Příprava zdroje dat v Excelu pro hromadnou korespondenci ve Wordu

Krok 1: Nastavení zdroje dat v Excelu

Pokud už jako zdroj dat pro wordovou hromadnou korespondenci používáte excelovou tabulku, tento krok přeskočte. Pokud je zdrojem dat soubor .txt nebo soubor .csv, použijte k nastavení dat v Excelu Průvodce importem textu.

Po úspěšném importu souboru .txt nebo .csv přejděte na Krok 2.

Krok 2: Příprava zdroje dat

V excelovém zdroji dat, který chcete použít jako seznam adresátů ve wordové hromadné korespondenci, zajistěte správné formátování sloupců číselných dat. Například sloupec obsahující čísla naformátujte tak, aby to odpovídalo určité kategorii, třeba Měna.

Pokud jako kategorii zvolíte Procenta, myslete na to, že procentní formát vynásobí hodnotu buňky číslem 100. Abyste se tomuto násobení vyhnuli, můžete sloupec procentních hodnot naformátovat jako text.

Poštovní směrovací čísla (PSČ) by měla být naformátovaná jako text, aby se tato data v hromadné korespondenci zachovala. Pokud jste to neudělali během nahrávání, naformátujte je teď. Úvodní nuly v kódech (například 00399), které nejsou naformátované jako text, se při hromadné korespondenci vypustí.

1. Vyberte sloupec, který obsahuje poštovní směrovací čísla (PSČ) nebo jiná data, která je potřeba naformátovat.

2. Na kartě Domů ve skupině Číslo klikněte na šipku dolů u pole Formát čísla a pak vyberte jednu z možností v seznamu (např. Text).

   

Zajistěte, aby u slučovacího pole byl přidaný správný symbol. Tady je příklad, jak by vypadaly hodnoty měny a procent, kdybyste vynechali příslušné symboly.

Při použití symbolů budou dávat číselné hodnoty lepší smysl.

V dokumentu hromadné korespondence přidejte symboly ke slučovacím polím takhle:

Viz taky

• Použití hromadné korespondence k vytvoření a odeslání hromadné pošty, štítků a obálek

• Hromadná korespondence – volně dostupné 10minutové instruktážní video

Krok 1: Nastavení zdroje dat v Excelu

Pokud jako zdroj dat pro hromadnou korespondenci ve Wordu používáte excelovou tabulku, přejděte ke druhému kroku tohoto tématu. Pokud chcete jako zdroj dat vybrat soubor .txt nebo .csv s kontakty třeba z Gmailu, použijte k nastavení dat v aplikaci Excel průvodce importem textu.

1. Otevřete Excel a na kartě Data zvolte Z textu.

   

2. Klikněte na požadovaný soubor .csv nebo .txt a potom zvolte Načíst data.

3. V Průvodci importem textu zvolte Další.

4. V části Oddělovače zaškrtněte políčko vedle typu oddělovače, který odděluje jednotlivé prvky dat (například tabulátor nebo čárka). Pak zvolte Další.

   Tip: V podokně Náhled vybraných dat je vidět, jak bude vypadat výsledek ve formátu tabulky.

   
   
    

5. V podokně Náhled vybraných dat vyberte sloupec, který obsahuje poštovní směrovací čísla. Potom v části Formát dat ve sloupcích zvolte Text.

   
    

6. Krok 5 opakujte podle potřeby. Vyberte sloupec, který chcete změnit, a formát dat, který chcete použít.

   Poznámka: Název formátu se pokaždé, když na sloupec použijete formát dat, objeví v záhlaví tabulky tohoto sloupce.

7. Klikněte na Dokončit.

8. V dialogovém okně Importovat data vyberte, kam má Excel data umístit, a pak klikněte na OK.

   Poznámka: Tabulku uložte pod novým názvem souboru.

Krok 2: Formátování číselných dat v excelové tabulce

Pokud se chcete ujistit, že se z poštovního směrovacího čísla při použití hromadné korespondence neztratí žádné nuly, naformátujte sloupec obsahující poštovní směrovací čísla jako text.

1. Otevřete tabulku a vyberte sloupec, ve kterém jsou poštovní směrovací čísla.

2. Na kartě Domů v poli Formát zvolte Text.

   

Teď můžete tato data použít pro hromadnou korespondenci.