sloupce nebo listy obsahují, zavřete okno Kontrola metadat, zobrazte skryté řádky, sloupce a listy a zkontrolujte jejich obsah.

   • Kontroly pro komentáře a poznámky, vlastnosti dokumentu a osobní údaje a záhlaví a zápatí se nedají použít v sešitě, který je uložený jako sdílený (Revize > Sdílet sešit). Je to proto, že sdílené sešity využívají osobní údaje způsobem umožňujícím různým lidem spolupracovat na stejném sešitě. Pokud chcete tyto informace odebrat ze sdíleného sešitu, můžete sešit zkopírovat a pak zrušit jeho sdílení. Pokud chcete zrušit sdílení sešitu, vyberte na kartě Revizemožnost Sdílet sešit a zrušte zaškrtnutí políčka Povolit změny více uživatelům najednou.

   • Pokud chcete odebrat skrytá data a osobní údaje z tabulek uložených ve formátu ODS (OpenDocument Spreadsheet), je potřeba spustit funkci Kontrola metadat při každém uložení tabulky v tomto formátu.

Typy skrytých dat a osobních údajů v Excelu

Tady je několik položek, které můžou být v sešitech aplikace Excel zdrojem skrytých dat a osobních údajů:

• Komentáře a rukopisné poznámky:    Jestliže jste na vytváření sešitu spolupracovali s jinými uživateli, může sešit obsahovat položky, jako jsou komentáře nebo rukopisné poznámky. Tyto informace můžou ostatním uživatelům zpřístupnit jména osob, které pracovaly na sešitu, komentáře recenzentů a změny provedené v sešitu.

• Vlastnosti dokumentu a osobní údaje:    Vlastnosti dokumentu (metadata) v aplikaci Excel stejně jako v jiných aplikacích Microsoft 365 obsahují podrobnosti, třeba jméno autora, předmět a název. Microsoft 365 automaticky udržuje jméno osoby, která sešit naposledy uložila, datum vytvoření dokumentu a umístění dokumentu. Dokument může obsahovat další typy identifikovatelných osobních údajů, třeba hlavičky e-mailů, údaje o odeslání na revizi, směrovací adresy, vlastnosti tiskárny (třeba cestu k tiskárně a heslo zabezpečeného tisku) a informace o cestě k souboru pro publikování webových stránek.

• Záhlaví a zápatí:    Sešity můžou obsahovat informace v záhlaví a zápatí.

• Skryté řádky, sloupce a listy:    Sešity můžou obsahovat skryté řádky, sloupce i celé listy. Pokud rozesíláte kopii sešitu obsahující skryté řádky, sloupce nebo listy, můžou je ostatní uživatelé zobrazit a prohlédnout si data, která obsahují.

• Vlastnosti serveru dokumentů:    Sešity, které jsou uložené na serveru správy dokumentů, třeba na webu pracovního prostoru dokumentů nebo v knihovně založené na službě Windows SharePoint Services, můžou obsahovat další vlastnosti dokumentu nebo informace související s umístěním na tomto serveru.

• Vlastní data XML:    Sešity můžou obsahovat vlastní data XML, která nejsou v samotném dokumentu zobrazená. Pomocí funkce Kontrola metadat můžete tato data XML vyhledat a odebrat.

• Neviditelný obsah:    Sešity můžou obsahovat objekty, které nejsou vidět, protože jsou formátované jako neviditelné.

• Externí odkazy:    Sešity můžou obsahovat odkazy na data v jiných sešitech (externí odkazy). Názvy listů, které tato data obsahují, se pak uloží spolu se sešity, ale nemusí být vidět.

• Vložené soubory nebo objekty:    Sešity můžou obsahovat vložené soubory (například dokument Microsoft 365 nebo Text) nebo vložené objekty (například graf nebo rovnice), které můžou obsahovat data, která nejsou viditelná.

• Makra kódu jazyka VBA:    Sešity můžou obsahovat makra, moduly jazyka VBA, ovládací prvky COM nebo ActiveX, uživatelské formuláře nebo funkce definované uživatelem (UDF), které můžou obsahovat skrytá data.

• Položky, které můžou obsahovat data v mezipaměti:    Sešity můžou obsahovat data v mezipaměti pro kontingenční tabulky, kontingenční grafy, průřezy, časové osy a vzorce datové krychle, které nemusí být viditelné.

• Průzkumy v Excelu:    Sešity můžou mít skryté Excel otázky průzkumu, které byly zadány v Excel pro web a uloženy spolu se sešitem, ale nejsou tam viditelné.

• Scénáře Správce scénářů:    Sešity můžou obsahovat scénáře definované pomocí Správce scénářů. Tyto scénáře můžou obsahovat data v mezipaměti nebo skrytá data.

• Filtry:    Sešity můžou obsahovat aktivní automatické filtry nebo filtry tabulky, které můžou způsobit, že se data uložená v mezipaměti nebo skrytá data uloží spolu se sešitem.

• Skryté názvy:    Sešity můžou obsahovat skryté názvy, které můžou být zdrojem skrytých dat.

Informace, které Kontrola metadat najde, ale nemůže odebrat

Kontrola metadat vyhledá následující položky, které můžou obsahovat data, která nejsou v sešitě viditelná. Tyto položky odebrat nemůže, protože by pak sešit nemusel správně fungovat. Nalezené položky můžete jednu po druhé zkontrolovat a rozhodnout, jestli je chcete odebrat ručně, nebo je nahradit položkami, které skrytá data neobsahují, třeba statickými obrázky.

Informace, které Kontrola metadat najde a odebere

Tato tabulka uvádí typy skrytých dat a osobních údajů, které může Kontrola metadat najít a odebrat z powerpointových prezentací.

Rychlé vyhledání a odebrání dat a informací:

1. V nástroji Kontrola metadat vyberte nebo zrušte zaškrtnutí možností (jak je popsáno níže), které chcete odebrat nebo uložit.

2. Vyberte Zkontrolovat.

3. Zkontrolujte výsledky kontroly a u všech položek, které chcete odstranit, vyberte Odebrat vše .
   Upozornění a informace o odebrání informací najdete v tématu Použití kontroly metadat.

4. Vyberte Znovu prohlédnutí nebo Zavřít.

Ne všechna skrytá data a informace se dají odebrat pomocí Kontrola metadat. Další informace najdete v tématu Informace, které Kontrola metadat najde, ale nemůže odebrat.

Pokud vaše společnost upravila funkci Kontrola metadat přidáním modulů kontroly, můžete zkontrolovat, jestli prezentace neobsahují další typy informací.

Vyhledání a odebrání skrytých dat a osobních údajů

1. Otevřete prezentaci aplikace PowerPoint, u které chcete zkontrolovat, jestli neobsahuje skrytá data a osobní údaje.

2. Na kartě Soubor vyberte Uložit jako a zadáním názvu do pole Název souboru uložte kopii původní prezentace.

3. V kopii původní prezentace vyberte na kartě Soubormožnost Informace.

4. Vyberte Zkontrolovat problémy a zvolte Zkontrolovat dokument.

5. V dialogovém okně Kontrola metadat zaškrtněte políčka u typů skrytého obsahu, který chcete zkontrolovat. Další informace o jednotlivých kontrolách najdete v tématu Odebrání skrytých dat a osobních údajů kontrolou dokumentů, prezentací nebo sešitů.

6. Vyberte Zkontrolovat.

7. Prohlédněte si výsledky kontroly v dialogovém okně Kontrola metadat.

8. Vyberte Odebrat vše vedle výsledků kontroly typů skrytého obsahu, které chcete z dokumentu odebrat.

   • Pokud z prezentace odeberete skrytý obsah, možná ho nebudete moct obnovit tak, že vyberete Zpět.

   • Pokud chcete odebrat skrytá data a osobní údaje z prezentací uložených ve formátu ODP (OpenDocument Presentation), je potřeba spustit funkci Kontrola metadat při každém uložení prezentace v tomto formátu.

Pokud budete pokračovat v úpravách prezentace po odebrání osobních údajů pomocí Kontroly metadat, bude PowerPoint při ukládání tohoto souboru i nadále automaticky odebírat osobní údaje. Pokud ale pro tuto prezentaci stále potřebujete další úpravy pro spolupráci (například potřebujete zachovat jména spoluautora spojená s komentáři, které opustil), můžete v PowerPointu zabránit automatickému odebírání osobních údajů kliknutím na tlačítko Změnit nastavení v oznámení "Odebrání osobních údajů povoleno".

Typy skrytých dat a osobních údajů

Prezentace aplikace PowerPoint může ukládat určité typy skrytých dat a osobních údajů. Tyto informace se nemusí být na první pohled viditelné, ale je možné je z prezentace získat.

Skryté informace můžou zahrnovat data, která aplikace PowerPoint přidává, aby uživatelé mohli při vytváření prezentace spolupracovat. Můžou také zahrnovat údaje, které záměrně označíte jako skryté.

Prezentace aplikace PowerPoint můžou obsahovat následující typy skrytých dat a osobních údajů:

• Komentáře a rukopisné poznámky:    Pokud jste na vytváření prezentace spolupracovali s jinými uživateli, může prezentace obsahovat položky, jako jsou komentáře nebo rukopisné poznámky. Tyto informace můžou ostatním uživatelům zpřístupnit provedené změny, jména uživatelů, kteří na prezentaci pracovaly, a komentáře recenzentů.

• Data sledování revizí:   Při spolupráci na sdíleném dokumentu, který je uložený v cloudu, PowerPoint 2016 pro Microsoft 365 uchovává údaje o tom, kdo provedl změny v dokumentu a kdy se tyto změny provedly.

• Vlastnosti dokumentu a osobní údaje:    Vlastnosti dokumentu, nazývané taky Metadata, zahrnují podrobnosti o prezentaci, například jméno autora, předmět a název. Patří sem také informace, které aplikace Microsoft 365 uchovávají automaticky, třeba jméno osoby, která dokument naposledy uložila, nebo datum vytvoření dokumentu. Pokud jste použili specifické funkce, může dokument taky obsahovat další druhy určitelných osobních údajů, jako jsou záhlaví e-mailů, údaje o odeslání na revizi, směrovací adresy nebo informace o cestě k souboru pro publikování webových stránek.

• Neviditelný obsah na snímku:    Prezentace může obsahovat objekty, které nejsou viditelné, protože jsou formátované jako neviditelné.

• Obsah mimo snímek    PowerPoint prezentace může obsahovat objekty, které nejsou okamžitě viditelné, protože byly přetaženy mimo snímek do oblasti mimo snímek. Součástí takového obsahu nacházejícího se mimo snímky můžou být textová pole, kliparty, obrázky a tabulky.

• Poznámky k prezentaci:    Oddíl Poznámky v prezentaci aplikace PowerPoint může obsahovat text, který nechcete sdílet veřejně, zvlášť pokud jde o poznámky psané výhradně pro člověka, který prezentaci předvádí.

• Vlastnosti serveru dokumentů:    Pokud byla prezentace uložena na server správy dokumentů, například na web pracovního prostoru dokumentů nebo do knihovny založené na službě Windows SharePoint Services, může prezentace obsahovat další vlastnosti nebo informace související s tímto umístěním na serveru.

• Vlastní data XML:    Prezentace můžou obsahovat vlastní data XML, která nejsou v samotném dokumentu zobrazená. Pomocí funkce Kontrola metadat můžete tato data XML vyhledat a odebrat.

Informace, které Kontrola metadat najde, ale nemůže odebrat

Kontrola metadat vyhledá následující položky, které můžou obsahovat data, která nejsou v prezentaci viditelná. Kontrola metadat tyto položky odebrat nemůže, protože by pak prezentace nemusela správně fungovat. Nalezené položky můžete jednu po druhé zkontrolovat a rozhodnout, jestli je chcete odebrat ručně nebo jestli je chcete nahradit položkami, které skrytá data neobsahují, třeba statickými obrázky.

Kontrola metadat a osobní údaje

Data sledování revizí, zavedená v PowerPoint 2016 buildu 8403 pro účastníky programu Microsoft 365 Insider, ilustrují omezení Kontrola metadat. Například Kelly a Linda spolupracují na prezentaci A v Microsoft 365. Do prezentace se přidají data sledování revizí (tj. uživatelská jména a časy, kdy provedli úpravy). Pokud Mohammed následně otevře prezentaci A ve starší verzi PowerPointu a spustí v souboru Kontrola metadat pro odebrání osobních údajů, Kontrola metadat v této verzi PowerPoint nebude moct rozpoznat a odebrat data sledování revizí přidaná do prezentace novější verzí Microsoft 365PowerPoint, kterou používají Kelly a Linda. Mohammed nemůže odebrat data sledování revizí bez upgradu na aktuální verzi PowerPoint a následného spuštění Kontrola metadat