Finanční odvětví je vysoce regulovanou součástí většiny ekonomik. Na podniky v odvětví finančních služeb se vztahuje řada místních, národních a regionálních předpisů.
Jako malá firma může být dodržování těchto předpisů nákladné a složité. Microsoft 365 usnadňuje a je cenově dostupný tím, že poskytuje všechny správné nástroje na jednom místě, které vaší společnosti pomůžou splnit předpisy finančního odvětví.
Online ochrana před internetovými útoky a zabezpečení Email
Microsoft 365 používá rozšířenou ochranu před internetovými útoky (ATP), která automaticky kontroluje všechny odchozí a příchozí e-maily i přílohy e-mailů. Používá antimalwarový software ke zjištění, jestli existují nějaké škodlivé nebo podezřelé odkazy. Pokud e-mail takové odkazy obsahuje, atp uživatelům zabrání, aby na ně klikli.
Kromě toho Microsoft 365 také prohledá všechny hypertextové odkazy v souborech Word, Excelu a PowerPointu. Tím se zajistí, že se veškerý potenciální malware zastaví předtím, než se dostane k vašim datům a napadne je nebo ukradne. Zajišťuje také integritu a bezpečnost vaší online komunikace a souvisejících dat.
Audit poštovní schránky a sledování aktivit
Poštovní schránky vaší společnosti obsahují citlivé firemní a uživatelské informace. Proto je důležité zajistit, aby k informacím neměly přístup žádné neoprávněné osoby. Funkce Protokolování auditu poštovní schránky umožňuje sledovat osoby, které přistupují k poštovní schránce, a aktivity, které provádějí.
Můžete definovat uživatele a aktivity, které chcete sledovat. Můžete se například rozhodnout, jestli chcete sledovat, kdy se e-mail odstranil nebo přesunul. Můžete také určit, jestli se mají sledovat aktivity správce, uživatelů, vlastníků a dalších lidí, kteří k poštovní schránce přistupují.
Jakmile tuto funkci povolíte, všechny položky protokolu se uloží do poštovní schránky. Každá položka obsahuje IP adresu, název hostitele a další podrobnosti. Pokud se e-mail přesune z původního umístění, položka protokolu bude obsahovat cílovou složku. Ve výchozím nastavení se všechny položky protokolu uchovávají po dobu 90 dnů. Nastavení můžete změnit, pokud je chcete ukládat na delší dobu.
Email a šifrování dat
Velmi účinným nástrojem pro dosažení zabezpečení e-mailu je šifrování. Šifrování zajišťuje, že e-mail může dešifrovat a číst jenom autorizovaná osoba. I když k zašifrovanému e-mailu přistupuje neoprávněná osoba, nemůže ho dešifrovat a přečíst. Podobně můžete také zlepšit zabezpečení uložených dat, jako jsou dokumenty, jejich šifrováním.
Microsoft 365 umožňuje šifrovat e-maily i jiné formy digitálních dat. Tím se přidá další vrstva zabezpečení. Šifrování můžete použít jako součást širší strategie ochrany dat.
Centrum eDiscovery
Dnešní firmy zpracovávají, zpracovávají a ukládají širokou škálu elektronických informací. Tato data můžete použít k lepšímu rozhodování jako firma. V případě potřeby ale také ztěžuje identifikaci, vyhledání, vyhledávání a vyhledání relevantních informací.
eDiscovery je pokročilá funkce Microsoft 365. eDiscovery může prohledávat všechny typy elektronicky uložených informací (ESI). Tato funkce umožňuje shromažďovat, archivovat a vyhledávat nejrelevantní data z více zdrojů. Pomocí eDiscovery můžete vyhledávat v různých Microsoft 365 komponentách. Mezi tyto komponenty patří Skype pro firmy, weby SharePointu Online, poštovní schránky Exchange Online, microsoft teams a skupiny Microsoft 365.
eDiscovery dokáže také identifikovat příspěvky na sociálních sítích, hlasové zprávy, zprávy chatu, soubory pro zpracování textu, tabulky a SMS zprávy. Tato data pak můžete uložit a archivovat kompatibilním způsobem pomocí Microsoft 365.
Vaše firma může narazit na právní situace, kdy potřebujete najít a poskytnout příslušné ESI úřadům. eDiscovery vám to usnadní tím, že vám umožní vyhledávat, vyhledávat a shromažďovat tyto informace na jednom místě. Výstup hledání můžete uspořádat v různých případech a sdílet je s různými účastníky.
Advanced eDiscovery
Advanced eDiscovery umožňuje ukládat duplicitní kopie dat v samostatném umístění ve formátu, který lze snadno stáhnout, a také umožňuje indexování dat pro rychlé a snadné zjišťování. Využívá funkce inteligentního strojového učení k přesné identifikaci různých typů dat. Také analyzuje nestrukturovaná data a prochází je, aby pro vás našel relevantní informace.
Pomocí Advanced eDiscovery můžete zajistit, aby se data vaší organizace ukládaly takovým způsobem, aby bylo možné je v případě potřeby snadno prohledávat.
Vícefaktorové ověřování
Hesla se tradičně používají k ověřování uživatelů v online služby. Hesla se ale snadno prolomí. Všichni odborníci na zabezpečení se shodují, že vícefaktorové ověřování může výrazně zlepšit digitální zabezpečení.
Vícefaktorové ověřování používá více metod ověřování a přidává další vrstvy zabezpečení. Používá se ke zvýšení zabezpečení obchodních systémů, poštovních schránek, důležitých dokumentů a všech online služeb, které vyžadují přihlášení.
Existuje mnoho způsobů, jak přidat vícefaktorové ověřování. Patří k nim:
-
Telefon: Když se přihlásíte, obdržíte telefonní hovor nebo textovou zprávu s ověřovacím kódem.
-
Aplikace: Stáhnete mobilní aplikaci. Když se přihlásíte, použijete aplikaci k vygenerování kódu. Tento kód vám pak umožní přihlásit se k online službě.
Microsoft 365 obsahuje funkce umožňující vícefaktorové ověřování. Pomocí vícefaktorového ověřování můžete zajistit, aby k vašim Microsoft 365 službám přistupovali jenom autorizovaní uživatelé. To chrání důležitá obchodní data před pádem do nesprávných rukou. Pomáhá vám také dodržovat předpisy týkající se zabezpečení a integrity dat.
Ochrana před únikem informací
Funkci Microsoft 365 Ochrany před únikem informací (DLP) je možné snadno použít k zaznamenávání všech relevantních elektronických komunikací a k zajištění toho, aby k důvěrným informacím neměly přístup neoprávněné osoby. Ochrana před únikem informací zajišťuje, že z ní neuniknou důležité informace a dokumenty vaší organizace. V Centru dodržování předpisů Microsoft 365 Security & si můžete vybrat z různých zásad ochrany před únikem informací.
Pokud se například někdo ve vaší organizaci pokusí odeslat e-mail s osobními údaji, můžete e-mail zablokovat nebo o tom ho upozornit. Podobně můžete zjišťovat a monitorovat informace, jako jsou čísla platebních karet a čísla sociálního pojištění. Ochrana před únikem informací dokáže identifikovat citlivé informace ve všech Microsoft 365 službách, které vaše organizace používá.
Pomocí ochrany před únikem informací můžete jednoduše zablokovat všechny e-maily, které takové informace odesílají. Můžete také uživatelům zabránit v nahrávání citlivých dat do cloudového úložiště nebo jiných online služby.
Tím zajistíte, aby důležité informace neunikly mimo vaši organizaci. Finanční předpisy od SEC a dalších orgánů mají za firmu zodpovědnou za úniky dat. Blokováním takových úniků můžete efektivněji dodržovat finanční předpisy.
Mobilní Správa zařízení
Zaměstnanci dnes používají různá mobilní zařízení, včetně iPhonu, Androidu, iPadu a Windows Phone. Tato zařízení používají pro přístup k poštovní schránce Microsoft 365 a dalším online služby.
Microsoft 365 nabízí komplexní správu mobilních zařízení (MDM). Pomocí této funkce můžete každé zařízení zkontrolovat a zjistit, jestli je v souladu se zásadami organizace. Pokud zařízení vyhovuje předpisům, můžete ho zaregistrovat, aby mělo přístup k Microsoft 365 službám. Jakmile je zařízení zaregistrované, můžete ho pravidelně kontrolovat, abyste měli jistotu, že dodržuje předpisy.
Můžete také přidat a změnit zásady zabezpečení, které se vztahují na tato zařízení. Pokud dojde k odcizení nebo ztrátě zaregistrovaného zařízení, můžete ho vzdáleně vymazat, abyste měli jistotu, že důležitá data nepadnou do nesprávných rukou.
MDM zajišťuje, aby všichni zaměstnanci nebo pracovníci ve vaší organizaci měli zabezpečený přístup k online služby.
Průběžné dodržování předpisů
Finanční předpisy se mění a vyvíjejí s časem. To znamená, že vaše organizace možná bude muset postupně vyvíjet strategii dodržování předpisů. To se označuje jako průběžné dodržování předpisů. Nepřetržité dodržování předpisů znamená, že pravidelně monitorujete a kontrolujete svou pozici dodržování předpisů. Také přijímáte nové standardy a technologie IT, které zajistí zabezpečení a dodržování předpisů vašich systémů.
Microsoft 365 má více než 1000 kontrolních mechanismů a kontrol. Díky tomu se Microsoft 365 služby mohou rychle vyvíjet a měnit vždy, když se vytvoří nové předpisy nebo standardy. Microsoft 365 je také v souladu s mnoha důležitými globálními standardy a předpisy. Microsoft 365 služby vám můžou pomoct zajistit, aby vaše data a procesy zůstaly v souladu s novými předpisy a standardy.
Společnost Microsoft průběžně kontroluje Microsoft 365 a další údaje o produktech. Vyvíjí produkty implementací nových zákaznických a oborových standardů, aby vám pomohla zajistit trvalé dodržování předpisů.
Závěr
S výše uvedenými funkcemi můžete bezpečně a bezpečně zaznamenávat, shromažďovat, archivovat a zpracovávat data. Můžete také definovat a implementovat zásady dodržování předpisů pomocí Microsoft 365.
Microsoft 365 funguje na více zařízeních. Jeho používání je neuvěřitelně snadné a poskytuje plnou kontrolu nad připojenými zařízeními a daty organizace.
