Označení e-mailových zpráv příznakem pro zpracování

Označováním e-mailových zpráv příznakem můžete sledovat odpovědi na zprávy, které jste odeslali. Můžete se taky ujistit, že přijímáte zprávy, které obdržíte. V obou případech můžete zahrnout připomenutí.

Příznak, který příjemcům připomene, že mají reagovat

Pokud potřebujete na zprávu odpovědět včas, použijte příznak pro příjemce.

1. Než vyberete Odeslat, vyberte na kartě Zpráva ve skupině ZnačkyZpracovat a pak vyberte Vlastní.
2. Vyberte příznak pro příjemce.
3. V části Příznak pro příjemce vyberte příznak v seznamu Příznak k .
4. Ve výchozím nastavení úkol doprovází připomenutí. Pokud chcete odeslat příznak bez připomenutí, zrušte zaškrtnutí políčka Připomenutí .
   Text příznaku, který příjemci obdrží, se zobrazí na informačním panelu.
   

Příznak, který vám připomene, že máte zpracovat

Musíte-li zpracovat zprávu, kterou se chystáte poslat, nastavte si připomenutí.

1. Než zvolíte Odeslat, na kartě Zpráva ve skupině Značky vyberte Zpracovat.
2. Vyberte příznak, když chcete být upozorněni na tuto zprávu.
   Ve výchozím nastavení jsou dostupná následující počáteční data příznaků, termíny splnění a připomenutí:

Příznak	Počáteční datum	Datum splnění	Připomenutí
Dnes	Aktuální datum	Aktuální datum	Hodinu před konečným časem dnešního pracovního dne
Zítra	Aktuální datum plus jeden den	Aktuální datum plus jeden den	Počáteční čas aktuálního dne plus jeden pracovní den
Tento týden	Aktuální datum plus dva dny, nejpozději však poslední pracovní den tohoto týdne	Poslední pracovní den v tomto týdnu	Počáteční čas aktuálního dne plus dva pracovní dny
Příští týden	První pracovní den příštího týdne	Poslední pracovní den příštího týdne	Počáteční čas prvního pracovního dne příštího týdne
Bez data	Bez data	Bez data	Aktuální datum
Vlastní	Aktuální datum	Aktuální datum	Aktuální datum

Případně můžete vybrat možnost Vlastní a vytvořit počáteční datum a termín splnění , které se nezobrazují v seznamu. Kliknutím na OK zavřete dialogové okno.

Text příznaku, který příjemci obdrží, se zobrazí na informačním panelu.

Příznak, který připomene vám i příjemcům, že máte na zprávu reagovat.

Pokud chcete označit příznakem novou zprávu pro vás i příjemce, postupujte takto:

1. Na kartě Zpráva ve skupině Značky vyberte Zpracovat a pak vyberte Přidat připomenutí.

2. Vyberte příznak pro příjemce.
   Pokud chcete odeslat příznak bez připomenutí, zrušte zaškrtnutí políčka Připomenutí .

3. Zaškrtněte políčko Příznak pro mne , a pokud chcete, tak i políčko Připomenutí .

4. Pro příznak můžete zadat počáteční datum a termín splnění.

5. V seznamu Příznak vyberte text příznaku, který chcete zobrazit. Do pole můžete také zadat vlastní text a poté stisknout klávesu ENTER.

   Poznámka

   Pokud používáte e-mailový účet IMAP, nemůžete změnit text vlajky ani nastavit počáteční datum a termín splnění .

6. Pokud je zaškrtnuté políčko Připomenutí pro příznak pro mne nebo příznak pro příjemce , zadejte čas připomenutí.

7. Vyberte OK.
   Text vlajky se zobrazí na informačním panelu.
   

Odebrání příznaku

Příznak se zobrazuje v seznamu zpráv a ve zprávě samotné.

1. V seznamu zpráv klikněte na příznak pravým tlačítkem myši.
2. Klikněte na Vymazat příznak.
   

Pokud je zpráva otevřená v samostatném okně, klikněte na možnostVymazat příznak prozpracování> zprávy>.

Když odeberete příznak, zruší se i připomenutí.

Zrušení připomenutí

Připomenutí jsou upozornění, která se objeví v dialogovém okně, když je potřeba se určené záležitosti věnovat.

1. V seznamu zpráv klikněte na příznak pravým tlačítkem myši.
2. Klikněte na Vlastní.
3. Zrušte zaškrtnutí políčka Připomenutí.
   

Pokud je zpráva otevřená v samostatném okně, klikněte na možnost Vlastnízpracování> zprávy> a zrušte zaškrtnutí políčka Připomenutí.

Jak najít odpovědi na zprávy s příznakem

Po odeslání zprávy používající příznak můžete hledat odpovědi.

1. Udělejte jednu z těchto věcí:

   • Otevřete původní zprávu ve složce Odeslaná pošta .
   • Otevřete zprávu s příznakem odeslané na panelu To-Do.
   • Otevřete zprávu, která je odpovědí na původní zprávu, vyberte informační panel a pak vyberte možnost Otevřít původní zprávu s příznakem.

2. Vyberte informační panel a pak vyberte Najít související zprávy.
   Zobrazí se dialogové okno Rozšířené hledání a spustí se vyhledávání zpráv, které jsou odpovědí na zprávu označenou příznakem.

Sledování dokončených zpráv

Když odeberete nebo smažete připomenutí nebo příznak, zrušíte veškeré označení zprávy jako položky, která předtím vyžadovala zvláštní pozornost. Pokud chcete nastavit indikátor, že jste dokončili všechno, co označená zpráva vyžadovala, místo odstranění příznaku ji označte za splněnou. Příznak se změní na odškrtnutí. Ve složce Úkoly můžete změnit náhled tak, abyste viděli všechny dokončené položky (dokud nebudou odstraněné).

1. V seznamu zpráv klikněte na vybranou zprávu.
2. Klikněte na příznak pravým tlačítkem myši.
3. Klikněte na Označit jako splněný.

Ukončení sledování e-mailové konverzace

Pokud už sledování zprávy nechcete, můžete příznak zprávy odstranit.

Proveďte jednu z následujících akcí:

• Přidali jste příznak do zprávy, kterou jste neodeslali, ale chcete ji odebrat

  1. V konceptu zprávy na kartě Zpráva ve skupině Značky vyberte Zpracovat.
  2. Vyberte Vymazat příznak.

• Odeslali jste zprávu, která používá příznak vaší nebo jiných uživatelů, ale chcete tento příznak odebrat
  Udělejte jednu z těchto věcí:

  1. Odstraňte zprávu s příznakem na panelu To-Do.
     Tím se zpráva odstraní taky ve vašich poštovních složkách.

  2. Klikněte pravým tlačítkem na zprávu kdekoliv v Outlooku a pak vyberte Označit jako dokončenou nebo Vymazat příznak.

     Poznámka

     Příjemcům zprávy se příznak pořád zobrazí. Když příznak odeberete, ovlivní to jenom to, co vidíte.

• Zobrazí se připomenutí příznaku a vy chcete příznak odebrat

  1. Když se zobrazí upozornění s připomenutím, klikněte na ně pravým tlačítkem a vyberte Označit příznak jako splněný nebo Vymazat příznak.
     Řekněte mi, jak se liší funkce Mark Complete a Clear Flag.
     Označit jako dokončené Položka zůstane označená příznakem pro zpracování, ale bude označená jako přeškrtnutá. Pokud je To-Do panel nebo úkoly nakonfigurovaný tak, aby zobrazoval všechny úkoly a položky úkolů bez ohledu na to, jestli jsou dokončené nebo ne, bude se zpráva zobrazovat, dokud ji neodstraníte ze složek Pošta .
     Vymazat příznak Příznak se ze zprávy odebere a neexistuje žádný záznam o tom, že by se zpráva někdy objevila v zobrazeních, jako je panel To-Do nebo úkoly.
     Pokud chcete uchovávat záznamy o dokončených položkách, použijte příznak jako dokončený. Jakmile zprávu odstraníte, položka zcela zmizí ze všech zobrazení Outlooku.

• Přišla odpověď na zprávu s příznakem a vy chcete příznak odebrat

  1. V podokně čtení nebo v otevřené zprávě vyberte informační panel a potom vyberte Otevřít původní zprávu s příznakem.
  2. Na kartě Zpráva ve skupině Značky vyberte Zpracovat.
  3. Vyberte Vymazat příznak.

Označení přijaté zprávy příznakem

Zprávu, kterou obdržíte, můžete označit příznakem, abyste si připomněli, že máte reagovat nebo podniknout akci později. Přijatou zprávu označíte příznakem jedním z následujících způsobů:

• V seznamu zpráv vyberte sloupec příznaku vedle zprávy.
  Pokud jste nezměnili výchozí příznak, bude příznak používat pro počáteční datum a termín splnění dnešní datum.
• V seznamu zpráv klikněte pravým tlačítkem myši na sloupec příznaku vedle zprávy. Vyberte termín splnění úkolu.
  Pokud například vyberete možnost Příští týden, nastaví se počáteční datum na příští pondělí a termín splnění na následující pátek. Pokud chcete použít počáteční datum a termín splnění, které se nezobrazují v seznamu, vyberte možnost Vlastní.

Po výběru možnosti OK se text příznaku zobrazí na informačním panelu.

Zprávy označené příznakem se zobrazí na panelu To-Do, ve složce Úkoly a v seznamu Calendar denních úkolů.

Ve výchozím nastavení jsou dostupné následující možnosti příznaku.

Příznak	Počáteční datum	Datum splnění	Připomenutí
Dnes	Aktuální datum	Aktuální datum	Hodinu před konečným časem dnešního pracovního dne
Zítra	Aktuální datum plus jeden den	Aktuální datum plus jeden den	Počáteční čas aktuálního dne plus jeden pracovní den
Tento týden	Aktuální datum plus dva dny, nejpozději však poslední pracovní den tohoto týdne	Poslední pracovní den v tomto týdnu	Počáteční čas aktuálního dne plus dva pracovní dny
Příští týden	První pracovní den příštího týdne	Poslední pracovní den příštího týdne	Počáteční čas prvního pracovního dne příštího týdne
Bez data	Bez data	Bez data	Aktuální datum
Vlastní	Aktuální datum	Aktuální datum	Aktuální datum