Použití popisků uchovávání informací u souborů na SharePointu nebo OneDrivu

Použití popisku uchovávání informací u položky

V OneDrive nebo knihovně SharePoint můžete u souboru použít popisek uchovávání informací, například uMicrosoft 365 dokumentu vytvořeného v Word, PowerPoint, Excel neboOneNote poznámkového bloku. Můžete také označit jiné soubory než Office, například dokument PDF nebo soubor obrázku. SharePointpoložky seznamulze také označit popisky.

Popisek můžete použít také pro knihovnu nebo složku. Když knihovnu nebo složku označíte popiskem, použije se tento popisek uchovávání informací ve výchozím nastavení na neoznačené soubory v této složce. Přečtěte si další informace o výchozích popiscích pro SharePoint.

Nastavení výchozího popisku uchovávání informací pro knihovnu dokumentů SharePointu

1. Otevřete knihovnu dokumentů.

2. V pravém horním rohu okna vyberte ikonu Nastavení:  

3. Vyberte Nastavení knihovny.

4. Na stránce Nastavení v části Oprávnění a správa vyberte Použít popisek u položek v tomto seznamu nebo knihovně.

5. Na stránce Použít popisek vyberte rozevírací seznam a pak vyberte popisek, který chcete použít.

   Vybraný popisek se odteď automaticky použije u všech nových souborů přidaných do knihovny dokumentů.

6. Volitelné: Pokud chcete popisek automaticky použít u všech souborů aktuálně v knihovně dokumentů, vyberte Použít popisek u existujících položek v knihovně.

7. Vyberte Uložit.

Vytvoření zobrazení, které obsahuje popisky uchovávání informací

V SharePoint (a Teams – ale ne OneDrive ) můžete vytvořit zobrazení knihovny, která obsahuje sloupec Popisky nebo Položka je sloupec záznamu. V tomto zobrazení můžete na první pohled vidět popisky uchovávání informací přiřazené ke všem položkám a které položky jsou záznamy. Všimněte si ale, že zobrazení nemůžete filtrovat podle sloupce Položka je záznam. Tady je postup, jak takové zobrazení vytvořit.

Začněte tím, že sloupec Retenční popisek zviditelníte: 

1. V horní části libovolného sloupce vyberte šipku dolů a pak vyberte Nastavení sloupce > Zobrazit nebo skrýt sloupce.

   

2. V podokně Upravit sloupce zobrazení vyberte pole pro Popisek uchovávání informací.

   

3. Až budete hotovi, vyberte Použít.

Pokud chcete, můžete zobrazení uložit pro rychlý přístup později:

1. Na pravém konci panelu příkazů vyberte Možnosti zobrazení > Uložit zobrazení jako:

   

2. Přiřaďte zobrazení název.

3. Vyberte, jestli chcete, aby zobrazení bylo veřejné, aby ho viděli ostatní.

4. Vyberte Uložit.

Některé akce nejsou pro označené položky povolené.

Pokud má položka popisek uchovávání informací, některé akce nejsou povolené – v závislosti na nastavení, které správce zvolil. 

Pokud se na SharePointu zobrazí zpráva, že položku s popiskem nemůžete upravit, je to proto, že je označená jako záznam. Pokud tuto položku poprvé odemknete, možná ji budete moct upravit. Pokyny najdete v další části.

Uzamčení nebo odemknutí záznamu 

Některé popisky uchovávání informací mají možnost položku "uzamknout", protože se jedná o záznam , který se musí zachovat. Tím se například zabrání odstranění položky. U věcí, jako jsou smlouvy, je to důležité opatření pro vedení záznamů. Možná ale budete moct odemknout položky, aby je bylo možné revidovat nebo aktualizovat v nové verzi. 

1. V knihovně nebo seznamu vyberte položku, kterou chcete uzamknout nebo odemknout.

2. V pravém horním rohu okna vyberte Otevřít podokno podrobností: 

   

3. V podokně Podrobnosti v části Stav záznamu vyberte Uzamčeno.

4. Vedle názvu nastavení se zobrazí ovládací prvek Přepínací tlačítko. Kliknutím na přepínač přepněte z Uzamčeno na Odemknuté nebo naopak.

   

Jakmile je položka odemknutá, můžete ji upravit. Až budete s úpravami hotovi, můžete položku znovu uzamknout pomocí výše uvedených kroků a přepnutím stavu záznamu zpět na Uzamčeno. 

Viz také

Pro správce: Porovnání omezení povolených nebo blokovaných akcí