Sdílená poštovní schránka umožňuje skupině uživatelů snadno sledovat a posílat e-maily z veřejného e-mailového aliasu, jako je třeba info@contoso.com. Když někdo ze členů skupiny odpoví na zprávu poslanou do sdílené poštovní schránky, tento e-mail vypadá, jako by byl odeslaný ze sdílené adresy, a nikoli od konkrétního uživatele. Sdílenou poštovní schránku můžete také používat jako sdílený týmový kalendář. Sdílená poštovní schránka je také vhodná pro použití jako "noreply" e-mailový účet.
Tip: Pokud jste vlastníkem malé firmy a hledáte další informace o tom, jak nastavit Microsoft 365, navštivte stránku Nápověda pro Nápověda a výuka pro malé podniky.
Sdílená poštovní schránka není určená pro nikoho, kdo poštovní schránku sdílí, aby se mohl přihlásit přímo k účtu. Účet pro samotnou sdílenou poštovní schránku by měl zůstat v zakázaném stavu.
Tip: Abyste mohli sdílenou poštovní schránku používat, správce Office 365 pro vaši organizaci ji musí vytvořit a přidat vás jako člena. Další informace najdete v článku Vytvoření sdílené poštovní schránky, který popisuje, jak má správce postupovat.
Níže vyberte možnost karty pro verzi aplikace Outlook, kterou používáte. Jakou verzi Outlooku používám?
Poznámka: Pokud kroky na této kartě Nový Outlook nefungují, je možné, že ještě nepoužíváte nový Outlook pro Windows. Vyberte kartu Klasický Outlook a postupujte podle těchto kroků.
Tip: Pokud chcete pomoct výkonným asistentům a delegátům lépe se orientovat ve správě poštovních schránek v novém Outlooku, tady je několik tipů pro poštu.
Přidání sdílené poštovní schránky do nový Outlook
Jakmile vás správce přidá jako člena sdílené poštovní schránky, zavřete a restartujte nový Outlook. Sdílená poštovní schránka by se měla automaticky zobrazit v podokně Složky.
Co dělat, když to nefunguje?
Pokud vás správce přidal do sdílené poštovní schránky nedávno, může trvat několik minut, než se sdílená poštovní schránka zobrazí. Chvíli počkejte a pak zavřete a znovu spusťte nový Outlook. Nebo přidejte sdílené pole ručně.
-
V navigačním podokně v nový Outlook vyberte Pošta .
-
V podokně Složka klikněte pravým tlačítkem na název účtu a vyberte Přidat sdílenou složku nebo poštovní schránku.
-
V okně Přidat sdílenou složku nebo poštovní schránku zadejte název poštovní schránky, ke které chcete získat přístup, například info@contoso.com.
Poznámka: Sdílenou poštovní schránku můžete přidat kdykoli, ale než ji začnete používat, musí vás správce IT přidat jako člena.
Vyhledání sdílené poštovní schránky v podokně složek
V podokně složek na levé straně vyhledejte složku Sdílí se se mnou . Vyberte složku a rozbalte ji. Vaše sdílená poštovní schránka je podsložka v části Sdílí se se mnou. Když tam vyberete název sdílené poštovní schránky, rozbalí se a zobrazí se standardní e-mailové složky, například Doručená pošta, Koncepty a Odeslaná pošta.
Odeslání e-mailu ze sdílené poštovní schránky
-
V navigačním podokně v nový Outlook pro Windows vyberte Pošta .
-
Na kartě Domů vyberte Nový > Pošta.
-
Pokud v horní části zprávy nevidíte pole Od (vedle odeslat), na kartě Možnosti vyberte Zobrazit od.
-
Ve zprávě vyberte Od a změňte na sdílenou e-mailovou adresu. Pokud sdílenou e-mailovou adresu nevidíte, zvolte Jiná e-mailová adresa a potom zadejte sdílenou e-mailovou adresu.
-
Dokončete psaní zprávy a pak zvolte Odeslat.
Odteď, když chcete odeslat zprávu ze sdílené poštovní schránky, bude adresa dostupná v rozevíracím seznamu Od .
Pokaždé, když odešlete zprávu ze sdílené poštovní schránky, uvidí příjemci ve zprávě jenom sdílenou e-mailovou adresu.
Odpovídání na e-maily poslané do sdílené poštovní schránky
-
Otevřete nový Outlook pro Windows.
-
Otevřete e-mail, na který chcete odpovědět.
-
V poli Od v horní části zprávy by se měl zobrazit název sdílené poštovní schránky. Pokud to neuděláte, zvolte rozevírací seznam Od a zvolte sdílenou poštovní schránku.
-
Dokončete psaní zprávy a pak zvolte Odeslat.
Pokud chcete odeslat zprávu ze sdílené poštovní schránky, bude adresa dostupná v rozevíracím seznamu Od .
Když pošlete zprávu ze sdílené poštovní schránky, příjemcům se ve zprávě zobrazí jenom sdílená e-mailová adresa.
Hledání ve sdílené poštovní schránce
Po přidání sdílené poštovní schránky do nového Outlooku se vyhledávání v ní podobá hledání v primární poštovní schránce.
-
Otevřete nový Outlook pro Windows.
-
V podokně složek vyberte složku ve sdílené poštovní schránce.
-
Do vyhledávacího pole v horní části okna Outlook zadejte dotaz, který chcete použít k hledání, a pak stiskněte Enter.
V seznamu zpráv se zobrazí výsledky hledání z vybrané složky ve sdílené poštovní schránce.
Použití sdíleného kalendáře ze sdílené poštovní schránky
Až vás správce přidá jako člena sdílené poštovní schránky, zavřete Outlook a potom ho znovu spusťte. Sdílený kalendář spojený se sdílenou poštovní schránkou se automaticky přidá do seznamu kalendářů.
-
V nový Outlook přejděte do zobrazení kalendáře a zvolte sdílenou poštovní schránku.
Když do kalendáře zadáte schůzky, zobrazí se všem členům sdílené poštovní schránky.
-
Každý uživatel, který je členem sdílené poštovní schránky, může v kalendáři vytvářet, zobrazovat a spravovat události stejným způsobem jako svoje osobní události. Každému uživateli, který členem sdílené poštovní schránky, se zobrazí jeho změny sdíleného kalendáře.
Použití sdíleného seznamu kontaktů v poštovní schránce
Kontakty pro sdílené poštovní schránky a poštovní schránky jiných uživatelů nejsou momentálně dostupné v nový Outlook. Organizace Outlooku od Microsoftu na aktualizaci aktivně pracuje.
Dostupnost doplňku ve sdílených poštovních schránkách
V novém Outlooku ve Windows se podpora doplňků ve sdílených poštovních schránkách liší v závislosti na konkrétním scénáři a na tom, jestli byla sdílená poštovní schránka povýšena na úplný účet. Další informace o těchto scénářích najdete v tématu Použití doplňků v Outlooku.
Co dalšího potřebuji vědět o sdílených poštovních schránkách v nový Outlook ?
V současné době je možné sdílené poštovní schránky přidávat jenom jako prostředky. V nadcházející aktualizaci umožní možnost přidávat sdílené poštovní schránky jako účty větší přístup k používání a správě nastavení poštovních schránek. V budoucí aktualizaci (roadmapa) bude možnost přidat sdílenou poštovní schránku jako účet poskytovat podporu pro následující funkce (které se v současné době nepodporují):
Oznámení |
Počet nepřečtených položek |
Automatické odpovědi |
Kategorie |
Předvolba přístupného obsahu |
Prioritní doručená pošta |
Formát zprávy |
Předvolba příloh |
Pravidla |
Podmíněné formátování |
Zamést |
Reklamní pošta |
Rychlé kroky |
Doprava |
Zásady uchovávání informací |
Události a pozvánky |
Pracovní doba |
Další funkce, které dnes nejsou dostupné pro sdílené poštovní schránky, ale přidají se v budoucí aktualizaci:
-
Přístup k online Archive / In-Place Archive sdílené poštovní schránky
-
Udělení nového delegovaného přístupu k poštovní schránce
Tady je několik tipů pro poštu, které pomáhají výkonným asistentům a delegátům lépe procházet správu poštovních schránek v nový Outlook.
Filtry pošty a pravidla pro výkonné správce
V novém Outlooku můžou vedoucí správci použít e-mailový filtr obsahuje pozvánky na schůzky pomocí e-mailového filtru má kalendář.
Můžete také nastavit pravidlo Email přijaté pro ostatní pro účet vedoucího pracovníka a automaticky ho přesunout do samostatné složky a kategorizovat ji podle potřeby.
Vytváření úkolů přetažením e-mailů
Mějte přehled o věcech tak, že přetáhnete e-maily do části Můj den a převedete je na úkoly.
Připnutí e-mailů pro rychlý přístup
Teď si můžete připnout e-mail, který se zobrazí v horní části doručené pošty. Ušetříte tak čas, než se budete muset vrátit a hledat ho. Nastavte ukazatel myši nebo klikněte pravým tlačítkem myši na e-mail a vyberte Připnout , abyste ho připnuli.
Naplánovat, kdy se mají e-maily posílat
V dnešním hybridním pracovním světě může být vaším dnem noc někoho jiného, takže nechcete někomu posílat e-mail uprostřed noci. S novým Outlookem je snadné poslat e-mail, když chcete. Stačí vybrat šipku rozevíracího seznamu vedle odeslat a zvolit Naplánovat odeslání.
Odložení e-mailu
Někdy je e-mail velmi důležitý, ale zatím ne. Pomocí funkce Odložit můžete naplánovat čas, kdy se e-mail znovu doručí do vaší doručené pošty a zobrazí se v čase, kdy chcete, abyste ho mohli zpracovat, když je pro vás ten správný čas. Stačí kliknout pravým tlačítkem na libovolnou zprávu a zvolit Odložit nebo vybrat Odložit na pásu karet. Pak zvolte čas, kdy má být doručena.
Přidání sdílené poštovní schránky do klasického Outlooku
Až vás správce přidá jako člena sdílené poštovní schránky, zavřete Outlook a potom ho znovu spusťte. Sdílená poštovní schránka by se měla automaticky zobrazit v podokně složek v klasickém Outlook.
Co dělat, když to nefunguje?
-
Pokud vás správce přidal do sdílené poštovní schránky nedávno, může trvat několik minut, než se sdílená poštovní schránka zobrazí. Chvilku počkejte a potom zavřete a znovu spusťte Outlook.
-
Pokud to nepomůže, přidejte sdílenou poštovní schránku do Outlooku ručně:
-
Otevřete klasický Outlook.
-
Na pásu karet vyberte kartu Soubor a pak vyberte Nastavení účtu > Nastavení účtu.
-
Vyberte kartu E-mail.
-
Zkontrolujte, jestli je zvýrazněný správný účet, a potom zvolte Změnit.
-
Zvolte Další nastavení > Upřesnit > Přidat.
-
Zadejte sdílenou e-mailovou adresu, například info@contoso.com.
-
Zvolte OK > OK.
-
Zvolte Další> Dokončit > Zavřít.
-
Odeslání e-mailu ze sdílené poštovní schránky
-
Otevřete klasický Outlook.
-
Zvolte Nový e-mail.
-
Pokud v horní části zprávy není zobrazené pole Od, zvolte Možnosti > Od.
-
Ve zprávě vyberte Od a změňte na sdílenou e-mailovou adresu. Pokud sdílenou e-mailovou adresu nevidíte, zvolte Jiná e-mailová adresa a potom zadejte sdílenou e-mailovou adresu.
-
Zvolte OK.
-
Dokončete psaní zprávy a pak zvolte Poslat.
Odteď, když chcete odeslat zprávu ze sdílené poštovní schránky, bude adresa dostupná v rozevíracím seznamu Od .
Když pošlete zprávu ze sdílené poštovní schránky, příjemcům se ve zprávě zobrazí jenom sdílená e-mailová adresa.
Odpovídání na e-maily poslané do sdílené poštovní schránky
-
Otevřete klasický Outlook.
-
Otevřete e-mail, na který chcete odpovědět.
-
V poli Od v horní části zprávy by se měl zobrazit název sdílené poštovní schránky. Pokud se nezobrazuje, zvolte v rozevíracím seznamu Od sdílenou poštovní schránku.
-
Dokončete psaní zprávy a pak zvolte Poslat.
Pokud chcete odeslat zprávu ze sdílené poštovní schránky, bude adresa dostupná v rozevíracím seznamu Od .
Když pošlete zprávu ze sdílené poštovní schránky, příjemcům se ve zprávě zobrazí jenom sdílená e-mailová adresa.
Hledání ve sdílené poštovní schránce
Po přidání sdílené poštovní schránky do Outlooku se vyhledávání v ní podobá hledání v primární poštovní schránce.
-
Otevřete klasický Outlook.
-
Vyberte složku v rámci sdílené poštovní schránky na panelu složek na levé straně.
-
Zadejte dotaz do vyhledávacího pole v horní části pásu karet (panel nástrojů).
-
Začněte hledat stisknutím klávesy Enter nebo výběrem tlačítka Lupy na pravé straně vyhledávacího pole.
Seznam zpráv vrátí výsledky na základě hledání z vybrané složky ve sdílené poštovní schránce.
Použití sdíleného kalendáře
Až vás správce přidá jako člena sdílené poštovní schránky, zavřete Outlook a potom ho znovu spusťte. Sdílený kalendář spojený se sdílenou poštovní schránkou se automaticky přidá do seznamu kalendářů.
-
V klasickém Outlook přejděte do zobrazení kalendáře a zvolte sdílenou poštovní schránku.
-
Když do kalendáře zadáte schůzky, zobrazí se všem členům sdílené poštovní schránky.
-
Každý uživatel, který je členem sdílené poštovní schránky, může v kalendáři vytvářet, zobrazovat a spravovat události stejným způsobem jako svoje osobní události. Každému uživateli, který členem sdílené poštovní schránky, se zobrazí jeho změny sdíleného kalendáře.
Používání sdíleného seznamu kontaktů
Až vás správce přidá jako člena sdílené poštovní schránky, zavřete Outlook a potom ho znovu spusťte. Sdílený seznam kontaktů spojený se sdílenou poštovní schránkou se automaticky přidá do seznamu Vlastní kontakty.
-
V klasickém Outlook zvolte Lidé.
-
V části Vlastní kontakty zvolte složku kontaktů pro seznam sdílených kontaktů.
Dostupnost doplňku ve sdílených poštovních schránkách
V klasickém Outlooku ve Windows se podpora doplňků ve sdílených poštovních schránkách liší v závislosti na konkrétním scénáři. Další informace o těchto scénářích najdete v tématu Použití doplňků v Outlooku.
Přidání sdílené poštovní schránky tak, aby se zobrazovala pod primární poštovní schránkou
Tento způsob je vhodný, pokud chcete sledovat poštu z primární i sdílené poštovní schránky současně. Po dokončení tohoto úkolu se sdílená poštovní schránka a její složky zobrazí v levém navigačním podokně při každém otevření Outlook na webu.
-
Přihlaste se ke svému účtu v Outlooku na webu.
-
U Exchange Online poštovních schránek klikněte pravým tlačítkem na Složky v levém navigačním podokně a pak zvolte Přidat sdílenou složku nebo poštovní schránku. U místních poštovních schránek Exchange klikněte pravým tlačítkem myši na název primární poštovní schránky (například Molly Dempsey) v levém navigačním podokně a pak zvolte Přidat sdílenou složku nebo poštovní schránku.
-
V dialogovém okně Přidat sdílenou složku zadejte název sdílené poštovní schránky, které jste členem, například info@contoso.com.
Sdílená poštovní schránka se zobrazí v seznamu složek v Outlook na webu. Složky sdílené poštovní schránky můžete rozbalit i sbalit stejně jako u vaší primární poštovní schránky. Sdílenou poštovní schránku můžete také odebrat ze seznamu složek. Pokud ji chcete odebrat, klikněte pravým tlačítkem myši na sdílenou poštovní schránku a potom klikněte na Odstranit sdílenou složku.
Příjem oznámení o nových zprávách ve sdílené poštovní schránce
Pokud chcete dostávat oznámení o nových zprávách ve složce Doručená pošta sdílené poštovní schránky, musíte sdílenou poštovní schránku otevřít v samostatném okně prohlížeče.
Otevření sdílené poštovní schránky v samostatném okně prohlížeče
Tento způsob je vhodný, pokud chcete zobrazovat a spravovat poštu sdílené poštovní schránky v samostatném okně prohlížeče. Tato metoda také umožňuje přijímat oznámení o nových položkách ve složce Doručená pošta sdílené poštovní schránky.
-
Přihlaste se ke svému účtu v Outlooku na webu.
-
Na navigačním panelu Outlook na webu vyberte své jméno. Zobrazí se seznam.
-
Klikněte na Otevřít jinou poštovní schránku.
-
Zadejte e-mailovou adresu druhé poštovní schránky, kterou chcete otevřít, a pak vyberte Otevřít. V samostatném okně se otevře další Outlook na webu relace, která umožňuje přístup k druhé poštovní schránce.
Tip: Pokud jste nesprávně zadali e-mailovou adresu poštovní schránky, zobrazí se zpráva, že se nenašel žádný výsledek. Zkuste e-mailovou adresu zadat znovu.
Odeslání e-mailu ze sdílené poštovní schránky
-
Zvolte Nová pošta nad seznamem složek. V podokně čtení se zobrazí formulář nové zprávy.
-
V horní části zprávy zvolte
> Zobrazit od.Tady vidíte, že tato e-mailová zpráva se jejím příjemcům zobrazí jako odeslaná ze sdílené poštovní schránky, a ne z vašeho vlastního e-mailového účtu.
-
Při prvním použití sdílené poštovní schránky je potřeba přidat adresu k možnostem dostupným v rozevíracím seznamu Od :
-
Klikněte pravým tlačítkem na adresu Odesílatele a zvolte Odebrat.
-
Zadejte sdílenou adresu. Při příštím odpovídání ze sdílené poštovní schránky se její adresa zobrazí jako možnost v rozevíracím seznamu Od .
-
-
Pokud chcete přidat příjemce, zadejte jméno každého, kdo je ve složce Kontakty nebo v seznamu adres organizace, nebo zadejte e-mailovou adresu do pole Komu nebo Kopie . Když poprvé zadáte jméno osoby, Outlook na webu vyhledá adresu této osoby. V budoucnu se jméno načte z mezipaměti a vyhledá se rychleji.
-
Zadejte Předmět.
-
Napište zprávu, kterou chcete poslat.
-
Až bude zpráva připravená k odeslání, vyberte Odeslat.
Odpovídání na e-maily poslané do sdílené poštovní schránky
Při prvním odpovídání na zprávu odeslanou do sdílené poštovní schránky musíte přidat sdílenou adresu do rozevíracího seznamu Od . Tady je postup:
-
Otevřete Outlook na webu a přejděte do sdílené poštovní schránky.
-
Otevřete zprávu, která byla odeslaná na sdílenou adresu.
-
Vyberte Odpovědět.
-
V horní části zprávy zvolte
> Zobrazit od. -
Klikněte pravým tlačítkem na adresu Odesílatele a zvolte Odebrat.
-
Zadejte sdílenou adresu a odešlete zprávu. Při příštím odpovídání ze sdílené poštovní schránky se její adresa zobrazí jako možnost v rozevíracím seznamu Od .
Odesílání automatických odpovědí ze sdílené poštovní schránky
Oprávnění k nastavení možnosti odesílat automatické odpovědi ze sdílené poštovní schránky má jenom správce Microsoft 365. Pokyny najdete v tématu Vytvoření sdílené poštovní schránky.
Dostupnost doplňku ve sdílených poštovních schránkách
V Outlook na webu se podpora doplňků ve sdílených poštovních schránkách liší v závislosti na konkrétním scénáři a způsobu přístupu ke sdílené poštovní schránce. Další informace o těchto scénářích najdete v tématu Použití doplňků v Outlooku.
Odesílání automatických odpovědí ze sdílené poštovní schránky
Oprávnění k nastavení této funkce má jenom správce Office 365. Pokyny najdete v článku Vytvoření sdílené poštovní schránky.
Viz také
Přidání sdílené poštovní schránky do Outlooku Mobile
Otevření sdílené složky Pošta, Kalendář nebo Lidé v Outlook pro Mac