Přidání události Mimo kancelář do kalendáře ostatních uživatelů v Outlooku

Vytvoření události Mimo kancelář v kalendáři v novém Outlooku

1. V Kalendáři vyberte na kartě Domůmožnost Nová událost. 
2. Zadejte název události a vyberte datum zahájení a ukončení.
3. Pokud chcete blokovat celý den (nebo dny), posuňte přepínací tlačítko Celý den do zapnuté polohy. 
4. Ve skupině Možnosti vyberte Zaneprázdněn(a) a potom v rozevíracím seznamu zvolte Mimo kancelář .
5. Vyberte Uložit.

Poslání této události "Mimo kancelář" ostatním

Pokud jste postupovali podle kroků v předchozí části, zobrazí se událost, kterou jste vytvořili, označená jako Mimo kancelář. To znamená, že pokud si někdo zkusí naplánovat s vámi schůzku, zjistí, že nejste dostupní. 

Častou chybou při odesílání události Mimo kancelář ostatním je otevření původní události a změna Informace o volném čase se zobrazují jako Volno , nikoli Mimo kancelář. To ale znamená, že se teď budete jevit jako dostupní každému, kdo si s vámi chce naplánovat schůzku. Chcete-li tomu zabránit, je nutné vytvořit v kalendáři duplicitní událost s Informace o volném čase nastavíte na Volno, podle potřeby událost upravíte a odešlete ji ostatním v novém Outlooku.

1. V novém Outlooku v Kalendáři klikněte pravým tlačítkem na událost Mimo kancelář, kterou jste vytvořili dříve, a vyberte Duplikovat událost.
2. Přidejte nový název události. Do názvu můžete třeba zahrnout svoje jméno, aby každý, kdo se na něj podívá ve svém kalendáři, hned věděl, o co jde.
3. Ve skupině Účastníci vyberte Možnosti odpovědi a zrušte zaškrtnutí políčka Požadovat odpovědi v rozevíracím seznamu.
4. Ve skupině Možnosti vyberte Informace o volném čase a z rozevíracího seznamu vyberte Volno.
5. V části Pozvat účastníky přidejte zamýšlené příjemce.
6. Zadejte libovolné informace, které chcete sdílet s příjemci.
7. Pokud uživatele upozorňujete na řadu opakovaných časů, kdy budete mimo kancelář, vyberte v rozevíracím seznamu Neopakovat způsob opakování a pak vyberte Uložit.
8. Vyberte Odeslat.

Když tuto žádost o schůzku odešlete s Při nastavení volného času na Volno se událost zobrazí v horní části každého dne v kalendáři příjemce v novém Outlooku jako vizuální připomínka, která neblokuje jeho vlastní pracovní čas.

Správa dostupnosti v kalendáři v novém Outlooku

Když přidáte položku do kalendáře nebo přijmete pozvánku od někoho jiného, ve výchozím nastavení je tato položka v kalendáři označená jako Zaneprázdněn :

• To má vliv na informace o volném čase, které ostatní uvidí ve vašem kalendáři, když se pokusí naplánovat si s vámi schůzku.
• Pokud používáte Teams, ovlivňuje to také ukazatel stavu a bude vás ukazovat jako zaneprázdněný, když máte naplánované schůzky nebo události.

Když se podíváte do kalendáře, levý okraj každé položky je barevně odlišený, aby se označil její stav: Bílý okraj označuje volno, tmavší barva znamená zaneprázdněn.

Libovolnou položku kalendáře můžete upravit tak, aby se zobrazovala jako Zaneprázdněn, Volno, Mimo kancelář atd.:

1. V kalendáři klikněte pravým tlačítkem myši na položku, kterou chcete změnit.
2. V zobrazené nabídce najeďte myší na Zobrazit jako a vyberte požadovanou možnost.

Chcete upravit svůj stav v Teams? Viz Změna stavu v Microsoft Teams.

Plánování dovolené se žádostí o schůzku v klasickém Outlooku je proces se dvěma kroky. Potřebujete zablokovat svoji dovolenou ve vlastním kalendáři a také přidat čas vaší dovolené do jejich kalendářů spolupracovníkům.

Krok 1: Přidání doby dovolené do kalendáře spolupracovníků

Pokud v kalendáři v klasickém Outlooku označíte čas jako "Mimo kancelář", vaši spolupracovníci to uvidí, když se pokusí naplánovat si s vámi schůzku. Nebylo by ale skvělé, kdybyste mohli všechny najednou upozornit na vaši volno, aniž byste ovlivnili jejich informace o volném čase nebo zahltili jejich kalendáře? Můžete to udělat tak, že svoje informace nastavíte tak, aby se zobrazovaly v kalendářích dítěte jako celodenní zvláštní událost, ale na rozdíl od běžné celodenní zvláštní události, která bývá obvykle nastavená na hodnotu Zaneprázdněn, se tato celodenní zvláštní událost zobrazuje jako volný čas. Dostupnost vašeho spolupracovníka není ovlivněna.

1. V Kalendáři na kartě Domů vyberte Nová schůzka v klasickém Outlooku.

   Tip:

   Novou žádost o schůzku můžete vytvořit také pomocí klávesové zkratky stisknutím kombinace kláves CTRL+SHIFT+Q.

2. Do pole Název zadejte popis a v případě potřeby zadejte do pole Místo konání .

3. V seznamech Počáteční čas a Koncový čas vyberte počáteční a koncový čas doby mimo kancelář. U dovolených to obvykle zahrnuje celé dny. V takovém případě zaškrtněte políčko Celodenní zvláštní událost .

   Poznámka

   Outlook ve výchozím nastavení používá pro plánování aktuální časové pásmo v počítači. Chcete-li naplánovat dobu nepřítomnosti v kanceláři na základě jiného časového pásma, zaškrtněte políčko Časová pásma a vyberte příslušné časové pásmo.

4. Ve skupině Účastnícizrušte u možnosti odpovědi u možnosti odpovědi na rozevíracím tlačítku.

5. Ve skupině Možnosti pro Zobrazit jako vyberte v rozevíracím seznamu Zdarma . Pokud jste už určili, že se jedná o celodenní událost, nastaví se funkce Zobrazit jako automaticky na Volno.

   Důležité

   • Ujistěte se, že nastavení Zobrazit jako je nastavené na Zdarma. To umožňuje příjemcům žádosti o schůzku přijmout žádost o schůzku a přidat si čas vaší dovolené do kalendáře, ale nebude moct ve svém kalendáři blokovat žádný čas. V kalendáři příjemce se bude i nadále zobrazovat bezplatná dostupnost pro plánování během vaší dovolené.
   • Při výběru celodenní události je čas zahájení události nastavený na půlnoc. Pokud nechcete, aby vaši spolupracovníci dostávali upozornění v nezvyklou dobu, nastavte Připomenutí na hodnotu Žádné.

6. Zadejte libovolné informace, které chcete sdílet s příjemci.

7. Přidejte zamýšlené příjemce na řádek Povinní nebo Nepovinní .

8. Pokud uživatele upozorňujete na řadu opakovaných časů, kdy budete mimo kancelář, vyberte ve skupině Možnosti možnost a potom vyberte Opakování, vyberte způsob opakování a pak vyberte OK.

9. Vyberte Odeslat.

Když tuto žádost o schůzku odešlete s možností Zobrazit jako nastavenou na Volno, zobrazí se událost v horní části každého dne v kalendáři vašich spolupracovníků v Outlooku jako vizuální připomínka, která neblokuje žádný pracovní čas.

Krok 2: Zablokování doby dovolené v kalendáři

Pokud jste postupovali podle kroků v předchozí části, byla žádost o schůzku, kterou jste odeslali, označena jako volný čas, aby se zabránilo blokování času v kalendářích jiných lidí. Tento čas je však také označen jako volný ve vašem kalendáři. Teď si musíte v klasickém Outlooku vytvořit další událost, aby ostatní viděli, že v zadaném čase nejste dostupní.

Častou chybou je, že po odeslání původní žádosti otevřete položku žádosti o schůzku v kalendáři a změníte nastavení Zobrazit jako zVolno na Mimo kancelář . Když to ale uděláte, aktualizace se odešle všem, kterým jste odeslali žádost o schůzku, a změní se zdarma na Mimo kancelář a zmaříte kroky, které jste podnikli, abyste tomu zabránili. V kalendáři je nutné vytvořit duplicitní událost s nastavením Zobrazit jako , jako je nastavena možnost Mimo kancelář.

Když uživatelé plánují schůzky a jiné události v klasickém outlookovém kalendáři, můžou vaši dostupnost zobrazit, pokud jste tomu zabránili změnou oprávnění kalendáře. U událostí, schůzek a událostí je obvykle nastavená možnost Zobrazit jakozaneprázdněn. Můžete taky vytvářet položky s nastavením možnosti Zobrazit jakoMimo kancelář. Položky nastavené na Mimo kancelář se považují za podobné položkám nastaveným na Zaneprázdněn – nikdo by neměl očekávat, že budete v danou dobu dostupní. Vizuálně se tyto dva typy liší – položky nastavené na Mimo kancelář se zobrazí fialovou barvou, položky nastavené na Zaneprázdněn jsou označené modrým motivem. Tento rozdíl ve vzhledu pomáhá zdůraznit, proč nejste k dispozici. Například můžete být schopni přesunout konfliktní položku Zaneprázdněn, ale pravděpodobně nebudete schopni nebo ochotni změnit položku Mimo kancelář , jako je dovolená.

1. V aplikaci Calendar (Domů) na kartě Home (Domů) vyberte možnost New Appointment in Classic Outlook (Nová událost v klasickém Outlooku).
2. Do pole Název zadejte název vaší nepřítomnosti.
3. V polích Čas zahájení a Čas ukončení vyberte data, kdy vaše nepřítomnost začíná a končí.
4. Zaškrtněte políčko Celodenní zvláštní událost .
5. Změňte nastavení Zobrazit jako na hodnotu Mimo kancelář.
6. Vyberte Uložit & Zavřít.