Správa přístupových práv k informacím (IRM) pomáhá zabránit tisku, přeposílání nebo kopírování citlivých informací neoprávněnými osobami. Oprávnění jsou uložená v prezentaci, kde jsou ověřena serverem IRM.
V Microsoft 365 můžete pomocí IRM spravovat přístupová práva k souborům .xps (XML Paper Specification) a k následujícím typům souborů:
-
.ppt prezentace
-
.pptx prezentace
-
Prezentace.pptm s podporou maker
-
Template.pot
-
Template.potx
-
.Šablona s podporou maker – potm
-
Zobrazit .pps
-
Show.ppsx
-
Show.ppsm s podporou maker
-
Office theme.thmx
Poznámky:
-
Když jsou v Outlooku k e-mailové zprávě se spravovanými přístupovými právy připojené tyto typy souborů, uplatňuje se u nich automaticky také správa přístupových práv.
-
Když k e-mailové zprávě se spravovanými přístupovými právy připojíte soubor zprávy (.msg), správa přístupových práv se u připojené zprávy neuplatní. IRM nespravuje přístupová práva u souborů typu .msg.
Konfigurace počítače na použití IRM
K používání IRM v Microsoft 365 se jako minimální software požaduje klient služby RMS (Správa přístupových práv ve Windows) SP1 (Service Pack 1). Správce služby RMS může nakonfigurovat zásady IRM specifické pro společnost, které definují, kdo má k informacím přístup a jaká úroveň úprav je povolená pro e-mailové zprávy. Správce společnosti může například definovat šablonu práv s názvem „Důvěrné firemní informace“, která bude určovat, že e-mailovou zprávu používající tuto zásadu můžou otevřít jenom uživatelé v doméně společnosti.
Stažení oprávnění
Při prvním pokusu o otevření prezentace s omezenými oprávněními se musíte připojit k licenčnímu serveru, ověřit přihlašovací údaje a stáhnout licenci k použití. Licence koncového uživatele definuje úroveň přístupu, který máte k souboru. Tento postup musíte provést pro každý soubor s omezenými oprávněními. Jinými slovy – obsah s omezenými oprávněními se nedá otevřít bez licence koncového uživatele. Ke stažení oprávnění je nutné, aby Microsoft 365 poslal licenčnímu serveru vaše přihlašovací údaje (zahrnující vaši e-mailovou adresu) a informace o vašich oprávněních. Informace obsažené v prezentaci se neodesílají na licenční server.
Omezení oprávnění k obsahu v souborech
Technologie IRM umožňuje použít omezení pro jednotlivé uživatele, soubory nebo skupiny (oprávnění založená na skupinách vyžadují k rozšíření skupiny adresářovou službu Active Directory). Například v dokumentu, který Ranjit vytvoří, může Heleně udělit oprávnění ke čtení, ale ne ke změně. Ranjit pak může Bobbymu udělit oprávnění k úpravám dokumentu. Ranjit se také může rozhodnout použít pětidenní limit pro přístup Heleny i Bobbyho k dokumentu.
-
Uložení prezentace
-
Přejděte na Soubor > Informace.
-
Vyberte Zamknout prezentaci, přejděte na Omezit oprávnění podle Lidé a pak vyberte Omezený přístup.
-
V dialogovém okně Oprávnění vyberte Omezit oprávnění k této prezentaci a pak přiřaďte požadované úrovně přístupu pro každého uživatele.
Pokud správce nastavil vlastní zásady oprávnění, které nesmějí jednotlivci měnit, můžou byt vaše volby omezené.
Úrovně oprávnění
-
Čtení: Uživatelé s oprávněním ke čtení můžou prezentaci číst, ale nemají oprávnění ji upravovat, tisknout ani kopírovat.
-
Změnit : Uživatelé s oprávněním Ke změnám můžou číst, upravovat a ukládat změny v prezentaci, ale nemají oprávnění k jejímu tisku.
-
Úplné řízení: Uživatelé s oprávněním Úplné řízení mají úplná oprávnění k vytváření a můžou s prezentací dělat cokoliv, co může autor udělat, například nastavit data vypršení platnosti obsahu, zabránit tisku a udělit oprávnění uživatelům. Po vypršení platnosti oprávnění k prezentaci pro autorizované uživatele může prezentaci otevřít jenom autor nebo uživatelé s oprávněním Úplné řízení k prezentaci. Autoři mají vždy úroveň oprávnění Úplné řízení.
-
-
Pokud chcete někomu udělit oprávnění Úplné řízení, vyberte v dialogovém okně Oprávněnídalší možnosti a potom ve sloupci Úroveň přístupu vyberte šipku a pak v seznamu Úroveň přístupu vyberte Úplné řízení.
-
Po přiřazení úrovní oprávnění vyberte OK.
Zobrazí se panel zpráv, který označuje, že prezentace je spravovaná právy. Pokud musíte v prezentaci udělat nějaké změny přístupových oprávnění, vyberte Změnit oprávnění.
Pokud je prezentace s omezenými oprávněními přeposlána neoprávněné osobě, zobrazí se zpráva s e-mailovou adresou autora nebo adresou webu, aby jednotlivec mohl požádat o oprávnění k prezentaci.
Pokud autor svoji e-mailovou adresu záměrně neuvede, zobrazí se neoprávněným uživatelům chybová zpráva.
Nastavení data vypršení platnosti pro soubor
-
Otevřete soubor.
-
Přejděte na Soubor > Informace.
-
Vyberte Zamknout prezentaci, přejděte na Omezit oprávnění podle Lidé a pak vyberte Omezený přístup.
-
V dialogovém okně Oprávnění zaškrtněte políčko Omezit oprávnění k této prezentaci a pak vyberte Další možnosti.
-
V části Další oprávnění pro uživatele zaškrtněte políčko Platnost této prezentace vyprší dne a zadejte datum.
-
Dvakrát vyberte OK .
Použití jiného uživatelského účtu systému Windows ke správě přístupových práv souborů
-
Otevřete dokument, sešit nebo prezentaci.
-
Přejděte na Soubor > Informace.
-
Vyberte Zamknout prezentaci, přejděte na Omezit oprávnění podle Lidé a pak vyberte Spravovat přihlašovací údaje.
-
Udělejte něco z tohoto:
-
V dialogovém okně Vybrat uživatele vyberte e-mailovou adresu účtu, který chcete použít, a pak vyberte OK.
-
V dialogovém okně Vybrat uživatele vyberte Přidat, zadejte přihlašovací údaje pro nový účet a pak dvakrát vyberte OK .
-
Zobrazení obsahu s omezeným oprávněním
Pokud chcete zobrazit obsah spravovaný právy, ke kterému máte oprávnění pomocí Microsoft 365, otevřete prezentaci.
Pokud chcete zobrazit oprávnění, která máte, vyberte buď zobrazit oprávnění na panelu zpráv, nebo vyberte Tato prezentace obsahuje zásady oprávnění 
Technologie IRM v Office for Mac 2011 a Office 2016 pro Mac nabízí tři úrovně oprávnění.
-
Čtení Čtení
-
Změnit :Čtení, úpravy, kopírování, ukládání změn
-
Úplné řízení Čtení, úpravy, kopírování, ukládání změn, tisk, nastavení data vypršení platnosti obsahu, udělování oprávnění uživatelům, přístup k obsahu prostřednictvím kódu programu
Udělejte některou z těchto věcí:
Ruční nastavení úrovně oprávnění
-
Na kartě Revize v části Ochrana vyberte Oprávnění a pak vyberte Omezený přístup.
-
Pokud k licenčnímu serveru přistupujete poprvé, zadejte svoje uživatelské jméno a heslo pro licenční server a zaškrtněte políčko Save password in Mac OS keychain (Uložit heslo do klíčenky systému Mac OS).
Poznámka: Pokud nevyberete Uložit heslo do řetězce klíčů Mac OS, možná budete muset zadat svoje uživatelské jméno a heslo několikrát.
-
Do polí Read (Čtení), Change (Změny) nebo Full Control (Úplné řízení) zadejte e-mailovou adresu nebo jméno člověka nebo skupiny lidí, kterým chcete přiřadit úroveň přístupu.
-
Pokud chcete e-mailovou adresu nebo jméno vyhledat v adresáři, vyberte
-
Pokud chcete přiřadit úroveň přístupu všem lidem v adresáři, vyberte Přidat všechny
-
Po přiřazení úrovní oprávnění vyberte OK.
Objeví se Message Bar (Panel zpráv) se zprávou, že jde o dokument se spravovanými přístupovými právy.
Použití šablony k omezení oprávnění
Správce může nastavit zásady technologie IRM specifické pro společnost, které definují úrovně oprávnění přístupu k informacím pro uživatele. Tyto aspekty správy přístupových práv jsou definovány pomocí šablon serveru AD RMS (Active Directory Rights Management Services). Správci společnosti můžou například definovat šablonu práv s názvem „Důvěrné firemní informace“, která bude určovat, že dokumenty používající tuto zásadu můžou otevřít jenom uživatelé v doméně společnosti.
-
Na kartě Revize v části Ochrana vyberte Oprávnění a pak vyberte požadovanou šablonu práv.
Změna nebo odstranění úrovní oprávnění, které jste vytvořili
Pokud jste k omezení oprávnění použili šablony, nemůžete úrovně oprávnění změnit ani odstranit; tento postup funguje, pouze když úrovně oprávnění nastavíte ručně.
-
Na panelu zpráv vyberte Změnit oprávnění.
-
Do polí Read (Čtení), Change (Změny) a Full Control (Úplné řízení) zadejte novou e-mailovou adresu nebo jméno uživatele nebo skupiny uživatelů, kterým chcete přiřadit úroveň přístupu.
-
Pokud chcete odebrat osobu nebo skupinu lidí z úrovně přístupu, vyberte e-mailovou adresu a stiskněte klávesu DELETE .
-
Pokud chcete odebrat všechny uživatele z úrovně oprávnění, vyberte Přidat všechny
Nastavení data vypršení platnosti pro soubor s omezeným přístupem
Autoři můžou pomocí dialogového okna Nastavit oprávnění nastavit data vypršení platnosti obsahu.
-
Na kartě Revize v části Ochrana vyberte Oprávnění a pak vyberte Omezený přístup.
-
Vyberte Další možnosti a pak vyberte Platnost tohoto dokumentu vyprší dne a zadejte datum.
Po vypršení oprávnění k dokumentu pro oprávněné uživatele může dokument otevřít jenom autor nebo uživatelé s oprávněním Full Control (Úplné řízení).
Povolení tisku uživatelům s oprávněním ke změnám nebo čtení obsahu
Ve výchozím nastavení uživatelé s oprávněním ke změnám nebo čtení obsahu nemohou tisknout.
-
Na kartě Revize v části Ochrana vyberte Oprávnění a pak vyberte Omezený přístup.
-
Vyberte Další možnosti a pak vyberte Povolit uživatelům s oprávněním Ke změně nebo Čtení tisk obsahu.
Povolení kopírování obsahu uživatelům s oprávněním ke čtení
Ve výchozím nastavení uživatelé s oprávněním ke čtení nemohou obsah kopírovat.
-
Na kartě Revize v části Ochrana vyberte Oprávnění a pak vyberte Omezený přístup.
-
Vyberte Další možnosti a pak vyberte Povolit uživatelům s oprávněním ke čtení kopírovat obsah.
Povolení spouštění skriptů v souboru s omezeným přístupem
Autoři můžou změnit nastavení tak, aby povolilo spouštění maker Visual Basicu při otevření dokumentu a aby povolilo skriptům AppleScript přístup k informacím v dokumentu s omezeným přístupem.
-
Na kartě Revize v části Ochrana vyberte Oprávnění a pak vyberte Omezený přístup.
-
Vyberte Další možnosti a pak programově vyberte Přístup k obsahu.
Vyžadování připojení za účelem ověření oprávnění
Uživatelé se při prvním otevření dokumentu s omezeným přístupem ve výchozím nastavení musí ověřit připojením k serveru služby AD RMS. Nastavení ale můžete změnit tak, aby vyžadovalo ověření při každém otevření dokumentu s omezeným přístupem.
-
Na kartě Revize v části Ochrana vyberte Oprávnění a pak vyberte Omezený přístup.
-
vyberte Další možnosti a pak vyberte Vyžadovat připojení k ověření oprávnění .
Odebrání omezení
-
Na kartě Revize v části Ochrana vyberte Oprávnění a pak vyberte Bez omezení.
-
V dialogovém okně vyberte Odebrat omezení.
Související témata
Omezení oprávnění k obsahu v souboru
Přidání přihlašovacích údajů k otevření souboru nebo zprávy
spravovaného právyFormáty souborů, které fungují s IRM
Ve verzích Microsoft 365 pro iOS se soubory chráněné technologií IRM, které dostanete, otevřou – pokud jste přihlášení pomocí účtu, který má oprávnění k přijatému souboru. Když soubor chráněný technologií IRM otevřete, uvidíte nahoře informační panel, který vám umožní zobrazit oprávnění přiřazená k tomuto souboru.
Pokud jste předplatitelem Office 365 se službou Azure Rights Management a vaše IT oddělení definovalo šablony IRM, které máte používat, můžete tyto šablony přiřadit souborům v Office pro iOS.
Pokud chcete soubor chránit, klepněte na tlačítko Upravit 
Poznámka: Pokud není tlačítko Omezit oprávnění v příslušné aplikaci dostupné, inicializujte ho tak, že otevřete jakýkoli existující dokument, který je chráněný technologií IRM.
Ve verzích Microsoft 365 pro Android se všechny soubory chráněné technologií IRM, které obdržíte, otevřou, pokud jste přihlášení pomocí účtu, který má oprávnění k souboru. Když soubor chráněný technologií IRM otevřete, uvidíte nahoře informační panel, který vám umožní zobrazit oprávnění přiřazená k tomuto souboru.
Správa přístupových práv k informacím (IRM) umožňuje:
-
Zabránit oprávněným příjemcům obsahu s omezeným přístupem v předání, kopírování, změně, tisku, faxování nebo vložení obsahu za účelem neautorizovaného použití
-
Omezit přístup k obsahu, ať se odešle kamkoli
-
Zajistit vypršení platnosti souboru, takže po uplynutí určené doby už obsah v dokumentech není možné zobrazit
-
Vynutit podnikové zásady, které určují způsob použití a šíření obsahu uvnitř společnosti
IRM nemůže obsahu s omezeným přístupem zabránit v tom, aby se stal předmětem:
-
Vymazání, krádeže nebo zachycení a přenosu škodlivými programy, jako jsou trojské koně, programy zaznamenávající stisknutí kláves nebo některé druhy spywaru
-
Ztráty nebo poškození v důsledku napadení počítačovým virem
-
Ručního kopírování nebo přepsání z obrazovky příjemce
-
Digitálního fotografování (při zobrazení na obrazovce) ze strany příjemce
-
Kopírování pomocí programů pro záznam obsahu obrazovky vyvinutých jinými výrobci
