Použití hromadné korespondence v Word k odesílání hromadných e-mailových zpráv

• Přejděte na Korespondence > Spustit hromadnou korespondenci > E-mailové zprávy.

  

Seznam adresátů je vaším zdrojem dat. Další informace najdete v tématu Zdroje dat, které můžete použít pro hromadnou korespondenci.

Tipy

• Pokud seznam adresátů nemáte, budete ho moct vytvořit během hromadné korespondence.

• Pokud jako zdroj dat používáte tabulku Excel, naformátujte PSČ jako text, abyste se vyhnuli automatickému odstranění počátečních nul. Další informace najdete v článku Formátování čísel, kalendářních dat a dalších hodnot hromadné korespondence v Excelu.

• Pokud chcete použít Outlook kontakty jako zdroj seznamu, ujistěte se, že Outlook je váš výchozí e-mailový program a má stejnou verzi jako Word.

Ujistěte se, že váš zdroj dat obsahuje sloupec pro e-mailové adresy a že existuje e-mailová adresa pro každého zamýšleného příjemce.

1. Přejděte na Korespondence > Vybrat příjemce.

2. Vyberte zdroj dat. Další informace najdete v tématu Zdroje dat, které můžete použít pro hromadnou korespondenci.

3. Zvolte Soubor > Uložit.

Další informace o úpravách, řazení nebo filtrování seznamu adresátů najdete v tématu Hromadná korespondence: Úprava příjemců.

1. Přejděte na Korespondence > Řádek s pozdravem.

2. Zvolte formát.

3. Zvolte OK. Slučovací pole se vloží do hlavního dokumentu.

4. Zvolte Soubor > Uložit.

Do e-mailové zprávy můžete přidat i jiná pole ze zdroje dat. Další informace najdete v tématu Vložení polí hromadné korespondence.

Informace o tom, jak opravit chybějící část adres nebo jiných polí, najdete v tématu Hromadná korespondence: Shoda polí.

Pokud chcete změnit písmo, velikost nebo mezery sloučeného obsahu, vyberte název slučovacího pole a proveďte potřebné změny.

1. Zvolte Náhled výsledků a potom si tlačítky Další a Předchozí zobrazujte jména a adresy v textu vašeho e-mailu.

   

2. Zvolte Dokončit a sloučit > Poslat e-mailové zprávy.

   

3. V poli Komu zvolte sloupec e-mailových adres nebo jiné pole ze seznamu adresátů.

   Poznámka:  Word pošle individuální zprávu na každou e-mailovou adresu. Nemůžete získat další příjemce kopie nebo skryté kopie. Nemůžete přidávat přílohy, ale můžete zahrnout odkazy,

4. Do pole Předmět zadejte předmět zprávy.

5. V poli Formát pošty zvolte HTML (výchozí nastavení) nebo zvolte Prostý text a odešlete dokument jako text e-mailové zprávy.

6. V části Odeslat záznamy vyberte jednu z následujících možností:

   • Všechny záznamy (výchozí).

   • Aktuální záznam – zpráva se odešle jenom záznamu zobrazenému na obrazovce.

   • Pro Od a Komu se odešle jen určitý počet záznamů.

7. Zvolte OK a dokončete tak proces hromadné korespondence.

Přejděte na Soubor > Uložit. Když uložíte hlavní dokument, uložíte také jeho spojení se zdrojem dat. Až ho budete chtít znovu použít, otevřete ho a na výzvu, jestli chcete zachovat spojení se zdrojem dat, odpovězte Ano.

1. Přejděte na Korespondence > Spustit hromadnou korespondenci > E-mailové zprávy.

   

2. V Word vytvořte e-mailovou zprávu, kterou chcete odeslat.

Seznam adresátů je váš zdroj dat. Podrobnější informace najdete v článku Zdroje dat, které můžete použít pro hromadnou korespondenci.

Tipy

• Pokud seznam adresátů nemáte, můžete ho vytvořit během hromadné korespondence.

• Pokud používáte Excel tabulku, naformátujte sloupec PSČ jako text, abyste se vyhnuli automatickému odstranění počátečních nul. Další informace najdete v článku Formátování čísel, kalendářních dat a dalších hodnot hromadné korespondence v Excelu.

• Pokud chcete použít Outlookové kontakty, ujistěte se, že máte Outlook nastavený jako výchozí e-mailový program a že je ve stejné verzi jako Word.

Ujistěte se, že váš zdroj dat obsahuje sloupec pro e-mailové adresy a že existuje e-mailová adresa pro každého zamýšleného příjemce.

1. Přejděte na Korespondence > Vybrat příjemce.

2. Vyberte zdroj dat. Podrobnější informace najdete v článku Zdroje dat, které můžete použít pro hromadnou korespondenci.

3. Zvolte Soubor > Uložit.

Informace o úpravách, řazení nebo filtrování seznamu adresátů najdete tady: Hromadná korespondence: Úprava příjemců.

1. Přejděte na Korespondence > Vložit slučovací pole a zvolte pole, která chcete přidat.

   

2. Přidejte a naformátujte pole, která chcete zahrnout do e-mailové zprávy, a pak vyberte OK.

1. Na kartě Korespondence zvolte Náhled výsledků a podívejte se, jak budou e-mailové zprávy vypadat.

   

   Pokud chcete procházet jednotlivé e-mailové zprávy, použijte tlačítka se šipkou vlevo a vpravo na kartě Korespondence .

2. Když chcete přidat nebo odebrat slučovací pole, vyberte Náhled výsledků.

3. Až budete mít vše hotovo, přejděte na Korespondence > Dokončit a sloučit > Sloučit do e-mailu.

   Pokud jste nevybrali výchozí e-mailový program, není příkaz Sloučit do e-mailu dostupný.

4. Vyberte slučovací pole Komu, potom předmět, a nakonec zvolte, jestli se má zpráva odeslat jako text, ve formátu HTML nebo jako příloha. Když odešlete jako přílohu, e-mail neobsahuje žádný základní text; místo toho se zpráva odešle jako připojený dokument.

5. Zvolte Hromadná korespondence do pošty k odeslání.