Pokud máte v textu e-mailových zpráv odkazy, které ukazují na soubory uložené na OneDrivu nebo SharePointu, Outlook zobrazí několik typů informací o těchto odkazech a umožňuje řídit, kdo bude mít k propojeným souborům přístup.
Návody vědět, které odkazy ukazují na soubory uložené na OneDrivu nebo SharePointu?
Když do textu e-mailové zprávy přidáte odkaz na soubor na OneDrivu nebo SharePointu, Outlook tento odkaz zobrazí se šedým pozadím. Pokud na odkaz kliknete, zobrazí se malé dialogové okno, ve kterém se dozvíte, kdo bude mít k odkazu přístup.
Poznámka: Tyto informace platí jenom pro odkazy vložené do textu e-mailové zprávy. I když můžete připojit soubory přímo k e-mailové zprávě z OneDrivu nebo SharePointu a podobným způsobem řídit oprávnění k těmto souborům, informace v tomto tématu platí jenom pro odkazy vložené do textu e-mailové zprávy.
Návody vložit odkaz na soubor OneDrivu nebo SharePointu?
Existuje několik způsobů, jak vložit odkaz do textu e-mailové zprávy.
-
Zkopírujte odkaz z OneDrivu nebo SharePointu a vložte ho do textu zprávy.
-
Když máte otevřenou novou e-mailovou zprávu, odpověď nebo přeposlání, vyberte Zpráva > odkaz > Vložit odkaz. Vyberte soubor uložený na OneDrivu nebo na SharePointu.
-
Odpověď na zprávu nebo přeposlání zprávy s existujícími odkazy
Outlook automaticky nastaví oprávnění u odkazu na to, co správce tenanta zvolil jako výchozí oprávnění pro vaši organizaci.
Návody změnit oprávnění u mého odkazu?
Pokud chcete změnit, kdo má přístup k vašemu odkazu na dokument OneDrivu nebo SharePointu, klikněte na odkaz v textu e-mailové zprávy a pak vyberte symbol > v dialogovém okně oprávnění, aby se zobrazilo nastavení odkazu.
Vyberte nebo klikněte na některou z uvedených možností.
Kromě výběru úrovně přístupu můžete také povolit úpravy (nebo zaškrtnutí políčka zakázat) a dokonce zablokovat stahování. V tomto případě se soubor, na který odkazujete, otevře pouze v okně prohlížeče.
Poznámka: Pokud chcete stahování souboru zablokovat, musíte zrušit zaškrtnutí políčka Povolit úpravy .
Vyberte Použít a uložte změny. Pro každý odkaz, který přidáte do textu e-mailové zprávy, můžete nastavit samostatné úrovně oprávnění.
Budou mít příjemci přístup k propojenému souboru?
Outlook zkontroluje, jestli budou mít příjemci zprávy přístup k odkazům, které máte ve zprávě, na soubory uložené na OneDrivu nebo SharePointu. Tento proces probíhá rychle, ale pokud posíláte zprávu velkému počtu příjemců, může to chvíli trvat. Zprávu nemůžete odeslat, dokud Outlook tuto kontrolu nedokončí.
Pokud Outlook potvrdí, že jeden nebo více příjemců nebude mít přístup k vašemu odkazu, změní se barva odkazu na červenou a vedle jména odkazu se zobrazí malý červený vykřičník. Pokud na odkaz kliknete, zobrazí se informace o tom, kteří příjemci nemají přístup k vašemu odkazu a proč.
V automaticky otevírané nabídce budete moct spravovat přístup a změnit úroveň přístupu odkazu, zvolit připojení souboru jako kopie místo odkazu nebo ignorovat upozornění.
Tip: Pokud máte v e-mailové zprávě více odkazů s chybami přístupu, můžete mezi odkazy s chybami přecházet pomocí klávesové zkratky Ctrl+Alt+F1.
Pokud Outlook nemůže ověřit, jestli mají příjemci přístup k odkazu, uvidíte vedle názvu odkazu malý vykřičník, ale barva odkazu se nezmění. Kliknutím na odkaz můžete toto oznámení ignorovat.
Před odesláním zprávy vás Outlook upozorní, pokud někteří z vašich příjemců nemají přístup k jednomu nebo více odkazům. Můžete přesto odeslat nebo zvolit Neodesílat a znovu se vrátit k oprávněním k přístupu k odkazu.
Odeslání zprávy
Pokud se pokusíte odeslat e-mailovou zprávu předtím, než Outlook dokončí kontrolu, jestli všichni příjemci mají přístup k odkazům v naší zprávě, zobrazí se upozornění. Můžete přesto odeslat nebo Neposílat a povolit Outlooku dokončit kontrolu oprávnění. Pokud nic neuděláte, zpráva upozornění se změní, jakmile Outlook dokončí kontrolu odkazů.
