Zásady uchovávání informací jsou součástí technologie MRM (Messaging Records Management), která je dostupná Microsoft Exchange Server a Microsoft 365 e-mailových účtů. Technologie Správa záznamů o zasílání zpráv umožňuje uchovávat zprávy, které jsou zapotřebí k dodržování zásad organizace, státních předpisů nebo právních potřeb, a odebírat obsah, který už nemá právní nebo obchodní hodnotu.
Poznámka: Tato funkce vyžaduje licence Microsoft Outlooku a Exchange Serveru. Další informace najdete v článku Licenční požadavky na osobní archiv a zásady uchovávání informací.
Zásady uchovávání informací
Organizace mohou vytvářet výchozí zásady uchovávání informací pro všechny položky pošty v poštovní schránce Exchange Server nebo Microsoft 365, specifické zásady pro výchozí složky, jako jsou doručená pošta,koncepty,odeslaná pošta,odstraněná pošta Microsoft 365 nevyžádaná pošta, nebo vytvářet zásady uchovávání informací, které mohou uživatelé použít u složek nebo jednotlivých položek. Všechny nebo kombinaci těchto možností může nakonfigurovat váš Exchange Server nebo Microsoft 365 správce.
Důležité informace: Pokud máte k zásadám uchovávání informací ve vaší organizaci nějaké otázky, přečtěte si pokyny vaší organizace nebo kontaktujte vaše právní oddělení.
Je jednodušší přiřadit zásady uchovávání informací ke složkám než k jednotlivým zprávám. I když jsou zásady uchovávání informací přiřazené ke složce, můžete vybrat jednu nebo více zpráv a přiřadit k nim jiné zásady. Zásady přiřazené ke složce mají přednost před zděděnými zásadami složky.
Důležité informace: Všechny zásady uchovávání informací, které obsahují datum, do kterého se e-mailová zpráva odstraní, se zobrazí v záhlaví e-mailové zprávy. Pokud je ale použitá zásada uchovávání informací jen pro zachování a nevyžaduje odstranění e-mailové zprávy, nemusí se název a popis zásady zobrazit v záhlaví e-mailové zprávy nebo v záhlaví podokna čtení.
Přiřazení zásad uchovávání informací k e-mailové složce
-
V navigačním podokně klikněte pravým tlačítkem myši na poštovní složku, aby se otevřela místní nabídka, a vyberte Vlastnosti.
-
Vyberte kartu Zásady a zvolte zásady složky. Ve výchozím nastavení bude složka automaticky používat všechny zásady, které už byly přiřazeny k nadřazené složce.
Přiřazení zásad uchovávání informací k e-mailovým zprávám
-
V seznamu zpráv klikněte na zprávu.
Tip: Chcete-li vybrat více zpráv, podržte klávesu CTRL a postupně klikněte na jednotlivé zprávy.
-
Na pásu karet vyberte Přiřadit zásadu.
-
Zásady uchovávání informací pro zprávy se objeví v záhlaví podokna čtení pod jmény příjemců a obsahují datum vypršení platnosti.
Příkaz Přiřadit zásadu na pásu karet chybí.
Pokud na pásu karet chybí příkaz Přiřadit zásadu, může být v nabídce přetečení. Klikněte na tři tečky na pravé straně pásu karet a měli byste vidět Přiřadit zásadu. Je taky možné, že váš správce Exchange Server nebo správce Microsoft 365 nepou3/4ít zásady uchovávání informací a archivace pro váš účet, nebo jste nepou3/4ít licenci Outlook, která obsahuje tuto funkci. Další informace najdete v článku Licenční požadavky na osobní archiv a zásady uchovávání informací.
Odebrání zásad uchovávání informací
Když od e-mailové zprávy odeberete zásady uchovávání informací, budou pro tuto položku platit zásady složky (pokud jsou přiřazené).
-
V seznamu zpráv klikněte na zprávu.
-
Na pásu karet vyberte Přiřadit zásadu.
-
V části Zásady uchovávání informací klikněte na Použít zásady složky.
Zásady uchovávání informací pro zprávy se objeví v záhlaví podokna čtení pod jmény příjemců a obsahují datum vypršení platnosti.
