Plánování sad dokumentů na SharePoint serveru

Sady dokumentů

Sady dokumentů jsou funkce v SharePoint Server 2016, které organizaci umožňují spravovat jeden dodávku nebo pracovní produkt, který může obsahovat více dokumentů nebo souborů. Sada dokumentů je zvláštní druh složky, která spojuje jedinečné atributy sady dokumentů, atributy a chování složek a dokumentů a poskytuje uživatelské rozhraní (UI), metadata a prvky objektového modelu, které vám pomůžou spravovat všechny aspekty pracovního produktu.

Pro týmy a uživatele v mnoha organizacích je potřeba pro lepší správu projektu nebo dodávky použít sadu dokumentů nebo pracovní produkt. Právní tým může například potřebovat shromáždit, vytvořit a spravovat různé dokumenty, fotky a zvukové soubory, které souvisejí s konkrétním případem. Nebo může prodejní tým zkompilovat dokumenty z různých zdrojů a vytvořit a spravovat žádost o návrh (RFP) pro potenciálního klienta. Sady dokumentů: tyto týmy a uživatelé mohou spravovat tyto sady dokumentů jako jednu kolekci, dodávku nebo pracovní produkt. Vlastníky sady dokumentů pak můžou vytvořit vlastní uvítací stránku, která může zobrazovat zahrnuté položky a důležité informace o pracovním produktu.

V SharePoint Server 2016 organizace, které chtějí vytvářet a spravovat sady dokumentů konzistentně, mohou nakonfigurovat typ obsahu sady dokumentů pro každý pracovní produkt, který obvykle vytváří. Typ obsahu sady dokumentů pak může definovat schválené typy obsahu, atributy, výchozí položky, sloupce, pracovní postupy a zásady. V nadřazeném typu obsahu pak můžete vytvořit další vlastní typy obsahu sady dokumentů, z nichž každá dědí vlastnosti a nastavení z typu obsahu nadřazený dokument. Po přidání typu obsahu do knihovny mohou uživatelé vytvořit sadu dokumentů, která dědí atributy typu obsahu sady dokumentů pomocí příkazu Nový . Typ obsahu sada dokumentů poskytuje další nastavení, která umožňují určit povolené typy obsahu, výchozí obsah, sdílené sloupce, sloupce úvodní stránky a výchozí zobrazení úvodní stránky.

Další informace o typech obsahu najdete v tématu plánování typů obsahu a pracovních postupů (SharePoint Server 2010).

Další informace o vytváření a správě sad dokumentů v SharePoint Server 2016 najdete v tématu Vytvoření a konfigurace nového typu obsahu sady dokumentů v nápovědě k SharePoint Server 2016.

Správa sad dokumentů

Sady dokumentů v SharePoint Server 2016 sdílejí různé atributy a vlastnosti jako složky. Existují však některé důležité úvahy, které byste měli vědět při plánování řešení sady dokumentů.

• Počet dokumentů, které můžou existovat v sadě dokumentů, není nijak omezen. Doba načítání zobrazení se ale nemusí omezit na hranici zobrazení seznamu, která je ve výchozím nastavení nastavená u 5 000 položek. V sadách dokumentů jsou povolené složky, ale v sadě dokumentů se nedá použít navigace pomocí metadat. Proto je důležité zvážit možnost překročení mezních hodnot zobrazení seznamu a navigace v návrhu, když určíte, kolik položek by mělo v sadě dokumentů existovat. Kromě toho, když použijete funkci Odeslat v sadě dokumentů, nesmí být součet všech dokumentů v sadě dokumentů větší než přesáhnout 50 MB. Pro sadu nebo pracovní produkt s velkým množstvím položek může být ve struktuře složek vhodnější řešení.

• Počet sad dokumentů, které můžou existovat v knihovně dokumentů, není nijak omezen. Počet sad dokumentů, které se mohou objevit v seznamech, však bude omezen mezní hodnotou zobrazení seznamu.

• Pokud v sadě dokumentů používáte sdílená metadata se sdílenými metadaty, budou aktualizace metadat spouštěny každých 15 minut. Pokud máte třeba 10 dokumentů na nejvyšší úrovni knihovny a jeden dokument v sadě dokumentů se sdílenými metadaty, nebude úloha spuštěna. Pokud ale přidáte další sadu dokumentů s 9 dalšími dokumenty, úloha časovače se spustí.

• Při použití směrování sady dokumentů zůstanou sady dokumentů, které jsou posílány organizátorovi obsahu, v odkládací knihovně a přesunou se do příslušného umístění pomocí úlohy časovače zpracování organizátora obsahu, která se ve výchozím nastavení spouští denně.

Chcete-li použít sady dokumentů v kolekci webů, musí být povolena funkce sady dokumentů.

Povolení funkce sady dokumentů pro kolekci webů

1. Na stránce Nastavení webu klikněte v části Správa kolekce webůna funkce kolekce webů.

2. Na stránce funkce klikněte na aktivovatu sad dokumentů.

Po povolení funkce sady dokumentů můžete vytvářet typy obsahu sady dokumentů.

Plánování typů obsahu sady dokumentů

Typy obsahu sady dokumentů pro řešení můžete plánovat pomocí sešitu analýza využití dokumentů, který můžete dokončit pomocí článku Určení uživatelů a analýza využití dokumentů v sharepointu 2013. Potom můžete použít sešit typu obsahu (http://go.Microsoft.com/fwlink/?LinkId=165878&clcid = 0x409) k nahrání rozhodnutí o každém novém typu obsahu sady dokumentů, který použijete ve svém řešení.

Plánování typů obsahu sady dokumentů pomocí sešitu typu obsahu

1. Zadejte sadu dokumentů do pole typ obsahu    v listu typu obsahu.

2. Zadejte adresu URL webu, na které bude definovaný typ obsahu nový sada dokumentů. Typy obsahu jsou dostupné na webu, ve kterém jsou definované, a na všech webech pod tímto webem.

3. Určení nadřazeného typu obsahu    Do pole nadřazený typ obsahu    v listu typu obsahu zadejte nadřazený typ obsahu sady dokumentů. Toto bude buď základní typ obsahu sady dokumentů nebo vlastní typ obsahu sady dokumentů, který jste už naplánovali.

4. Určení nastavení sady dokumentů    Určete a pak v listu typu obsahu určete následující nastavení sady dokumentů:

   1. Určení povolených typů obsahu    Zadejte výchozí typy obsahu, které budou povoleny v tomto typu obsahu sady dokumentů.

   2. Určení výchozího obsahu    Pokud bude typ obsahu sady dokumentů, který vytváříte, nakonfigurovaný tak, aby automaticky vytvořil výchozí obsah při vytváření nové instance sady dokumentů, můžete do sady dokumentů přidat soubory ručně. Přidávat se dají jenom soubory s povolenými typy obsahu pro sadu dokumentů.

   3. Určení sdílených sloupců    Určete, jestli se mají hodnoty sloupců pro sadu dokumentů automaticky synchronizovat se všemi dokumenty, které jsou v sadě obsažené.

   4. Určení sloupců úvodní stránky    Určete, které sloupce se mají zobrazit na úvodní stránce jednotlivých sad dokumentů.

   5. Určení zobrazení úvodní stránky    Zadejte zobrazení, které bude zobrazovat obsah sady dokumentů na úvodní stránce.

5. Určení sloupců a pořadí sloupců    Na listu Columns (sloupce plánu    ) v sešitu typu obsahu:

   1. Zadejte každý sloupec zděděný z nadřazeného typu obsahu. Do sloupce Nový?    zadejte pro každou položku ne .

   2. U každého dalšího sloupce zadejte název předdefinovaného sloupce nebo sloupce, který vytvoříte. Zadejte názvy dalších sloupců, jejich typy a označte, jestli jsou nové.

6. V části list Template (šablona plánu    ) zadejte None (žádný).

7. Určení pracovních postupů    Pokud je dostupný pracovní postup, který je relevantní pro typ obsahu sady dokumentů, můžete ho volitelně přidružit k typu obsahu. Pracovní postup lze potom zahájit u jakékoli položky seznamu daného typu obsahu. Úplné informace o plánování pracovních postupů najdete v tématu plánování pracovních postupů. Po kontrole pracovních postupů a určení dostupných pracovních postupů zadejte jednotlivé pracovní postupy přidružené k typu obsahu v tabulce pracovní postupy plánu    v listu typu obsahu. Pokud pracovní postup nedědí z nadřazeného typu obsahu, zadejte tyto informace do sloupce Nový    .

8. Určení zásad    Zásada je sada pravidel pro určitý druh obsahu. funkce zásad obsahují podrobnosti o každém pravidlu, například informace o tom, zda je možné vytisknout položky typu obsahu nebo které akce by měly být auditovány. Další informace o plánování zásad najdete v tématu Plánování zásad správy informací na SharePoint serveru 2013. Po kontrole zásad a určování dostupných funkcí a šablon zásad v části plán a zásady    v listu typu obsahu postupujte takto:

   1. Pokud má nadřazený typ obsahu nastavení zásad, budou se v novém typu obsahu používat beze změny. Tím zajistíte, aby byly po nastavení zásad vynuceny všechny příslušné typy obsahu. Pokud aktuální typ obsahu dědí nastavení zásad z nadřazeného typu, v části plán a zásady    v listu typu obsahu odpovězte Ano na otázku, "je zásada definovaná v nadřazeném typu obsahu?".

   2. Pokud aktuální typ obsahu dědí zásadu na základě nadřazeného typu obsahu, zadejte do pole záznam názvu zásady    v části plán a zásady    název šablony zásad. Pokud aktuální typ obsahu nedědí zásadu a chcete použít šablonu zásad, zadejte do pole název zásad    v části plán a zásady    název šablony zásad.

   3. Pokud aktuální typ obsahu dědí některé funkce zásad z nadřazeného typu obsahu, zadejte jednotlivé funkce zásad do tabulky funkce    v části plán a zásady    v listu. Pokud naopak aktuální typ obsahu nedědí zásadu a chcete přiřadit funkce zásad s aktuálním typem obsahu, zadejte tyto funkce zásad do tabulky funkce    . Uvědomte si, že k typu obsahu nelze přidružit jednotlivé funkce zásad a zásady podle názvu.

Listy

K nahrání informací popsaných v tomto článku použijte následující listy:

• List typu obsahu (http://go.Microsoft.com/fwlink/?LinkId=165878&clcid = 0x409)

• Sešit analýzy využití dokumentů (http://go.Microsoft.com/fwlink/?LinkId=165873&clcid = 0x409)