Přidání události mimo kancelář do outlookového kalendáře ostatních uživatelů

Create v kalendáři událost mimo kancelář

1. V Kalendáři na kartě Domů vyberte Nová událost. 

2. Přidejte název události a pak vyberte počáteční a koncové datum.

3. Pokud chcete blokovat celý den (nebo dny), zapněte přepínač Celý den . 

4. Ve skupině Možnosti vyberte Zaneprázdněn a pak v rozevíracím seznamu zvolte Mimo kancelář .

5. Vyberte Uložit.

Odeslání této události mimo kancelář ostatním

Pokud jste postupovali podle kroků v předchozí části, zobrazí se událost, kterou jste vytvořili, jako mimo kancelář. To znamená, že pokud se s vámi někdo pokusí naplánovat schůzku, uvidí, že nejste k dispozici. 

Běžnou chybou při posílání události mimo kancelář ostatním uživatelům je otevření původní události a změna o volném čase tak, aby se vám místo funkce Mimo kancelář zobrazovalamožnost Volno. To ale znamená, že se teď zobrazí jako dostupný pro každého, kdo se s vámi pokusí naplánovat schůzku. Pokud se tomu chcete vyhnout, musíte v kalendáři vytvořit duplicitní událost s Informace o volném čase, upravit událost podle potřeby a pak ji poslat ostatním.

1. V kalendáři klikněte pravým tlačítkem na událost mimo kancelář, kterou jste vytvořili dříve, a vyberte Duplikovat událost.

2. Přidejte nový název události. Můžete třeba chtít do názvu zahrnout své jméno, aby každý, kdo si ho prohlíží ve svém vlastním kalendáři, okamžitě věděl, o co se jedná.

3. Ve skupině Účastníci vyberte Možnosti odpovědi a v rozevíracím seznamu zrušte zaškrtnutí políčka Požadovat odpovědi .

4. Ve skupině Možnosti vyberte Volný/Zaneprázdněn a v rozevíracím seznamu vyberte Zdarma.

5. V části Pozvat účastníky přidejte požadované příjemce.

6. Zadejte všechny informace, které chcete sdílet s příjemci.

7. Pokud upozorňujete uživatele na řadu opakovaných časů, kdy budete mimo kancelář, vyberte v rozevíracím seznamu Neopakovat způsob opakování a pak vyberte Uložit.

8. Vyberte Poslat.

Když odešlete tuto žádost o schůzku s volným časem nastaveným na Volno, zobrazí se událost v horní části každého dne v kalendáři Outlooku příjemce – vizuální připomenutí, které neblokuje žádnou pracovní dobu příjemce.

Správa dostupnosti v kalendáři

Když do kalendáře přidáte položku nebo přijmete pozvánku od někoho jiného, ve výchozím nastavení se položka ve vašem kalendáři označí jako Zaneprázdněn :

• To má vliv na volný čas, který ostatní uvidí ve vašem kalendáři, když se s vámi pokusí naplánovat schůzku.

• Pokud používáte Teams, má to také vliv na váš indikátor stavu a zobrazí se jako zaneprázdnění, když máte naplánované schůzky nebo události.

Když se podíváte do kalendáře, levý okraj každé položky je barevně označený jako stav položky: Bílý okraj označuje volný a tmavší barva značí zaneprázdnění.

Libovolnou položku kalendáře můžete upravit tak, aby se zobrazovala jako Zaneprázdněn, Volno, Mimo kancelář atd.:

1. V kalendáři klikněte pravým tlačítkem na položku, kterou chcete změnit.

2. V zobrazené nabídce přejděte na Zobrazit jako a vyberte požadovanou možnost.

Chcete upravit svůj stav v Teams? Viz Změna stavu v Microsoft Teams.

Krok 1: Přidání doby dovolené do kalendářů spolupracovníků

Když v kalendáři označíte čas jako "mimo kancelář", uvidí ho vaši spolupracovníci, když se s vámi pokusí naplánovat schůzku. Ale nebylo by skvělé, kdybyste mohli všechny najednou upozornit na váš čas pryč, aniž by to ovlivnilo jejich stav volného času nebo nepotřebné jejich kalendáře? Můžete to udělat tak, že nastavíte, aby se informace zobrazovaly v jejich kalendářích jako celodenní událost, ale na rozdíl od běžné celodenní události, která je obvykle nastavená na "zaneprázdněn", se tato celodenní událost zobrazuje jako volný čas. Na dostupnost volného času vašich spolupracovníků to nemá vliv.

1. V kalendáři vyberte na kartě Domůmožnost Nová schůzka.

   Tip: Novou žádost o schůzku můžete vytvořit také stisknutím kombinace kláves CTRL+SHIFT+Q.

2. Do pole Název zadejte popis a v případě potřeby zadejte umístění do pole Umístění .

3. V seznamech Čas zahájení a Čas ukončení vyberte počáteční a koncový čas pro váš čas mimo kancelář. U dovolených to obvykle zahrnuje celé dny. V takovém případě zaškrtněte políčko Celodenní událost .

   Poznámka: Outlook ve výchozím nastavení používá k plánování aktuální nastavení časového pásma na vašem počítači. Pokud chcete naplánovat čas mimo kancelář na základě jiného časového pásma, zaškrtněte políčko Časová pásma a vyberte příslušné časové pásmo.

4. Ve skupině Účastníci v části Možnosti odpovědi zrušte zaškrtnutí políčka Požadovat odpovědi v rozevíracím seznamu.

5. Ve skupině Možnosti v části Zobrazit jako vyberte v rozevíracím seznamu Možnost Zdarma . Pokud jste už určili, že se jedná o celodenní událost, je možnost Zobrazit jako automaticky nastavená na Hodnotu Zdarma.

   Důležité informace: 

   • Ujistěte se, že je nastavení Zobrazit jako nastavené na Bezplatná. To umožňuje příjemcům žádosti o schůzku přijmout žádost o schůzku a přidat si čas dovolené do svého kalendáře, ale neblokovat čas v kalendáři. V kalendáři příjemce se bude stále zobrazovat bezplatná dostupnost pro plánování během dovolené.

   • Při výběru celodenní události je čas zahájení události o půlnoci. Pokud chcete zabránit tomu, aby vaši spolupracovníci dostávali upozornění v nestandardních časech, nastavte připomenutí na Žádné.

6. Zadejte všechny informace, které chcete sdílet s příjemci.

7. Přidejte požadované příjemce na řádek Povinné nebo Volitelné .

8. Pokud upozorňujete uživatele na řadu opakovaných časů, kdy budete mimo kancelář, vyberte ve skupině Možnostimožnost Opakování, vyberte způsob opakování a pak vyberte OK.

9. Vyberte Poslat.

Když odešlete tuto žádost o schůzku s nastavenou možností Zobrazit jakozdarma, zobrazí se událost v horní části každého dne v kalendářích Outlooku vašich spolupracovníků – vizuální připomenutí, které nezablokuje žádnou pracovní dobu.

Krok 2: Zablokování času dovolené v kalendáři

Pokud jste postupovali podle kroků v předchozí části, byla odeslaná žádost o schůzku označena jako volný čas, aby se zabránilo zablokování času v kalendářích jiných lidí. Čas je ale ve vašem kalendáři také označený jako volný. Teď pro sebe musíte vytvořit další událost, aby ostatní viděli, že během zadaného času nejste k dispozici.

Běžnou chybou je otevřít položku žádosti o schůzku v kalendáři a po odeslání původní žádosti změnit nastavení Zobrazit jako z Volného na Mimo kancelář . Když to ale uděláte, pošle se všem uživatelům, kterým jste odeslali žádost o schůzku, aktualizace, která se změní na Volno na Mimo kancelář a porazí kroky, které jste udělali, abyste se tomu vyhnuli. V kalendáři musíte vytvořit duplicitní událost s nastavením Zobrazit jako nastaveným na Mimo kancelář.

Když lidé použijí outlookový kalendář k plánování schůzek a dalších událostí, uvidí vaši dostupnost, pokud jste nezměnili oprávnění pro svůj kalendář, aby tomu zabránili. Události, schůzky a události obvykle mají nastavení Zobrazit jakozaneprázdněné. Můžete také vytvářet položky s nastavením Zobrazit jako v části Mimo kancelář. Položky nastavené na Mimo kancelář se považují za podobné položkám nastaveným na Zaneprázdněn – někdo by neměl očekávat, že budete v té době k dispozici. Vizuálně se dva typy liší – položky nastavené na Mimo kancelář se zobrazují fialovou barvou, položky nastavené na Zaneprázdněné jsou označené modrým barevným motivem. Tento rozdíl ve vzhledu pomáhá zdůraznit, proč nejste k dispozici. Můžete například přesunout konfliktní položku Zaneprázdněn, ale pravděpodobně nebudete moct nebo nechcete změnit položku Mimo kancelář , jako je vaše dovolená.

1. V kalendáři vyberte na kartě Domůmožnost Nová událost.

2. Do pole Název zadejte název vašeho časového období.

3. V části Čas zahájení a Čas ukončení vyberte data, kdy začíná a končí váš čas.

4. Zaškrtněte políčko Celodenní událost .

5. Změňte nastavení Zobrazit jako na Mimo kancelář.

6. Vyberte Uložit & Zavřít.