Můžete shromažďovat nebo aktualizovat informace, i když e-maily používají Microsoft Access 2007 nebo Access 2010 s Microsoft Outlookem 2007 nebo Microsoft Outlookem 2010. Access vás provede vytvořením formuláře pro shromažďování dat a odesláním formuláře v e-mailové zprávě. Když příjemci e-mailu vrátí vyplněné formuláře, můžete se rozhodnout, jestli se shromážděná data automaticky zpracují a uloží do určené databáze Accessu. Tento způsob shromažďování dat vám může ušetřit čas a námahu, které se obvykle podílejí na kopírování a vložení nebo ručním procesu zadávání dat. Tady jsou některé scénáře, kde můžete pomocí tohoto procesu shromažďovat data:
Průzkumy Můžete provést průzkum a zkompilovat výsledky, a to tak, že nejprve vytvoříte databázi Accessu s potřebnými tabulkami pro ukládání výsledků a pomocí Průvodce vygenerujete formulář průzkumu a pak ho odešlete do seznamu Účastníci průzkumu. Když účastníci odpoví, data průzkumu se ukládají automaticky v databázi.
Zprávy o stavu Váš tým vám v pravidelných intervalech informuje o tom, jestli se jedná o nejnovější stav zásob, nebo aktuální informace o nevyřízených problémech.
Správa událostí Při organizování konference nebo školení nebo jiných událostí můžete odeslat jeden nebo více formulářů jako e-mailovou zprávu a shromažďovat kontaktní informace, cestovné a hotelové preference atd. Pokud se rozhodnete, že se odpovědi automaticky zpracovávají, mohou účastníci kdykoli změnit své předvolby, aniž by vás upozornili, a vždy máte přístup k nejnovějším datům pro účely rozhodování.
V tomto článku je vysvětleno, co je potřeba použít tento postup, jak začít s průvodcem používat, a další informace o různých krocích, které vám umožní co nejvíce informovat výběr v průběhu průvodce.
Poznámka: Shromážděná data nebudete moct přidat, pokud vám příjemce požádá o odeslání formuláře pro shromažďování dat účet Hotmail nebo Yahoo.
Než začnete
Pokud data shromažďujete poprvé pomocí e-mailových zpráv, postupujte takto:
-
Zkontrolujte, jestli máte na počítači nainstalované následující aplikace:
-
Access 2007 nebo Access 2010.
-
Outlook 2007 nebo Outlook 2010. Musíte mít Outlook nainstalovaný a nakonfigurovaný v počítači, který používáte k posílání e-mailových zpráv. Pokud máte Outlook nainstalovaný, ale ještě není nakonfigurovaný, spusťte Outlook a postupujte podle pokynů v Průvodci spuštěním Outlooku. Nápovědu k průvodci najdete v nápovědě k Outlooku.
-
Pokud plánujete používat formulář InfoPathu, ujistěte se, že máte nainstalovanou aplikaci InfoPath 2007 nebo novější verzi, a příjemci musí mít na počítači nainstalovanou aplikaci InfoPath.
-
Příjemci e-mailu musí mít aplikaci InfoPath nebo e-mailového klienta podporující formát HTML nainstalovaný ve svých počítačích, aby mohli formulář zobrazit a upravovat.
Formulář používaný ke shromažďování dat prostřednictvím e-mailových zpráv není formulářem aplikace Access. Průvodce generuje speciální formulář ve formátu HTML nebo InfoPathu.
Identifikujte cílovou databázi. Databáze může být ve formátu. mdb nebo. accdb. Soubory. MDE a. accde jsou navíc podporovány. Pokud nechcete používat existující databázi, musíte vytvořit novou.
-
-
Identifikujte nebo vytvořte tabulky, které chcete naplnit daty z e-mailových odpovědí. Pokud shromažďujete data pro existující tabulky, ujistěte se, že tabulky nejsou určené jen pro čtení a že máte potřebná oprávnění k přidávání nebo aktualizaci jejich obsahu.
Poznámka: Typy polí příloha, automatické číslo, OLE a multi-hodnota nelze shromáždit pomocí e-mailových zpráv
Pokud operace shromažďování dat vyplní dvě nebo více tabulek, musíte vytvořit výběrový dotaz a použít ho jako zdroj záznamů formuláře. Zkontrolujte, jestli dotaz obsahuje všechna povinná pole z podkladových tabulek. Pokud používáte existující dotaz, ujistěte se, že dotaz není určený jen pro čtení a že máte potřebná oprávnění k přidání nebo aktualizaci jeho obsahu. Další informace o vytváření dotazů na základě dvou nebo víc tabulek najdete v článku Úvod k dotazům.
Data ukládejte jako nové záznamy v následujících situacích:
-
Pokud data doplní více tabulek.
-
Pokud cílová tabulka neobsahuje pole primárního klíče. Hodnoty primárního klíče jsou nutné k namapování každé odpovědi na existující záznam. Pokud cílová tabulka neobsahuje pole primárního klíče, buď je přidejte, nebo přiřaďte existující pole, které má jedinečné hodnoty jako primární klíč.
-
Pokud cílová tabulka neobsahuje žádné záznamy. Pokud je tabulka prázdná, průvodce předpokládá, že chcete přidat záznamy.
-
E-mailové adresy příjemců nejsou uloženy jako pole v databázi. Při shromažďování dat pro aktualizaci záznamů nebudete moct ručně zadat adresy do zprávy vygenerované průvodcem. Pole adresa musí být v cílové tabulce nebo v tabulce s cílovou tabulkou.
Začínáme
-
Otevřete databázi, ve které budou shromážděná data uložena.
-
Pokud chcete přidat data do jedné tabulky, vyberte ji v navigačním podokně. Pokud chcete naplnit více souvisejících tabulek, vyberte dotaz, který je svázaný s těmito tabulkami.
-
Spusťte Průvodce jedním z následujících způsobů:
-
Na kartě externí data klikněte ve skupině shromáždit data na vytvořit E-mail.
-
Klikněte pravým tlačítkem na tabulku nebo dotaz a potom klikněte na shromáždit a aktualizovat data e-mailem.
Poznámka: Pokud tabulka neobsahuje žádná pole, nebo má typy vyhledávacích polí typu Automatické číslo, objekt OLE, příloha nebo vícehodnotové pole, zobrazí se tato zpráva: Vybraná tabulka nebo dotaz nemají žádná pole, která podporují získávání dat e-mailem.
-
Pokud tabulka obsahuje pole, která podporují shromažďování dat, spustí se průvodce. Pokud cílová tabulka podporuje přidávání i aktualizaci dat, Průvodce vás provede potřebnými kroky pro shromažďování dat prostřednictvím e-mailových zpráv.
Následující části se používají jako reference k případným otázkám, které by mohly protrvat v následujících sedmi hlavních krocích.
Volba typu formuláře pro zadávání dat, který chcete odeslat
Vyberte typ formuláře podle snadného použití a příjemců.
Výběr formuláře HTML Formulář HTML může zobrazit a upravit libovolný uživatel, jehož e-mailový klient podporuje.
Výběr formuláře Microsoft InfoPathu Tato možnost se zobrazí jenom v případě, že je v počítači nainstalovaná aplikace InfoPath. Tuto možnost vyberte jenom v případě, že máte na počítači nainstalované aplikace InfoPath a Outlook. Formulář InfoPathu nabízí lepší datové položky a editační prostředí.
Zobrazená stránka průvodce závisí na tom, jestli cílový objekt podporuje aktualizaci dat. Pokud se jedná o dotaz, který je založený na dvou nebo víc tabulkách, nebo pokud se jedná o tabulku, která nemá pole primárního klíče nebo neobsahuje žádné záznamy, průvodce předpokládá, že chcete přidat nové záznamy, a vyzve vás k výběru polí formuláře. Ve všech ostatních případech vás průvodce vyzve, abyste určili, jestli chcete přidat nebo aktualizovat data před žádostí o výběr polí formuláře.
Zvolte, jestli chcete shromažďovat nová data nebo aktualizovat existující data.
Určete, co chcete s daty dělat. Typ formuláře, který používáte, ovlivňuje počet nových záznamů, které vám může příjemce poslat v jedné odpovědi. Při aktualizaci dat určuje počet záznamů, které musí příjemce aktualizovat, počet předdokončených formulářů, které budou součástí zprávy.
Poznámka: Chcete-li přidat nové záznamy, zadejte e-mailové adresy do pole Adresa e-mailové zprávy při vytvoření zprávy. Chcete-li aktualizovat existující data, musí být e-mailové adresy příjemců uloženy jako pole v podkladové tabulce nebo dotazu nebo v související tabulce.
Zadání dat, která chcete shromažďovat
Při výběru polí, která mají být ve formuláři zahrnuta, není nutné do formuláře zahrnout každé pole, které se nachází v podkladové tabulce nebo dotazu. Musí však být splněny následující podmínky:
-
Povinná pole: Pole označená symbolem hvězdičky (*) jsou povinná. Pokud shromažďujete nové záznamy, průvodce automaticky zahrne všechna pole, jejichž požadovaná vlastnost je nastavená na Ano. Pokud jsou povinná pole libovolného záznamu prázdná, Access nepřidá záznam do tabulky.
-
Nepodporované typy polí: Do formuláře nebudete moci zahrnout určité typy polí, například automatické číslo, příloha, objekt OLE nebo vyhledávací pole s více hodnotami.
-
Pole primárního klíče: Uživatel bude moci zadat hodnotu do pole při přidávání záznamů. odpověď nebude zpracována, pokud je zadaná hodnota již používána.
Poznámka: Pro každé zahrnuté pole zadejte v části Vlastnosti polepopisek a pokud nechcete, aby uživatel měnil data v tomto poli, klikněte na jen pro čtení .
Určení automatického nebo ručního zpracování dat
Můžete vybrat automatické nebo ruční zpracování odpovědí. Automatické zpracování znamená, že když dostanete odpovědi, Outlook a Access spolupracují a exportujte data do cílových tabulek v databázi. Automatické zpracování vám ušetří čas a námahu. Ruční zpracování pouze znamená, že spustíte operaci exportu, která převede data ze zadané složky v Outlooku do cílové tabulky v Accessu.
Odpovědi jsou úspěšně exportovány do cílové tabulky, pokud jsou splněny následující podmínky při doručení odpovědí do poštovní schránky:
-
Outlook už musí být na počítači nainstalovaný. Pokud Outlook neběží, bude zpracování zahájeno při příštím spuštění Outlooku.
-
Access nesmí být chráněný heslem a neměl by být otevřen ve výhradním režimu. Název nebo umístění databáze se nesmí od odeslání e-mailové zprávy změnit.
-
Názvy tabulek a dotazů a vlastnosti polí zahrnutých ve formuláři nesmí být od odeslání e-mailové zprávy změněny.
-
Abyste mohli přidat nebo aktualizovat obsah podkladových tabulek a dotazů, musíte mít požadovaná oprávnění.
Poznámka: Pokud se automatické zpracování nezdaří, zkuste opravit všechny problémy a pak ručně exportujte odpovědi, které se nezdařily. Všechny odpovědi doručené po vyřešení problémů se budou dál zpracovávat automaticky.
Nastavení vlastností pro kontrolu automatického zpracování odpovědí
Pokud chcete zadat jinou složku Outlooku, kde jsou uložené odpovědi, na stránce Zadejte, jak chcete zpracovat odpovědi v průvodci klikněte na název složky. V dialogovém okně Vybrat složku vyberte jinou složku nebo kliknutím na tlačítko nové vytvořte novou složku.
Pokud kliknutím na nastavit vlastnosti nastavíte automatické zpracování odpovědí na změnu nebo upřesnění nastavení importu, najdete další informace v následující tabulce:
|
Možnost |
Výsledek |
|---|---|
|
Zahodit odpovědi od těch, kterým jste zprávu neposlali |
Toto políčko zaškrtněte, pokud chcete, aby se automaticky zpracovaly pouze odpovědi odeslané původními příjemci vaší zprávy. Odpovědi od ostatních lidí se ukládají do cílové složky, ale nezpracovávají se automaticky. |
|
Přijmout více odpovědí od jednotlivých příjemců |
Toto políčko zaškrtněte, pokud chcete, aby se automaticky zpracovala pouze první odpověď od každého příjemce. Druhá a další odpověď se uloží do cílové složky, ale nezpracovávají se automaticky. Poznámka: Toto nastavení pouze řídí počet odpovědí a nikoli počet záznamů v rámci jedné odpovědi, které jsou zpracovány. Jinými slovy: Pokud odešlete formulář InfoPathu, uživatel vám může poslat více záznamů v jedné odpovědi a Access automaticky zpracuje všechny záznamy v odpovědi, i když toto políčko není zaškrtnuté. |
|
Povolit pouze aktualizace stávajících dat |
Když příjemci aktualizují data pomocí formuláře aplikace InfoPath, mohou kromě aktualizací stávajících záznamů odesílat i nové záznamy. Zaškrtněte toto políčko, pokud chcete zpracovat pouze aktualizace stávajících záznamů. |
|
Počet odpovědí, které se mají zpracovat |
Zadejte celkový počet odpovědí (od všech příjemců), které chcete automaticky zpracovat. Pokud chcete, aby se všechny odpovědi automaticky zpracovaly, zadejte do textového pole velkou hodnotu, třeba 5000. Odpovědi, které jsou přijaté po dosažení zadané hodnoty, se uloží do cílové složky, ale nezpracovávají se automaticky. |
|
Datum a čas ukončení |
Určete, jestli se má pro tuto e-mailovou zprávu zastavit automatické zpracování odpovědí. Odpovědi přijaté po tomto datu a čase jsou uloženy do cílové složky, ale nezpracovávají se automaticky. |
Pokud chcete tyto možnosti později změnit, klikněte na kartě externí data ve skupině shromáždit data na spravovat odpovědi. V dialogovém okně Spravovat zprávy shromažďování dat vyberte zprávu, u které chcete změnit nastavení, a potom klikněte na Možnosti zprávy. Změny, které v dialogovém okně provedete, ovlivní všechny další odpovědi, které pro tuto zprávu dostanete.
Ruční zpracování odpovědí
Pokud chcete určit, kdy a které odpovědi budou zpracovány, nezaškrtávejte políčko Automatický proces. Odpovědi budou uloženy do určené složky v Outlooku, dokud nevyberete a kliknete pravým tlačítkem myši na každou odpověď ve složce a potom v místní nabídce kliknete na příkaz exportovat data do aplikace Microsoft Access .
V některých případech může být také nutné ručně zpracovat odpovědi, jejichž automatické zpracování se nezdařilo.
Před exportem dat mějte na paměti toto:
-
Accessová databáze by neměla být otevřená ve výhradním režimu a název nebo umístění databáze se od odeslání e-mailové zprávy nesmí změnit.
-
Názvy tabulek a dotazů a vlastnosti polí zahrnutých ve formuláři nesmí být od odeslání e-mailové zprávy změněny.
-
Abyste mohli přidat nebo aktualizovat obsah podkladových tabulek a dotazů, musíte mít požadovaná oprávnění.
Vyberte, jak chcete zadat e-mailové adresy příjemců.
Pokud shromažďujete pouze nové informace, můžete e-mailové adresy určit dvěma způsoby:
-
Zadejte e-mailové adresy jednotlivě v e-mailové zprávě Outlooku nebo vyberte adresy z adresáře.
-
Použijte pole e-mailová adresa v tabulce nebo dotazu aktuální databáze Accessu.
Poznámka: Při shromažďování dat k aktualizaci existujících záznamů se toto dialogové okno nezobrazuje, protože e-mailové adresy příjemců musí být nejdříve dostupné jako pole v databázi.
Zadání e-mailových adres přímo v Outlooku
Pokud zadáváte příjemce v Outlooku, můžete zprávu před odesláním zobrazit jako náhled a upravit. V textu e-mailové zprávy je stručný úvod a formulář. Doporučujeme, abyste ve formuláři neprováděli žádné změny. Změny ve struktuře formuláře můžou způsobit, že se odpověď nezpracovává.
Použití e-mailových adres uložených v poli v databázi
Možnost výběru přidružené tabulky odkazuje na související tabulky. Pokud chcete zobrazit nebo upravit relace tabulek v databázi, klikněte na databázové nástroje. ve skupině relace klikněte na položku relace
Další informace o relacích najdete v průvodci článkem relace mezi tabulkami.
Kontrola a určení seznamu příjemců
Posledním hlavním krokem je zobrazení náhledu a přizpůsobení e-mailové zprávy, upřesnění seznamu příjemců a odeslání zprávy shromažďování dat.
Vytvoření a odeslání e-mailové zprávy
Když vám průvodce informuje, že teď můžete vytvořit e-mailovou zprávu a ukazuje, jak zobrazit e-mailový stav pomocí příkazu spravovat odpovědi , můžou se zobrazit některé varovné zprávy. Následující tabulka popisuje každé upozornění a akci, která se dá vyřešit:
|
Warning Zpráva upozornění |
Popis |
S Olution |
|---|---|---|
|
Některé záznamy v zadané e-mailové adrese neobsahují platnou adresu. Pro tyto řádky nebudou vrácena žádná data. |
Pole e-mailové adresy, které jste vybrali, obsahuje hodnoty null. |
Pokud chcete shromažďovat data pro každý záznam, ukončete průvodce a nahraďte prázdné hodnoty e-mailovými adresami. Potom spusťte průvodce znovu. |
|
Databáze momentálně máte výhradní zámek. Automatické zpracování se nezdaří, dokud nebude zámek uvolněn. |
Databáze je aktuálně otevřená ve výhradním režimu. |
Pokud se rozhodnete, že se odpovědi automaticky zpracovávají, zpracování se nezdaří, protože Access nemůže přidat nebo aktualizovat databázi, na které je výhradní zámek. Zavření a opětovné otevření databáze v nevýhradním režimu hned po odeslání zprávy |
|
Tyto e-mailové zprávy by mohly obsahovat data důvěrné nebo citlivé povahy. |
Shromažďujete data pro aktualizaci existujících záznamů a formulář, který se chystáte odeslat, bude předem dokončen se stávajícími daty. |
Pokud některá pole formuláře obsahují citlivá data, vraťte se do kroku průvodce, kde jste pole vybrali, a odeberte z formuláře pole, která obsahují citlivá data. |
Po zobrazení náhledu a přizpůsobení zprávy můžete filtrovat pole e-mailové adresy a vybrat příjemce. Vyberte e-mailové adresy, které chcete použít, zaškrtnutím příslušných políček. Pokud se zobrazí dialogové okno se seznamem neplatných e-mailových adres, poznamenejte si adresy v seznamu a klikněte na konec. Ověřte neplatné adresy, proveďte potřebné opravy a pak zprávu znovu odešlete.
