Záznam je dokument nebo jiná elektronická nebo fyzická entita v organizaci, která slouží jako důkaz o aktivitě nebo transakci prováděné organizací a která vyžaduje uchovávání po určitou dobu. Správa záznamů je proces, kterým organizace:
-
Určuje, jaké typy informací se mají považovat za záznamy.
-
Určuje způsob zpracování aktivních dokumentů, které se stanou záznamy během jejich použití, a určuje, jak se mají shromažďovat po jejich deklarování jako záznamy.
-
Určuje, jakým způsobem a jak dlouho by měly být jednotlivé typy záznamů zachovány, aby splňovaly právní, obchodní nebo regulační požadavky.
-
Prošetřuje a implementuje technologická řešení a obchodní procesy, které pomáhají zajistit, aby organizace dodržovala své povinnosti v oblasti správy záznamů náklady efektivním a nerušitným způsobem.
-
Provádí úkoly související se záznamy, jako je například odkládání záznamů s ukončenou platností nebo vyhledání a ochrana záznamů souvisejících s externími událostmi, jako jsou soudní spory.
Určení, které dokumenty a další fyzické nebo elektronické položky ve vaší organizaci jsou záznamy, je odpovědností vedoucích dodržování předpisů, vedoucích záznamů a právníků. Díky pečlivé kategorizaci veškerého podnikového obsahu ve vaší organizaci vám tito lidé můžou pomoct zajistit, aby byly dokumenty zachované po příslušnou dobu. Dobře navržený systém správy záznamů pomáhá legálně chránit organizaci, pomáhá organizaci prokázat dodržování zákonných povinností a zvyšuje efektivitu organizace tím, že podporuje dispozice položek, které nejsou záznamy.
Systém správy záznamů obsahuje následující prvky:
-
Analýza obsahu, která popisuje a zařazovat do kategorií obsah v podniku, který se může stát záznamy, který poskytuje zdrojová umístění a popisuje, jak se obsah přesune do aplikace pro správu záznamů.
-
Plán souborů, který označuje pro každý druh záznamu v podniku, kde by měly být zachované jako záznamy, zásady, které se na ně vztahují, jak dlouho musí být zachované, jak se mají likvidovat a kdo je za jejich správu zodpovědný.
-
Dokument požadavků na dodržování předpisů, který definuje pravidla, která musí it systémy organizace dodržovat, aby bylo zajištěno dodržování předpisů a metody, které se používají k zajištění účasti členů podnikového týmu.
-
Metoda shromažďování záznamů, které už nejsou aktivní ze všech zdrojů záznamů, jako jsou servery pro spolupráci, souborové servery a e-mailové systémy.
-
Metoda auditování záznamů v době, kdy jsou aktivní
-
Metoda pro zaznamenávání metadat záznamů a historie auditování a jejich udržování.
-
Proces pro podržení záznamů (pozastavení jejich dispozice), když nastanou události, jako jsou soudní spory.
-
Systém pro sledování a vykazování zpracování záznamů, který zajišťuje, že zaměstnanci je zastupují, přistupují k nim a spravují je podle definovaných zásad a procesů.
SharePoint obsahuje funkce, které pomáhají organizacím implementovat integrované systémy a procesy správy záznamů.
Přehled plánování správy záznamů
Toto téma popisuje kroky plánování, které byste měli udělat, abyste měli jistotu, že systém správy záznamů, který implementujete na základě SharePoint, dosáhne cílů správy záznamů vaší organizace. Tady je náhled procesu plánování správy záznamů:
-
Určení rolí správy záznamů Správa úspěšných záznamů vyžaduje speciální role, například:
-
Vedoucí záznamů a pracovníci dodržování předpisů zařazovat záznamy v organizaci do kategorií a spustit proces správy záznamů.
-
Pracovníci IT implementují systémy, které efektivně podporují správu záznamů.
-
Správci obsahu zjistí, kde se informace o organizaci uchovávají, a aby se ujistili, že jejich týmy dodržují postupy správy záznamů.
-
-
Analýza obsahu organizace Před vytvořením plánu souborů se správci záznamů a správci obsahu měří použití dokumentů v organizaci, aby určili, které dokumenty a další položky se stávají záznamy.
-
Vytvoření plánu souborů Po analýze obsahu organizace a stanovených plánech uchovávání informací vyplňte zbývající část plánu souborů. Plány souborů se liší od organizace k organizaci, ale obecně popisují typy položek, které podnik bere jako záznamy, označují, kde jsou uloženy, popisují jejich doby uchovávání a poskytují další informace, například kdo je zodpovědný za jejich správu a jakou širší kategorii záznamů patří.
-
Vývoj plánů uchovávání informací U každého typu záznamu určete, kdy už není aktivní (používá se), jak dlouho by měl být zachovaný a jak by se měl nakonec zlikvidovat.
-
Vyhodnocení a vylepšení postupů správy dokumentů Ujistěte se, že se v úložištích dokumentů používají požadované zásady. Ujistěte se například, že je obsah odpovídajícím způsobem auditován, aby se spolu se záznamy zachovaly vhodné audity.
-
Návrh řešení pro správu záznamů Určete, jestli chcete vytvořit archiv záznamů, spravovat záznamy na místě nebo použít kombinaci těchto dvou přístupů. Na základě plánu souborů navrhujte archiv záznamů nebo určete, jak používat existující weby k záznamům. Definujte typy obsahu, knihovny, zásady a v případě potřeby metadata, která určují umístění, do které se má dokument směrovat.
-
Plánování toho, jak se obsah stane záznamy Pokud používáte SharePoint pro aktivní správu dokumentů i pro správu záznamů, můžete vytvořit vlastní pracovní postupy pro přesunutí dokumentů do archivu záznamů. Pokud používáte SharePoint nebo externí systém správy dokumentů, můžete plánovat a vyvíjet rozhraní, která přesouvají obsah z těchto systémů do archivu záznamů, nebo které deklarují, že dokument je záznam, ale nehýbe dokument. Můžete také vytvořit školicí plán, který uživatelům naučí vytvářet záznamy a pracovat s ním.
-
Plánování integrace e-mailu Určete, jestli budete spravovat e-mailové záznamy v SharePoint, nebo jestli budete spravovat e-mailové záznamy v samotné e-mailové aplikaci.
-
Plánování dodržování předpisů pro sociální obsah Pokud vaše organizace používá sociální média, jako jsou blogy nebo wikiweby, určete, jak se z tohoto obsahu stanou záznamy.
-
Plánování vytváření sestav a dokumentace k dodržování předpisů Pokud chcete ověřit, že vaše organizace provádí požadované postupy správy záznamů, a sdělit tyto postupy, měli byste si zdokumentovat plány a procesy správy záznamů. Pokud se váš podnik zapojuje do soudních sporů souvisejících se záznamy, budete možná muset vytvořit tyto pokyny pro správu záznamů, plány implementace a metriky efektivity.
