Shrnutí: Rozhodněte se, který přístup ke správě záznamů se má v SharePoint Serveru 2013 zvolit.
V SharePoint můžete spravovat záznamy v archivu nebo můžete spravovat záznamy ve stejném úložišti dokumentů jako aktivní dokumenty. Když použijete SharePoint přístup, když prohlásíte, že se dokument stal záznamem, zůstane záznam na místě, ale SharePoint ho teď spravuje jako záznam. Dokument může například získat jinou zásadu uchovávání informací, když je deklarován jako záznam, nebo ho uživatelé nebudou moci upravovat.
Je taky možný hybridní přístup. Záznamy můžete například uchovat na místě s aktivními dokumenty po dobu dvou let a po dokončení projektu přesunout záznamy do archivu záznamů.
Když se zamyslíte nad tím, jestli chcete spravovat záznamy na samostatném webu Centra záznamů nebo na stejném webu pro spolupráci, na kterém byly dokumenty vytvořeny, zvažte následující otázky:
-
Je správa webu pro spolupráci vhodná pro správu záznamů? Podléhá vaše odvětví regulačním požadavkům, aby záznamy zmocnění byly oddělené od aktivních dokumentů? Má být správce webu pro spolupráci důvěryhodný ke správě webu, který obsahuje záznamy? Můžete chtít ukládat záznamy na webu, který používá omezenější přístup než web pro spolupráci, nebo na webu, který je zálohovaný podle jiného plánu.
-
Jak dlouho se bude web pro spolupráci používat? Pokud bude nutné záznamy uchovávat déle, než je probíhající projekt, znamená to, že výběrem strategie správy záznamů na místě budete muset web pro spolupráci zachovat i po jeho použití.
-
Budou členové projektu potřebovat častý přístup k dokumentům po tom, co se z dokumentů stanou záznamy? Pokud používáte přístup na místě, mají členové projektu přístup k dokumentům stejným způsobem bez ohledu na to, jestli jsou dokumenty aktivní nebo jsou záznamy.
-
Zodpovídají správci záznamů ve vaší organizaci jenom za záznamy nebo jsou zodpovědní za všechny informace bez ohledu na to, jestli je aktivní nebo záznam? Pokud jsou správci záznamů zodpovědní jenom za oficiální záznamy, může jim být jednodušší mít samostatný web Centra záznamů.
Následující tabulka popisuje rozdíly mezi tím, co můžete dělat se záznamy v centru záznamů, a záznamy, které se spravují na místě na webu pro spolupráci. Rozdíly se prezentují z hlediska manažerů záznamů i zaměstnanců spolupracujících na projektových týmech.
|
Faktor: |
Archiv záznamů |
Záznamy v místě |
|---|---|---|
|
Správa uchovávání záznamů |
Organizátor obsahu automaticky uloží nové záznamy do správné složky v plánu souborů archivu na základě metadat. |
U záznamů a aktivních dokumentů mohou být různé zásady založené na aktuálním typu nebo umístění obsahu. |
|
Omezení, kteří uživatelé mohou prohlížet záznamy |
Ano. Archiv určuje oprávnění pro záznam. |
Ne. Oprávnění se nemění, když se dokument stane záznamem. Můžete ale omezit, kteří uživatelé mohou záznamy upravovat a odstraňovat. |
|
Usnadnění vyhledání záznamů (pro správce záznamů) |
Jednodušší. Všechny záznamy jsou na jednom místě. |
Těžší. Záznamy jsou rozložené na více webech pro spolupráci. |
|
Udržovat všechny verze dokumentů jako záznamy |
Uživatel musí do archivu explicitně odeslat každou verzi dokumentu. |
Automatické, za předpokladu, že je zapnuté řízení verzí. |
|
Usnadnění vyhledávání informací (pro týmové spolupracovníky) |
Těžší je, i když odkaz na dokument se může přidat na web pro spolupráci, když se dokument stane záznamem. |
Jednodušší. |
|
Nepotřbné místo pro spolupráci |
Web spolupráce obsahuje jenom aktivní dokumenty. |
Web pro spolupráci obsahuje aktivní a neaktivní dokumenty (záznamy), ale můžete vytvořit zobrazení, která zobrazí jenom záznamy. |
|
Možnost auditování záznamů |
Ano. |
Závisí na zásadách auditování webu pro spolupráci. |
|
Zabezpečení pro správu |
Archiv záznamů může spravovat správce záznamů. |
Správci webu pro spolupráci mají oprávnění ke správě záznamů a aktivních dokumentů. |
Následující tabulka popisuje rozdíly mezi dvěma přístupy správy záznamů, které můžou mít vliv na způsob správy prostředků IT.
|
Faktor: |
Archiv záznamů |
Záznamy v místě |
|---|---|---|
|
Počet webů ke správě |
Další weby To znamená, že kromě webů pro spolupráci existuje i samostatný archiv. |
Méně webů. |
|
Škálovatelnost |
Zmírňuje tlak na velikost databáze na webech pro spolupráci. |
Maximální velikost kolekce webů byla dosažena dříve. |
|
Usnadnění správy |
Samostatný web nebo farma pro záznamy |
Žádné další zřizování webů nefunguje nad rámec toho, co už je potřeba pro weby, které mají aktivní dokumenty. |
|
Úložiště |
Může ukládat záznamy na jiné paměťové médium. |
Aktivní dokumenty a záznamy uložené společně. |
