Použití @mention v komentářích k označení uživatele, od kterého se očekává zpětná vazba

Funkce Office @mention vám při spolupráci na vytváření dokumentů, prezentací a tabulek výrazně usnadní spojení s kolegy a potřebnými zdroji.

  1. Přihlaste se k Microsoft 365 pomocí svého pracovního nebo školního účtu a otevřete dokument, který je uložený v knihovně SharePointu nebo na OneDrivu pro práci nebo školu.

  2. Poznámka

    Aby tato funkce fungovala, musíte být přihlášení k Outlooku na počítači.

  3. Přidejte komentář z místní nabídky nebo z možnosti Zkontrolovat > nový komentář.

    V místní nabídce zvolte Nový komentář.

  4. Zadejte @ a několik prvních písmen jména nebo příjmení osoby a pak vyberte požadované jméno (pokud ještě nemá oprávnění k otevření dokumentu, zobrazí se výzva k jeho zadání).

Tip:

Pokud chcete být neformální, můžete odstranit všechno kromě křestního jména osoby v .@mention Pokud chcete přidat další lidi, zadejte znovu @ a zmiňte někoho jiného.

Přiřazování úkolů pomocí @mentions

V aplikaci Word, Excel nebo PowerPoint můžete při @mentions publikování komentáře nebo odpovědi přiřadit úkol jinému uživateli. Když vytvoříte úkol, bude sledován všemi interakcemi a opětovným přiřazením, abyste viděli jeho historii.  Můžete dál odpovídat na komentáře přiřazené jako úkoly, vyřešit úkoly tím, že komentář vyřešíte, a úkoly znovu otevřít tím, že znovu otevřete vlákno komentáře.

Vytvoření úkolu:

  1. Přidejte nový komentář nebo odpovězte na existující komentář.

  2. Použijte v komentáři an @mention . Zobrazí se možnost přiřazení komentáře jako úkolu označené osobě.

  3. Zaškrtněte políčko Přiřadit k.

    K přiřazení úkolu použijte zmínku.

  4. Publikujte komentář nebo odpověď. Osoba, které je úkol přiřazený, dostane e-mail s oznámením, že má přiřazený úkol. V komentáři se jim zobrazí přiřazený úkol.

    Úkol byl přiřazen jinému uživateli.

Změna přiřazení úkolu:

  1. V poli odpovědi použijte an @mention .

  2. Zaškrtněte políčko Změnit přiřazení k .

    Znovu přiřadit úkol

  3. Publikujte odpověď. Osoba, které byl úkol přiřazen, dostane e-mail s oznámením, že má přiřazený úkol.

Dokončení úkolu, který jste měli přiřazený:

  1. V horní části komentáře najeďte myší na kruh vedle Přiřazeno vám. Značka zaškrtnutí se zobrazí v kroužku.

    Kliknutím vyřešíte úkol.

  2. Kliknutím na kroužek se zaškrtnutím úkol dokončíte.

Opětovné otevření vyřešeného úkolu:

  1. Otevřete podokno komentáře.
  2. V horní části vyřešeného komentáře klikněte na šipku znovuotevření.
    Zmínky o opětovném otevření úkolu screenshot

Rychlé vyhledání a reakce na @mentions

Když vás někdo ve Wordu, Excelu a PowerPointu zmíní v komentáři, přijde vám e-mailové oznámení s odkazem, který vás přesměruje na daný komentář v souboru.

Kromě toho se v e-mailovém oznámení zobrazí také náhled textu a vlákno komentáře přidružené ke komentáři a na komentář můžete odpovědět přímo z e-mailového oznámení.

Snímek obrazovky s e-mailovými oznámeními s komentářem

Pokud jste zmíněni vícekrát, můžete v jednom e-mailu dostat více odkazů na zmínky.

Poznámka

Tato funkce není dostupná v tenantech státní správy (GCC/GCC High/DoD) ani pro zákazníky, kteří používají Microsoft 365 provozovaný společností 21Vianet.

Požadavky

Pokud chcete odpovědět na komentář z e-mailu s oznámením, musíte používat Outlook pro Windows, Outlook na webu nebo Outlook Mobile.

Jak vypnout kontextové náhledy

Správci mohou pomocí rutiny SharePoint PowerShell vypnout kontextové náhledy:

  1. Nainstalujte nejnovější verzi modulu SharePoint Online Services pro Windows PowerShell.

  2. Připojte se ke svému tenantovi pomocí Connect-SPOService.

  3. Spusťte tuto rutinu: Set-SPOTenant -AllowCommentsTextOnEmailEnabled:$false

    Poznámka

    Email oznámení pro komentáře v souboru, které jsou chráněné právy nebo označené jako citlivé pomocí pravidel ochrany před únikem informací, nebudou obsahovat náhled kontextu ani vložené odpovědi bez ohledu na to, jestli je tato funkce zapnutá nebo vypnutá.

Jak vypnout oznámení pro komentáře na OneDrivu a SharePointu

Ve výchozím nastavení jsou tvůrci původního dokumentu a všichni účastníci ve vlákně komentáře upozorněni vždy, když někdo vytvoří nebo aktualizuje vlákno komentáře. Pokud nechcete dostávat upozornění na komentáře, můžete je vypnout.

Není k dispozici žádné globální nastavení pro vypnutí oznámení komentářů. Účastníci ve vlákně to musí udělat sami na OneDrivu. Nastavení OneDrivu ovlivní soubory na OneDrivu i SharePointu. Vypnutí oznámení pro komentáře:

  1. Na nové kartě prohlížeče Microsoft Edge vyberte Spouštěč aplikací a pak vyberte OneDrive.

    Otevřít aplikaci OneDrive

  2. Přejděte na Nastavení>Nastavení OneDrivu.

    Vyberte nastavení OneDrive.

  3. V části Nastavení oznámenívypněte e-mailové oznámení, když ostatní odpoví na vaše komentáře a e-mailové oznámení, když ostatní okomentují moje dokumenty.

    Nastavení oznámení OneDrive

Jak vypnout oznámení v Outlooku

V dolní části e-mailu s oznámením, který dostanete v Outlooku, je nastavení, které umožňuje vypnout oznámení na jakékoli další komentáře nebo aktualizace vlákna komentáře vytvořeného v souboru původním tvůrcem dokumentu nebo jakýmkoliv účastníkem.

Zapnout nebo vypnout oznámení

Toto nastavení funguje jenom pro jeden soubor. Pokud dostáváte oznámení o komentářích ve více souborech, budete muset vypnout Oznámení pro tento soubor pro každý soubor.

Zabezpečení dat komentářů

Společnost Microsoft neukládá žádná data komentářů interně. Všechny komentáře mezi účastníky ve vlákně jsou uložené jenom na vaší straně. Microsoft nemá přístup k zobrazení žádných vašich komentářů.

Zmínky mimo vaši organizaci

Zmínky se omezují na lidi z vaší organizace. Zmínky vylučují hosty a uživatele z jiných tenantů v nastavení s více tenanty.