Po vytvoření plánu souborů a návrhu řešení správy záznamů v aplikaci SharePoint naplánujte, jak se z aktivních dokumentů ve vaší organizaci – elektronické a pevné kopie – stanou záznamy. Tento článek popisuje techniky, které můžete použít k deklaraci aktivních dokumentů jako záznamů, a navrhuje jeden způsob, jak naplánovat, jak se položky v plánu souborů stanou záznamy.
Techniky převodu aktivních dokumentů na záznamy v SharePoint
Aktivní dokumenty můžete převést na záznamy pomocí následujících technik:
-
Ruční deklarace dokumentu jako záznamu
-
Definování zásady, která deklaruje dokument jako záznam nebo odešle dokument na web Centra záznamů v určený čas.
-
Vytvoření pracovního postupu, který odešle dokument na web Centra záznamů
-
Použití vlastního řešení založeného na SharePoint modelu.
Ruční vytváření záznamů
Pokud je pro knihovnu dokumentů povolená správa záznamů v místě, mohou uživatelé explicitně deklarovat dokument v knihovně jako záznam úpravou podrobností o dodržování předpisů dokumentu. Pokud správce kolekce webů povolí správu záznamů na místě, správce kolekce webů určí, kdo má být schopen deklarovat a nedeklarovat záznamy a jestli by uživatelé měli mít možnost upravovat nebo odstraňovat dokumenty poté, co se stanou záznamy.
Pokud bylo vytvořeno připojení k webu Centra záznamů, mohou uživatelé ručně odesílat dokumenty na web Centrum záznamů pomocí příkazu Odeslat. Když správce farmy nakonfiguruje připojení k webu Centrum záznamů, bude tento příkaz dostupný pro všechny aktivní dokumenty. V závislosti na konfiguraci připojení se dokumenty kopírují na web Centra záznamů, přesunou se na web Centra záznamů nebo se přesunou na web Centra záznamů s odkazem na dokument, který je uchovaný.
I když ruční odesílání záznamů na web Centra záznamů není praktické rozsáhlé řešení, můžete ho použít k doplnění dalších metod vytváření záznamů.
Definování zásady
Zásady uchovávání informací určuje akce, které se mají v určitých časech provádět s dokumenty. Akce zásad se vyskytují automaticky. Uživatelé nemusí akci spustit.
Dvě akce zásad se týkají hlavně správy záznamů: přenesení dokumentu do jiného umístění a deklarace dokumentu jako záznamu. Pokud existuje připojení k webu Centra záznamů, můžete vytvořit zásadu, která odesílá dokumenty na web Centra záznamů. Zásada také určuje, jestli se má dokument zkopírovat na web Centrum záznamů, přesunout ho nebo přesunout a nechat odkaz v knihovně dokumentů. Pokud je pro web povolená správa záznamů v místě, můžete vytvořit zásadu, která deklaruje dokument jako záznam. Vlastní akci můžete SharePoint vytvořit také pomocí objektového modelu.
Zásada uchovávání informací může mít několik fází. Můžete například vytvořit zásadu uchovávání informací, která odstraní všechny starší verze dokumentu jeden rok po poslední změně dokumentu, a přenese dokument na web Centra záznamů pět let po poslední změně dokumentu.
Pokud je pro web povolená správa záznamů v místě, může web obsahovat aktivní dokumenty i záznamy. V takovém případě můžete zadat různé zásady uchovávání informací pro aktivní dokumenty a záznamy. Můžete například vytvořit zásadu, která deklaruje, že aktivní dokument bude záznamem dva roky po vytvoření dokumentu, a vytvořit druhou zásadu, která odstraní záznam sedm let poté, co byl deklarován jako záznam.
Vytvoření pracovního postupu
Když vytvoříte pracovní postup, můžete přidat akci pro odeslání položky do úložiště. Pomocí této akce můžete vytvořit pracovní postupy, které posílejí dokumenty na web Centra záznamů. Do pracovního postupu můžete zahrnout i další akce. Můžete třeba vytvořit pracovní postup, který pošle e-mailovou zprávu autorovi dokumentu, který žádá o schválení, a potom dokument odešle na web Centra záznamů. Zásady a pracovní postupy můžete kombinovat vytvořením zásady uchovávání informací, která spustí nový pracovní postup jeden rok po vytvoření dokumentu.
Pomocí objektového modelu SharePoint můžete vytvořit vlastní pracovní postup, který zkopíruje soubory na web Centra záznamů. Pracovní postup, který odesílá soubory na web Centrum záznamů, může být integrovaný do vašeho systému správy dokumentů jako součást pracovního postupu, který dokument provede jeho životním cyklem. U typů dokumentů s předvídatelným životním cyklem, jako jsou vyúčtování výdajů, můžete implementovat pracovní postup, který dokument provede různými fázemi dokumentu, a jako poslední krok odešle kopii dokumentu na web Centrum záznamů. Pracovní postup se může aktivovat vytvořením nového dokumentu.
Použití vlastního řešení
Můžete vyvíjet vlastní řešení, která používají objekty v oboru Microsoft.Office.RecordsManagement.OfficialFileWSProxy k odesílání obsahu z jiných zdrojů dat na web Centra záznamů. Další informace o implementaci vlastních řešení pomocí objektového modelu SharePoint najdete v sadě SharePointSoftware Development Kit (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=259788).
Dokončení plánu
Po vytvoření plánu souborů a prohlédněte si metody pro přesouvání obsahu na web Centrum záznamů, dokončete plán souborů určením způsobu odeslání jednotlivých typů záznamů na web Centra záznamů. Mezi věci, které je třeba vzít v úvahu, patří:
-
Je dodržování předpisů vynucené nebo nepovinné?
-
Můžete záviset na spolupráci uživatelů ve vaší organizaci při dodržování procesů správy záznamů? Obecně se vyhněte ručním procesům. V případě potřeby ale vytvořte vhodné školení a monitorování, abyste měli jistotu, že tým bude v souladu s předpisy.
-
Uloží se obsah na SharePoint správy dokumentů?
-
Udržujete fyzický obsah? Správa aktivního fyzického obsahu, například pevné kopie nebo disku CD-ROM, a odeslání do trezoru záznamů pro uchovávání informací (spolu se sledováním záznamu na webu Centra záznamů) vyžaduje jedinečné plánování, které není popsané v tomto tématu. Pokud například neexistuje žádná elektronická verze papírového dokumentu, budete možná muset položku sledovat pomocí seznamu, který má přidružené zásady a pracovní postupy.
Následující tabulka ukazuje, jak se některé záznamy v plánu ukázkových souborů přesunou na web Centra záznamů:
|
Dokumenty |
Popis |
Média |
Umístění zdroje |
Stane se záznamem... |
|---|---|---|---|---|
|
Plán výhod |
Popis plánu zaměstnaneckých výhod |
Webové stránky |
SharePoint knihovny dokumentů |
Použití vlastního pracovního postupu přidruženého k zásadám vypršení platnosti |
|
Plán pojištění |
Popis plánu pojištění zaměstnanců |
Tisk |
Fyzický dokument přidružený k položce seznamu v SharePoint |
Odesláním do fyzického trezoru a vytvořením položky seznamu na webu Centrum záznamů ke sledování (pomocí čárového kódu) |
|
Mzdové časové rozvrhy |
Souhrny odpracovaných hodin, přesčasů a zaplacených platů |
Elektronické dokumenty |
Payroll records server not based on SharePoint |
Použití vlastního programu |
|
Soubory vývoje produktů |
Specifikace produktů a přidružených dokumentů |
Elektronické dokumenty |
SharePoint knihovny dokumentů |
Použití vlastního pracovního postupu přidruženého k zásadám vypršení platnosti a ručního použití příkazu Odeslat |
