Přidání události mimo kancelář do outlookového kalendáře ostatních uživatelů
V outlookovém kalendáři můžete snadno označit čas jako Zaneprázdněn nebo Mimo kancelář. Co když ale nepoužíváte Microsoft 365 a nemáte povolené sdílení kalendáře, ale potřebujete, aby váš čas nebyl pro kolegy viditelný? Tento článek vysvětluje, jak přidat přizpůsobené celodenní žádosti o schůzku do kalendářů spolupracovníků, aniž by to mělo vliv na volný čas v kalendářích.
-
Informace o různých způsobech sdílení kalendáře s ostatními najdete v článku Sdílení outlookového kalendáře s jinými lidmi.
-
Informace o odesílání odpovědí mimo kancelář najdete v tématu Odesílání automatických odpovědí Mimo kancelář z Outlooku.
Plánování dovolené pomocí žádosti o schůzku je dvoustupňový proces. Potřebujete si zablokovat dovolenou ve svém vlastním kalendáři a také dát spolupracovníkům vědět, že budete chybět, a to tak, že přidáte čas dovolené do jejich kalendářů.
Poznámka: Pokud vám kroky na této kartě Nový Outlook nefungují, je možné, že ještě nepoužíváte nový Outlook pro Windows. Vyberte Klasický Outlook a postupujte podle těchto kroků.
Vytvoření události mimo kancelář v kalendáři
-
V Kalendáři na kartě Domů vyberte Nová událost.
-
Přidejte název události a pak vyberte počáteční a koncové datum.
-
Pokud chcete blokovat celý den (nebo dny), posuňte přepínač Celý den doprava.
-
Ve skupině Možnosti vyberte
-
Vyberte Uložit.
Odeslání této události mimo kancelář ostatním
Pokud jste postupovali podle kroků v předchozí části, zobrazí se událost, kterou jste vytvořili, označená jako Mimo kancelář. To znamená, že pokud se s vámi někdo pokusí naplánovat schůzku, uvidí, že nejste k dispozici.
Běžnou chybou při posílání události mimo kancelář ostatním uživatelům je otevření původní události a změna
-
V kalendáři klikněte pravým tlačítkem na událost mimo kancelář, kterou jste vytvořili dříve, a vyberte Duplikovat událost.
-
Přidejte nový název události. Můžete třeba chtít do názvu zahrnout své jméno, aby každý, kdo si ho prohlíží ve svém vlastním kalendáři, okamžitě věděl, o co se jedná.
-
Ve skupině Účastníci vyberte Možnosti odpovědi a v rozevíracím seznamu zrušte zaškrtnutí políčka Požadovat odpovědi .
-
Ve skupině Možnosti vyberte
-
V části Pozvat účastníky přidejte požadované příjemce.
-
Zadejte všechny informace, které chcete sdílet s příjemci.
-
Pokud upozorňujete uživatele na řadu opakovaných časů, kdy budete mimo kancelář, vyberte v rozevíracím seznamu Neopakovat způsob opakování a pak vyberte Uložit.
-
Vyberte Poslat.
Když odešlete tuto žádost o schůzku s
Správa dostupnosti v kalendáři
Když do kalendáře přidáte položku nebo přijmete pozvánku od někoho jiného, ve výchozím nastavení se položka ve vašem kalendáři označí jako Zaneprázdněn :
-
To má vliv na volný čas, který ostatní uvidí ve vašem kalendáři, když se s vámi pokusí naplánovat schůzku.
-
Pokud používáte Teams, má to také vliv na váš indikátor stavu a zobrazí se jako zaneprázdnění, když máte naplánované schůzky nebo události.
Když se podíváte do kalendáře, levý okraj každé položky je barevně označený jako stav položky: Bílý okraj označuje volný a tmavší barva značí zaneprázdnění.
Libovolnou položku kalendáře můžete upravit tak, aby se zobrazovala jako Zaneprázdněn, Volno, Mimo kancelář atd.:
-
V kalendáři klikněte pravým tlačítkem na položku, kterou chcete změnit.
-
V zobrazené nabídce přejděte na Zobrazit jako a vyberte požadovanou možnost.
Chcete upravit svůj stav v Teams? Viz Změna stavu v Microsoft Teams.
Krok 1: Přidání doby dovolené do kalendářů spolupracovníků
Když v kalendáři označíte čas jako "mimo kancelář", uvidí ho vaši spolupracovníci, když se s vámi pokusí naplánovat schůzku. Ale nebylo by skvělé, kdybyste mohli všechny najednou upozornit na váš čas pryč, aniž by to ovlivnilo jejich stav volného času nebo nepotřebné jejich kalendáře? Můžete to udělat tak, že nastavíte, aby se informace zobrazovaly v jejich kalendářích jako celodenní událost, ale na rozdíl od běžné celodenní události, která je obvykle nastavená na "zaneprázdněn", se tato celodenní událost zobrazuje jako volný čas. Na dostupnost volného času vašich spolupracovníků to nemá vliv.
Poznámka: Žádosti o schůzku jsou navržené tak, aby se odesílaly mezi uživateli Outlooku. Možnost zobrazit plány ostatních lidí při psaní žádostí o schůzku v Outlooku vyžaduje, aby vaše organizace používala Microsoft Exchange Server.
-
V kalendáři vyberte na kartě Domůmožnost Nová schůzka.
Klávesová zkratka Pokud chcete vytvořit novou žádost o schůzku, stiskněte kombinaci kláves CTRL+SHIFT+Q.
-
Do pole Předmět zadejte popis a v případě potřeby zadejte umístění do pole Umístění .
-
V seznamech Čas zahájení a Čas ukončení vyberte počáteční a koncový čas pro váš čas mimo kancelář. U dovolených to obvykle zahrnuje celé dny. V takovém případě zaškrtněte políčko Celodenní událost .
Poznámka: Outlook ve výchozím nastavení používá k plánování aktuální nastavení časového pásma na vašem počítači. Pokud chcete naplánovat čas mimo kancelář podle jiného časového pásma, klikněte ve skupině Možnosti na Časová pásma.
-
Ve skupině Účastníci v části Možnosti odpovědi zrušte zaškrtnutí políčka Požadovat odpovědi v rozevíracím seznamu.
-
Ve skupině Možnosti v části Zobrazit jako klikněte v rozevíracím seznamu na Tlačítko Zdarma . Pokud jste už určili, že se jedná o celodenní událost, je možnost Zobrazit jako automaticky nastavená na Hodnotu Zdarma.
Důležité informace:
-
Ujistěte se, že je nastavení Zobrazit jako nastavené na Bezplatná. To umožňuje příjemcům žádosti o schůzku přijmout žádost o schůzku a přidat si čas dovolené do svého kalendáře, ale neblokovat čas v kalendáři. V kalendáři příjemce se bude stále zobrazovat bezplatná dostupnost pro plánování během dovolené.
-
Při výběru celodenní události je čas zahájení události o půlnoci. Pokud chcete zabránit tomu, aby vaši spolupracovníci dostávali upozornění v nestandardních časech, nastavte připomenutí na Žádné.
-
-
Zadejte všechny informace, které chcete sdílet s příjemci.
-
Přidejte zamýšlené příjemce na řádek Do .
-
Pokud upozorňujete uživatele na řadu opakovaných časů, kdy budete mimo kancelář, vyberte ve skupině Možnostimožnost Opakování, vyberte způsob opakování a pak vyberte OK.
-
Vyberte Poslat.
Když odešlete tuto žádost o schůzku s nastavenou možností Zobrazit jakozdarma, zobrazí se událost v horní části každého dne v kalendářích Outlooku vašich spolupracovníků – vizuální připomenutí, které nezablokuje žádnou pracovní dobu.
Poznámka: Pokud jste nevybrali Celodenní událost, událost se zobrazí v časové mřížce; nezobrazuje se v horní části dne. Stále je však označen jako volný čas.
Krok 2: Zablokování času dovolené v kalendáři
Pokud jste postupovali podle kroků v předchozí části, byla odeslaná žádost o schůzku označena jako volný čas, aby se zabránilo zablokování času v kalendářích jiných lidí. Čas je ale ve vašem kalendáři také označený jako volný. Teď pro sebe musíte vytvořit další událost, aby ostatní viděli, že během zadaného času nejste k dispozici.
Běžnou chybou je otevřít položku žádosti o schůzku v kalendáři a po odeslání původní žádosti změnit nastavení Zobrazit jako z Volného na Mimo kancelář . Když to ale uděláte, pošle se všem uživatelům, kterým jste odeslali žádost o schůzku, aktualizace, která se změní na Volno na Mimo kancelář a porazí kroky, které jste udělali, abyste se tomu vyhnuli. V kalendáři musíte vytvořit duplicitní událost s nastavením Zobrazit jako nastaveným na Mimo kancelář.
Když lidé použijí outlookový kalendář k plánování schůzek a dalších událostí, uvidí vaši dostupnost, pokud jste nezměnili oprávnění pro svůj kalendář, aby tomu zabránili. Události, schůzky a události obvykle mají nastavení Zobrazit jakozaneprázdněné. Můžete také vytvářet položky s nastavením Zobrazit jako v části Mimo kancelář. Položky nastavené na Mimo kancelář se považují za podobné položkám nastaveným na Zaneprázdněn – někdo by neměl očekávat, že budete v té době k dispozici. Vizuálně se dva typy liší – položky nastavené na Mimo kancelář se zobrazují fialovou barvou, položky nastavené na Zaneprázdněné jsou označené modrým barevným motivem. Tento rozdíl ve vzhledu pomáhá zdůraznit, proč nejste k dispozici. Můžete například přesunout konfliktní položku Zaneprázdněn, ale pravděpodobně nebudete moct nebo nechcete změnit položku Mimo kancelář , jako je vaše dovolená.
-
V kalendáři vyberte na kartě Domůmožnost Nová událost.
-
Do pole Předmět zadejte název vašeho časového období.
-
V části Čas zahájení a Čas ukončení vyberte data, kdy začíná a končí váš čas.
-
Zaškrtněte políčko Celodenní událost .
-
Změňte nastavení Zobrazit jako na Mimo kancelář.
-
Vyberte Uložit & Zavřít.
Poznámka: Můžete zvážit odstranění (jenom ze svého kalendáře) počáteční žádosti o schůzku, kterou jste poslali jiným lidem. Nebo ho můžete nechat v kalendáři, abyste ho mohli použít ke snadnému odeslání aktualizace nebo zrušení, pokud se vaše plány změní.
Viz také
Potřebujete další pomoc?
Chcete další možnosti?
Prozkoumejte výhody předplatného, projděte si školicí kurzy, zjistěte, jak zabezpečit své zařízení a mnohem více.
Komunity vám pomohou klást otázky a odpovídat na ně, poskytovat zpětnou vazbu a vyslechnout odborníky s bohatými znalostmi.
