ID dokumentů můžou pomoct se s dokumentem nebo s řízením záznamů. Povolte službě ID dokumentu pro na webu přidání ID dokumentu do každého souboru na webu.
V tomto článku
Základní informace
ID dokumentu umožňují spravovat dokumenty, protože je to jednoduchý způsob, jak sledovat položky bez ohledu na to, kde jsou. Pokud se například právní smlouva přesune z knihovny dokumentů na jednom webu do knihovny dokumentů na jiném webu, bude možné smlouvu snadno najít na základě ID dokumentu. ID dokumentu se automaticky přiřadí nahraným dokumentům a toto ID bude sledovat položku po celou dobu jeho životního cyklu. ID dokumentu se dají přiřazovat i k sadám dokumentů.
Když je služba ID dokumentu poprvé povolená, budou nové dokumenty v kolekci webů automaticky přiřazeny nové ID. Naplánovaná úloha časovače přiřadí ID dokumentům, které už jsou v kolekci webů.
Pokud je služba povolená, automaticky se do typů obsahu Document (Dokument) a Document Set (Sada dokumentů) automaticky přidá nový sloupec. Ve sloupci ID dokumentu se zobrazí ID přiřazené k položce.
Než v systému pro správu obsahu začnete používat funkci ID dokumentu, musíte ji nejdřív povolit pro každou kolekci webů, ve které jsou vaše dokumenty umístěné.
Přesouvání souborů s ID dokumentu
V SharePoint se ID dokumentu normálně přesune se souborem. Pokud ale cílový web nemá povolenou službu ID dokumentu, nebude mít dokument ID dokumentu.
Pro SharePoint Server jediný způsob, jak zachovat ID dokumentu na webech, je použít stránku pro správu Obsah webu a struktura webu v Nastavení při přesouvání dokumentů.
Kopírování souborů s ID dokumentu
Po vytvoření kopie souboru se pro kopii vytvoří nové ID dokumentu. Například soubor stažený z jednoho webu a nahraný na jiný je kopie. Pokud ale cílový web nemá povolenou službu ID dokumentu, kopie nebude mít ID dokumentu.
Aktivace, povolení a konfigurace ID dokumentu
Pokud chcete nejdřív použít ID dokumentu ke sledování dokumentů nebo záznamů, musíte použít dvoukrokový proces:
Aktivace funkce ID dokumentu v kolekci webů
Poznámka: Aby bylo možné povolit funkci ID dokumentu, musíte být správcem kolekce webů.
-
Přejděte do kolekce webů nejvyšší úrovně.
-
Klikněte na Akce webu a potom klikněte na Nastavení.
-
V části Správa kolekce webů klikněte na možnost Funkce kolekce webů.
-
Vedle položky Služba ID dokumentu klikněte na možnost Aktivovat. Vedle položky se zobrazí ikona Aktivní a funkce bude aktivována pro aktuální kolekci webů.
Povolení a konfigurace použití ID dokumentů v kolekci webů
Když povolíte funkci ID dokumentu pro libovolnou kolekci webů, všechny dokumenty v kolekci webů se automaticky přiřadí ID dokumentu. Mějte na paměti, že v závislosti na počtu dokumentů, které existují v kolekci webů, může tento proces nějakou dobu trvat.
Poznámka: Abyste funkci ID dokumentu mohli povolit a nakonfigurovat, musíte být správcem kolekce webů.
-
Přejděte do kolekce webů nejvyšší úrovně.
-
Klikněte na Akce webu a potom klikněte na Nastavení.
-
V části Správa kolekce webů klikněte na možnost Nastavení ID dokumentu.
-
Na stránce Nastavení ID dokumentu zkontrolujte v části Přiřadit ID dokumentu zaškrtnutí políčka Přiřadit IDdokumentu.
Poznámka: Když povolíte přiřazení ID dokumentu pro první v kolekci webů, zobrazí se zpráva: Konfigurace funkce ID dokumentu se plánuje dokončit automatizovaným procesem. To znamená, že za dokončení přiřazení ID dokumentu ke všem dokumentům v kolekci webů zodpovídá úloha časovače. To, jak dlouho bude tento proces trvat, závisí na počtu dokumentů v kolekci webů.
-
Pokud chcete nastavit vlastní řetězec znaků nebo čísel, která mají být automaticky přidána na začátek každého ID dokumentu, zadejte tento řetězec v části Začít ID následujícími znaky.
-
Pokud chcete automaticky přidat předponu ke všem existujícím ID dokumentu v kolekci webů, zaškrtněte políčko Obnoví všechna ID dokumentu v této kolekci tak, aby začínala těmito znaky.
-
V oddílech Obor vyhledávání vyhledávání ID dokumentu vyberte weby, které chcete použít jako obor hledání pro vyhledávání ID.
-
Klikněte na OK.
Poznámka: Jak už bylo zmíněno výše, když je služba ID dokumentu povolená pro libovolnou danou kolekci webů, přidá se jako úroveň kolekce webů do typů obsahu Document (Dokument) a Document Set (Sada dokumentů). Sloupec ID dokumentu se používá k zobrazení ID přiřazeného k položce.
